文/蘇州市軌道交通集團(tuán)有限公司辦公室（檔案管理中心） 周韜 邢曉嵐；蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院檔案學(xué)系 魏麗紅；蘇州工業(yè)園區(qū)蘇航檔案服務(wù)有限公司 張盈

隨著我國(guó)軌道交通建設(shè)的快速發(fā)展，軌道交通檔案工作的支撐性作用越來(lái)越得到重視。截至2021年12月31日，我國(guó)共有51個(gè)城市開(kāi)通運(yùn)營(yíng)城市軌道交通線路269條，運(yùn)營(yíng)里程8708公里，車站5216座，新增運(yùn)營(yíng)里程1168公里，較2020年增長(zhǎng)約15%。作為城市工程項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，提升軌道交通工程檔案管理質(zhì)量既是軌道交通建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，也是構(gòu)建良好軌道交通檔案生態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

檔案事業(yè)的發(fā)展需要一整套生態(tài)系統(tǒng)的良性互動(dòng)。檔案生態(tài)系統(tǒng)具有一定的秩序和結(jié)構(gòu)，由人員、檔案建筑空間、檔案專業(yè)設(shè)備、檔案管理理論與制度等要素構(gòu)成。本文將圍繞構(gòu)建檔案生態(tài)系統(tǒng)的諸要素，結(jié)合國(guó)內(nèi)現(xiàn)實(shí)做法，從頂層設(shè)計(jì)、流程及人員管控、技術(shù)細(xì)節(jié)三方面展開(kāi)分析，總結(jié)蘇州市軌道交通線網(wǎng)檔案中心的建設(shè)思路與經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)軌道交通信息化建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量。

一、軌道交通檔案管理工作概況及現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

（一）軌道交通檔案管理工作現(xiàn)狀。軌道交通對(duì)城市建設(shè)的整體布局和優(yōu)化設(shè)計(jì)具有重要意義，2021年是中國(guó)智慧城市建設(shè)歷程中的重要一年，我國(guó)城市軌道交通建設(shè)保持著蓬勃發(fā)展的態(tài)勢(shì)，做好檔案工作，服務(wù)軌道交通事業(yè)全面發(fā)展成為城市建設(shè)領(lǐng)域的重要議題。作為工程項(xiàng)目規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)行及維護(hù)的主要依據(jù)，軌道交通檔案的規(guī)范化管理成為工程項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。為適應(yīng)城市化建設(shè)的需要，目前國(guó)內(nèi)已有多個(gè)城市開(kāi)始探索其規(guī)范化管理的路徑，如廣州、上海、無(wú)錫、蘇州等。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，要想提升軌道交通檔案管理工作的質(zhì)量，需厘清其工作內(nèi)容及重點(diǎn)，從頂層設(shè)計(jì)、過(guò)程管理、人員管控、信息化管理等方面著手，以適應(yīng)目前軌道交通檔案工作。

（二）軌道交通檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。宏觀層面，軌道交通檔案管理工作缺少可操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)制度。當(dāng)前軌道交通檔案管理以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）、《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（DA/T 66—2017）和《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 180—2012）為依據(jù),各地區(qū)本土化檔案管理工作制度目前也基本處于探索階段。筆者對(duì)比分析了蘇州、寧波、無(wú)錫、廣州等地的現(xiàn)行制度，發(fā)現(xiàn)其基本制度的內(nèi)容大同小異，主要包括總則、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、檔案形成與歸檔、日常管理、工作機(jī)制及附則等；各地在制度內(nèi)容的表述上各有特點(diǎn)，并附有文件材料歸檔范圍及保管期限等，可相互借鑒。但存在的共性問(wèn)題是缺乏具體可操作的制度及實(shí)施細(xì)則，如檔案鑒定與銷毀制度及實(shí)施細(xì)則、庫(kù)房管理制度及實(shí)施細(xì)則等。檔案管理工作具有復(fù)雜性，必須明確各環(huán)節(jié)的制度規(guī)范，保證標(biāo)準(zhǔn)制度切實(shí)可行，才能有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。中觀層面，工程檔案管理難以與建設(shè)項(xiàng)目同步?！败壍澜煌n案集團(tuán)—二級(jí)單位—施工標(biāo)段”的三級(jí)管理模式給檔案管理帶來(lái)諸多問(wèn)題。首先，由于缺少制度約束，各級(jí)檔案形成單位所用的載體材料、型號(hào)等缺乏統(tǒng)一性，導(dǎo)致歸檔過(guò)程中檔案材料整合出現(xiàn)問(wèn)題。其次，由于軌道交通工程項(xiàng)目往往涉及的單位較多，在實(shí)際工作中，各層級(jí)單位容易各行其是，導(dǎo)致很多竣工檔案在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中未得到整理歸檔，有些甚至需要催要。最后，層級(jí)管理模式使集團(tuán)與施工單位之間缺少直接溝通。一方面，導(dǎo)致集團(tuán)不能全面了解施工單位文件的具體情況；另一方面，施工單位會(huì)因缺乏檔案意識(shí)與專業(yè)人才等將檔案管理工作放在可有可無(wú)的位置上。綜上來(lái)看，在工程項(xiàng)目的推進(jìn)過(guò)程中，檔案管理工作的變異性較大，使工程檔案管理難以與建設(shè)項(xiàng)目同步。微觀層面，檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范問(wèn)題嚴(yán)重。軌道交通檔案記錄了工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工直至投入運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程，其信息內(nèi)容完整與否將直接關(guān)系到項(xiàng)目的開(kāi)展與項(xiàng)目質(zhì)量。在實(shí)際工作中，由于工程投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)且往往涉及過(guò)百個(gè)參建單位，因此容易出現(xiàn)如下問(wèn)題：一方面，由于軌道交通項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案數(shù)量大、種類多，歸檔過(guò)程中容易出現(xiàn)不慎遺漏、隨意剔除等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整；另一方面，由于數(shù)據(jù)記錄缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，加上管理人員存在主觀隨意性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的規(guī)范性與真實(shí)性欠佳。筆者認(rèn)為，保證信息內(nèi)容的完整與規(guī)范是檔案管理工作的重點(diǎn)，若無(wú)法確保內(nèi)容的完整可靠，其余的管理工作都將失去存在的意義。

二、國(guó)內(nèi)軌道交通檔案管理工作質(zhì)量提升舉措

（一）軌道交通檔案管理工作的頂層設(shè)計(jì)。從全國(guó)范圍來(lái)看，目前各地在完善適應(yīng)性檔案管理制度方面存在缺口，但也有部分城市已制訂相應(yīng)的制度。從筆者調(diào)研的寧波和無(wú)錫兩座城市的制度內(nèi)容來(lái)看，除《檔案法》與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》外，兩地在參考國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，對(duì)地方性標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合力度有所差異。管理職責(zé)方面，均遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，但是在集中管理和納入各級(jí)部門的工作內(nèi)容方面有所區(qū)別，由此帶來(lái)歸檔范圍上的差異，即由集團(tuán)統(tǒng)一集中歸檔還是相對(duì)向下授權(quán)、靈活地執(zhí)行歸檔程序；歸檔手續(xù)上無(wú)明顯差異，均注重手續(xù)的合規(guī)性。軌道交通檔案管理制度是高效管理檔案的前提和基礎(chǔ)，對(duì)提升檔案工作質(zhì)量能夠起到重要的保證作用，通過(guò)對(duì)比分析可以看出，寧波和無(wú)錫的檔案管理制度各有利弊。因此，管理軌道交通檔案必須根據(jù)自身情況制訂切實(shí)可行的制度并注重借鑒一些科學(xué)合理的做法，例如《寧波軌道交通檔案管理辦法》將檔案工作分別納入集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、集團(tuán)公司規(guī)章制度及工作流程、集團(tuán)公司各部門和有關(guān)人員的績(jī)效考核，這既為檔案工作提供了保障，也提升了檔案工作的地位?？傊?，檔案管理制度的制訂要因地制宜、科學(xué)合理，才能更好地開(kāi)展其他工作。

（二）軌道交通檔案管理工作的過(guò)程及人員管控。隨著軌道交通網(wǎng)絡(luò)的擴(kuò)張，工程檔案增速明顯，由此對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，如何有效處理紛繁復(fù)雜的工程檔案成為亟待解決的問(wèn)題。因此，重視并優(yōu)化檔案工作的過(guò)程管理、吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)性人才成為迫切需求。在過(guò)程管理及人員管控方面，廣州的原則是精細(xì)化管理，上海則強(qiáng)調(diào)“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理”“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”和“誰(shuí)利用、誰(shuí)檢查”的清晰責(zé)任制；上海重視從源頭抓起，將管理前移，覆蓋全過(guò)程，并完善管理架構(gòu)，進(jìn)一步落實(shí)管理職責(zé)，積極建立運(yùn)營(yíng)提前介入工程建設(shè)的工作機(jī)制；廣州追求檔案的“全程管理”，通過(guò)建立統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)施全方位智能化管理，實(shí)行企業(yè)管理、項(xiàng)目管理、檔案管理三結(jié)合，確保檔案“管用合一”，做到同步收集實(shí)體與檔案、同步驗(yàn)收分部與組卷、同步歸檔分類與匹配。在管理架構(gòu)上，廣州形成“一體化、集中式”人員架構(gòu)，上海則形成“一體化扁平式”人員架構(gòu)。人員具體管控方面，廣州檔案團(tuán)隊(duì)配備檔案、工程等專業(yè)人員，人員專業(yè)、年齡搭配合理，并形成業(yè)務(wù)的“傳幫帶”；傳承企業(yè)“陽(yáng)光文化”理念，提出“陽(yáng)光地鐵，智慧檔案”宣傳語(yǔ)，激勵(lì)檔案團(tuán)隊(duì)用智慧推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。上海則將檔案管理人員分為三個(gè)層次：核心檔案室由5名技術(shù)骨干負(fù)責(zé)，各單位設(shè)39名專職檔案管理員，基層單位又設(shè)75名兼職檔案管理員；通過(guò)全員檔案法律法規(guī)教育、檔案實(shí)訓(xùn)競(jìng)賽、邀請(qǐng)專家集中授課等形式進(jìn)行教育培訓(xùn)。由此可見(jiàn)，軌道交通檔案的過(guò)程管理更加注重系統(tǒng)化與精細(xì)化，力求達(dá)到“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的要求，這不僅需要更完善的基礎(chǔ)設(shè)施，也對(duì)檔案工作人員的能力提出了更高要求。目前，國(guó)內(nèi)部分城市所采取的措施充分考慮了軌道交通檔案自身的特點(diǎn)，無(wú)疑是值得借鑒的做法。同時(shí)，面對(duì)智能化、智慧化的新形勢(shì)，也迫切需要實(shí)現(xiàn)檔案過(guò)程管理向信息化轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)適應(yīng)新變化的檔案人員。

（三）軌道交通檔案管理工作的技術(shù)細(xì)節(jié)。由于現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)信息管理活動(dòng)的有力支持，軌道交通檔案信息管理領(lǐng)域也開(kāi)始應(yīng)用新技術(shù)提升檔案管理水平。廣州地鐵檔案部早在2007年就借助公司信息化建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，將信息化建設(shè)納入各單位的工作規(guī)劃中。另外，還積極建立健全檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的一體化管理。此外，上海地鐵也在積極推進(jìn)地鐵老線路檔案存量數(shù)字化的基礎(chǔ)上建設(shè)數(shù)字檔案室，并與辦公平臺(tái)有效銜接，實(shí)現(xiàn)信息化管理與應(yīng)用。信息化管理的現(xiàn)實(shí)需求已成為檔案管理工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，推進(jìn)檔案信息化管理將有助于更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的智能化。在信息化背景的影響下，軌道交通檔案管理工作需要對(duì)管理模式與標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行設(shè)計(jì)和優(yōu)化，也需要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，重視過(guò)程管理對(duì)信息化的適應(yīng)性以及信息化人才的培養(yǎng)，以便更好地提升信息化管理的水平。

三、蘇州軌道交通檔案管理工作質(zhì)量提升策略

蘇州市軌道交通檔案館目前正在籌建當(dāng)中，擬建成的軌道交通檔案館是立足于現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行前瞻性設(shè)計(jì)，充分考慮到軌道交通檔案管理工作的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，且與城市建設(shè)其他部門的檔案與信息資源有效融合，共同促進(jìn)智慧蘇州建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。根據(jù)建設(shè)要求，筆者從以下三個(gè)方面提出檔案管理工作質(zhì)量提升策略，為新館建設(shè)提供參考。

（一）緊扣建設(shè)目標(biāo)，注重頂層設(shè)計(jì)。探索檔案管理模式，完善檔案管理制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系是提升軌道交通檔案管理工作質(zhì)量的必要條件。蘇州市軌道交通檔案館應(yīng)緊扣新館建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況，確定符合自身發(fā)展要求的管理模式并建立健全標(biāo)準(zhǔn)制度，使軌道交通檔案管理工作立卷有據(jù)、歸檔有方、質(zhì)控有序。在管理模式的探索上，可基于實(shí)地調(diào)研，參考和借鑒國(guó)內(nèi)較為成熟的地鐵檔案管理模式，在充分考慮新館長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及信息化建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，確定既具有操作性又具有前瞻性的管理模式。在標(biāo)準(zhǔn)制度的制訂方面，可根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 180—2012）等相關(guān)規(guī)定，制訂或修訂檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制度文件，優(yōu)化檔案管理工作的頂層設(shè)計(jì)?？山梃b國(guó)內(nèi)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制訂《蘇州市軌道交通工程檔案管理辦法》《蘇州市軌道交通工程項(xiàng)目文件歸檔整理實(shí)施細(xì)則》等適應(yīng)性文件，規(guī)定軌道交通檔案的管理總則、具體管理要求、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔文件質(zhì)量要求等，構(gòu)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度體系，從宏觀上把握檔案管理工作的方向。

（二）加強(qiáng)流程優(yōu)化，重視人員管控。在過(guò)程管理與人員管控方面，要適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)軌道交通檔案管理工作提出的新要求，加強(qiáng)檔案的全過(guò)程和精細(xì)化管理，重視專業(yè)性人才的培養(yǎng)，為檔案管理具體業(yè)務(wù)的有效開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一方面，要重視檔案的全過(guò)程管理。首先，要對(duì)檔案實(shí)行前端控制，確保工程檔案在形成之初就能得到規(guī)范有效的管控，以便后續(xù)工作的順利開(kāi)展。其次，要強(qiáng)化過(guò)程管理，從參建單位到檔案部門的文件管理都要進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理，嚴(yán)格把控各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案質(zhì)量。再次，要重視后期控制，對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行仔細(xì)核查，確保檔案真實(shí)、完整、可靠和可用。另一方面，要重視檔案的精細(xì)化管控，在檔案管理中引入精細(xì)化管理理念、構(gòu)建精細(xì)化管控體系、搭建精細(xì)化管理平臺(tái)，確保各單位不同種類和載體的檔案從產(chǎn)生直至歸檔保存有序進(jìn)行。在人員管控方面需做好如下方面：一方面，要積極吸納高素質(zhì)人才，合理搭配檔案管理人員和工程人員，平衡人員的年齡、性別等結(jié)構(gòu)，同時(shí)注重引進(jìn)專業(yè)能力和綜合能力協(xié)調(diào)的復(fù)合型人才；另一方面，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，新員工可以跟崗學(xué)習(xí)，全面了解檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

（三）聚焦智慧發(fā)展，創(chuàng)新信息化管理。檔案信息化管理可從制度、技術(shù)、人才、平臺(tái)等方面不斷優(yōu)化創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案的高效管理和智慧管理。首先，要建立健全軌道交通檔案信息化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，依托相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，建立切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)制度和操作規(guī)范，為軌道交通檔案信息化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。其次，要注重引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，以更高效的方式對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成規(guī)范的電子檔案，促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。再次，要建設(shè)一支分工明確、結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)檔案團(tuán)隊(duì)，從不同領(lǐng)域引進(jìn)高端人才，如檔案管理專家、信息化專家、工程技術(shù)專家等，重視人員培訓(xùn)與考核，積蓄檔案信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量。此外，要加強(qiáng)軌道交通檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，建立集服務(wù)、溝通、宣傳等多種功能于一體的檔案網(wǎng)站，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用和價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

軌道交通建設(shè)工程涉及多個(gè)單位和專業(yè)，由此產(chǎn)生的檔案紛繁復(fù)雜。為了更好地促進(jìn)軌道交通檔案館工作效益的提升，需要建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化過(guò)程管理和人員管控，持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，保證檔案的真實(shí)、完整、可靠和可用，提升檔案管理工作中智能化的比重，助力智慧交通、智慧城市建設(shè)。