馬愛萍

（山東省東營市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，東營 257000）

引 言

人力資源檔案的數(shù)字化管理是當(dāng)今時代技術(shù)發(fā)展的一個要求，事業(yè)單位檔案在進(jìn)行日常的運(yùn)行維護(hù)中，要強(qiáng)調(diào)對檔案信息化管理重要性的認(rèn)識，積極引導(dǎo)并學(xué)習(xí)把握現(xiàn)在最新的數(shù)字化檔案管理技術(shù)趨勢，貫徹實(shí)施科學(xué)文化發(fā)展觀，使檔案工作的管理更符合當(dāng)代國家管理的客觀要求，也應(yīng)進(jìn)行科學(xué)化，人性化建設(shè)與規(guī)范化管理建設(shè)。

一、人力資源檔案管理數(shù)字化的重要作用

隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，特別是現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用的普及，各行各業(yè)的生產(chǎn)和工作環(huán)境及工作的整體效率都發(fā)生了深刻的變化。公共機(jī)構(gòu)的人力資源檔案管理方法也在不斷與時俱進(jìn)，大力發(fā)展數(shù)字化的管理模式，不僅可以大大節(jié)省辦公室勞動，而且可以有效提高辦公室工作效率?？偟膩碚f，人力資源檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要作用主要體現(xiàn)在以下三個方面。

（一）數(shù)字化檔案管理新模式有利于進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)的利用率

目前，我國絕大多數(shù)的政府機(jī)構(gòu)基本上都在應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案存儲和管理模式，這主要是一種紙質(zhì)文件形式的檔案管理模式，在特定時期發(fā)揮了重要作用。但近年來，隨著全國行政機(jī)構(gòu)總數(shù)的不斷增加，人力資源檔案單位的人員數(shù)量自然逐年增加，人力資源檔案的存儲空間有限，這導(dǎo)致公共機(jī)構(gòu)的大部分紙質(zhì)檔案沒有多余的存儲空間。同時，過多的文件也給文件的搜索和進(jìn)一步使用帶來了許多問題。如果公共機(jī)構(gòu)建立的人力資源檔案全部進(jìn)行數(shù)字化管理和維護(hù)，就相當(dāng)于將所有人員的信息檔案完全存儲在同一個空間網(wǎng)絡(luò)中，這不僅大大減輕了日常管理和檔案保護(hù)的行政負(fù)擔(dān)，同時也使人力資源檔案的管理和使用過程更加簡單、方便、快捷，大大提高了人才檔案信息使用的整體效率。

（二）數(shù)字化管理能夠提高經(jīng)濟(jì)效益

在傳統(tǒng)的文件管理模式下，文件數(shù)量大，辦公模塊落后，甚至有些文件需要多次拷貝才能存儲。在多份復(fù)印的過程中會消耗大量紙張，增加了辦公室的成本。數(shù)字化管理模式實(shí)施后，檔案的存儲由計(jì)算機(jī)管理，如果登記過程中出現(xiàn)錯誤，可以直接通過計(jì)算機(jī)后臺進(jìn)行編輯，節(jié)省了復(fù)印紙，同時也大大提高了檔案的管理時間，使檔案的管理能夠獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）數(shù)字化管理能夠有效提高辦公效率

采用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可確保所有檔案及時歸檔，從而提高檔案管理的效率，如有需要查閱檔案，可隨時翻譯所需檔案，從而提高人事管理的效率。單位人事檔案管理的一個特點(diǎn)是人員總數(shù)多，需要管理的人員多，人員更替率高，隨時做好退休、離職和流動的準(zhǔn)備，需要及時更新檔案，不斷確保檔案的有效性。人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)施后，檔案工作方式發(fā)生了重大變化，包括檔案和檔案的存取更加快捷，并通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時控制存取，大大提高了行政單位的工作效率。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀概述

（一）事業(yè)單位人力資源管理創(chuàng)新進(jìn)程緩慢

新時期，事業(yè)單位不斷加快改革步伐，在改革的大背景下激發(fā)了很多活力，同時人力資源管理過程中面臨的許多問題也逐漸暴露出來。為了更好、更快地解決問題，事業(yè)單位管理部門有必要積極采取一些相應(yīng)的改革措施，從完善管理機(jī)制、管理服務(wù)手段、創(chuàng)新管理模式等方面改變傳統(tǒng)的管理思路，創(chuàng)新人才崗位配置、職稱命名管理、電子檔案管理技術(shù)等，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)更好更快的人力資源市場綜合管理，有效提高綜合管理水平。但事實(shí)上，目前由于事業(yè)單位人事部門及其內(nèi)部管理的系統(tǒng)機(jī)制相對簡單復(fù)雜，整個管理運(yùn)作過程并不十分清晰，在長期以市場為導(dǎo)向的持續(xù)經(jīng)營管理過程中，形成了一套管理重、管理多樣化、效率低下的人力資源管理體系模式，導(dǎo)致整個人力資源行業(yè)管理部門創(chuàng)新機(jī)制的能力相對較弱，體制和模式的改革進(jìn)程相對緩慢，與當(dāng)前社會事業(yè)單位的內(nèi)部發(fā)展?fàn)顩r并不真正相符，這一過程將進(jìn)一步影響事業(yè)單位人力資源管理的效率和質(zhì)量。

（二）考核機(jī)制不健全

事業(yè)單位員工綜合評價也是事業(yè)單位人力資源管理評價的重要內(nèi)容。在實(shí)際實(shí)施人力資源質(zhì)量日常管理等工作活動中，為了有效、充分地調(diào)動各單位員工提高工作績效的積極性，發(fā)揮崗位工作管理的作用，有必要對每一名員工進(jìn)行適當(dāng)、有效的評價，全面評估員工的實(shí)際表現(xiàn)，對員工進(jìn)行客觀、全面的自我評估，對年度表現(xiàn)良好的優(yōu)秀員工給予相應(yīng)級別的獎勵。從內(nèi)部人力資源體制改革和調(diào)整現(xiàn)有所屬機(jī)構(gòu)內(nèi)部現(xiàn)狀來看，雖然各單位在人員招聘、資金收入分配、人才培養(yǎng)、人才待遇分配制度等方面來看，調(diào)整創(chuàng)新的力度并不大，當(dāng)前事業(yè)單位沒有完善的人力資源綜合評價機(jī)制。無論是單位內(nèi)部，員工績效和薪酬考核、獎懲機(jī)制和制定，還是內(nèi)部支持管理的措施，都存在一定的滯后，無法形成現(xiàn)代工作制度。在傳統(tǒng)工作績效評估量化管理模式的約束下，工作人員的積極性在實(shí)踐中無法進(jìn)一步被激發(fā)，導(dǎo)致人力資源的極大浪費(fèi)，這也將對公共機(jī)構(gòu)的管理產(chǎn)生很大影響，因此應(yīng)采取措施有效應(yīng)對。

（三）缺乏必要的保障機(jī)制

通過研究，事業(yè)單位已經(jīng)逐步構(gòu)建了一個相對完整、完善、科學(xué)適用的量化評價和人文素質(zhì)評價機(jī)制，完善、有效、合理的有效流動機(jī)制，確保政策和流動機(jī)制能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)有效配置，健康、有序、穩(wěn)定、合理、高效地流動。事業(yè)單位與人才之間快速、固定的人力資源，確保所有中高級技術(shù)人才能夠順利、高效地分配，適用于其在事業(yè)單位中相應(yīng)的專業(yè)崗位。但同時，如果想從事業(yè)單位的角度考慮其當(dāng)前發(fā)展的事業(yè)單位形勢，因?yàn)樗仨毷艿狡渌恍﹥?nèi)部因素和許多外部因素的直接影響，所以沒有通過加快構(gòu)建相對完善和靈活的激勵和保障機(jī)制來調(diào)整事業(yè)單位的工資，這對社會人才的流動和人才資源的配置造成相當(dāng)多的障礙。目前，許多基層機(jī)構(gòu)在目前可以制定的人力資源政治保障運(yùn)行機(jī)制方面還比較落后和保守，內(nèi)容不夠豐富和全面，其中一些內(nèi)容不適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位行政管理體制改革后的實(shí)際政策需要，無法應(yīng)用于與現(xiàn)代人力資源管理有效銜接。在這個時代的影響下，許多單位的員工在各自的工作場所并不積極，他們的工作實(shí)踐能力也受到了一定程度的影響。此外，事業(yè)單位在適應(yīng)人才優(yōu)化配置計(jì)劃的過程中不可避免地會面臨較大的工作風(fēng)險，導(dǎo)致事業(yè)單位人才配置管理計(jì)劃缺乏靈活性和高流動性。

三、事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)字化的管理及措施

（一）完善相關(guān)管理制度

為推動事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化發(fā)展，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，充分認(rèn)識數(shù)字化管理的積極意義，加大資源投入，聘請專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，豐富人力資源檔案管理系統(tǒng)的功能，加強(qiáng)對各關(guān)鍵點(diǎn)的實(shí)施監(jiān)督和控制，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，提高人力資源檔案管理水平。一個完善的科學(xué)管理體系可以為人力資源檔案數(shù)字化管理提供科學(xué)的理論基礎(chǔ)，各機(jī)構(gòu)也應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)條件和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)工作更加規(guī)范合理。管理人員有違法違規(guī)記錄的，應(yīng)當(dāng)及時向事業(yè)單位主管部門負(fù)責(zé)的單位報告，并承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。通過這種特殊的記錄方式，所有人力資源檔案管理人員都能充分認(rèn)識到對人力資源檔案進(jìn)行監(jiān)督管理的積極意義，自覺、積極地落實(shí)數(shù)字化管理的重點(diǎn)。另外，利用科學(xué)完善的人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以使人力資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)有序進(jìn)行，也可以大大提高人力資源檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用

在人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)中，還要做好總體規(guī)劃、硬件設(shè)施的選擇、軟件系統(tǒng)開發(fā)和安全管理。任何工作都應(yīng)根據(jù)公共機(jī)構(gòu)的實(shí)際發(fā)展情況和人力資源檔案管理的要求進(jìn)行。首先，技術(shù)人員應(yīng)建立一個專業(yè)的人力資源檔案管理信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有可擴(kuò)展功能和在線擴(kuò)展功能，以確保滿足檔案變更的需要，提高系統(tǒng)的可靠性。技術(shù)人員可以使用光盤陣列產(chǎn)品進(jìn)行在線軟件系統(tǒng)更新，并使用圖形管理界面使維護(hù)更加方便。其次，事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)字化管理作為一個復(fù)雜的系統(tǒng)，是一項(xiàng)重要的日常工作內(nèi)容。對于人力資源檔案中的各種信息，必須進(jìn)行實(shí)時共享。在推進(jìn)國家信息系統(tǒng)人力資源檔案管理規(guī)范化的過程中，必須做好服務(wù)器管理工作，明確查詢權(quán)限級別的限制，不具備權(quán)限級別的人員不得瀏覽人力資源檔案的內(nèi)容，以避免從文件中泄露信息。此外，還要做好人力資源檔案的價值分析。對于高度重要的文件信息，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)入系統(tǒng)。對于重要性較低的文件信息，可以最后插入。在輸入人力資源檔案中的信息之前，還應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的檢查工作，以確保人力資源檔案中的信息內(nèi)容科學(xué)準(zhǔn)確，避免信息錯誤的問題。

（三）強(qiáng)化專業(yè)人才培養(yǎng)

要提高檔案管理的信息化水平，管理人員不僅要承擔(dān)責(zé)任，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠在日常工作中靈活有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)。單位工作人員要積極加大檔案人才培養(yǎng)力度，包括把推進(jìn)人力資源檔案數(shù)字化作為組織技能培訓(xùn)的主要內(nèi)容，及時準(zhǔn)確地向單位和檔案管理人員傳授信息化相關(guān)理論和工作技能，使其員工能夠快速、順利地完成任務(wù)，為我國信息化和人力資源管理人才提供全面、有序的培訓(xùn)。此外，在單位工作的工作人員還應(yīng)注重強(qiáng)化基層人力資源檔案管理人員等綜合素質(zhì)，使他們更好地了解自己的職責(zé)，積極主動地將其融入日常工作交往中，自覺主動地限制檔案，以便為其單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）完善銜接

在社會時期形勢和環(huán)境下，面向事業(yè)單位行政工作和人事管理的多功能計(jì)算機(jī)數(shù)字化綜合檔案系統(tǒng)，信息化的行政管理系統(tǒng)必須能夠與其他各部門的辦公管理信息自動化和服務(wù)集成系統(tǒng)緊密結(jié)合使用，從設(shè)計(jì)到使用，應(yīng)特別注意每個系統(tǒng)的各種實(shí)際過程和實(shí)踐活動，開發(fā)和應(yīng)用方案。增加了檔案的動態(tài)管理、查詢和服務(wù)集成功能，確保各系統(tǒng)中不同類型單位的檔案資源信息系統(tǒng)平臺與各項(xiàng)業(yè)務(wù)的真實(shí)有效銜接。事業(yè)單位部門要繼續(xù)加強(qiáng)對數(shù)字化信息檔案業(yè)務(wù)、電子管理和信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)信息需求點(diǎn)深入、全面跟蹤、研究、分析和驗(yàn)證，全面調(diào)查了解情況和數(shù)據(jù)，按照上級規(guī)定的程序，認(rèn)真對本部門現(xiàn)有電子網(wǎng)絡(luò)綜合信息化管理相關(guān)工作體系的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行動態(tài)、定期、實(shí)時的檢查、調(diào)整或更新，確保本部門網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)數(shù)字化、綜合信息系統(tǒng)檔案、數(shù)字化信息管理信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流程在嚴(yán)格符合科學(xué)軌道要求的平臺上有效、安全、規(guī)范地運(yùn)行，管理技術(shù)在電子檔案信息系統(tǒng)中的應(yīng)用，為提高整體效率和質(zhì)量水平提供強(qiáng)有力的技術(shù)體系保障。

（五）設(shè)立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

各機(jī)構(gòu)必須形成系統(tǒng)、全面、科學(xué)、嚴(yán)密的管理和協(xié)調(diào)機(jī)制，建立有效、合理、完善的現(xiàn)代檔案管理體制，加強(qiáng)組織對全體檔案管理人員言行的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，規(guī)范全體檔案管理人員的職業(yè)行為，加強(qiáng)對各級基層檔案管理人員言行的引導(dǎo)和管理。事業(yè)單位檔案管理部門必須重視加強(qiáng)對全體檔案管理人員創(chuàng)新實(shí)踐意識、技能和長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)意識的全面培訓(xùn)，創(chuàng)新基礎(chǔ)檔案的管理和應(yīng)用方式，提高應(yīng)用和事業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作效率。將檔案規(guī)范化管理的相關(guān)職責(zé)落實(shí)到具體個人，確保檔案管理的良好和工作成果的質(zhì)量。此外，通過統(tǒng)一配置一系列先進(jìn)、全面的檔案信息服務(wù)智能監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備，用于檔案服務(wù)部門的企業(yè)管理，要定期對各類檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的知識，為光盤、視頻資料等電子檔案管理服務(wù)提供輔助技術(shù)，更好、更有效地服務(wù)于基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)管理中心的工作。此外，還應(yīng)不斷完善相關(guān)的管理機(jī)制以及管理策略，制定出科學(xué)、合理的管理策略，為事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展創(chuàng)建良好的保障。

結(jié) 語

總之，隨著信息時代的到來及新一代信息技術(shù)產(chǎn)品的日益全面發(fā)展，事業(yè)單位自身的檔案管理部門走向檔案數(shù)字化管理發(fā)展之道路無疑是一項(xiàng)必然性選擇，能夠有效地提高檔案規(guī)范化管理隊(duì)伍的實(shí)際工作使用效率，同時為事業(yè)單位工作的健康發(fā)展和創(chuàng)造帶來更大社會效益，也能真正充分有效發(fā)揮數(shù)字檔案載體的綜合使用管理價值，促進(jìn)數(shù)字檔案載體管理和工作模式的創(chuàng)新長效發(fā)展。新時代形勢環(huán)境下，各級事業(yè)單位檔案管理人員要不斷積極探究改進(jìn)和研究創(chuàng)新的數(shù)字化電子檔案技術(shù)管理實(shí)施策略，通過積極創(chuàng)建應(yīng)用系統(tǒng)、加強(qiáng)規(guī)范文書數(shù)據(jù)處理、優(yōu)化應(yīng)用系統(tǒng)性能配置及建立完善信息連接體系等措施，以確保我國數(shù)字化文書檔案信息技術(shù)管理實(shí)踐的科學(xué)持續(xù)性快速發(fā)展。