文/成都理工大學(xué)旅游與城鄉(xiāng)規(guī)劃學(xué)院 路婷婷 韓琴

2017年，教育部等五部門聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》中提出“完善高校內(nèi)部治理”和“強化監(jiān)管優(yōu)化服務(wù)”要求。2019年，由中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《中國教育現(xiàn)代化2035》提出“加快信息化時代教育變革”和“推進教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化”等要求。由此可見，國家對高等教育管理提出了新要求，為高等教育管理內(nèi)涵式發(fā)展指明了方向。

二級學(xué)院是大部分高校實行的校、院兩級管理模式中的第二級（學(xué)院制）辦學(xué)主體，是高校發(fā)展的重要依托。二級學(xué)院直接面向師生群體開展教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)、學(xué)生管理、師資隊伍建設(shè)等工作，是落實具體工作的實踐者，在高校管理中發(fā)揮著十分重要的作用。辦公室作為二級學(xué)院的行政管理中樞，為學(xué)院各項工作的開展提供了重要的支撐。

一、高校二級學(xué)院辦公室工作職能

高校二級學(xué)院辦公室在院校工作順利開展過程中扮演著重要的角色，其主要承擔(dān)以下功能：

（一）參謀助手功能。辦公室作為二級學(xué)院的行政管理中樞，是各種政策文件、通知等信息的匯聚點和傳輸點，這為當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手提供了有利條件。辦公室應(yīng)依據(jù)學(xué)校政策文件要求，在理解吃透政策文件的同時，緊緊圍繞學(xué)院的工作目標和重要任務(wù)以及需要領(lǐng)導(dǎo)決策的重大事項，積極主動參與各項調(diào)查研究，收集、篩選、綜合分析各種信息，從而提煉出完成各項工作任務(wù)和進行決策的有利因素和不利因素，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施科學(xué)宏觀的決策，確保各項工作目標及任務(wù)圓滿完成。

（二）溝通協(xié)調(diào)功能。唐朝宰相陸贄認為：“上情不通于下則人惑，下情不通于上則君疑，疑則不納其誠，惑則不從其令?！睂W(xué)院辦公室作為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶，在日常信息傳達和協(xié)調(diào)溝通中具有十分重要的作用。辦公室主要承擔(dān)著縱向、橫向、內(nèi)外協(xié)調(diào)功能。1.縱向協(xié)調(diào)指上、下方協(xié)調(diào)，既包括各職能部門以及學(xué)院政策、決定、通知、工作任務(wù)的上傳下達，又包括民意的下情上傳，其有利于上、下溝通，整齊劃一，也保證了政令暢通，使得各項政策、任務(wù)被認真貫徹執(zhí)行。2.橫向協(xié)調(diào)指的是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、科、系、室、教職工等之間的協(xié)調(diào)，包括事務(wù)溝通協(xié)調(diào)（如學(xué)院人才引進、崗位聘任、年度考核等事務(wù)的溝通聯(lián)系）、文書溝通協(xié)調(diào)（如征求教職工意見、流轉(zhuǎn)公文、收集總結(jié)計劃等）和關(guān)系溝通協(xié)調(diào)（做好院領(lǐng)導(dǎo)、同事、教職工關(guān)系的黏合劑）。3.內(nèi)外協(xié)調(diào)指的是辦公室內(nèi)部工作安排（如科研、人事、后勤保障等）和外事工作的協(xié)調(diào)（如與校外兄弟院校、企事業(yè)單位之間的溝通聯(lián)系）。良好的溝通協(xié)調(diào)方能確保學(xué)院任務(wù)圓滿完成，進而帶動整體工作的高效運轉(zhuǎn)。

（三）服務(wù)保障功能。服務(wù)是二級學(xué)院辦公室的基本職能，包括如下方面：1.服務(wù)于師資隊伍建設(shè)。積極做好人才引進、人才稱號申報、職稱晉升、人才辦公環(huán)境打造等工作，為人才發(fā)展提供暢通通道和良好環(huán)境。2.服務(wù)于科學(xué)研究工作。匯總整理科研信息，及時發(fā)布傳達有效信息，積極解決教師在項目申報過程中遇到的各類問題，組織專家初評項目申報書等工作，努力營造學(xué)院科研氛圍，促進學(xué)院內(nèi)涵式發(fā)展。3.服務(wù)于師生其他工作。做好開具介紹信、交流函、在職證明、學(xué)院行政章用印以及后勤維修保障等工作。學(xué)院辦公室是學(xué)院對內(nèi)、外服務(wù)的窗口部門，面向的對象為院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院全體師生、職能部門及來訪人員，與人交往頻繁，工作過程中的服務(wù)保障意識和服務(wù)保障能力都能體現(xiàn)學(xué)院的整體工作風(fēng)貌，這就要求學(xué)院辦公室人員堅持“以人為本”，力戒官僚主義，用心用情為師生辦實事、做好事、解難題，并完善各項服務(wù)保障制度，提升服務(wù)保障水平。

二、高校二級學(xué)院辦公室管理工作現(xiàn)狀及困境

（一）工作任務(wù)繁雜。學(xué)院辦公室人員幾乎每天都要面對大量的事務(wù)性工作，同一時間段需處理協(xié)調(diào)不同的大小事務(wù)，與不同的人員溝通交流，日常事務(wù)頭緒多且繁瑣。一般高校設(shè)置的職能部門達20多個，學(xué)院辦公室需對接的職能部門涉及10多個，每個職能部門又下設(shè)多個科室，在完成各職能部門各科室下達的各項工作的同時，還需完成學(xué)院層面的各項事項，如各項會議的籌備，校院公文及信息的流轉(zhuǎn)，學(xué)院會議記錄與紀要的撰寫，為學(xué)院行政管理工作正常運轉(zhuǎn)提供后勤保障，完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作以及應(yīng)對各種突發(fā)性工作等。由此可見辦公室工作飽和度之高。在事無巨細的情況下，二級學(xué)院辦公室工作人員疲于應(yīng)對各項事務(wù)，稍有不慎，就容易出現(xiàn)紕漏，甚至影響學(xué)院大局，這導(dǎo)致辦公室工作人員長時間承受著巨大的心理壓力，然而年底總結(jié)成績寥寥無幾，其存在感、認同感和成就感不高，易出現(xiàn)職業(yè)倦怠。

（二）職業(yè)發(fā)展前景不清晰。高校長期存在“重教學(xué)科研，輕行政管理”的現(xiàn)象，大部分師生未認識到行政管理的重要性，有的甚至認為學(xué)院辦公室工作僅僅是跑腿打雜的事務(wù)性工作，誰都可以干，誰都可以干好。對輔導(dǎo)員、教師、實驗室人員，高校會組織相關(guān)高質(zhì)量培訓(xùn)，從而提升工作人員的職業(yè)技能和個人競爭力，而很少組織辦公室人員進行管理學(xué)、心理學(xué)、禮儀接待、公文寫作和辦公自動化軟件等培訓(xùn)。部分辦公室人員僅依靠個人經(jīng)驗和個人意志開展工作，導(dǎo)致工作格局和工作思路打不開、工作效率低下，出現(xiàn)自我提升停滯不前、職業(yè)發(fā)展空間受限、工作積極性不高等問題。辦公室人員職稱晉升渠道少。目前行政管理人員中輔導(dǎo)員職稱晉升的成果認可，可通過以指導(dǎo)教師的身份指導(dǎo)所管理學(xué)生參與競賽獲獎來認定。此舉措提升了輔導(dǎo)員的工作積極性，拓寬了職稱晉升渠道，但辦公室人員卻缺少類似的職稱晉升舉措。

（三）信息化平臺建設(shè)薄弱。部分高校缺乏統(tǒng)一互通的信息化平臺。有些職能部門無信息管理系統(tǒng)，若其他部門和學(xué)院需要，需通過申請方能獲取。即使部分職能部門有對應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，但信息不能互通共享，未建立職能部門信息系統(tǒng)之間的紐帶，形成信息孤島，若其他部門和學(xué)院需要相關(guān)數(shù)據(jù)，需通過系統(tǒng)導(dǎo)出后方可獲得所需數(shù)據(jù)，且獲取的數(shù)據(jù)需花費大量時間和精力進行后期整理與分析，在此過程中，若數(shù)據(jù)內(nèi)容有變化，又得從頭再來，存在大量的重復(fù)性工作，這極大地影響了工作進展速度和工作效率。

（四）解決問題缺乏智慧。辦公室管理工作是綜合性工作，涉及方方面面，相關(guān)工作與教職工的利益福祉息息相關(guān)，如職稱評審、崗位聘任、績效分配、人才申報、經(jīng)費支持、后勤保障、紀律約束等，在溝通中難免存在由于信息不對稱導(dǎo)致的誤會、誤解，雙方甚至產(chǎn)生矛盾和怨言。若辦公室人員處理稍有不當(dāng)，則會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不滿意、同事不理解，導(dǎo)致辦公室人員處于夾縫之中，進一步加劇了工作難度。同時，會致使辦公室工作人員產(chǎn)生委屈感、挫敗感和失落感。

（五）缺乏有效的管理溝通平臺。辦公室人員受到部門內(nèi)部各項繁瑣事物的羈絆，除了在工作中與上級和同事間進行臨時性的、個人性的溝通外，缺少有規(guī)律的、集體性的、心理建設(shè)性的溝通。若缺少讓辦公室人員敞開心扉交流、訴說的平臺，致使心中不滿或壓抑的情緒不能得到有效釋放，將嚴重影響心理健康，導(dǎo)致對學(xué)院的歸屬感降低，從而影響辦公室整體工作的開展，對個人和學(xué)院發(fā)展都是極為不利的。

三、提升辦公室管理工作效能的建議

（一）科學(xué)統(tǒng)籌安排，明確責(zé)任分工。二級學(xué)院辦公室管理工作能否行之有效，關(guān)鍵在于科學(xué)統(tǒng)籌安排，明確責(zé)任分工。1.辦公室工作的安排，可根據(jù)對接的職能部門劃分工作職責(zé)，這將有利于責(zé)任的明確和工作的開展，并確保工作的連續(xù)性和完整性。2.團隊協(xié)作能力對辦公室工作效能有著重要的影響，若辦公室人員在工作中遇到困難或突發(fā)性工作時，內(nèi)部人員應(yīng)多溝通協(xié)調(diào)，相互尊重、理解、信任、包容、補臺，在和諧輕松的辦公氛圍中解決好問題或應(yīng)對好突發(fā)性事件。在工作中要善于發(fā)現(xiàn)同事的優(yōu)點，取其所長；認識自己的缺點，棄己所短，各得其所、各有進步。3.用好準備從事行政工作的學(xué)生助理，可將少量常規(guī)性工作，如會務(wù)準備、文件復(fù)印、文字校對等交由學(xué)生助理協(xié)助處理，讓辦公室人員有更多精力投入管理理念與管理創(chuàng)新上，進而發(fā)揮辦公室人員的主觀能動性，打開工作新局面。

（二）搭建成長平臺，突破職業(yè)瓶頸。二級學(xué)院辦公室承擔(dān)的任務(wù)十分繁雜，有較強的綜合屬性，辦公室人員的工作能力和素質(zhì)直接決定工作質(zhì)量和工作效能。同時，辦公室作為窗口服務(wù)科室，也直接影響學(xué)院外在形象的樹立。因此，構(gòu)建一支業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的辦公室隊伍，可切實提高學(xué)院的工作效率和外在形象。過去，新辦公室工作人員入職，既無前輩指點也未進行相應(yīng)培訓(xùn)，僅憑個人經(jīng)驗和個人意志開展工作，工作效率不高，影響工作進度和質(zhì)量。新時代，高校要緊跟時代步伐，組織辦公室人員參加各類交流學(xué)習(xí)與培訓(xùn)（如法律法規(guī)、辦公自動化軟件、管理學(xué)知識、心理學(xué)知識、禮儀接待、公文寫作等），以快速開闊其眼界并提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，這對高質(zhì)量辦公室隊伍建設(shè)起著重要作用。辦公室工作千頭萬緒，工作人員經(jīng)常加班加點，但難以出成績，此時要多一份堅守，少一份浮躁，要跳出繁忙工作的“怪圈”，不斷提煉總結(jié)管理經(jīng)驗，創(chuàng)新工作思路和方法。學(xué)校在職稱認定條件方面應(yīng)向辦公室工作人員進行某種程度的傾斜，使得他們在職稱晉升中有所突破，在平凡崗位中實現(xiàn)自我價值。

（三）加強信息化建設(shè)，助推管理效能的提升。信息化時代為高等教育管理帶來了新的機遇，加強高校信息化建設(shè)是推動教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化的有效路徑。二級學(xué)院辦公室信息化管理工作的開展，必然是建立在完備的信息平臺上的。架構(gòu)高校信息服務(wù)平臺，打通各職能部門及學(xué)院間的信息壁壘，讓信息“跑起來”“活起來”，在高校信息服務(wù)平臺的大構(gòu)架下結(jié)合辦公室具體工作和要求將各項業(yè)務(wù)工作搬到線上，將大幅提升辦公室管理效能和水平。同時，辦公室人員要有信息觸角的敏銳度，能及時捕捉領(lǐng)導(dǎo)、師生、社會公眾關(guān)注的重點、熱點和焦點信息，廣泛收集、整理、加工此類信息，通過分析、歸納、總結(jié)和提煉各種數(shù)據(jù)信息，挖掘數(shù)據(jù)隱藏的規(guī)律和特征，提高信息的可用度，為校院治理提供科學(xué)依據(jù)。

（四）善用換位思考，解決矛盾問題。二級學(xué)院辦公室作為面向師生的基層單位，有關(guān)工作涉及教師的利益福祉，難免出現(xiàn)部分教師語言不友好的情況。此時，辦公室工作人員應(yīng)避免情緒化，靈活處理教師的疑惑和問題。處理方法上要注重禮節(jié)、耐心傾聽教師提出的疑問和遇到的困難，心平氣和地與對方溝通交流。遇事不推諉不敷衍，在準確把握學(xué)校政策的同時，要設(shè)身處地站在對方立場考慮問題，知曉對方的不易與難處，耐心細致地向?qū)Ψ浇忉?，積極尋找解決問題的平衡點，從而使問題得到圓滿解決。對一時難以解決的問題，要耐心解釋并及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，為解決問題爭取時間，避免事態(tài)擴大化。

（五）發(fā)揮工會作用，營造和諧氛圍。工會組織是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶，提倡人性化、親情化管理，在構(gòu)建和諧單位中發(fā)揮著重要作用。二級學(xué)院工會可通過以下方式提升教職工幸福感：1.暢通教職工訴求表達渠道，工會干部要經(jīng)常深入基層，到群眾中去，掌握思想動態(tài)，傾聽他們的心聲，幫助教職工及時發(fā)現(xiàn)并疏導(dǎo)焦慮、抑郁等不良情緒，此舉有利于教職工身心健康，強健的體魄和積極健康的心理是提高工作效率的基石。2.開展形式多樣的文體活動，讓教職工在活動中愉悅身心，改善人際關(guān)系、提升團結(jié)協(xié)作能力、增強教職工的凝聚力和歸屬感。

（六）塑造陽光心態(tài)，樂于敬業(yè)奉獻。二級學(xué)院辦公室工作具體又繁雜，但默默無聞，從事的是“綠葉式”襯托工作。辦公室人員要擺正位置，理性、正確看待工作，要樹立強烈的責(zé)任意識，認真履行好本職工作。要塑造陽光心態(tài)，應(yīng)對復(fù)雜的人際關(guān)系，以冷靜的態(tài)度對待是非，以寬容的態(tài)度對待得失，以清凈的態(tài)度對待名利。在工作中，要甘為人梯、甘做幕后英雄，從而贏得領(lǐng)導(dǎo)和師生員工對辦公室工作的支持與合作，讓工作開展更順暢。

四、結(jié)語

在了解二級學(xué)院辦公室工作內(nèi)容、性質(zhì)、作用的基礎(chǔ)上，各高校應(yīng)總結(jié)工作經(jīng)驗、創(chuàng)新管理理念、運用科學(xué)手段，以此形成管理合力，讓二級學(xué)院辦公室的職能發(fā)揮更加科學(xué)化、現(xiàn)代化、高效化。新時代，辦公室人員應(yīng)解放思想、開拓創(chuàng)新，通過科學(xué)的管理方法，使辦公室更加有效地發(fā)揮管理中樞的作用，推動院校的發(fā)展。