文/中國鐵路成都局集團(tuán)有限公司 陳曉來

2012年12月，國家檔案局出臺《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱“10號令”）。2019年6月，原中國鐵路總公司（現(xiàn)國鐵集團(tuán)）印發(fā)《中國鐵路總公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（鐵總檔史〔2019〕98號，以下簡稱“98號文”），并啟動了所屬各鐵路局集團(tuán)公司的編制工作。目前，18個(gè)鐵路局集團(tuán)公司的編制工作已接近尾聲，下一階段的站段級單位編制工作即將拉開序幕。

一、鐵路企業(yè)編制工作的意義

準(zhǔn)確編制鐵路企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表，無論于企業(yè)檔案工作還是整個(gè)企業(yè)而言，都具有里程碑式的意義。

（一）就法規(guī)貫徹落實(shí)層面而言?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)依法健全檔案管理制度；DA/T 42—2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定，企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表；按照國家檔案局關(guān)于貫徹實(shí)施《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的通知要求，境內(nèi)各類企業(yè)都應(yīng)編制本企業(yè)的文件材料歸檔范圍和保管期限表。因此，做好鐵路企業(yè)的編制工作，是貫徹落實(shí)檔案相關(guān)法規(guī)、完善企業(yè)檔案管理制度的必然要求和有效舉措。

（二）就企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展層面而言。鐵路企業(yè)檔案是鐵路資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)部控制、健全各項(xiàng)管理、依法規(guī)范經(jīng)營的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，是承載企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。規(guī)范編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表，能有效保證歸檔內(nèi)容的齊全完備，對維護(hù)鐵路企業(yè)檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確和加強(qiáng)鐵路企業(yè)檔案資源建設(shè)具有重要作用。

（三）就檔案工作實(shí)操層面而言。以往的文書檔案保管期限表，多數(shù)僅對歸檔內(nèi)容簡單進(jìn)行歸納展現(xiàn)，很少明確羅列出具體歸檔項(xiàng)點(diǎn)導(dǎo)致各部門歸檔人員難以直接比對使用。同時(shí)，由于歸檔人員的理解差異，對同一項(xiàng)內(nèi)容的歸檔判斷也往往千差萬別、不夠準(zhǔn)確。通過編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表，對歸檔內(nèi)容進(jìn)行深度細(xì)化和適當(dāng)歸納，歸檔業(yè)務(wù)部門可直接對照表中項(xiàng)目開展歸檔判定和期限劃分。編制工作不僅為企業(yè)文件材料歸檔提供了根本性依據(jù)，更能有效提高歸檔操作流程的質(zhì)效。

二、鐵路企業(yè)編制工作的相關(guān)背景

近年來，鐵路系統(tǒng)經(jīng)歷了頻繁而復(fù)雜的體制與機(jī)構(gòu)改革，工作職能和業(yè)務(wù)范圍隨之發(fā)生較大變化。從早期的行政管理單位鐵道部、鐵路局，到企業(yè)化改革后的中國鐵路總公司、鐵路局，再到如今市場化運(yùn)營管理的國鐵集團(tuán)、鐵路局集團(tuán)公司，鐵路檔案管理工作在模式和內(nèi)容上都發(fā)生了巨大變化。

（一）鐵路企業(yè)檔案管理工作體系。鐵路系統(tǒng)規(guī)模龐大，就國鐵系統(tǒng)而言，主要由國鐵集團(tuán)、鐵路局集團(tuán)公司、站段、車間、工區(qū)五級機(jī)構(gòu)自上而下構(gòu)成。鐵路檔案工作遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，國鐵集團(tuán)、鐵路局集團(tuán)公司、站段三級機(jī)構(gòu)均為獨(dú)立的立檔單位，分別負(fù)責(zé)本級的檔案管理工作，承擔(dān)本單位的編制任務(wù)。

由于鐵路行業(yè)的特殊性，在檔案管理、分類等方面，并未徹底脫離原有的機(jī)關(guān)檔案管理模式?，F(xiàn)行的鐵路企業(yè)檔案工作既延續(xù)了機(jī)關(guān)式的管理方式，也形成了企業(yè)化的發(fā)展趨勢。鐵路局集團(tuán)公司作為組織機(jī)構(gòu)中承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其檔案工作具備較強(qiáng)的代表性和綜合性。

（二）鐵路企業(yè)文件材料歸檔工作情況。編制工作最終服務(wù)于文件材料歸檔，要做好鐵路企業(yè)的編制工作，必須掌握相應(yīng)的文件材料歸檔工作情況。一方面，鐵路行業(yè)體制改革不斷推進(jìn)，促使原鐵路機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理逐步過渡至企業(yè)的文件材料歸檔管理范疇，歸檔工作帶有機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)歸檔文件材料的雙重屬性及特點(diǎn)；另一方面，在獨(dú)立的鐵路立檔單位內(nèi)部，文件材料歸檔工作一般由檔案部門負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、接收、保存、統(tǒng)計(jì)、利用等，各環(huán)節(jié)形成的檔案由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)前期的收集、整理、移交等工作。相應(yīng)地，在文件材料歸檔范圍和保管期限表編制過程中，檔案部門全面負(fù)責(zé)編制工作的組織、指導(dǎo)、審核、匯總和優(yōu)化完善等工作，各業(yè)務(wù)部門從專業(yè)職能角度對具體歸檔內(nèi)容進(jìn)行羅列和梳理。

（三）鐵路企業(yè)編制工作的有關(guān)要求。國家檔案局在“10號令”的實(shí)施中提出，編制工作要考慮機(jī)構(gòu)職責(zé)，國鐵集團(tuán)在“98號文”中也做出了相關(guān)要求。開展編制工作時(shí)，編制人員要以機(jī)構(gòu)職責(zé)為依據(jù)，盡可能全面且詳細(xì)地羅列出履行各項(xiàng)職責(zé)所產(chǎn)生的文件材料，才能盡量確保“應(yīng)歸盡歸”。該工作并非檔案部門一家之事，也非檔案部門一言可定，相關(guān)業(yè)務(wù)部門要充分參與，發(fā)揮本專業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)的水平和作用，對自身形成的文件材料進(jìn)行全面梳理和價(jià)值判斷。檔案工作的最終目的和價(jià)值在于對檔案的利用，因此在編制工作過程中，要以檔案利用為導(dǎo)向，充分調(diào)查研究，全面分析鑒別本單位形成文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，準(zhǔn)確界定歸檔范圍，合理確定保管期限，確保編制效果和質(zhì)量。

三、鐵路企業(yè)編制工作面臨的問題

（一）部門眾多，業(yè)務(wù)領(lǐng)域涉及廣泛。鐵路企業(yè)所涉經(jīng)營業(yè)務(wù)、專業(yè)管理等范圍極廣，各類機(jī)構(gòu)部門眾多，形成的歸檔文件材料內(nèi)容豐富、種類繁雜、數(shù)量巨大。以鐵路局集團(tuán)公司為例，運(yùn)輸生產(chǎn)部門包括客運(yùn)、貨運(yùn)、機(jī)務(wù)、車輛、工務(wù)、供電等，技術(shù)管理部門包括總工、建設(shè)、信息等，經(jīng)營管理部門包括企法、經(jīng)開、計(jì)統(tǒng)等，綜合管理部門包括辦公室、人事、財(cái)務(wù)等，黨群管理部門包括機(jī)關(guān)黨委、宣傳、紀(jì)委、工會等，此外還有各類附屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)等，相關(guān)部門機(jī)構(gòu)總量近40個(gè)。不同部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容千差萬別、各有特點(diǎn)，甚至同一部門內(nèi)不同科室的業(yè)務(wù)類別也相去甚遠(yuǎn)。各業(yè)務(wù)部門不僅涉及領(lǐng)域極廣，其業(yè)務(wù)內(nèi)容的專業(yè)性也極強(qiáng)，由此產(chǎn)生的歸檔文件材料內(nèi)容涵蓋領(lǐng)域全面，所涉對口專業(yè)技術(shù)知識十分復(fù)雜，全面掌握各業(yè)務(wù)部門的歸檔項(xiàng)點(diǎn)難度極大。

（二）編制人員配備不足，檔案專業(yè)能力不強(qiáng)。統(tǒng)籌負(fù)責(zé)編制工作的檔案隊(duì)伍，參與人員往往較少。就鐵路局集團(tuán)公司檔案部門而言，編制工作包含組織、指導(dǎo)、審核、修改、完善、發(fā)文等眾多流程。面對幾十個(gè)歸檔部門的編制工作，往往僅有一、兩名負(fù)責(zé)文件材料歸檔工作的檔案人員牽頭，既要按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成這項(xiàng)業(yè)務(wù)難度高、對檔案業(yè)務(wù)水平要求高的編制任務(wù)，同時(shí)還要負(fù)責(zé)分管的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作，常常難以兼顧。此外，參與編制工作的各業(yè)務(wù)部門人員，檔案業(yè)務(wù)知識經(jīng)驗(yàn)普遍不足。業(yè)務(wù)部門編制人員一般精通本部門業(yè)務(wù)，但缺乏檔案工作思維，很難較完整、準(zhǔn)確地梳理出本部門應(yīng)納入歸檔的內(nèi)容并正確設(shè)定保管期限。移交檔案部門審核的編制表格往往需要大量反復(fù)對接、修改，檔案部門工作人員雖全力溝通完善，但心有余而力不足，造成編制工作推進(jìn)十分困難。

（三）編制審核任務(wù)繁重，修改完善周期較長。鐵路企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)性極強(qiáng)，即使檔案業(yè)務(wù)水平較高、理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員，也難以全面深入掌握各部門的每項(xiàng)業(yè)務(wù)詳情。因此，檔案人員雖能較好從檔案業(yè)務(wù)角度審核、完善各部門的編制內(nèi)容，但難以全面判定其中的業(yè)務(wù)部門專技知識。同時(shí)，一名檔案人員往往需要對接、負(fù)責(zé)近20個(gè)部門的編制工作，反復(fù)指導(dǎo)、審核、修改等壓力巨大。此外，鐵路局集團(tuán)公司的編制工作需面對國鐵集團(tuán)的審核流程，審核未通過不得履行發(fā)文程序。在與上級單位幾輪基本的溝通交流、修改完善后，編制表格還需經(jīng)鐵路專家組初審、復(fù)審、終審等，該過程一般也要耗時(shí)數(shù)月甚至幾年。就鐵路局集團(tuán)公司層面而言，完成本級的編制工作，直至正式發(fā)文，周期至少需要3年時(shí)間。

（四）機(jī)構(gòu)調(diào)整相對頻繁，業(yè)務(wù)更新?lián)Q代較快。近年來，鐵路企業(yè)的生產(chǎn)力布局調(diào)整頻繁，給編制工作帶來了不小挑戰(zhàn)。就國鐵集團(tuán)而言，雖然部門架構(gòu)相對穩(wěn)定，但在編制工作過程中機(jī)構(gòu)職責(zé)難免有所變化，相關(guān)職能對應(yīng)的歸檔項(xiàng)點(diǎn)需據(jù)實(shí)調(diào)整。鐵路局集團(tuán)公司機(jī)關(guān)部門的設(shè)置時(shí)有調(diào)整，編制工作期間，常出現(xiàn)部門設(shè)立、撤銷、整合等情況，編制表格也隨之面臨較大變動。對于站段級單位，除內(nèi)部科室的調(diào)整，也可能遇到立檔單位的撤并，無疑給編制工作帶來直接影響。同時(shí)，由于相關(guān)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)變動，參與編制工作的人員不可避免地調(diào)整變化，也給編制工作的持續(xù)開展帶來巨大困難，無論在工作銜接或是編制經(jīng)驗(yàn)上，都極大影響了編制工作的進(jìn)展。此外，隨著科技發(fā)展和管理變革，鐵路企業(yè)職能、行業(yè)技術(shù)等日新月異，相關(guān)編制內(nèi)容必然隨之更新變化，編制工作難度不斷提升。

四、對鐵路企業(yè)編制工作的思考與建議

筆者參加了國鐵集團(tuán)多次編制工作會議，主要負(fù)責(zé)所在鐵路局集團(tuán)公司的編制工作，并即將主持參與所屬百余家站段級單位的編制審核工作，鑒于多年來的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)與工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，針對鐵路企業(yè)編制工作提出如下建議。

（一）充分調(diào)研摸底，合理制訂方案。于整個(gè)企業(yè)檔案工作而言，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定，是最重要的根本性歸檔制度，為整個(gè)企業(yè)歸檔工作提供綱領(lǐng)性指導(dǎo)。做好鐵路企業(yè)的編制工作，是確保鐵路各級立檔單位歸檔工作規(guī)范開展的必要前提。鐵路企業(yè)應(yīng)高度重視，既要嚴(yán)格貫徹落實(shí)上級對編制工作的有關(guān)要求，又要將檔案專業(yè)知識與單位工作實(shí)際相結(jié)合，還要全面做好編制工作的摸底調(diào)研并加強(qiáng)單位間的業(yè)務(wù)交流，確保編制工作規(guī)范、高質(zhì)、高效開展。

編制工作正式啟動前，檔案部門需提前思考謀劃，結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定一套行之有效的編制工作方案。方案既要梳理編制流程，確保編制工作有序進(jìn)展，又要確定編制方法，保證編制工作方向正確，還要明確編制工作中的重要事項(xiàng)，推動關(guān)鍵點(diǎn)問題得以解決。

（二）組建編制團(tuán)隊(duì)，明確職責(zé)分工。編制團(tuán)隊(duì)是整個(gè)編制工作的核心，其質(zhì)量直接關(guān)乎編制工作的好壞。鐵路企業(yè)應(yīng)組建專門的編制人員隊(duì)伍，以檔案工作人員、部門編制人員為中心，并將相關(guān)負(fù)責(zé)的同志納入，為編制工作提供支持。

整個(gè)編制團(tuán)隊(duì)必須明確職責(zé)分工，建立以檔案工作人員為核心、各部門編制人員參與的編制工作機(jī)制。單位相關(guān)負(fù)責(zé)同志要親自布置把關(guān)、定期過問，研究解決編制工作中的重大問題；檔案部門負(fù)責(zé)人要做好組織協(xié)調(diào)工作，對編制工作總體質(zhì)量負(fù)責(zé)；檔案工作人員具體負(fù)責(zé)編制工作的組織、指導(dǎo)、審核、匯總、報(bào)審等；各部門負(fù)責(zé)人對本部門的編制工作質(zhì)量負(fù)責(zé)；部門編制人員具體負(fù)責(zé)本部門的編制工作。

（三）設(shè)計(jì)編制模板，靈活運(yùn)用調(diào)整。各級鐵路立檔單位和歸檔部門產(chǎn)生的歸檔文件材料，常具備一定的共性和規(guī)律，加之各部門編制人員一般難以準(zhǔn)確把握編制工作尺度，為提高編制工作的實(shí)操性，檔案部門可合理設(shè)計(jì)編制表格模板，對普遍涉及的歸檔項(xiàng)目羅列出大綱，供編制部門結(jié)合自身業(yè)務(wù)比照梳理。編制表格模板應(yīng)盡量全面反映各種綜合性和專業(yè)類項(xiàng)點(diǎn)，以最大程度輔助編制部門準(zhǔn)確比對，合理刪減、增項(xiàng)和歸納。

（四）制訂推進(jìn)計(jì)劃，確保編制質(zhì)量。編制工作的專業(yè)性、系統(tǒng)性、聯(lián)動性強(qiáng)，工作推動存在一定難度，編制單位應(yīng)制訂切實(shí)可行的編制工作推進(jìn)計(jì)劃，主要包含學(xué)習(xí)培訓(xùn)、任務(wù)布置、部門編制、檔案人員審核、部門確認(rèn)、檔案人員匯總完善、上報(bào)審查等內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。編制過程中要嚴(yán)格落實(shí)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，把握好編制原則和要求，充分考慮工作特點(diǎn)，厘清各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，廣泛征求意見建議，結(jié)合文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，全面梳理出細(xì)化類目，準(zhǔn)確界定保管期限，從而保證編制工作質(zhì)量。

五、結(jié)語

鐵路企業(yè)的編制工作，是鐵路檔案工作首當(dāng)其沖的重難點(diǎn)任務(wù)。編制工作并非一勞永逸，隨著機(jī)構(gòu)職能的調(diào)整變化和業(yè)務(wù)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，形成的歸檔文件材料也會相應(yīng)地持續(xù)更新變化。因此，階段性的全面編制工作完成后，文件材料歸檔范圍和保管期限表的修訂完善，也是一項(xiàng)持續(xù)性的常態(tài)化工作。鐵路各級立檔單位既要高度重視、嚴(yán)陣以待，也要結(jié)合科學(xué)方法和工作實(shí)踐，確保該項(xiàng)工作優(yōu)質(zhì)高效開展。