魏士妮

北京大興機(jī)場(chǎng)作為國(guó)家發(fā)展的新“動(dòng)力源”，既是聯(lián)動(dòng)京津冀一體化發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施，又是落實(shí)民航強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略、助力“人民更美好航空出行”的核心載體依托，肩負(fù)著打造“新標(biāo)桿、新國(guó)門(mén)、新引擎”的重?fù)?dān)。在北京大興機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、充分激發(fā)其憑證價(jià)值、信息價(jià)值與數(shù)據(jù)價(jià)值，是推動(dòng)該項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求。為此，北京建設(shè)項(xiàng)目管理總指揮部（以下簡(jiǎn)稱“總指揮部”）謹(jǐn)遵“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的使命職責(zé)，著力打造工程建設(shè)項(xiàng)目檔案領(lǐng)域的示范標(biāo)桿。

一、全局謀劃，就高就嚴(yán)管控工程建設(shè)項(xiàng)目檔案

大興機(jī)場(chǎng)工程從開(kāi)工到建成投運(yùn)歷時(shí)5年有余，工程體量大、建設(shè)周期長(zhǎng)、專業(yè)難度強(qiáng)、投資數(shù)額高，涉及800余個(gè)合同項(xiàng)目和來(lái)自全國(guó)各地200多家總包參建單位，項(xiàng)目產(chǎn)生的文件數(shù)量巨大，歸檔范圍復(fù)雜。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需統(tǒng)籌全局，科學(xué)管理。

首先，統(tǒng)籌規(guī)劃、提前部署檔案管理組織架構(gòu)。總指揮部在項(xiàng)目檔案管理中嚴(yán)格落實(shí)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”要求，堅(jiān)持“就高就嚴(yán)就全”原則。在工程建設(shè)初期，成立檔案業(yè)務(wù)模塊，隸屬于行政辦公室，由辦公室副主任分管，各部門(mén)設(shè)置1名兼職檔案員。同時(shí)，對(duì)五大工程部門(mén)（航站區(qū)工程部、飛行區(qū)工程部、配套工程部、弱電信息部、機(jī)電設(shè)備部）的檔案人員提出更高標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)要求。要求參建單位配置1～2名專、兼職有經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員，確?？傊笓]部檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)全流程管控，前期有備案、中期有監(jiān)管、竣工有驗(yàn)收。

其次，合約管控、推動(dòng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理融入合同管理模塊。大興機(jī)場(chǎng)工程在開(kāi)工建設(shè)前就將相關(guān)文件歸檔要求納入工程建設(shè)全流程，且定期宣貫工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性與必要性。在公開(kāi)招標(biāo)階段，尤其是與參建單位簽訂項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、調(diào)試等合同時(shí)，設(shè)立專門(mén)章節(jié)或條款，明確規(guī)定檔案管理責(zé)任，特別強(qiáng)調(diào)檔案管理方面涉及的人力、物力、財(cái)力等因素，主要包括歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、歸檔質(zhì)量、歸檔裝具、人員資質(zhì)、數(shù)字化交付要求及違約責(zé)任等內(nèi)容?？傊笓]部在合同進(jìn)度款控制環(huán)節(jié)、質(zhì)量驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收時(shí)，及時(shí)審查檔案資料的歸檔情況，并將“檔案資料是否滿足要求”作為合同款支付的前提條件。

最后，向外延伸、汲取其他先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升自身發(fā)展。為切實(shí)做好大興機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，總指揮部在總結(jié)首都機(jī)場(chǎng)T3工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)基礎(chǔ)上，吸收學(xué)習(xí)廣州白云機(jī)場(chǎng)、西部機(jī)場(chǎng)集團(tuán)、成都天府機(jī)場(chǎng)等先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)建立“大興機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案綜合管控”計(jì)劃。一方面，實(shí)行專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，對(duì)各參建單位進(jìn)行每周動(dòng)態(tài)跟蹤、指導(dǎo)、監(jiān)督，全面掌握工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)度，以結(jié)果為導(dǎo)向，倒逼文件歸檔過(guò)程；另一方面，邀請(qǐng)行業(yè)外城建檔案館、行業(yè)內(nèi)集團(tuán)公司專業(yè)人員等進(jìn)行滾動(dòng)輪回教育培訓(xùn)，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能水平，與各參建單位達(dá)成“打造精品工程、創(chuàng)建標(biāo)桿檔案”共識(shí)，樹(shù)立“管工程必須同時(shí)管檔案”的意識(shí)，將檔案工作融入工程項(xiàng)目的全流程管理中。

二、明晰責(zé)任，建立健全工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度規(guī)范

大興機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，是一項(xiàng)具有專業(yè)技術(shù)性和科學(xué)管理性的工作，為確保項(xiàng)目檔案齊全完整、歸檔準(zhǔn)確高效，建立覆蓋全員的檔案工作責(zé)任制至關(guān)重要。

一是高度重視，明確各方檔案管理職責(zé)。首先，總指揮部領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化，并納入重要議事日程和重要督辦事項(xiàng)。其次，工程開(kāi)工之初，確定歸口管理部門(mén)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。明確各類工程項(xiàng)目的歸檔范圍和收集標(biāo)準(zhǔn)。各參建單位是項(xiàng)目文件形成的主體，遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)整理”原則，做好所承擔(dān)工程的文件收集、整理和歸檔工作，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。最后，定期督導(dǎo)檢查。檔案歸檔是一項(xiàng)精細(xì)活，在歸檔過(guò)程中，參建單位的檔案人員會(huì)遇到各種各樣的技術(shù)問(wèn)題，需要總指揮部人員定期督導(dǎo)檢查，階段性解決問(wèn)題，將問(wèn)題關(guān)口前移，避免最后竣工時(shí)問(wèn)題集中爆發(fā)。

二是嚴(yán)格管理，健全檔案管理制度規(guī)范。根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《民用機(jī)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目民航專業(yè)工程文件及檔案管理規(guī)范》《民航專業(yè)工程文件歸檔范圍及保管期限表》《首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等要求，結(jié)合總指揮部工程檔案管理實(shí)際情況，以及勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、招投標(biāo)、合同等內(nèi)容，制定《總指揮部建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理規(guī)定》《總指揮部文書(shū)檔案管理規(guī)定》等制度，明確各參建單位檔案歸檔的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。此外，總指揮部結(jié)合以往歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，自發(fā)編制了《工程檔案操作手冊(cè)》，確保各參建單位檔案人員有章可循，操作方便。

三是精細(xì)管理，強(qiáng)化檔案管理模式。工程建設(shè)期間，工程建設(shè)周期、工程建設(shè)質(zhì)量是重中之重，相較之下，總指揮部檔案人員編制有限，檔案管理在人員配置方面相對(duì)較少。因此，需要利用外部第三方服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理?？傊笓]部在2018年就開(kāi)始籌劃外聘第三方檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)，為大興機(jī)場(chǎng)工程檔案順利通過(guò)竣工驗(yàn)收、行業(yè)驗(yàn)收、總驗(yàn)終審，以及2019年開(kāi)航投運(yùn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。外聘第三方咨詢服務(wù)團(tuán)隊(duì)有三方面作用：一是降低總指揮部的檔案管理成本，提高檔案利用效率。因服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?；瑱n案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本，且由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會(huì)大幅提高；二是減少企業(yè)在檔案管理工作中的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)。隨著辦公自動(dòng)化程度和信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求相對(duì)較高。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對(duì)文件進(jìn)行實(shí)時(shí)遷移，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，這些都需要大量的投入；三是有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。實(shí)行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包，可借助檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢(shì)，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

三、創(chuàng)新引領(lǐng)，推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息時(shí)代的蓬勃發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、AI技術(shù)、BIM技術(shù)等在大興機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)中廣泛應(yīng)用。大興機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案作為信息時(shí)代的重要資源，勢(shì)必也要把信息化、數(shù)字化作為檔案管理的重要手段。傳統(tǒng)的服務(wù)模式和管理流程帶來(lái)的局限性已無(wú)法滿足日益突增的服務(wù)需求。因此，總指揮部率先提出檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)要求，并落實(shí)行動(dòng)，增強(qiáng)檔案服務(wù)效能。

一方面，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。總指揮部在2014年開(kāi)工建設(shè)前，就開(kāi)始籌備部署檔案信息化管理系統(tǒng)，于2015年底建成并正式應(yīng)用。該系統(tǒng)建立了組織架構(gòu)的目錄樹(shù)，主要以文書(shū)檔案為主，實(shí)現(xiàn)了從OA辦公系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)的一鍵歸檔，從而極大降低了檔案實(shí)體歸檔的人工成本，有效提高了檔案安全系數(shù)，更好保障了檔案實(shí)體安全。通過(guò)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、審核、歸檔的一體化管理，不僅大幅提高了文件資料流轉(zhuǎn)和歸檔整理效率，也確保了項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

另一方面，推動(dòng)全流程信息化管理。依托BIM全流程線上管理模式，提出檔案管理需求，充分利用信息化手段，建立工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的全程管控。如總指揮部開(kāi)展BIM全流程線上管理模式試點(diǎn)活動(dòng)，通過(guò)信息化平臺(tái)動(dòng)態(tài)跟蹤建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)掌握建設(shè)項(xiàng)目不同階段與節(jié)點(diǎn)資料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)狀態(tài)，指導(dǎo)各參建單位及時(shí)分類組卷，最大程度實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔的全程跟蹤與管理，提高了項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率。

未來(lái)，總指揮部將始終以習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的重要指示批示精神為根本遵循，乘勢(shì)而上求突破，奮發(fā)圖強(qiáng)開(kāi)新局。一方面，立足實(shí)際夯基礎(chǔ)、突出特色抓亮點(diǎn)，持續(xù)深化提升，鞏固樣板工作成效，深入總結(jié)試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)做法，形成有特色、可復(fù)制、可推廣的工作經(jīng)驗(yàn)；另一方面，以云計(jì)算、BIM技術(shù)為抓手，以高度的政治責(zé)任感、緊迫感，明確下一步工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“時(shí)間表”和“路線圖”，努力構(gòu)建門(mén)類清晰、內(nèi)容豐富、特色突出、服務(wù)便捷的檔案工作模式，為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理、方便利用提供強(qiáng)大支撐。

作者單位：北京建設(shè)項(xiàng)目管理總指揮部