王琳

（奧園集團(tuán)有限公司，廣東 廣州 511442）

信息化技術(shù)的出現(xiàn)對于我國集團(tuán)企業(yè)來說，一方面屬于發(fā)展過程中的全新挑戰(zhàn)，另一方面也是企業(yè)發(fā)展過程中的關(guān)鍵機(jī)遇與重要工作方向。在管理的過程中使用信息化管理技術(shù)，將會更加有效地提升集團(tuán)企業(yè)對內(nèi)部的控制能力。隨著集團(tuán)企業(yè)開始使用信息化技術(shù)對于自身的工作進(jìn)行管理，相關(guān)工作人員必須要更加準(zhǔn)確地了解集團(tuán)內(nèi)部控制可能會出現(xiàn)的各種問題，這樣才能夠針對性地提出解決方案與處理措施，幫助集團(tuán)企業(yè)進(jìn)一步提高內(nèi)部管理水平。

一、內(nèi)部控制對信息技術(shù)需求的主要原因

（一）國家發(fā)展需求

2016年以來，我國國務(wù)院針對集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制以及中央企業(yè)內(nèi)部控制的相關(guān)工作內(nèi)容提出了一系列管理意見，在眾多文件與管理意見當(dāng)中，都清晰表明在未來發(fā)展期間國家將會針對集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制管理工作提供支持。同時(shí)報(bào)告和文件當(dāng)中也明確提出，未來中央企業(yè)以及其他企業(yè)在發(fā)展的過程中必須要重視信息化技術(shù)發(fā)揮出的重要意義和關(guān)鍵作用，建立工作流程信息化的基本工作體系，從而有效改善工作水平[1]。集團(tuán)企業(yè)的信息化改革，已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，關(guān)系著我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度與發(fā)展質(zhì)量。

（二）技術(shù)水平優(yōu)化需求

在現(xiàn)如今5G網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)正在快速地發(fā)展與建設(shè)，企業(yè)比較常用的信息化辦公系統(tǒng)主要包括ERP、EAP、OA等多項(xiàng)信息系統(tǒng)，同時(shí)也包括NC財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)等。一些中小型企業(yè)在發(fā)展的過程中開始了對這些信息技術(shù)的積極創(chuàng)新，而未來集團(tuán)企業(yè)勢必也將會被更多的信息技術(shù)氛圍所渲染。

在這種情況下，如果一味守舊，始終堅(jiān)持傳統(tǒng)的內(nèi)部控制，集團(tuán)企業(yè)將難以對全部業(yè)務(wù)活動(dòng)開展進(jìn)行管控，部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)游離于監(jiān)管之外，加大了集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這對企業(yè)的未來發(fā)展將會造成嚴(yán)重影響。因此，未來集團(tuán)企業(yè)必須要積極進(jìn)行分析，將信息技術(shù)與內(nèi)部控制方案結(jié)合在一起，從而取得更好的管控效果[2]。

（三）企業(yè)經(jīng)營模式創(chuàng)新需求

對于企業(yè)來說，即便是超大型的集團(tuán)型企業(yè)，也依舊會面臨運(yùn)營過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，而這些風(fēng)險(xiǎn)源自一些不確定因素造成的影響。傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式下，決策者獲取信息的速度較慢，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了企業(yè)的內(nèi)部控制水平。而使用信息化內(nèi)部控制手段之后，可以提高各層級信息傳輸效率，使得內(nèi)部控制能夠延伸到不同管理組織和業(yè)務(wù)活動(dòng)中，達(dá)到人力資源合理配置于不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的目的，充分發(fā)揮內(nèi)部控制在組織協(xié)調(diào)、經(jīng)營模式創(chuàng)新等方面的功能作用[3]。

二、信息化對集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制工作產(chǎn)生的影響

（一）內(nèi)部控制工作模式的變化

內(nèi)部控制工作對于現(xiàn)如今我國企業(yè)來說屬于一項(xiàng)關(guān)鍵的工作內(nèi)容，可以幫助企業(yè)規(guī)劃發(fā)展方向、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。對于集團(tuán)企業(yè)來說，內(nèi)部控制環(huán)境包括權(quán)責(zé)分配、工作審計(jì)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、企業(yè)文化影響幾方面，使用信息化技術(shù)之后，可以在一定程度上優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)如今的內(nèi)部控制模式[4]。

以權(quán)責(zé)分配為例，借助信息技術(shù)可以限定各層級、各部門人員的權(quán)責(zé)范圍，包括信息獲取權(quán)限。企業(yè)各人員必須在驗(yàn)證身份信息以后才能夠進(jìn)入共享平臺，獲取本職工作所需的信息數(shù)據(jù)，有效避免了信息篡改、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造了良好的內(nèi)部管理環(huán)境。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評估措施的變化

集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)營管理與信息化手段彼此之間具有緊密的聯(lián)系，使用信息化手段，意味著短時(shí)間內(nèi)信息傳遞速度將會提升，這對運(yùn)營管理工作可以提供更加全面的參考，有效避免各類風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

具體來說，在信息化背景下，企業(yè)可以建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，由預(yù)警機(jī)制自動(dòng)采集風(fēng)險(xiǎn)因子進(jìn)行智能分析。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)程度超過設(shè)定閾值時(shí)，則自動(dòng)向相關(guān)部門發(fā)出警報(bào)，以此來體現(xiàn)信息技術(shù)在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測和評估等方面的優(yōu)勢作用；同時(shí)，信息技術(shù)的優(yōu)勢作用不單單體現(xiàn)在信息采集與分析環(huán)節(jié)，集團(tuán)企業(yè)可以借助信息技術(shù)手段搭建共享平臺，用于會計(jì)處理、財(cái)務(wù)核算等工作，可以降低手工操作風(fēng)險(xiǎn)，提高會計(jì)信息的安全性和真實(shí)性[5]。

（三）內(nèi)部控制采取措施的變化

首先，這一技術(shù)的使用可以保證自動(dòng)化控制水平達(dá)標(biāo)。其次，則是需要控制信息系統(tǒng)，使用合理的方式進(jìn)行管控。自動(dòng)化控制技術(shù)的核心目標(biāo)在于將整個(gè)集團(tuán)的運(yùn)行內(nèi)容納入考慮范圍當(dāng)中，將控制對象轉(zhuǎn)變成為整個(gè)集團(tuán)。在集團(tuán)企業(yè)運(yùn)行期間，使用計(jì)算機(jī)程序可以保證控制業(yè)務(wù)的獨(dú)立性，以類似第三方的角度對集團(tuán)的整個(gè)運(yùn)行模式進(jìn)行監(jiān)督。在集團(tuán)開展信息化內(nèi)部控制的過程中，管理人員對集團(tuán)內(nèi)部各類信息的獲取渠道以及針對各種問題的處理方案也將會發(fā)生變化，最終導(dǎo)致整個(gè)內(nèi)部控制工作方案發(fā)生變化。

三、現(xiàn)如今集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)較為傳統(tǒng)

很多集團(tuán)企業(yè)都是從中小企業(yè)發(fā)展而來，而這類集團(tuán)企業(yè)在成立的前期整體規(guī)模組織比較小，并且呈現(xiàn)出金字塔狀的組織架構(gòu)，即層級管理模式。

對于一些中小集團(tuán)而言，這種層級管理模式可以更好地集中權(quán)力，完成從上到下的快速管理。同時(shí)，這種管理模式也可以將高層領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略順利在整個(gè)集團(tuán)當(dāng)中完成落實(shí)，具有較強(qiáng)的執(zhí)行能力。但是隨著集團(tuán)規(guī)模逐漸增大，這種金字塔管理模式也將會越發(fā)龐大，從上層到基層需要經(jīng)過多個(gè)層級才能夠完成工作要求傳遞，因此這種組織結(jié)構(gòu)對于大集團(tuán)公司來說過于僵化。

同時(shí)，由于組織結(jié)構(gòu)較為臃腫，因此對員工的管理成本也將會直線上升，決定權(quán)依舊歸屬給高層，基層員工難以參與到?jīng)Q策與管理當(dāng)中，這對于內(nèi)部管理來說造成一定的阻礙與影響。

（二）風(fēng)險(xiǎn)管理工作不夠全面

在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的要求，行業(yè)與行業(yè)之間的競爭越發(fā)激烈，這種狀態(tài)可能會導(dǎo)致集團(tuán)的經(jīng)營水平受到影響。

簡單來說，集團(tuán)公司并未針對集團(tuán)所有業(yè)務(wù)范圍以及工作內(nèi)容設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理工作體系，因此集團(tuán)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)比較高，很容易出現(xiàn)各種問題。在這樣的工作狀態(tài)下，集團(tuán)企業(yè)對于風(fēng)險(xiǎn)的辨別能力以及處理能力都有所不足，將會導(dǎo)致集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管控工作面臨較大的問題與影響，不利于集團(tuán)未來的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）財(cái)務(wù)管理水平不達(dá)標(biāo)

在實(shí)際工作的過程中，很多集團(tuán)企業(yè)從小發(fā)展到大，并未建立大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)以及賬單管理系統(tǒng)，雖然也使用計(jì)算技術(shù)完成工作處理，但是賬務(wù)依舊是交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行人工處理。

這種相對較為傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式存在一些問題與影響：首先，集團(tuán)企業(yè)規(guī)模越來越大，僅僅依靠一個(gè)部門的人工方式進(jìn)行財(cái)務(wù)工作處理，往往難以承擔(dān)起對應(yīng)的工作要求。其次，集團(tuán)企業(yè)工作過程中各個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行將會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)等，如果使用人工的方式來進(jìn)行核算，往往工作效率比較低，同時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。再次，這種人工核算的方式無法獲取交易背后蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)價(jià)值，也就無法幫助集團(tuán)發(fā)現(xiàn)商機(jī)，同時(shí)也無法提升集團(tuán)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。最后，這種財(cái)務(wù)管理模式下，集團(tuán)的預(yù)算控制工作主要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，難以保證預(yù)算控制的精確性，很容易導(dǎo)致集團(tuán)發(fā)生財(cái)務(wù)損失。

（四）信息傳遞效率較慢

現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展與建設(shè)，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)指數(shù)速度增長，不同集團(tuán)企業(yè)之間的競爭也越發(fā)激烈，同時(shí)競爭方向也越發(fā)明顯，那就是建設(shè)信息系統(tǒng)。一旦集團(tuán)企業(yè)的信息收集和整理速度難以跟上大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的更新速度，意味著集團(tuán)的信息收集與處理方式必須要進(jìn)行更新?lián)Q代，此時(shí)工作模式已經(jīng)影響集團(tuán)的未來運(yùn)轉(zhuǎn)。如果集團(tuán)企業(yè)的信息數(shù)據(jù)識別不夠完善與全面，將會使得信息的收集環(huán)節(jié)也不夠及時(shí)與全面，信息數(shù)據(jù)收集效率必然也會降低，進(jìn)而影響集團(tuán)企業(yè)做出各種決策，導(dǎo)致決策不夠準(zhǔn)確。

（五）內(nèi)部監(jiān)督工作并未落實(shí)

雖然我國一些集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)開始使用內(nèi)部監(jiān)督管理模式，但是現(xiàn)如今集團(tuán)企業(yè)運(yùn)行過程中，最大的一個(gè)問題在于很多集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理模式不夠完善，同時(shí)工作過于形式化。

現(xiàn)如今公司運(yùn)行期間，工作越發(fā)復(fù)雜，這不僅對相關(guān)人員的綜合能力提出了更高的要求，同時(shí)其他的服務(wù)也隨之開展，這不僅需要專業(yè)人才的支撐與幫助，同時(shí)更需要工作人員可以對各項(xiàng)知識技能產(chǎn)生了解與認(rèn)知。例如，集團(tuán)在于運(yùn)行的過程中，需要擁有物流管理、產(chǎn)品規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)營銷等綜合能力，但是現(xiàn)如今集團(tuán)企業(yè)的人力資源明確不夠完善與全面，因此各項(xiàng)業(yè)務(wù)缺乏專業(yè)的人才進(jìn)行監(jiān)督管理。

四、信息化背景下集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

（一）調(diào)整企業(yè)組織架構(gòu)

集團(tuán)企業(yè)未來發(fā)展的過程中，首先必須要明確自己在市場當(dāng)中的準(zhǔn)確定位，從而結(jié)合現(xiàn)如今的市場發(fā)展模式與發(fā)展方向進(jìn)行全面分析，梳理出合理的組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)，構(gòu)建合理的組織運(yùn)行模式。

其次集團(tuán)企業(yè)在發(fā)展期間，必須要積極提升綜合競爭能力，以利益最大化作為集團(tuán)企業(yè)發(fā)展的主要目標(biāo)，將一些臃腫的組織架構(gòu)及時(shí)剔除，在保證工作能力達(dá)標(biāo)的情況下，盡量精簡工作隊(duì)伍。

最后集團(tuán)企業(yè)需要結(jié)合市場工作環(huán)境以及未來發(fā)展方向，與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行分析，結(jié)合市場的狀態(tài)，分析現(xiàn)如今集團(tuán)員工工作存在的不足，從而不斷進(jìn)行糾正與改進(jìn)，讓集團(tuán)充分發(fā)揮出員工的工作能力與工作水平。以往的金字塔型管理結(jié)構(gòu)將不再適用于未來的集團(tuán)企業(yè)，通過信息技術(shù)的幫助，可以構(gòu)建出扁平化管理模式，從而起到更好的管理效果和管理質(zhì)量。

（二）依托于大數(shù)據(jù)實(shí)施全面風(fēng)險(xiǎn)控制

由于風(fēng)險(xiǎn)管理對于集團(tuán)企業(yè)來說，屬于運(yùn)行過程中的關(guān)鍵基礎(chǔ)與重要幫助，也是數(shù)據(jù)導(dǎo)向的一項(xiàng)基本原則，因此必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)來建立起針對集團(tuán)企業(yè)獨(dú)有的風(fēng)險(xiǎn)管控措施，重點(diǎn)在于建設(shè)出管理制度。

集團(tuán)企業(yè)首先需要要求各個(gè)業(yè)務(wù)部門在過程中重視風(fēng)險(xiǎn)管控工作，例如各類采購部門的應(yīng)收賬款管理工作，需要設(shè)置專門的應(yīng)收賬款處理小組，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對應(yīng)收賬款管理工作進(jìn)行分析，對每月、每季度、每年的應(yīng)收賬款進(jìn)行整理，比對應(yīng)收賬款變化，設(shè)立適宜的應(yīng)收賬款控制指標(biāo)，一旦超過，及時(shí)向管理人員預(yù)警。針對逾期時(shí)間較長的呆賬，及時(shí)提出訴訟，要求欠款方歸還應(yīng)收賬款，盡量避免壞賬。

其次則是需要設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理部門，這一部門主要負(fù)責(zé)對集團(tuán)現(xiàn)如今運(yùn)行方向過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估預(yù)測。

最后則是建立審計(jì)監(jiān)察部門，這一部門需要對其他部門的運(yùn)行模式進(jìn)行監(jiān)督管理，認(rèn)真進(jìn)行審核、評估，推動(dòng)集團(tuán)企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)閉環(huán)。

（三）構(gòu)建多層級預(yù)算管理體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，集團(tuán)企業(yè)將會面臨海量信息數(shù)據(jù)的沖擊和影響，集團(tuán)企業(yè)必須要積極進(jìn)行利用，建立起信息管控平臺，通過日常工作過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)與信息來進(jìn)行分析，確定預(yù)算執(zhí)行效率，以此為依據(jù)優(yōu)化預(yù)算編制工作，保證預(yù)算目標(biāo)的準(zhǔn)確性。

而多層級預(yù)算管理可以有效對集團(tuán)現(xiàn)有資源進(jìn)行配置，將集團(tuán)業(yè)務(wù)作為關(guān)鍵基礎(chǔ)，站在集團(tuán)戰(zhàn)略的角度上進(jìn)行優(yōu)化與改善，從而將集團(tuán)的戰(zhàn)略導(dǎo)向落實(shí)到工作的基本單元方面，這對集團(tuán)發(fā)展來說具有重要的作用和意義。

（四）逐步優(yōu)化信息系統(tǒng)

集團(tuán)企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有系統(tǒng)軟件進(jìn)行更新，建設(shè)內(nèi)控管理系統(tǒng)，將關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全流程信息化、系統(tǒng)化，通過固定程序，實(shí)現(xiàn)對各業(yè)務(wù)開展情況的客觀監(jiān)督、控制，逐步整改當(dāng)前集團(tuán)企業(yè)內(nèi)控管理漏洞，減少經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展中因人為干預(yù)而產(chǎn)生的誤差。

同時(shí)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，統(tǒng)籌內(nèi)部審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管理、大數(shù)據(jù)分析預(yù)警等模塊構(gòu)建風(fēng)控合規(guī)平臺，全面識別集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營中存在的問題，有效評估風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)預(yù)警，提升內(nèi)控監(jiān)督評價(jià)的效率，讓集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的違規(guī)、舞弊等情況無所遁形，有利于整改、追責(zé)工作的開展。

（五）健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，未來集團(tuán)企業(yè)必須要在保證數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，使用信息數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行內(nèi)控監(jiān)督管理。同時(shí)也可以使用信息技術(shù)來對各項(xiàng)行為進(jìn)行評估，從而提前制定出對應(yīng)的管理規(guī)章制度與監(jiān)督管理方式，對員工以及領(lǐng)導(dǎo)的行為展開持續(xù)性的日常監(jiān)督。這種監(jiān)督工作往往在后臺開展，因此可以減少員工和領(lǐng)導(dǎo)對監(jiān)督的抵觸感。

具體來說，內(nèi)控監(jiān)督工作分為日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督兩種，日常監(jiān)督主要用于日常員工與領(lǐng)導(dǎo)的工作行為、工作準(zhǔn)確度、工作積極性、工作方向進(jìn)行監(jiān)督，保證工作效率的同時(shí)，避免出現(xiàn)錯(cuò)漏。而專項(xiàng)監(jiān)督則是針對某些較為重要的項(xiàng)目來進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，避免影響集團(tuán)的未來發(fā)展與進(jìn)步。

五、結(jié)束語

隨著全球化、信息化的發(fā)展步伐逐漸到來，集團(tuán)企業(yè)未來開展內(nèi)部控制工作的過程中，必須要積極使用信息化技術(shù)來對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管理。無論是大數(shù)據(jù)技術(shù)還是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只要對集團(tuán)未來發(fā)展存在好處，都需要積極利用并且嘗試。集團(tuán)企業(yè)未來依舊需要面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)的影響，而使用信息化技術(shù)開展內(nèi)部控制之后，可以有效控制風(fēng)險(xiǎn)數(shù)量以及風(fēng)險(xiǎn)覆蓋范圍，從而維護(hù)集團(tuán)的健康穩(wěn)定發(fā)展。