文/上海市城市建設(shè)設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司 陳曉潛

協(xié)同設(shè)計(jì)是近幾年勘察設(shè)計(jì)單位工作方法的發(fā)展方向之一。上海市城市建設(shè)設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司從2021年開(kāi)始著手設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)的研制和開(kāi)發(fā)，以項(xiàng)目管理流程結(jié)合CAD制圖軟件，協(xié)同平臺(tái)將項(xiàng)目工作包拆分，將工作內(nèi)容和檔案管理平臺(tái)進(jìn)行連接，通過(guò)流程進(jìn)行質(zhì)量管控，隨著信息技術(shù)和設(shè)計(jì)手段的不斷進(jìn)步，痕跡化自動(dòng)歸檔融入設(shè)計(jì)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。

一、傳統(tǒng)歸檔模式的缺陷

在傳統(tǒng)的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)中，各專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)人員在電腦上用CAD軟件進(jìn)行制圖，制圖后打印成紙質(zhì)硫酸紙送校核人員、專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人，然后根據(jù)需要各專(zhuān)業(yè)間進(jìn)行提資，歸檔時(shí)將提資圖紙紙質(zhì)或電子版進(jìn)行歸檔。以上操作存在以下問(wèn)題：

（一）歸檔的電子文件版本控制困難。工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目往往有多個(gè)專(zhuān)業(yè)組成，各專(zhuān)業(yè)既是分工又有協(xié)作。一般市政項(xiàng)目有道路、橋梁、排水、電氣、暖通等專(zhuān)業(yè)組成，建筑項(xiàng)目分為建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專(zhuān)業(yè)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)既相互獨(dú)立又互相協(xié)作，互為條件形成了上下游專(zhuān)業(yè)。在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中，由于上游專(zhuān)業(yè)的變化，如果不及時(shí)給下游專(zhuān)業(yè)提資，下游專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)差錯(cuò)，影響項(xiàng)目整體完成度，下游專(zhuān)業(yè)完成設(shè)計(jì)后再向上游專(zhuān)業(yè)提供成品，最后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)匯總提交成果，設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔，顯然到最后歸檔，提資版本會(huì)出現(xiàn)管理混亂，歸檔的條件圖與實(shí)際情況不符合的情況一直發(fā)生，條件提資時(shí)不合規(guī)的手續(xù)也不斷出現(xiàn)。造成歸檔文件質(zhì)量不高，項(xiàng)目全過(guò)程的可追溯性差。

（二）設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成歸檔標(biāo)準(zhǔn)混亂。一般大型勘察設(shè)計(jì)單位都有較成熟的質(zhì)量管理體系和以ISO9000標(biāo)準(zhǔn)體系為主的項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程控制文件。長(zhǎng)期以來(lái)，不同專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)人員會(huì)形成一套適合本專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)習(xí)慣，以適應(yīng)專(zhuān)業(yè)的要求。由于各設(shè)計(jì)人員的CAD版本不同，字體、線型、圖框等存在差異，歸檔后的電子文件無(wú)法做到自動(dòng)讀取元數(shù)據(jù)、歸檔后的圖形文件、字體也由于版本問(wèn)題造成無(wú)法還原成成品圖紙，甚至因?yàn)樽煮w文件的缺失造成文件的亂碼。

（三）ISO貫標(biāo)記錄不全歸檔效率低下。ISO有一套過(guò)程記錄表單和相應(yīng)的管理體系，嚴(yán)格執(zhí)行表單痕跡化管理要求，與設(shè)計(jì)人員的工作習(xí)慣、工作運(yùn)用場(chǎng)景并不契合，所以表單歸檔后補(bǔ)情況嚴(yán)重，ISO制度標(biāo)準(zhǔn)流于形式。而歸檔前集中填寫(xiě)大量過(guò)程表單又在無(wú)形中增加了歸檔人員的工作難度，對(duì)于設(shè)計(jì)過(guò)程中缺失的信息往往無(wú)法補(bǔ)充完整，造成項(xiàng)目歸檔不完整。

二、協(xié)同系統(tǒng)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

（一）協(xié)同設(shè)計(jì)特點(diǎn)。協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)以信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，以CAD制圖軟件為依托，勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目?jī)?nèi)的各專(zhuān)業(yè)在統(tǒng)一的平臺(tái)上完成設(shè)計(jì)工作，項(xiàng)目組所有成員根據(jù)不同角色在平臺(tái)中賦予不同的權(quán)限，所有的設(shè)計(jì)過(guò)程和設(shè)計(jì)成果都以一定格式存貯在平臺(tái)上，平臺(tái)有設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，參與設(shè)計(jì)人員必須遵守標(biāo)準(zhǔn)，確保設(shè)計(jì)圖紙的圖框、字體、線形、圖層的標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)不同圖層的命名，使每個(gè)專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)人員都能及時(shí)了解到上下游專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)進(jìn)程和各項(xiàng)需求，上游專(zhuān)業(yè)在設(shè)計(jì)圖紙后，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)更新并知會(huì)下游專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)人員，避免上下游專(zhuān)業(yè)圖紙的碰撞，專(zhuān)業(yè)間的配合也更加協(xié)調(diào)。

（二）協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。1.標(biāo)準(zhǔn)化程度高。項(xiàng)目各專(zhuān)業(yè)都在同一平臺(tái)上工作，就需要有平臺(tái)的規(guī)劃，標(biāo)準(zhǔn)化工作是實(shí)現(xiàn)協(xié)同設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。一般的協(xié)同平臺(tái)都會(huì)將圖紙和設(shè)計(jì)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置。圖紙標(biāo)準(zhǔn)化包含圖框、圖簽標(biāo)準(zhǔn)化、字體文件標(biāo)準(zhǔn)化、圖層命名和使用標(biāo)準(zhǔn)化。設(shè)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化包含項(xiàng)目?jī)?nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、設(shè)計(jì)過(guò)程各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、提資、校審流程標(biāo)準(zhǔn)化、項(xiàng)目人員角色標(biāo)準(zhǔn)化等等。標(biāo)準(zhǔn)化的文件和流程在歸檔時(shí)，系統(tǒng)可根據(jù)規(guī)劃自動(dòng)采集電子文件元數(shù)據(jù)，為后續(xù)設(shè)計(jì)圖紙歸檔打下良好的基礎(chǔ)。2.保證電子文件的真實(shí)性、可靠性?？辈煸O(shè)計(jì)項(xiàng)目在圖紙交付后，還需要根據(jù)專(zhuān)家意見(jiàn)和項(xiàng)目施工的實(shí)際情況進(jìn)行修改和補(bǔ)充，變更次數(shù)多，圖紙版本更替快，時(shí)效性強(qiáng)，在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)施工白圖與歸檔的底圖不一致的情況，導(dǎo)致產(chǎn)生嚴(yán)重的質(zhì)量事故。協(xié)和設(shè)計(jì)平臺(tái)在圖紙?jiān)O(shè)計(jì)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)對(duì)過(guò)程進(jìn)行全面監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目的全過(guò)程，各環(huán)節(jié)自動(dòng)收集，系統(tǒng)也可以根據(jù)相關(guān)管理文件創(chuàng)建相應(yīng)過(guò)程記錄，設(shè)計(jì)過(guò)程文件的記錄是通過(guò)設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)過(guò)程隨時(shí)完成，電子文件的原始性、真實(shí)有效性有了保證。實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)過(guò)程記錄、設(shè)計(jì)依據(jù)資料收集、設(shè)計(jì)成品輸出全過(guò)程記錄。將流程辦結(jié)節(jié)點(diǎn)與歸檔入口緊密相聯(lián)，做到辦結(jié)即歸檔，確保了歸檔電子文件的真實(shí)性、可靠性。3.提高歸檔效率。傳統(tǒng)意義歸檔需要專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將所有項(xiàng)目資料收集齊全后，進(jìn)行整理再實(shí)現(xiàn)歸檔。協(xié)同管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)人員工作的同時(shí)記錄設(shè)計(jì)過(guò)程，通過(guò)流程設(shè)置記錄審批意見(jiàn)，正式出版的文本或圖紙上加蓋CA電子章或其他形式的電子文件簽章，使歸檔的電子文件合法化。

三、基于協(xié)同設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

（一）無(wú)感化歸檔。在協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)下，檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)對(duì)接，對(duì)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程周期管理。從各專(zhuān)業(yè)策劃開(kāi)始，到條件提資，到設(shè)計(jì)過(guò)程流轉(zhuǎn)和審批等各設(shè)計(jì)流程在流程結(jié)束后自動(dòng)歸檔的原則，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)過(guò)程中所有的過(guò)程都由系統(tǒng)進(jìn)行痕跡化收集和管理，再依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行分類(lèi)處理。從記錄控制的角度記錄設(shè)計(jì)的全過(guò)程內(nèi)容。末端進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)過(guò)程性歸檔和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲、著錄。同時(shí)檔案管理系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別歸檔電子文件并生成條碼，條碼中包含電子文件的形成人、形成地點(diǎn)、電子簽名的時(shí)間、電子簽名的數(shù)字證書(shū)等內(nèi)容，在文件檢查時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示，被改動(dòng)后電子文件自動(dòng)生效。有效地保證歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可用性。設(shè)計(jì)工作與歸檔入口同時(shí)在協(xié)同平臺(tái)上，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)完成后自動(dòng)歸檔，設(shè)計(jì)過(guò)程中需要使用檔案，通過(guò)平臺(tái)搜索引擎自動(dòng)連接檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)最便捷的利用，避免檔案信息滯后化和孤島化帶來(lái)的檔案利用率低下的現(xiàn)狀。無(wú)感化歸檔系統(tǒng)很好地解決了設(shè)計(jì)人員變動(dòng)頻繁、設(shè)計(jì)資料中間過(guò)程倒補(bǔ)、ISO質(zhì)量管理文件與實(shí)際設(shè)計(jì)過(guò)程不相符等一系列問(wèn)題，為保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性提供了平臺(tái)資源。

（二）前端控制需求明確。協(xié)同設(shè)計(jì)雖是設(shè)計(jì)系統(tǒng)，但是協(xié)同設(shè)計(jì)與檔案管理是密切相連的兩個(gè)系統(tǒng)，協(xié)同設(shè)計(jì)是歸檔文件來(lái)源，檔案管理系統(tǒng)中是設(shè)計(jì)院知識(shí)高地、產(chǎn)品庫(kù)，可以根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、地域要求等為設(shè)計(jì)人員提供知識(shí)參謀，所以檔案人員要介入?yún)f(xié)同系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和歸檔模塊的設(shè)計(jì)工作，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需求不僅要滿足設(shè)計(jì)人員協(xié)作的需要，也要滿足歸檔電子文件的要求。需要將電子文件的合法化要求納入?yún)f(xié)同系統(tǒng)的前端，對(duì)設(shè)計(jì)文件、流程從生成到歸檔整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一策劃、實(shí)施，實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期管理，構(gòu)筑歸檔電子文件的真實(shí)性、可用性保障體系。在協(xié)同系統(tǒng)需求分析時(shí)，要從檔案管理的角度出發(fā)，結(jié)合《電子簽名法》等法律法規(guī)對(duì)電子文件的要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，各項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段的歸檔范圍、編號(hào)規(guī)則、著錄、電子審簽、元數(shù)據(jù)生成與采集等方面進(jìn)行整體設(shè)計(jì)和分析，確保電子文件來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

（三）開(kāi)發(fā)檔案信息資源。利用檔案信息庫(kù)加強(qiáng)檔案信息提取、開(kāi)發(fā)利用，對(duì)檔案進(jìn)行知識(shí)化管理，以知識(shí)共享為契機(jī)，讓數(shù)字檔案由數(shù)據(jù)變信息；在設(shè)計(jì)的校審過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄圖紙差錯(cuò)，并根據(jù)規(guī)劃自動(dòng)判別差錯(cuò)的嚴(yán)重程度，后續(xù)根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)不斷更新設(shè)計(jì)院的校審提綱和優(yōu)秀項(xiàng)目推薦表。最后，通過(guò)拓展檔案信息資源收集范圍，項(xiàng)目資料數(shù)據(jù)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能與設(shè)計(jì)院各應(yīng)用系統(tǒng)集成，提升檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，使檔案管理系統(tǒng)成為設(shè)計(jì)院的數(shù)據(jù)信息資源中心，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，優(yōu)秀項(xiàng)目設(shè)計(jì)的經(jīng)驗(yàn)分享和優(yōu)秀項(xiàng)目申報(bào)材料的亮點(diǎn)描述，更好地為設(shè)計(jì)人員的成長(zhǎng)提供參考。優(yōu)秀項(xiàng)目庫(kù)、設(shè)計(jì)質(zhì)量事故案例庫(kù)是設(shè)計(jì)院的兩面鏡子，協(xié)同設(shè)計(jì)可以在設(shè)計(jì)過(guò)程中根據(jù)技術(shù)級(jí)別進(jìn)行打分，優(yōu)秀項(xiàng)目庫(kù)也可以為后續(xù)同類(lèi)項(xiàng)目招投標(biāo)、企業(yè)業(yè)績(jī)積累、企業(yè)對(duì)外宣傳、地方志編史修志、地域性差異設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)傳授等做出支持。案例庫(kù)可以明確告知設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)紅線，起到應(yīng)有的警示作用。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化飛速發(fā)展的今天，勘察設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)手段從單專(zhuān)業(yè)分裂作戰(zhàn)，到協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，伴隨著電子檔案合法化正式落地，檔案管理從實(shí)體管理向內(nèi)容管理邁進(jìn)，如何加強(qiáng)前端控制，從成套性歸檔要求演變?yōu)榉峙?、多緯度歸檔已是勘察設(shè)計(jì)單位檔案部門(mén)的重要課題，檔案人員要及時(shí)介入前端工作，在工作手段變化的同時(shí)，檔案工作要緊隨其后，以發(fā)展的理念和創(chuàng)新的工作模式更好地適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展。