王琪

（淄博市淄川實驗中學，山東 淄博 255100）

一、財務報銷流程再造概述

財務報銷流程再造是業(yè)務流程再造（Business Process Reengineering，BPR）理論在財務報銷領域中的應用，其核心理念是擺脫多人工、高重復的財務核算模式，融入現(xiàn)代信息化手段，借助多元化信息平臺，對財務報銷流程進行重新設計和變革，以降低財務運行成本，提高財務核算的準確性和教職員工的財務滿意度，最終實現(xiàn)財務的高效益運轉(zhuǎn)[1]。

二、財務報銷流程再造設計

財務報銷流程再造的基礎是信息化平臺的集成與建設，財務報銷系統(tǒng)的信息化集成包括財務報銷系統(tǒng)、政府采購云平臺、差旅商務平臺、OCR技術平臺、發(fā)票查驗平臺、在線答疑交流平臺、電子簽名系統(tǒng)、公務卡交互系統(tǒng)、銀校互聯(lián)系統(tǒng)。該信息化集成中，財務報銷系統(tǒng)處于核心地位，其余為財務報銷系統(tǒng)順利運行的輔助系統(tǒng)，具體構(gòu)思設計如下。

（一）網(wǎng)上采購

在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生之初，報銷人員可以利用政府采購云平臺、差旅商務平臺與財務報銷系統(tǒng)的集成，直接在財務報銷系統(tǒng)中進行相關的采購業(yè)務。比如，報銷人員在接到外出培訓的通知時，可以自行登錄財務報銷系統(tǒng)，借助差旅商務平臺，網(wǎng)上填制出差申請單，隨時隨地發(fā)出出差申請，并可以實時跟蹤審批詳情，這樣，報銷人員可避免僅就出差申請單往返領導辦公室簽字的情形。出差申請得到批準后，報銷人員可以在財務報銷系統(tǒng)中進行車票、酒店、餐飲館的預定，無須登錄其他網(wǎng)站進行差旅采購的相關預定。同時，公務卡支付功能的開通可解決線下有些采購不能使用公務卡結(jié)算、報銷人員需自己墊付現(xiàn)金的問題。

（二）網(wǎng)上填制、識別單據(jù)

財務報銷系統(tǒng)中的模塊設置可以按照經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和種類進行分類，具體如差旅費報銷模塊、培訓費報銷模塊、辦公費報銷模塊等，在每個模塊中預先設定相應的報銷制度、報銷指南路徑和填制樣本，開設歷史報銷票據(jù)的信息查詢功能，導入規(guī)范粘貼單據(jù)的講解視頻。這樣，在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生之時，報銷人員可以預先登陸財務報銷系統(tǒng)查詢相應的制度要求，明確報銷標準、發(fā)票要求、所需附件類型，做到心中有數(shù)，在填制報銷單據(jù)時，可以參照樣本或具體的歷史報銷票據(jù)進行填制[2]。財務報銷系統(tǒng)中引入的OCR（Optical Character Recognition）技術，通過掃描、拍照，可以實現(xiàn)對票據(jù)的自動識別、讀取和存儲功能，可提高后續(xù)財務結(jié)算和記賬的效率和準確率[3]。同時，OCR平臺還可以將提取的發(fā)票代碼、發(fā)票專用章等信息自動上傳至稅務系統(tǒng)的發(fā)票查驗平臺中，查驗平臺對發(fā)票的真?zhèn)芜M行實時驗證并同步反饋驗證結(jié)果。

（三）網(wǎng)上“審核+審簽”

借助財務報銷系統(tǒng)中開設的審核功能，財務人員可以依據(jù)財務制度對系統(tǒng)中的待報銷事項進行審核，包括票據(jù)填制是否規(guī)范、報銷金額是否超標、附件是否符合要求、發(fā)票是否偽造等，同時可以借助在線答疑交流平臺對不明確的地方進行詢問、請示。如果票據(jù)存在問題，財務人員可以進行網(wǎng)上退單，并提出修改完善意見，票據(jù)便可自動退到“網(wǎng)上填制、識別單據(jù)”環(huán)節(jié)，報銷人員據(jù)此完善票據(jù)信息后，財務人員再次進行網(wǎng)上審核，最終審核無誤后，待報銷票據(jù)自動進入待審簽環(huán)節(jié)。待審簽環(huán)節(jié)中，可以依托電子簽名系統(tǒng)，在財務報銷系統(tǒng)中設置審批流程，明確審批權限。待報銷的票據(jù)進入審批流程后，財務報銷系統(tǒng)自動逐級向有審批權限的領導發(fā)出待審批的消息提醒，審批領導可以在自身權限范圍內(nèi)對待審批事項進行詢問、提出意見或建議，待無疑義后進行本級簽批。

（四）網(wǎng)上結(jié)算

在銀校互聯(lián)模式下，財務報銷系統(tǒng)可與開戶銀行的業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接。網(wǎng)上審簽環(huán)節(jié)完成后，報銷人員將待報銷的紙質(zhì)票據(jù)交到財務科辦公室，財務人員將其與財務報銷系統(tǒng)中的電子票據(jù)進行核實，核實無誤后，待支付信息可以自動傳遞到銀行的業(yè)務系統(tǒng)中，實現(xiàn)在線支付。在線支付完成后，財務人員可登錄網(wǎng)上銀行，自行打印銀行回單，及時完成記賬。

三、財務報銷流程再造效果分析

（一）財務報銷流程再造將實現(xiàn)財務報銷的高效性

財務報銷流程再造利用信息化技術，依托多元化平臺，將財務報銷由線下轉(zhuǎn)移到線上、由依靠人工完成轉(zhuǎn)變成依靠信息技術完成。財務報銷系統(tǒng)中開設的歷史報銷票據(jù)的查詢功能，報銷人員在填制新的報銷單據(jù)時可以隨時隨地進行參考借鑒，對不明確或遺忘的地方通過自行查閱制度、歷史單據(jù)解決。通過網(wǎng)上查閱粘貼單據(jù)的講解視頻，報銷人員可以自主完成單據(jù)整理工作，可有效減少對財務人員時間上的低效益占用。借助OCR技術，財務人員無須再人工登陸查驗平臺、手工錄入發(fā)票代碼等信息，對于查不到的發(fā)票也無須電話請求稅務局幫忙核驗，系統(tǒng)的自動驗證將會提高財務運行效率、降低差錯風險。網(wǎng)上“審核+審簽”待報銷票據(jù)的實施，可有效避免報銷人員反復往返于財務科、各級領導辦公室之間審核、簽字情形的出現(xiàn)。

同時，財務報銷手機APP的應用將會打破時間空間的限制，財務人員在忙碌時節(jié)可以實現(xiàn)集中審核，節(jié)約財務時間，領導人外出時也可以對緊急事項進行審簽，保證工作順利推進。在線支付的實施使得系統(tǒng)自動識別待支付金額，避免了反復重開支票現(xiàn)象的發(fā)生。銀行回單的網(wǎng)上打印，可有效解決出納跑去銀行人工打印回單帶來的財務支付附件滯后、后續(xù)逐筆添加銀行回單的問題，減少了財務人員的時間耗費。財務報銷流程再造將會極大縮短整個財務報銷流程、顯著提升財務報銷效率[4]。

（二）財務報銷流程再造將推動財務建設的信息化

財務報銷流程再造依托互聯(lián)網(wǎng)技術，可實現(xiàn)系統(tǒng)外網(wǎng)與財務內(nèi)網(wǎng)的有效融合，打破信息資源的割裂狀態(tài)，促進數(shù)據(jù)信息的流通與共享，比如利用多元化平臺的智能集成，報銷人員和財務人員僅僅在財務報銷系統(tǒng)中就可以分別完成差旅商品的采購和發(fā)票的自動查驗、在線結(jié)算支付，無須逐個登陸外網(wǎng)進行相關操作。財務報銷系統(tǒng)對財務制度、報銷指南、講解視頻等單元的集中設置，將打破財務制度信息閉塞的狀態(tài)，充分實現(xiàn)財務資訊的共享。在財務報銷系統(tǒng)中，從經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生之初直至整個報銷流程的結(jié)束，財務信息只需被采集一次便可實現(xiàn)后續(xù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)共享，信息通道的打通，將極大提高財務核算的準確率。同時，財務報銷系統(tǒng)對發(fā)生的每一筆經(jīng)濟業(yè)務進行實時記錄，報銷人員可以實現(xiàn)對單據(jù)的實時跟蹤，單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中自動形成了信息流，報銷人員可隨時隨地掌握待報銷單據(jù)在各個環(huán)節(jié)中的反饋信息，信息查詢既方便又快捷。

（三）財務報銷流程再造將提高內(nèi)控機制的嚴密性

財務報銷流程再造將有利于風險評估體系的建立健全，可以有效規(guī)避內(nèi)部控制的潛在風險。結(jié)合云計算技術，財務報銷系統(tǒng)可以對財務報銷數(shù)據(jù)進行自動管理，對潛在的財務風險進行評估分析，自動形成具有一定規(guī)律的風險特征，財務人員可以依據(jù)該風險特征制定相應的應對措施，在風險不慎發(fā)生時，相關人員可以迅速做出反應，最大程度降低財務風險帶來的損失。財務報銷流程再造將實現(xiàn)對預算的實時控制，在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生之前，報銷人員可以進行預算模擬測試，在財務報銷系統(tǒng)中錄入虛擬支出，系統(tǒng)則依據(jù)經(jīng)濟分類自動與年初已錄入的預算指標進行分析比對，對超預算支出和無預算支出發(fā)出預警，事前將報銷支出控制在合理范圍內(nèi)。財務報銷流程再造將強化財務內(nèi)部的監(jiān)督與監(jiān)測，利用大數(shù)據(jù)技術的分析比對功能，財務人員可以及時發(fā)現(xiàn)財務差錯，以對公支付結(jié)算為例，通過在線讀取報銷金額，財務報銷系統(tǒng)的在線支付功能將有效避免付款金額的錯誤或重復付款情況的出現(xiàn)，很大程度上會降低賬實不符的風險。

（四）財務報銷流程再造將推動管理會計的實踐化

財務報銷流程再造將打破時空限制，財務人員可以利用多種工具方法對實時共享的數(shù)據(jù)信息進行分析與整理，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)對業(yè)務決策的指導，財務分析的重要性將會在戰(zhàn)略管理中凸顯出來，有利于國有資源的有效配置。同時，財務報銷系統(tǒng)在對費用支出實現(xiàn)自動橫向分析比較的基礎上，也將會實現(xiàn)與歷史支出數(shù)據(jù)的比對，有利于財務人員把握成本支出趨勢，可以為管理者制定目標提供有力的數(shù)據(jù)支撐，進而實現(xiàn)對成本的科學控制，提高財政資金的使用效益。財務報銷流程再造下，重復性的財務工作被計算機取代，這將為財務人員的順利轉(zhuǎn)型提供前提條件，有利于財務人員實現(xiàn)從會計核算人員向會計管理人員的轉(zhuǎn)變，更進一步可以實現(xiàn)從會計到財務負責人再到財務分管領導的職業(yè)發(fā)展[5]。

四、財務報銷流程再造實施建議

（一）強化組織保障

財務報銷流程再造是數(shù)字化校園建設的重要組成部分，其順利實施離不開強有力的組織保障。單位應當成立財務信息化建設領導小組，由校長擔任組長、副校長擔任副組長、財務人員和各科室主任擔任成員，負責組織和領導財務信息化建設的落實。在組織實施財務信息化之前，學?！耙话咽帧睉斒紫绒D(zhuǎn)變思維理念，提高財務數(shù)據(jù)對決策重要性的認知，以戰(zhàn)略眼光看待財務管理工作，將財務管理視為單位管理的重要組成部分，在財務報銷中積極推動信息技術的充分融入。其次校長要加強思想引導，財務信息化的引入涉及管理權限的重劃與調(diào)整，勢必影響到某些科室主任的個人利益[6]，應對其著重加強引導，使其服從大局。在財務信息化建設領導小組成員思想得到統(tǒng)一后，學校要加強宣傳，引導其他教職員工轉(zhuǎn)變財務報銷理念，以開放的姿態(tài)接受先進的管理理念，逐步推進財務報銷流程再造的實施。最后學校要加強各科室間的協(xié)調(diào)配合，對其進行統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的信息平臺、使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換中心、采用統(tǒng)一的財務管理軟件以及信息編碼標準，保證數(shù)據(jù)得以順利傳輸，促進財務信息資源的整合。

（二）強化技術支撐

財務報銷流程再造是多元化平臺的智能集成，其順利運行離不開信息技術的支撐。中小學校應當積極調(diào)研，選取既能熟練掌握信息技術又能熟知財務知識的信息平臺開發(fā)商進行平臺的研究與開發(fā)。在財務軟件的研發(fā)階段，單位應當與技術人員充分溝通，對單位廣大教職員工的信息技術水平和財務收支特點進行說明，便于技術人員依據(jù)單位現(xiàn)狀及未來可能的需求設置財務報銷系統(tǒng)的主界面，主界面應當簡潔明了，便于日后財務人員與廣大非財務人員的順利操作。同時，在這個多元化平臺中，教職員工為開展業(yè)務需要隨時切換財務內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，數(shù)據(jù)的交互使財務信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)，因此，技術人員既要安裝防火墻軟件，防止黑客、木馬以及病毒的肆意侵入，又要安裝防水墻系統(tǒng)，防止財務信息從內(nèi)部泄露，通過“兩道墻”的雙重保護，確保財務信息的安全可靠。在財務軟件的運行階段，操作人員應當及時反饋系統(tǒng)存在的問題或者可以進一步優(yōu)化的意見，技術人員據(jù)此進行軟件的再設置，同時，技術人員要不斷進行系統(tǒng)的更新?lián)Q代與升級，升級過程中做好信息的防護，避免財務信息失真。

（三）強化資金支持

財務報銷流程再造是一項巨大的工程，需要耗費大量的財力。從調(diào)研項目、交流學習、考察開發(fā)商、機構(gòu)整合到系統(tǒng)軟件、配套硬件設備的購入，再到財務報銷系統(tǒng)的試運行、廣大教職工的培訓、后期運維與更新?lián)Q代等，財務報銷流程再造無不需要資金做后盾，僅靠撥付的日常公用經(jīng)費難以推行。因此，學校可以向主管部門、財政部門申請專項資金，請求相關部門的支持，以此避免擠占公用經(jīng)費而影響單位的正常運轉(zhuǎn)。專項經(jīng)費下?lián)芎?，學校要嚴格實行專項管理，單設明細科目進行收支核算，規(guī)范支付結(jié)算方式，嚴格控制開支范圍，精打細算，對每一項開支都要求問效。同時，要嚴守財經(jīng)紀律，做到教學業(yè)務經(jīng)費對專項經(jīng)費的“不擠占、不擴面”，杜絕挪用侵吞財務報銷流程再造的專項經(jīng)費，財務信息化建設領導小組和相關部門要不定期對專項經(jīng)費的使用情況進行自查和監(jiān)督，確保專項經(jīng)費花在刀刃上，保障財務報銷流程再造的順利推進。

（四）強化隊伍建設

財務報銷流程的再造離不開高素質(zhì)的人才隊伍。首先，應該擴大財務人員規(guī)模，招錄會計專業(yè)人才，合理安排人員配置，安排專人對財務報銷流程再造進行研究，參與財務報銷流程再造的調(diào)研工作，為財務報銷流程再造的實施提供充足的人力資源。其次，設置財務報銷助理，基層學校的財務人員除財務報銷工作外，往往還有諸如預決算編制、工資調(diào)整、社保金繳納等其他工作事項，工作任務重、工作壓力大，缺乏充足的時間向報銷人員解讀財務報銷流程再造中的具體政策等，此時財務報銷助理便可發(fā)揮橋梁作用，既能為報銷人員答疑解惑又能減輕財務人員的工作量，有效緩解了報銷人員和財務人員之間的矛盾。最后，加強培訓，提高財務人員信息技術的應用水平，財務人員不僅要掌握軟件操作的基本知識，更要提高利用系統(tǒng)軟件反饋的數(shù)據(jù)進行進一步財務分析、決策的能力，促使財務人員向復合型人才發(fā)展，同時，加強全體教職員工的培訓，引導下載手機智能APP，提升其運用PC端和手機移動端進行網(wǎng)上報銷的能力。