摘 要：進(jìn)入新時(shí)代，工程檔案數(shù)量呈幾何級(jí)數(shù)增長，信息化建設(shè)為工程檔案治理帶來新模式新思路。經(jīng)過信息化建設(shè)大潮，工程檔案管理還存在思想認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)型不徹底、管理架構(gòu)不完善、信息安全亟待解決等問題。為更好地適應(yīng)數(shù)據(jù)化建設(shè)，要從加快建設(shè)智慧檔案室一體化平臺(tái)、著力打造數(shù)字化工程檔案管理云平臺(tái)、建立檔案信息系統(tǒng)查詢利用安全保護(hù)系統(tǒng)、完善工程檔案管理的支撐保障體系等方面下功夫。

關(guān)鍵詞：工程檔案；信息化管理；發(fā)展策略

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，工程行業(yè)得到了飛速發(fā)展，工程檔案數(shù)量也隨之增多。工程檔案是對(duì)工程建設(shè)全過程的記錄，為工程項(xiàng)目的維修、擴(kuò)建及復(fù)建工作提供了依據(jù)，對(duì)推進(jìn)建筑、市政、交通等相關(guān)行業(yè)發(fā)展起著重要作用。

1 工程檔案信息化管理的特征與必要性

1.1 工程檔案信息化管理的特征

信息時(shí)代的工程檔案信息化呈現(xiàn)以下特征：一是檔案管理對(duì)象是電子檔案。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）定義，電子檔案是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)[1]。大部分工程檔案實(shí)現(xiàn)了“存量數(shù)字化、增量電子化”，檔案管理的中心從紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案。二是檔案的收集和利用是工程檔案管理的核心任務(wù)。傳統(tǒng)檔案模式中檔案的查詢利用都需要翻閱紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案本身保護(hù)要求高。信息化條件下工程檔案的查詢利用通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，避免對(duì)檔案資料的二次破壞，保護(hù)了紙質(zhì)檔案實(shí)體。工程檔案的重心實(shí)現(xiàn)由管理到資源建設(shè)、精準(zhǔn)服務(wù)上來，對(duì)工程檔案的收集齊全、查詢效率提出了更高要求。三是工程檔案服務(wù)的跨空間性。在傳統(tǒng)的工程檔案查詢利用服務(wù)中，查詢檔案需要履行一定的審批手續(xù)，而且必須到檔案室實(shí)地查閱，效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、流程煩瑣。檔案信息化模式推行以后，數(shù)字檔案可通過檔案數(shù)據(jù)管理或共享平臺(tái)進(jìn)行便捷查詢利用，有效地避免時(shí)間和距離對(duì)資源共享的限制，提升了檔案服務(wù)質(zhì)效。

1.2 實(shí)施工程檔案信息化管理的必要性

一是信息化建設(shè)是工程檔案管理的時(shí)代潮流。工程檔案中的數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)作為新生產(chǎn)要素，要依靠信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)才能發(fā)揮其時(shí)代價(jià)值。目前，信息化與檔案工作正在發(fā)生“化學(xué)反應(yīng)”，形成一個(gè)完整的檔案工作現(xiàn)代化體系，并不斷催生工程檔案的新模式、新業(yè)態(tài)。一個(gè)以人工智能為核心，融知識(shí)圖譜、數(shù)據(jù)挖掘、智能服務(wù)為一體的新型工程檔案數(shù)據(jù)服務(wù)方式正在興起，它將改變工程檔案部門的服務(wù)模式和人民群眾利用檔案的傳統(tǒng)習(xí)慣。二是信息化是工程檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。以信息化建設(shè)引領(lǐng)現(xiàn)代化管理，是工程檔案管理新模式的要求。當(dāng)前，數(shù)字經(jīng)濟(jì)引領(lǐng)社會(huì)進(jìn)步，工程檔案管理已成為數(shù)字中國建設(shè)的重要方面，強(qiáng)化工程檔案收管存用各環(huán)節(jié)的電子檔案建設(shè)，使信息化全方位融入工程建設(shè)成為大勢所趨。三是信息化是工程檔案現(xiàn)代化的動(dòng)力引擎。以信息化驅(qū)動(dòng)現(xiàn)代化，是人類歷史發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)?？v觀人類歷史，每一輪由技術(shù)創(chuàng)新引發(fā)的科技革命，都會(huì)帶來社會(huì)生產(chǎn)力的大解放。以信息技術(shù)為引領(lǐng)的新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革方興未艾、浩蕩前行。工程檔案管理部門必須抓住這一重大機(jī)遇，以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2 工程檔案信息化管理存在的現(xiàn)狀和困境

2.1 工程檔案管理模式實(shí)現(xiàn)了根本轉(zhuǎn)變

信息時(shí)代的工程檔案管理模式已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)管理向數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型。一是工程檔案管理質(zhì)效呈現(xiàn)新氣象。云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提升了檔案存儲(chǔ)的體量，實(shí)現(xiàn)了檔案查詢的一鍵式直達(dá)，拓展了工程檔案的深度和高度。二是工程檔案信息整合力度明顯提升。工程檔案的信息更具有開放性和共享性，數(shù)字化管理系統(tǒng)整合工程檔案資源，數(shù)據(jù)化共享平臺(tái)搭建了互聯(lián)互通的橋梁，突破了時(shí)空局限，檔案服務(wù)模式已由“被動(dòng)性”向“主動(dòng)性”轉(zhuǎn)型，延伸了服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大了服務(wù)主體，工程檔案的價(jià)值得到充分彰顯。三是工程檔案高質(zhì)量發(fā)展能力得以提升。工程檔案涵蓋面廣，不僅包括文書、圖片、音視頻檔案，還有大量的圖紙、規(guī)劃圖，這些檔案資料利用率高，對(duì)后期工程維護(hù)和模式借鑒有重要作用。工程檔案信息化為整個(gè)工程行業(yè)的發(fā)展提供精準(zhǔn)、高效的檔案利用服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了工程檔案智慧。

2.2 制約工程檔案信息化的因素依然較多

一是思想認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)型不徹底。主要表現(xiàn)在檔案信息化管理體系雖然建立起來，但是使用率不高，有的還僅停留在從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的階段，在利用過程中還習(xí)慣于傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致信息化建設(shè)形式大于內(nèi)容。二是信息化建設(shè)投入力度有欠缺。工程檔案管理從投入回報(bào)比來看，短時(shí)期內(nèi)高投入低回報(bào)，工程建設(shè)單位建設(shè)意愿較低。從目前來看，有的單位資金投入不足，長效機(jī)制未建立起來，致使信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)不達(dá)標(biāo)。三是工程檔案管理架構(gòu)不完善。根據(jù)《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）規(guī)定，要建立完善的電子文件管理體系。但是實(shí)際過程中，有的工程建設(shè)單位未建立完備的檔案信息化管理制度，現(xiàn)有的管理制度已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。四是檔案信息安全亟待解決。信息化為檔案管理帶來便利的同時(shí)，也催生新的安全隱患，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案失竊泄密事件層出不窮。從目前來看，工程檔案的保密性決定了對(duì)信息化技術(shù)的安全性的要求更高。有的建設(shè)單位在研發(fā)或者購置信息化系統(tǒng)時(shí)，沒有考慮工程檔案的特殊性，信息安全防護(hù)軟件更新不及時(shí)，信息管理系統(tǒng)運(yùn)行面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。五是專業(yè)人才缺口較大。做好信息化檔案管理工作，不僅要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，也要有深厚的計(jì)算機(jī)專業(yè)背景。工程建設(shè)部門作為業(yè)務(wù)單位，對(duì)檔案人才重視力度不夠，復(fù)合型的信息化人才緊缺。工程檔案管理正經(jīng)歷從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到網(wǎng)絡(luò)共享檔案資源的變革過程，創(chuàng)新型、復(fù)合型檔案人才的缺乏制約了信息化工作的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 工程檔案信息化管理未來發(fā)展的策略

3.1 加快建設(shè)智慧檔案室一體化平臺(tái)

智慧化檔案室建設(shè)是推動(dòng)工程檔案數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)。在新型信息技術(shù)不斷革新的環(huán)境下，傳統(tǒng)工程檔案室硬件條件和環(huán)境已不能夠滿足現(xiàn)代檔案管理信息化的需求，老舊檔案室急需改造升級(jí)為智慧檔案室，滿足新形勢下工程檔案工作的應(yīng)用需要。智慧檔案室一體化平臺(tái)管理系統(tǒng)方案能夠最大化保護(hù)和挖掘檔案價(jià)值，使檔案室管理工作變得更加安全、便利、智能高效。智慧檔案室一體化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)密集架的容量管理可視化，建設(shè)以3D模型與數(shù)據(jù)形式展示密集架的使用狀況，通過系統(tǒng)面板可以直觀地了解到密集架的實(shí)時(shí)的空余、占用情況[3]。節(jié)省人員的查驗(yàn)時(shí)間，使得工作安排更加便捷有效，工作效率得到提升。在檔案管理的工作中可以實(shí)時(shí)展現(xiàn)工作進(jìn)程，在管理平臺(tái)中可輸入關(guān)鍵詞檢索檔案，展示檢索結(jié)果，點(diǎn)擊定位，3D動(dòng)畫顯示定位到目標(biāo)檔案所在的排架及層列。鼠標(biāo)指向檔案盒，即可顯示檔案盒的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)秒查詢、秒檢索，大大提高工作效率，同時(shí)也通過RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行安全監(jiān)控，極大提高了檔案的保密性與安全性。在可視化平臺(tái)中，工作人員通過線上可實(shí)時(shí)監(jiān)測智慧檔案室的檔案狀態(tài)與環(huán)境數(shù)據(jù)，設(shè)定適宜的數(shù)據(jù)區(qū)間，由系統(tǒng)進(jìn)行環(huán)境監(jiān)控，對(duì)超出既定數(shù)值的環(huán)境模塊進(jìn)行示警，并通過連接對(duì)應(yīng)環(huán)控設(shè)備進(jìn)行調(diào)整控制，使空間環(huán)境始終適宜于檔案的存放。實(shí)現(xiàn)24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，做到比人工更高效、準(zhǔn)確、安全，極大地保障了檔案的存儲(chǔ)安全，提升檔案存放壽命。智慧檔案室一體化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案室各類信息的一站式訪問，打破了原各信息子系統(tǒng)間的信息孤島，集成各個(gè)智能工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息碎片，聚合在同一數(shù)據(jù)展示平臺(tái)上統(tǒng)一展示，為信息聯(lián)動(dòng)應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

3.2 著力打造數(shù)字化工程檔案管理云平臺(tái)

《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）規(guī)定，要大力推進(jìn)電子公文建設(shè)，推動(dòng)電子檔案集約化管理。工程紙質(zhì)檔案具有易磨損性，一旦原始檔案數(shù)據(jù)、圖紙、圖標(biāo)有缺失，會(huì)造成難以挽回的損失。數(shù)字化檔案管理云平臺(tái)利用信息化和數(shù)字化技術(shù)改善了工程檔案的利用方式，不再受“孤本”的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、異地調(diào)閱檔案，切實(shí)提高檔案的利用效率和對(duì)原始工程檔案的保護(hù)。采用電子文件方式，防止檔案被篡改，并可對(duì)變更的材料進(jìn)行追溯，展現(xiàn)歸檔后幾次變更情況的檔案圖像信息，便于檔案管理人員對(duì)歷史情況的查詢與分析。數(shù)字化檔案管理云平臺(tái)將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、工控技術(shù)進(jìn)行整合，依托RFID電子標(biāo)簽技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的可視化智能工程檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、庫房智能一體化的綜合智能系統(tǒng)。產(chǎn)品采用B/S架構(gòu)模式進(jìn)行設(shè)計(jì)研發(fā)，以工程檔案數(shù)字化深度應(yīng)用為前提，開展智能識(shí)別、信息比對(duì)、預(yù)警提醒等應(yīng)用探索，精準(zhǔn)反應(yīng)工程進(jìn)展，為工程決策和施工提供客觀、全面的輔助決策依據(jù)，解決數(shù)字化檔案管理及利用難題，為利用單位及查閱者提供便捷、安全的應(yīng)用服務(wù)。

3.3 建立檔案信息系統(tǒng)查詢利用安全保護(hù)系統(tǒng)

《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）規(guī)定，要加強(qiáng)電子文件安全管理和防護(hù)體系。該系統(tǒng)主要作用是防止檔案信息的擴(kuò)散，有效防范人員操作的風(fēng)險(xiǎn)、過程的風(fēng)險(xiǎn)等，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判，做到事前可防范、事中可控制和事后可審計(jì)，從而有效保障檔案信息的安全。具體地說，可以采用以下的策略和技術(shù)方式實(shí)現(xiàn)：一是安全策略。檔案利用者在進(jìn)行檔案信息的查詢利用時(shí)，需要按照電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一安全策略，通過審批流程獲得相應(yīng)的調(diào)閱權(quán)限。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)利用者所使用主機(jī)的硬件環(huán)境生成機(jī)器密鑰和借閱人身份密鑰對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)的加密處理，該檔案信息將只能由利用者在該主機(jī)內(nèi)正常訪問，任何方式的傳閱或拷貝在其他終端或工作站都無法訪問該檔案文件。二是輸出保護(hù)。傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中的檔案文件在點(diǎn)擊下載到終端上查看和操作時(shí)，檔案信息處于明文狀態(tài)，由于用戶終端或信息網(wǎng)絡(luò)存在安全和管理的脆弱點(diǎn)，容易造成檔案信息外傳而導(dǎo)致信息泄密，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行版權(quán)加密保護(hù)。加密保護(hù)技術(shù)主要涉及數(shù)據(jù)傳輸前以及在用戶終端上的保護(hù)?？梢圆捎脴?biāo)準(zhǔn)的對(duì)稱算法對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行加密，使用非對(duì)稱算法對(duì)文檔內(nèi)容的加密密鑰進(jìn)行加密。三是操作控制。對(duì)用戶操作的控制是確保檔案信息安全的關(guān)鍵。通過設(shè)定安全策略，將管理上的要求嵌入電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案信息的操作控制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的防泄密和防篡改。該技術(shù)主要包括：截圖控制、進(jìn)程控制、操作告警等。四是設(shè)備管控。設(shè)備管控是指通過對(duì)檔案信息查詢利用中涉及的設(shè)備進(jìn)行管控來規(guī)避設(shè)備引起的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息安全。主要是：對(duì)每臺(tái)終端計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行登記備案，并做好標(biāo)識(shí)，自動(dòng)發(fā)現(xiàn)非法接入的計(jì)算機(jī)或設(shè)備并進(jìn)行告警；根據(jù)工作需要，對(duì)計(jì)算機(jī)上的所有可連通的端口和網(wǎng)絡(luò)口進(jìn)行管控，如USB、光驅(qū)、Wifi、串口、藍(lán)牙等。如需開通，必須通過管理員的認(rèn)可，履行相應(yīng)的審批程序，并進(jìn)行記錄；對(duì)于存儲(chǔ)檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行加密，即使存儲(chǔ)介質(zhì)丟失，別人也無法解密；導(dǎo)出的檔案信息只有在指定人員的計(jì)算機(jī)上，利用專用的解密工具和KEY才能解密，確保檔案信息的安全。

3.4 完善工程檔案管理的支撐保障體系

一是在組織保障上，要積極主動(dòng)向上級(jí)匯報(bào)存量數(shù)字化和數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性、必要性，最大限度地取得支持。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范工作職責(zé)，規(guī)定工作進(jìn)程，加大經(jīng)費(fèi)投入，確保信息化建設(shè)工作保質(zhì)保量完成。要對(duì)工程檔案工作高度重視，從國家建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)民生的高度，增強(qiáng)做好信息化建設(shè)的使命感和責(zé)任感。二是在人才保障上，加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)培訓(xùn)，引導(dǎo)干部職工加強(qiáng)學(xué)習(xí)，接受新事物，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新法規(guī)政策，特別是要加強(qiáng)對(duì)年輕人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開拓其眼界，拓寬其知識(shí)面，增強(qiáng)其技能；注意補(bǔ)充優(yōu)秀人才、新鮮血液，使檔案事業(yè)后繼有人。要切實(shí)做好信息化復(fù)合型人才培養(yǎng)工作，積極培養(yǎng)既懂技術(shù)又懂檔案業(yè)務(wù)的全面型人才，以人才隊(duì)伍的高質(zhì)量推動(dòng)工程檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。三是在制度保障上，要進(jìn)一步加大指導(dǎo)和督查力度。要加強(qiáng)工程檔案資源和信息化基礎(chǔ)條件建設(shè)，對(duì)館藏?cái)?shù)字化、數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作進(jìn)行檢查評(píng)比，建立增量數(shù)字化工作每半年、數(shù)字檔案室建設(shè)每年通報(bào)制度，并作為年終考核評(píng)比的重要依據(jù)。要抓好新形勢下電子工程檔案管理，運(yùn)用新技術(shù)方法和手段收好、管好、用好工程檔案，保證電子文件有效形成、有效積累、有效管理。

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作者簡介：廖云艷（1980— ），本科；北海市路港建設(shè)投資開發(fā)有限公司工程師；研究方向：檔案管理。