文/山東省食品藥品審評(píng)查驗(yàn)中心 單成龍

食品藥品審評(píng)查驗(yàn)中心通過(guò)對(duì)藥品、疫苗、醫(yī)療器械、化妝品、食品等諸多項(xiàng)目進(jìn)行歸檔處理，為現(xiàn)下的審評(píng)、核查、現(xiàn)場(chǎng)檢查提供技術(shù)支撐，面向社會(huì)提供公益性咨詢(xún)服務(wù)；承擔(dān)省級(jí)藥品檢查員隊(duì)伍日常管理工作。檔案管理工作作為該機(jī)構(gòu)管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，在長(zhǎng)期不懈的路徑探究中，總結(jié)了先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和方法，收獲頗豐?，F(xiàn)基于該機(jī)構(gòu)的檔案管理環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出有效可行的解決對(duì)策。

一、山東省食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)概況

除了日常業(yè)務(wù)的展開(kāi)，該機(jī)構(gòu)還涉及評(píng)審檢查等管理事項(xiàng)。在省局的正確領(lǐng)導(dǎo)下，中心緊緊圍繞“堅(jiān)持科學(xué)監(jiān)管理念，確保公眾飲食用藥安全”的總方針，努力創(chuàng)樹(shù)“規(guī)范、高效、創(chuàng)新、廉潔”的事業(yè)品牌，不斷加強(qiáng)機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)本領(lǐng)，爭(zhēng)創(chuàng)一流業(yè)績(jī)，為保障人民群眾用藥用械安全、服務(wù)全省食品藥品監(jiān)管大局，以出色的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了“富強(qiáng)我省”的全新建設(shè)格局。

二、檔案管理環(huán)節(jié)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和方法

（一）《意見(jiàn)》下的工作方向指引。按照《關(guān)于加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》的要求，在強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)檢測(cè)能力，實(shí)現(xiàn)不同機(jī)構(gòu)信息共享方面積累了諸多成功的經(jīng)驗(yàn)。該機(jī)構(gòu)在日常的檔案管理工作中，從強(qiáng)調(diào)人才隊(duì)伍建設(shè)，到更好地突出藥檢機(jī)構(gòu)管理乃至履職能力，以此為檔案管理工作開(kāi)辟了新思路，并在工作層面保證了藥品在生產(chǎn)、流通、使用等諸環(huán)節(jié)的質(zhì)控效果。在日常工作中，以?xún)?yōu)化的工作方法，在藥品生產(chǎn)質(zhì)量及其專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督檢驗(yàn)之中，為切實(shí)做好藥檢工作等奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在取得一系列豐碩成果的同時(shí)，不可避免地面臨著從業(yè)人員信用檔案建設(shè)信息不全、管理專(zhuān)業(yè)性不足等問(wèn)題?；诖耍诂F(xiàn)代社會(huì)信息發(fā)展大背景下，山東省食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在檔案管理方面，逐漸朝向數(shù)字化方向邁進(jìn)，無(wú)形中對(duì)監(jiān)理檔案、資料管理等要求更高。因而在機(jī)構(gòu)檔案管理中，如何揪出問(wèn)題并采取可行的檔案管理方法，顯得尤為重要。

（二）重視管理工作并持續(xù)提升水平。山東省食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在檔案管理過(guò)程中，有序開(kāi)展實(shí)踐活動(dòng)，并記錄在藥檢檔案中。藥檢檔案在藥檢管理、藥檢業(yè)務(wù)中發(fā)揮了明顯的作用，同時(shí)在新的戰(zhàn)略決策部署之中，保障了各項(xiàng)管理工作計(jì)劃的效率，使檢驗(yàn)事故差錯(cuò)率更低，糾紛處理等文書(shū)材料的管理效果更突出。以提升檔案管理水平作為保障職業(yè)能力的基礎(chǔ)，表現(xiàn)在吸引并留住優(yōu)秀人才層面，通過(guò)優(yōu)厚的薪金待遇，在檔案管理工作中理順了相關(guān)手續(xù)，并為切實(shí)服務(wù)員工、降低檔案管理難度、消除后顧之憂(yōu)、全身心投入工作提供了可能。重視藥檢檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，可進(jìn)一步了解藥檢機(jī)構(gòu)不同發(fā)展歷史時(shí)期所要解決的關(guān)鍵性問(wèn)題，并在持續(xù)的歸納和整理藥檢檔案中，以強(qiáng)有力的責(zé)任意識(shí)，汲取以往工作中存在的錯(cuò)誤及疏漏，全面提升藥檢人員的檢驗(yàn)?zāi)芰λ健?/p>

（三）明確工作內(nèi)容，強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)。要想確保食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)儲(chǔ)存信息的時(shí)效性，應(yīng)強(qiáng)化檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的職能環(huán)節(jié)，要重視檔案管理工作的重要性，對(duì)于提高工作人員素質(zhì)、加強(qiáng)對(duì)食品藥品生產(chǎn)商的監(jiān)管以及提高檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)工作效率和公信力等具有重要的意義。提高人員技術(shù)檔案管理水平，激發(fā)人才活力，使檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)能夠在未來(lái)復(fù)雜多變的監(jiān)管形勢(shì)中更好地發(fā)揮作用。在職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化藥品檢查員隊(duì)伍建設(shè)細(xì)則方面，應(yīng)圍繞職稱(chēng)評(píng)審、崗位設(shè)置、薪酬待遇分配等，出臺(tái)多項(xiàng)利好舉措，促進(jìn)藥品檢查員隊(duì)伍發(fā)展。目前，查驗(yàn)中心共有省級(jí)及以上檢查員166人，其中國(guó)家級(jí)檢查員53人，除了隊(duì)伍規(guī)模壯大外，應(yīng)新《檔案法》要求，在機(jī)構(gòu)中始終處于領(lǐng)先地位，使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化效果更突出。要加強(qiáng)及時(shí)歸檔資料管理，保障檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。以完善的食品可追溯機(jī)制，在食材來(lái)源、廠家制造、藥物的輸送乃至配送之中，加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)。在工作內(nèi)容優(yōu)化方面，從對(duì)食品、藥品檢驗(yàn)工作的程序管理、質(zhì)量控制管理、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和檢驗(yàn)結(jié)果錄入等著手，讓檔案管理工作更切合實(shí)際。

（四）總結(jié)問(wèn)題，辯證解決。第一，針對(duì)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案資料管理中存在的重視不夠、信息化意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題。通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，突出檔案編制功能，重視對(duì)檢驗(yàn)資料加以管理，逐步落實(shí)檔案監(jiān)管職責(zé)，讓相關(guān)機(jī)構(gòu)部門(mén)全面、深入、細(xì)致地開(kāi)展工作，在相關(guān)配套輔助技術(shù)中，深度挖掘食品藥品檢驗(yàn)檔案特點(diǎn)并深入改進(jìn)。第二，充分重視檔案管理工作，將機(jī)構(gòu)的檔案管理水平提升作為人才引進(jìn)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，建立良性的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制并實(shí)現(xiàn)二者的同步規(guī)劃。通過(guò)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的藥檢監(jiān)督管理乃至業(yè)務(wù)檔案室，嚴(yán)格資質(zhì)審查并引進(jìn)高素質(zhì)人才，全面促進(jìn)藥檢機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)?zāi)芰Φ奶嵘?。第三，完善檔案編制成果，讓其更實(shí)用。一方面，通過(guò)主動(dòng)挖掘資料，開(kāi)發(fā)資源；另一方面，通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比、信息匯總（與未來(lái)食品、藥品檢驗(yàn)）等資料的查找和確認(rèn)，最終在主動(dòng)性檔案管理工作中，讓信息傳遞和轉(zhuǎn)換效率更高。順應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)深入食品、藥品市場(chǎng)調(diào)研來(lái)展開(kāi)對(duì)檢驗(yàn)檔案的編制、管理，讓工作化繁為簡(jiǎn)，在輔助機(jī)構(gòu)發(fā)展中獲得良性發(fā)展。第四，鑒于食品、藥品檔案的分類(lèi)、錄入、管理等錄入環(huán)節(jié)相關(guān)人員的管理疏漏，有必要在檔案管理中，對(duì)檢測(cè)機(jī)器設(shè)備、配套的檢測(cè)方案、檢測(cè)方法等進(jìn)行同步記錄和及時(shí)更新。合理界定檔案管理界限，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理建設(shè)層面，從機(jī)構(gòu)文化到出具檢驗(yàn)報(bào)告，從人力資源管理到科研檔案歸檔，在電子類(lèi)文件乃至相關(guān)檢測(cè)設(shè)備的圖文數(shù)據(jù)及其照片、實(shí)物乃至聲像膠片等數(shù)字化檔案等管理中，促使檔案管理收到極佳的效果。第五，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員經(jīng)培訓(xùn)后，素質(zhì)均得到全面提高，并在學(xué)歷層次及理論素養(yǎng)等層面效果更突出。還在深度挖掘檔案資料、編制檔案乃至數(shù)據(jù)清點(diǎn)記錄方面，實(shí)現(xiàn)了管理部門(mén)人力資源的最大化，在檔案的分類(lèi)、資料整理、立卷管理工作中責(zé)任意識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)。在深入基層一線(xiàn)過(guò)程中，對(duì)食品藥品的生產(chǎn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)等進(jìn)行詳細(xì)地了解。在不同機(jī)構(gòu)檔案管理的細(xì)節(jié)層面，以多形式的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，實(shí)施對(duì)文件包等的有效管理。通過(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)檔案人才，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部培養(yǎng)。對(duì)于藥檢檔案事業(yè)而言，急人才發(fā)展之所急，綜合提升人才素質(zhì)和發(fā)展能力，與現(xiàn)下需求相吻合。讓員工們精通《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等，外出學(xué)習(xí)深造，與兄弟單位強(qiáng)化合作交流，讓其管理經(jīng)驗(yàn)更豐富。

（五）正視問(wèn)題，推陳出新。第一，為避免在檔案管理工作中與信息化建設(shè)相脫軌，要強(qiáng)化部門(mén)檔案編排管理工作，在不同食品藥品檢驗(yàn)項(xiàng)目實(shí)施細(xì)節(jié)上，要嚴(yán)格食品、藥品種類(lèi)、設(shè)備使用、檢測(cè)方式、檢測(cè)結(jié)構(gòu)、編制、入檔等幾大類(lèi)子項(xiàng)目的入檔。嚴(yán)格檢驗(yàn)資料數(shù)量，對(duì)相關(guān)案卷進(jìn)行整理、分裝。構(gòu)筑檔案管理信息化機(jī)制，嚴(yán)格做好材料收集及部門(mén)監(jiān)管。深入實(shí)際調(diào)查，并對(duì)成套設(shè)備檔案錄入環(huán)節(jié)進(jìn)行查驗(yàn)，核對(duì)無(wú)誤后再錄入。第二，檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新方面，要在傳統(tǒng)紙媒的基礎(chǔ)上，整合電子檔案并實(shí)現(xiàn)二者相匹配。在各式各樣的藥檢檔案內(nèi)容分類(lèi)整理與篩選方面，相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力提升等均可作為題中之義，并最終在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的藥檢檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，對(duì)檔案相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致規(guī)定。第三，嚴(yán)格檔案相關(guān)材料文件間的關(guān)系，對(duì)有隸屬關(guān)系的類(lèi)目進(jìn)行系統(tǒng)編制，以便后續(xù)使用環(huán)節(jié)更簡(jiǎn)便。而在食品藥品檢驗(yàn)結(jié)果方面，對(duì)相關(guān)目錄情況進(jìn)行細(xì)致化記錄。應(yīng)當(dāng)下食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作相關(guān)規(guī)定及要求，重視檔案管理工作，并在深入細(xì)致做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上，對(duì)編碼順序、案卷順序進(jìn)行有效固定。還能在檢測(cè)文件材料的數(shù)量統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，對(duì)檢測(cè)文件材料的名單一目了然。

（六）嚴(yán)格規(guī)章制度的構(gòu)建。在食品藥品檢驗(yàn)檔案管理過(guò)程中，要嚴(yán)格檔案管理規(guī)章制度編制工作。統(tǒng)一進(jìn)行一體化、流程化操作，并在文件資料采集、歸檔、文件裝訂成冊(cè)過(guò)程中，以嚴(yán)密的監(jiān)督和管理機(jī)制，讓工作流程化趨勢(shì)更明顯，拓寬檔案管理思路，提升檔案管理地位；在檔案材料的搜集乃至不同樣式的檔案內(nèi)容分類(lèi)整理過(guò)程中，通過(guò)制訂規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓藥檢檔案內(nèi)容的分類(lèi)整理與篩選更符合監(jiān)督和管理的質(zhì)量要求，切實(shí)保障人民群眾的身體健康。

（七）合理開(kāi)發(fā)，有效利用。加強(qiáng)信息化建設(shè)，并在不同級(jí)別的食品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，以完善的檔案管理方法實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案材料的分類(lèi)歸檔。在紙媒和電子文檔的協(xié)同管理中，避免單一方法可能存在的疏漏之處。在檔案管理的基建設(shè)施方面，將機(jī)構(gòu)檔案的硬件設(shè)施與管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同起來(lái)，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫隙查詢(xún)；在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的相關(guān)資料登記及用戶(hù)的檔案信息反饋過(guò)程之中，以資源化、集成化藥檢優(yōu)勢(shì)，保障不同形態(tài)的實(shí)物、圖片、影像資料展覽等檔案資源利用渠道進(jìn)一步擴(kuò)大。正確認(rèn)知檔案資源建設(shè)的必要性和重要性，以爭(zhēng)創(chuàng)“星級(jí)、A級(jí)”檔案室為目標(biāo)，投入人力、物力、財(cái)力，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)提升硬件基礎(chǔ)設(shè)施。具體來(lái)說(shuō)，有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)人、專(zhuān)庫(kù)，落實(shí)防火、防盜、防潮等安全措施，配置空調(diào)、除濕設(shè)備，不斷順應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求。利用數(shù)據(jù)中心整合各信息系統(tǒng)和信息資源，及時(shí)更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)處理檔案的加工、整理、排序、分類(lèi)、編目和其他內(nèi)容，進(jìn)一步增強(qiáng)電子檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，并確保食品藥品檢驗(yàn)結(jié)果無(wú)誤。善于借助數(shù)據(jù)中心對(duì)食品藥品檢驗(yàn)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、整理和分析，及時(shí)更新數(shù)據(jù)資料。對(duì)此，食品藥品綜合檢驗(yàn)檢測(cè)中心要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)食品藥品綜合檢驗(yàn)檢測(cè)中心電子化檔案管理模式，確保該機(jī)構(gòu)的檔案管理滿(mǎn)足新時(shí)代發(fā)展要求，增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新性。

三、結(jié)語(yǔ)

食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而繁雜的工作，高效的藥品檔案管理監(jiān)管執(zhí)法機(jī)制，為藥品檢驗(yàn)系統(tǒng)發(fā)揮整體功能提供了可能。在山東省食品藥品審評(píng)查驗(yàn)中心檔案管理過(guò)程中，經(jīng)驗(yàn)更具現(xiàn)代意義。同時(shí)，該機(jī)構(gòu)大規(guī)模加強(qiáng)基建設(shè)施，配備齊全的檢驗(yàn)儀器設(shè)備，滿(mǎn)足藥品檢驗(yàn)及藥品技術(shù)監(jiān)督要求，讓檔案管理效果更佳，更符合時(shí)代要求。