邢朝霞

（濱州仲裁服務(wù)中心，濱州 256600）

引 言

新時(shí)代中國特色社會(huì)主義法治建設(shè)要求塑造一支革命化、正規(guī)化、專業(yè)化、職業(yè)化的高素質(zhì)法治專門隊(duì)伍。商事仲裁作為一種多元化糾紛解決機(jī)制的重要組成部分，自1994 年8 月31 日第八屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第九次會(huì)議通過《中華人民共和國仲裁法》（以下簡稱《仲裁法》）以來，商事仲裁事業(yè)走上法治化、規(guī)范化道路。仲裁事業(yè)的蓬勃發(fā)展歸根結(jié)底離不開仲裁工作人員——仲裁秘書的辛勤付出和努力。

一、仲裁秘書的概念

自《仲裁法》頒布以后，各地仲裁機(jī)構(gòu)如雨后春筍般紛紛成立。仲裁機(jī)構(gòu)以所在地市名稱命名為“×××仲裁委員會(huì)”，如廣州仲裁委員會(huì)、青島仲裁委員會(huì)，設(shè)立其日常辦公機(jī)構(gòu)“×××仲裁委員會(huì)辦公室”，如濱州仲裁委員會(huì)辦公室，委辦公室具體辦理委員會(huì)的仲裁案件管理等程序性事務(wù)；收取和管理仲裁費(fèi)用及其他日常性事務(wù)。在委員會(huì)辦公室領(lǐng)導(dǎo)下處理日常機(jī)構(gòu)運(yùn)作、黨務(wù)工作、財(cái)務(wù)工作、工會(huì)及仲裁案件相關(guān)工作的人員統(tǒng)稱為仲裁秘書，其中直接參與案件管理和服務(wù)的工作人員一般也稱“辦案秘書”。

二、仲裁秘書的角色定位

（一）仲裁制度的宣傳者

仲裁秘書代表著仲裁委的形象，是仲裁委的“活名片”。商事仲裁作為建立我國多元化糾紛解決途徑的重要組成部分，有利于疏解法院辦案壓力，多渠道務(wù)實(shí)解決民事糾紛。仲裁秘書按照《中華人民共和國仲裁法》《中華人民共和國民事訴訟法》《仲裁規(guī)則》等依法履職、公正客觀、勤勉務(wù)實(shí)、積極主動(dòng)就是仲裁公信力的有力宣傳者；在案件進(jìn)入程序后，仲裁秘書秉持守法、守信、守時(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)聯(lián)系溝通雙方當(dāng)事人和仲裁員，力爭高效、及時(shí)地解決糾紛，這就是仲裁機(jī)構(gòu)的有力宣傳者。與廣播、電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等其他傳統(tǒng)媒體宣傳相比，仲裁秘書的宣傳更具有溫度、更生動(dòng)和更有可信度。

（二）仲裁程序的服務(wù)者

仲裁程序是仲裁公信力的生命線。仲裁秘書在處理仲裁案件中應(yīng)該從受理立案階段到仲裁庭組成階段、庭審過程到最終調(diào)解、裁決都應(yīng)該嚴(yán)格按照《中華人民共和國仲裁法》《最高人民法院關(guān)于適用〈中華人民共和國仲裁法〉若干問題的解釋》《×××仲裁委員會(huì)仲裁規(guī)則》的要求和規(guī)范辦案。

1.庭前準(zhǔn)備階段

仲裁立案要求審查是否符合三要件，即“①有仲裁協(xié)議；②有具體的仲裁請求和事實(shí)、理由；③屬于仲裁委員會(huì)得受理范圍”。仲裁秘書應(yīng)做到“首任負(fù)責(zé)制”，對待當(dāng)事人的申請，自收到申請后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予書面答復(fù)：認(rèn)為符合受理?xiàng)l件的，應(yīng)當(dāng)受理，并書面答復(fù)通知其繳納仲裁費(fèi)用；對于不符合受理?xiàng)l件的，以書面形式出具《不予受理通知書》并告知理由。

案件受理后，仲裁委對符合立案條件的申請人和被申請人出具《立案受理通知書》，對不符合立案條件的申請人出具《不予立案通知書》，并將立案文書一并送達(dá)當(dāng)事人。送達(dá)過程考驗(yàn)仲裁秘書的細(xì)心和責(zé)任心，及時(shí)確認(rèn)送達(dá)地址，跟蹤送達(dá)過程，根據(jù)案件當(dāng)事人要求或者特點(diǎn)，選擇送達(dá)方式，一般以直接送達(dá)、EMS 郵寄送達(dá)和電子送達(dá)為主，對于被申請人通過以上常規(guī)方式無法送達(dá)的，可以采用補(bǔ)救措施：公告送達(dá)，但是公告送達(dá)需要注意時(shí)間問題，根據(jù)最新修訂的《中華人民共和國民事訴訟法》（2022.1.1 施行）將第九十二條改為第九十五條，第一款修改為：“受送達(dá)人下落不明，或者用本節(jié)規(guī)定的其他方式無法送達(dá)的，公告送達(dá)。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過三十日，即視為送達(dá)?！?。

2.在仲裁庭組庭前

充分體現(xiàn)尊重當(dāng)事人意思自治原則，當(dāng)事人可以協(xié)商一致共同選擇仲裁庭方式及仲裁員。仲裁秘書在開庭前書面送達(dá)當(dāng)事人《仲裁規(guī)則》《權(quán)利義務(wù)告知書》《仲裁組庭約定書》等，充分告知當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)，充分聽取當(dāng)事人的意見和建議，保障當(dāng)事人意思自治。

3.庭審中

仲裁秘書提前與仲裁員溝通，將本庭案件突出問題向仲裁員做出匯報(bào)，如公告送達(dá)情況、被申請人缺席審理、保全情況、申請鑒定等。在庭審過程中，仲裁秘書要協(xié)助仲裁庭核對好當(dāng)事人基本信息及出庭情況；借助辦案信息化管理系統(tǒng)、信息化庭審語音系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)音視頻會(huì)議系統(tǒng)等現(xiàn)代化信息設(shè)備做出一份完整、準(zhǔn)確、全面、真實(shí)的庭審筆錄，為仲裁案件最后公正裁判提供法定證明文書。同時(shí)，仲裁秘書要監(jiān)督仲裁庭是否符合仲裁程序。如果出現(xiàn)程序性瑕疵，應(yīng)該及時(shí)提醒仲裁庭更正。對于庭審中仲裁庭決定申請人或者被申請人庭后提交的證據(jù)材料或者質(zhì)證意見，當(dāng)事人提交材料的，應(yīng)該及時(shí)反饋給仲裁員。庭審中雙方當(dāng)事人臨時(shí)提出的庭審中斷事由，比如申請鑒定、申請證人出庭等情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系仲裁員、雙方當(dāng)事人、鑒定機(jī)構(gòu)等人員，及時(shí)跟進(jìn)，確保程序合規(guī)。

4.結(jié)案

對于撤案的仲裁案件，仲裁秘書及時(shí)通知仲裁員并制作仲裁委撤案裁定書，送達(dá)雙方當(dāng)事人；對于能夠調(diào)解的案件，仲裁秘書及時(shí)聯(lián)系仲裁員、雙方當(dāng)事人簽訂調(diào)解協(xié)議，制作調(diào)解書并送達(dá)雙方當(dāng)事人；對于不能調(diào)解的案件，協(xié)助仲裁員認(rèn)真校對制作核閱裁決書并送達(dá)雙方當(dāng)事人。

對于案件文書送達(dá)后，根據(jù)個(gè)案特點(diǎn)，其費(fèi)用該退還仲裁費(fèi)的退還申請人，該計(jì)算仲裁員報(bào)酬的及時(shí)計(jì)算報(bào)酬并配合財(cái)務(wù)部門發(fā)放仲裁員報(bào)酬。對于拒不執(zhí)行裁決的當(dāng)事人，可經(jīng)當(dāng)事人申請，仲裁秘書開具送達(dá)證明，由當(dāng)事人交由中級人民法院處理強(qiáng)制執(zhí)行事宜。

最后，仲裁秘書及時(shí)回顧整個(gè)案件過程，查缺補(bǔ)漏、完善資料，認(rèn)真保管、整理、核對、裝訂卷宗，做到“案結(jié)卷歸”，確保案件完整可溯。

（三）仲裁案件的監(jiān)督者

仲裁秘書是仲裁委的專職工作人員，受仲裁委的指派，負(fù)責(zé)仲裁案件組織、管理和服務(wù)，同時(shí)對申請人與被申請人、仲裁員、鑒定機(jī)構(gòu)及其他案件相關(guān)人員的行為具有監(jiān)督義務(wù)。為保障仲裁案件質(zhì)量，仲裁秘書按照《仲裁法》《×××仲裁規(guī)則》《×××仲裁員守則》《×××仲裁員管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，監(jiān)督、核實(shí)當(dāng)事人身份信息；維護(hù)庭審紀(jì)律；監(jiān)督仲裁員勤勉辦案、廉潔自律、不與當(dāng)事人私下會(huì)面等影響公正仲裁的行為；對接監(jiān)督鑒定機(jī)構(gòu)提供公正、真實(shí)的第三方數(shù)據(jù)。

仲裁秘書是仲裁案件的橋梁，搭建起了當(dāng)事人和仲裁員之間的關(guān)系，起著非常重要的聯(lián)結(jié)作用。因此，仲裁秘書的能力和水平往往決定著仲裁案件的質(zhì)量，也影響著該仲裁委的形象和公信力。下面就目前仲裁秘書普遍存在的問題及如何提升其勝任能力提出個(gè)人看法。

三、存在的問題

（一）仲裁秘書選任問題

仲裁秘書是仲裁委的代言人，是仲裁委指派參與具體案件的管理人。選派誰？誰能勝任？能否保質(zhì)保量完成案件管理工作？這些問題成了選任仲裁秘書的首要條件。當(dāng)事人方希望能夠得到更加公正、公平、快捷的仲裁結(jié)果，以最少的時(shí)間和最小的經(jīng)濟(jì)損失處理好經(jīng)濟(jì)糾紛，保存實(shí)力重回經(jīng)濟(jì)商場。而仲裁委希望仲裁秘書能夠完全勝任案件管理，達(dá)到定紛止?fàn)幍哪康?。從?dāng)事人和仲裁委的出發(fā)點(diǎn)來講，其目標(biāo)是一致的，即解決糾紛，助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展，但問題是現(xiàn)有的仲裁秘書選任制度還不夠公開透明，如仲裁秘書是否廉潔自律、是否有專業(yè)能力、是否需要回避等，這些問題有時(shí)候也會(huì)給辦案埋下隱患，導(dǎo)致當(dāng)事人不信任或者程序上不合規(guī)等問題。

（二）仲裁秘書勝任能力問題

仲裁秘書工作除具備基本職業(yè)道德、責(zé)任心、使命感、認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度外，還需要具備較高的法律專業(yè)知識和素養(yǎng)，特別是民商事法律專業(yè)知識，此外還要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理能力，能夠在復(fù)雜、繁忙、高強(qiáng)度的工作中做到“不重不漏，不缺位、不越位，謀其職、履其責(zé)”。因此，仲裁秘書可以說是“一專多能”的綜合型人才。

（三）仲裁秘書留得住問題

仲裁委員會(huì)的仲裁秘書從現(xiàn)行體制講一般有兩種來源：編制內(nèi)聘用人員和編制外勞務(wù)派遣人員。以×××仲裁委員會(huì)為例，其下設(shè)日常辦公機(jī)構(gòu)是×××仲裁委員會(huì)辦公室，是參照《中華人民共和國公務(wù)員法》管理的事業(yè)單位，事業(yè)編制人員和勞務(wù)派遣人員混合搭配共同完成仲裁案件管理。一部分專業(yè)能力扎實(shí)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的仲裁主辦秘書，主要從事案件流程和程序指導(dǎo)、建議，以及相關(guān)人員的監(jiān)督；另一部分仲裁秘書協(xié)助主辦秘書工作，主要從事送達(dá)、文書起草、開庭記錄等基礎(chǔ)性工作。主辦秘書和協(xié)辦秘書相互搭配、互相幫助、各司其職，共同完成案件管理工作?，F(xiàn)階段人才流動(dòng)性強(qiáng)，崗位工作強(qiáng)度大、壓力大，導(dǎo)致部分工作人員流失。有些小仲裁委受到地區(qū)經(jīng)濟(jì)和人才缺口的限制，比較難招到既有專業(yè)能力又有組織協(xié)調(diào)能力的復(fù)合型人才，而招聘的勞務(wù)派遣人員因職業(yè)發(fā)展受限，晉升渠道受限，一般很少長期留在這里。這就給案件處理的穩(wěn)定性和連貫性提出了考驗(yàn)。

四、提高仲裁秘書勝任素質(zhì)的探討

《仲裁法》自1994 年頒布以來，已經(jīng)有28 年的歷史，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，該法律中某些部分是不完善甚至是缺位的，比如該法律中并沒有對仲裁秘書制度進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，仲裁秘書這一職業(yè)也只是在仲裁實(shí)踐中不斷發(fā)展起來的。因此，從制度層面完善和規(guī)范仲裁秘書的職責(zé)和責(zé)任是符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。針對現(xiàn)在仲裁秘書在工作實(shí)踐中出現(xiàn)的問題，從人力資源管理和規(guī)劃的角度，一名仲裁秘書的勝任素質(zhì)是其為在崗位上取得顯著績效而具有的各種知識、技能、自我認(rèn)知、個(gè)性和動(dòng)機(jī)等個(gè)人特征的總和。仲裁委應(yīng)具體從秘書招募、選任、培訓(xùn)、績效、薪酬福利、仲裁文化建設(shè)和員工關(guān)系等方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，具體可以從下面幾點(diǎn)著手。

1.規(guī)范仲裁秘書選任制度

有些仲裁委仲裁秘書聘用門檻較低，迫于人才緊缺，崗位缺人，無法律儲(chǔ)備或者相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員往往也會(huì)安排在仲裁業(yè)務(wù)科室，這給案件審理質(zhì)量帶來隱患。雖然任何本領(lǐng)都可以通過日后學(xué)習(xí)自然習(xí)得，但是具有一定法律知識背景，特別是具有法律本科以上學(xué)歷或者法律資格證書的工作人員確實(shí)能提高工作效率，更快速、更準(zhǔn)確地解決實(shí)際問題。因此，盡可能通過多種招募渠道，如社會(huì)招募、線上招募、校園招募、勞務(wù)派遣招募等人才招募途徑，把想為仲裁做出貢獻(xiàn)并符合仲裁發(fā)展要求的人才吸納進(jìn)來。通過組織專業(yè)能力測試、面試等程序完善人員招募程序，以期吸引更多優(yōu)秀專業(yè)人才。

2.提高仲裁秘書業(yè)務(wù)水平

仲裁秘書在工作中除了具備基本的文字能力、國際貿(mào)易知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、一定外語聽說讀寫水平等專業(yè)知識外，還應(yīng)該具備法律專業(yè)知識，特別是民商事、民事訴訟法律知識等專業(yè)技能。除在招聘階段要求本科及以上學(xué)歷和法律專業(yè)外，在平時(shí)工作中，通過多種方法對人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，比如傳統(tǒng)教授法、視聽技術(shù)法、遠(yuǎn)程教育法、參觀學(xué)習(xí)法、團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)法等，力求“知識及時(shí)更新，思維保持活躍”，不斷提高仲裁辦案能力和水平。定期開展業(yè)務(wù)能力大比拼，比如最新民商法紙筆測試、錄入速度比賽、檔案整理比拼等多種形式，讓仲裁秘書在競爭中不斷進(jìn)步，在進(jìn)步中完成好案件服務(wù)工作。

3.建立有效的激勵(lì)機(jī)制

影響仲裁秘書勝任工作的因素包括內(nèi)部因素即責(zé)任因素、能力因素、動(dòng)機(jī)因素和外部因素即客觀條件。因此，除了激發(fā)仲裁秘書內(nèi)部動(dòng)機(jī)外，還需建立系統(tǒng)、有效的激勵(lì)機(jī)制。

（1）科學(xué)有效的崗位設(shè)置

要充分考慮現(xiàn)階段仲裁工作的程序性、保密性等特點(diǎn)，現(xiàn)有仲裁秘書崗位上存在的問題為研究方向，來確定崗位人員和管理方式。嘗試設(shè)置仲裁秘書公示制度，賦予當(dāng)事人選擇仲裁秘書的權(quán)利等。

（2）完善評優(yōu)晉升渠道

嘗試建立仲裁秘書單獨(dú)序列和名稱。現(xiàn)階段仲裁秘書還沒有專門的序列來完成晉升，有些部門用經(jīng)濟(jì)序列，有些部門用律師序列，這些并沒有全面體現(xiàn)仲裁秘書晉升所具備的能力和素質(zhì)。因此，根據(jù)仲裁實(shí)踐，探索新的既有法律專業(yè)能力又有國際貿(mào)易、外語水平、管理能力的新的職稱序列正當(dāng)其時(shí)。

4.營造嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、和諧的仲裁文化

文化是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部組織行為、價(jià)值觀等潛在、無形的規(guī)范。文化具有導(dǎo)向作用、規(guī)范作用、凝聚作用，是一個(gè)組織團(tuán)隊(duì)區(qū)別于其他組織的重要標(biāo)志。作為國家重要的糾紛解決方式，仲裁文化應(yīng)該形成一種國際、嚴(yán)肅、規(guī)范、團(tuán)結(jié)的氛圍，快捷、便利的為當(dāng)事人解決國內(nèi)、國際商事糾紛，團(tuán)結(jié)上進(jìn)的職工氛圍。要在物質(zhì)層面，比如仲裁標(biāo)識、仲裁文書、仲裁秘書服裝等方面統(tǒng)一一致；要在制度層面，比如《仲裁法》《仲裁規(guī)則》上明確規(guī)范機(jī)構(gòu)和仲裁工作人員的準(zhǔn)則和制度；在精神層面，比如工作守則、價(jià)值判斷、職業(yè)道德方面統(tǒng)一一致。

結(jié) 語

2021 年，全國人大常委會(huì)將《仲裁法》修改納入2022年度立法計(jì)劃預(yù)備審議項(xiàng)目。期待通過立法能理順現(xiàn)階段仲裁實(shí)踐中存在的問題，為我國民商事糾紛提供堅(jiān)實(shí)鎧甲，擴(kuò)寬糾紛解決渠道，為我國市場經(jīng)濟(jì)健康有效的發(fā)展貢獻(xiàn)仲裁力量。仲裁秘書作為仲裁的執(zhí)行者，更應(yīng)該成為改革的重點(diǎn)，希望國家重視仲裁秘書的作用，探索更多有利于仲裁秘書發(fā)展的制度和政策，助力仲裁事業(yè)的不斷發(fā)展。