摘 要：精細化管理理念已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理領(lǐng)域，對醫(yī)院檔案管理來說，精細化管理是醫(yī)院開展競爭的客觀要求，也是推動醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。目前，醫(yī)院綜合檔案精細化管理存在著管理模式粗放化、信息化水平不高、開發(fā)利用程度較低的問題，需要從檔案管理制度、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用、管理隊伍四個方面進行精細化全流程的再造，推動醫(yī)院檔案管理更好適應(yīng)新時代的要求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；精細化管理；路徑

引言

精細化管理理論肇始于泰勒的科學(xué)管理理論。經(jīng)過第二次世界大戰(zhàn)后的發(fā)展，逐步成熟應(yīng)用于社會管理。精細化管理倡導(dǎo)科學(xué)合理的管理理念，強調(diào)由以往粗放的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣?、流程化的治理方式，?jié)約管理成本，提升管理效率。精細化理論引入醫(yī)院管理模式后，成為檔案管理科學(xué)化的發(fā)展方向。

1 醫(yī)院綜合檔案精細化管理的必要性

1.1 引入精細化管理模式是醫(yī)院開展競爭的客觀要求

近年來，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，各醫(yī)院面臨的市場競爭越來越激烈。競爭涉及醫(yī)院的就醫(yī)環(huán)境、服務(wù)能力、醫(yī)療水平，等等。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，會造成諸如檔案流通環(huán)節(jié)不通暢，患者調(diào)閱病例流程煩瑣，群眾的滿意率下降，勢必影響醫(yī)院的診療量，又易出現(xiàn)醫(yī)患紛爭。這就要求各醫(yī)院的檔案管理必須轉(zhuǎn)型升級，從以往的流程性管理向內(nèi)涵式管理轉(zhuǎn)變，更加注重滿足人的需要，進行流程的細化分解，從粗放式的管理向集約高效方式轉(zhuǎn)變，在激烈的醫(yī)院競爭中掌握主動。

1.2 引入精細化管理模式是醫(yī)院檔案制度建設(shè)的內(nèi)在要求

健全的制度體系是實現(xiàn)科學(xué)化管理的前提和基礎(chǔ)。無論是國家運行、社會發(fā)展、組織建設(shè)，還是個人、組織、集體的發(fā)展都需要健全的制度作為保證。醫(yī)院檔案管理是否規(guī)范有效，制度建設(shè)起著決定性作用。醫(yī)院檔案管理的特點決定了其組織體系的科學(xué)性和多樣性，在行政體系內(nèi)部，有不同的管理和責(zé)任部門負責(zé)檔案運行；在平行系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案又分為文書檔案、病歷檔案、會計檔案、設(shè)備檔案等，產(chǎn)生主體多樣，整理要求不一，需要規(guī)范的制度化建設(shè)予以保障。隨著科技的進步，醫(yī)院科室設(shè)置越來越細致化，專業(yè)化程度日益加深，檔案管理精細化管理也是由醫(yī)學(xué)發(fā)展趨勢決定的。

1.3 引入精細化管理模式是醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求

醫(yī)院檔案的高質(zhì)量發(fā)展要求收集整理時要全面細致、查詢利用時要高效快捷，相較于以往的模式，更加強調(diào)效率性、可利用性，更加充分發(fā)揮檔案資源的價值。一所高水平的醫(yī)院，不僅有高超的診療水平，也有細致入微的后勤保障服務(wù)，其中檔案管理就是其中關(guān)鍵一環(huán)，因此，在新的競爭形式下，需要加強對細節(jié)的管控，提升檔案管理服務(wù)力。

2 精細化管理理論下醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案管理模式粗放化

醫(yī)院檔案精細化管理是一個系統(tǒng)工程，需要各層級、各部門協(xié)調(diào)配合，也需要醫(yī)院層面給予足夠的重視和資金支持。同時，要樹立精細化的管理理念，把精細化管理的方式方法貫穿檔案管理的各流程。從目前來看，醫(yī)院檔案管理模式還處于粗放式階段，主要表現(xiàn)在：一是思想上重視程度不夠。在醫(yī)院內(nèi)部的管理系統(tǒng)中，檔案管理部門始終處于弱勢部門，檔案管理工作在歷史相當長的時間內(nèi)不被人重視，上至領(lǐng)導(dǎo)下至從事人員，都認為檔案管理不過是把一堆雜亂的文件擺放整齊罷了，同時做好保密、借閱等工作。產(chǎn)生這種思想的根源一方面是檔案管理人員的傳統(tǒng)思維模式，另一方面是醫(yī)院檔案管理不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，醫(yī)院管理者的效益傾向限制了對檔案工作的重視程度。這種思想已經(jīng)嚴重影響檔案工作的發(fā)展，要改變這種思想氛圍，就要從醫(yī)院的主要負責(zé)同志抓起，一級帶一級，從根本上破除檔案無用論，創(chuàng)造出一個良好的工作環(huán)境。二是檔案從業(yè)人員很多專業(yè)素質(zhì)不高。在單位里，檔案從業(yè)人員的年紀較大、思想觀念守舊，持續(xù)學(xué)習(xí)能力以及吸收知識能力早已跟不上時代的步伐，造成專業(yè)素質(zhì)偏低。另一方面，由于體制的原因，檔案人員接受專業(yè)化培訓(xùn)的機會較少，思維水平、觀念技術(shù)都跟不上時代的發(fā)展，同時現(xiàn)代化的檔案技術(shù)應(yīng)用不足，造成了檔案管理工作始終在低水平徘徊，客觀上也拖慢了醫(yī)院內(nèi)其他工作的進度。三是制度化建設(shè)不到位。醫(yī)院管理受社會環(huán)境的影響，更多地側(cè)重于醫(yī)院經(jīng)濟效益的考量，對檔案工作僅停留在收集活動記錄、便于查詢利用，應(yīng)付上級檢查的層面上，沒有形成系統(tǒng)有效的制度化體制機制。

2.2 醫(yī)院檔案信息化水平不高

在醫(yī)療衛(wèi)生改革步伐加快的背景下，醫(yī)療服務(wù)能力建設(shè)顯得越來越重要，為了提升檔案服務(wù)能力建設(shè)，醫(yī)療機構(gòu)也加快了信息化建設(shè)的步伐，提升檔案管理效率。但是就目前來看，醫(yī)院信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)時代要求還有不小差距。

2.2.1從硬件上來看，設(shè)備無法滿足新形勢的需要。有的醫(yī)院開展檔案信息化較早，但一直還停留在傳統(tǒng)的載體檔案階段，現(xiàn)有檔案管理設(shè)備陳舊，檔案管理工作預(yù)算一再被壓縮。檔案信息化建設(shè)中的檔案收集、整理、電子化、優(yōu)化、識別以及存儲都會涉及檔案設(shè)備的更新，檔案革新工作的必要支出需要得到醫(yī)院的支持。市場上檔案管理軟件品牌五花八門，軟件質(zhì)量也良莠不齊。功能齊全的檔案管理軟件可以大大節(jié)約檔案信息化所需要的時間；相反質(zhì)量不行、功能不健全的檔案管理軟件勢必會影響檔案信息化工作的開展[1]。

2.2.2從軟件上來看，資金和信息化專業(yè)人才缺口較大。檔案管理者的職業(yè)水平高低同樣制約著傳統(tǒng)檔案向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)化，檔案信息化工作需要檔案管理從業(yè)人員既要具備良好的檔案收集、歸檔、編目等這些基本檔案技能，還要具備檔案信息化工作中涉及的檔案電子化、電子版檔案優(yōu)化、智能識別等計算機網(wǎng)絡(luò)技能[2]。信息化檔案工作的開展離不開統(tǒng)一的制度標準約束和資金支持，有些醫(yī)院的檔案管理制度中不涉及檔案信息化工作的相關(guān)內(nèi)容，沒有專門的信息化經(jīng)費建設(shè)，這給檔案收集及后續(xù)信息化工作帶來極大的阻礙。有些單位檔案管理制度更新不及時，沒有按照國家法規(guī)和標準進行建設(shè)，整理標準、信息化要求遠遠落后于時代發(fā)展。

2.3 醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用程度較低

檔案資源的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案價值、發(fā)揮檔案服務(wù)功能的最有效的手段[3]。醫(yī)院檔案管理精細化的目的，就是通過細致、完整的制度建設(shè)和資源建設(shè)，發(fā)揮好檔案記錄、憑證、輔證的功能?？傮w來看，醫(yī)院檔案資源還處于半沉睡狀態(tài)，檔案資源沒有真正活起來。

2.3.1檔案服務(wù)利用程度低。檔案管理者側(cè)重點還處于收集、整理、查詢的階段，主動參與意識比較低。圍繞重大醫(yī)院決策，檔案資源的服務(wù)支撐能力不足，沒有提供高質(zhì)量的檔案智慧服務(wù)。重大的醫(yī)療處置事件中，在方案制定、救治程序、組織配合方面，檔案資源都能提供有力的參考范本，但是在實際操作中結(jié)果并不令人滿意。

2.3.2檔案開發(fā)利用手段單一。隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字技術(shù)大幅度應(yīng)用到開發(fā)利用的技術(shù)中，微視頻、微電影、紀錄片等形式已經(jīng)成為檔案資源開發(fā)的主流，但是醫(yī)院檔案資源由于其特殊性，開發(fā)利用還處于固有模式中，如出版書籍、舉辦展覽等，影響力和吸引力較弱，限制了開發(fā)利用的效果。

2.3.3社會宣傳機制缺乏。醫(yī)院檔案結(jié)構(gòu)中，珍貴的實物檔案、重要的口述檔案資料、名醫(yī)名方檔案等，都是人民群眾喜聞樂見的檔案文化，借助新聞媒介，可以有效地推廣醫(yī)院悠久的歷史、厚重的人文情懷，提升檔案的軟實力。但是從目前來看，多數(shù)醫(yī)院檔案宣傳意識還較弱。

3 綜合檔案精細化管理的路徑分析

3.1 檔案管理制度的精細化

3.1.1堅持檔案管理目標分類化，將管理目標按照一定規(guī)則進行分類和細化。醫(yī)院要成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案管理工作納入議事日程，實施重點推動。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有針對性聽取工作匯報，檔案管理中心要每周進行調(diào)度指導(dǎo)。結(jié)合實際，出臺醫(yī)院檔案建設(shè)整體規(guī)劃，每年均組織開展檔案立卷歸檔檢查、學(xué)習(xí)、評比和經(jīng)驗交流活動。積極抓好文書、聲像、病歷、重大活動、會計等檔案的立卷歸檔，根據(jù)醫(yī)院實際做到檔案資源門類建設(shè)齊全完善。

3.1.2管理責(zé)任具體化，精細化管理將管理的過程程序化，工作內(nèi)容規(guī)范化，有利于在管理的整個過程中形成標準化，便于管理效率的提高。醫(yī)院要認真編制各門類檔案的分類方案、保管期限表，對質(zhì)量不過關(guān)的檔案給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴格落實檔案管理制度，全面抓好檔案庫房安全建設(shè)，確?！熬欧馈贝胧┓弦?。要加強常態(tài)化管理，重點抓好細節(jié)建設(shè)，理順工作責(zé)任，對于文件資料制定歸檔時間，確保文件材料歸檔及時、完整。突出抓好檔案的規(guī)范化整理，確保檔案分類科學(xué)、卷宗合理、排列有序、裝幀規(guī)范，定期核對檔案序號擺放，卷宗文號醒目規(guī)范，便于查閱使用。真正建立起檔案分類科學(xué)、整理歸檔及時、查詢利用高效的體制，確保了檔案管理的規(guī)范化科學(xué)化水平。

3.2 檔案信息化建設(shè)的精細化

借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以做到各方利益的兼顧。

3.2.1資金保障上要到位。加大對檔案館數(shù)字化相關(guān)設(shè)施設(shè)備的經(jīng)費投入，保證數(shù)字化進程的持續(xù)性。加強硬件設(shè)施投入，比如智能檔案柜、高速掃描儀、系統(tǒng)集成裝置、安全防護系統(tǒng)等信息化建設(shè)主要配置，要及時對內(nèi)局域網(wǎng)服務(wù)器進行更新，添置備份服務(wù)器。這既保證了檔案利用者能夠高效地調(diào)閱數(shù)據(jù)資料，也能保障電子數(shù)據(jù)的有序流轉(zhuǎn)、安全運行。

3.2.2檔案人員信息化技能要到位。努力提高檔案工作者的素質(zhì)，加大檔案從業(yè)人員的信息化培訓(xùn)。要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，特別是大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能技術(shù)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平。強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，不斷改善檔案人員多元知識結(jié)構(gòu)；要提供機會，安排專門時間讓檔案人員走出去，在觀察學(xué)習(xí)中長知識、提本領(lǐng)，以便推進檔案信息化工作更好地開展。

3.2.3檔案安全建設(shè)要到位。檔案信息化建設(shè)過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全是信息化建設(shè)的底線。就現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展來看，主要是采用防火墻、防水墻、身份識別、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等[4]。這些防范措施有些針對性比較強，各有其特長和優(yōu)勢，使用者要根據(jù)不同場景進行有效區(qū)分使用，確保數(shù)據(jù)絕對安全。

3.3 檔案開發(fā)利用的精細化

醫(yī)院檔案資源形式多種多樣，既有文書、處方、回憶錄、書信等靜態(tài)形式，也有音視頻、口述檔案等動態(tài)形式。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的方式也發(fā)生了變革，要創(chuàng)新思維、借助平臺，全方位、立體推進資源開發(fā)利用。

3.3.1傳統(tǒng)開發(fā)方式要新穎化。原有的圖書出版、展覽展陳以檔案開發(fā)利用為中心，以文本說教的方式，發(fā)揮檔案教育人引導(dǎo)人的作用，但是這種方式吸引力不足。原有的傳統(tǒng)開發(fā)方式，要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從檔案為中心轉(zhuǎn)到以受眾為中心，以滿足受眾對優(yōu)秀醫(yī)院檔案文化的需求為導(dǎo)向，以喜聞樂見的形式，增強傳統(tǒng)開發(fā)形式的吸引力。

3.3.2以數(shù)字人文助力檔案資源開發(fā)。數(shù)字人文技術(shù)為檔案資源開發(fā)提供新的模式，比如人工智能、3D掃描、虛擬/增強現(xiàn)實等技術(shù)，通過對原始檔案的轉(zhuǎn)譯進行視覺重建，讓參觀者身臨其境地感受檔案文化的魅力。同時一些醫(yī)院開始拓寬交互方式，如制作幻影成像、實物模擬以及設(shè)計觸屏操作等，使展品與受眾實現(xiàn)多元雙向的信息交互。

3.3.3拓寬醫(yī)院檔案宣傳路徑。通過制作宣傳專欄、發(fā)放宣傳資料、懸掛宣傳橫幅、推送微信短信、接受群眾咨詢等多種方式進行檔案宣傳工作。借助新媒體平臺，以抖音、微信直播、快手等方式，通過講述檔案背后的故事、普及健康知識等內(nèi)容，實現(xiàn)與公眾的零距離接觸，提升檔案文化軟實力。

3.4 檔案管理隊伍的精細化

實施檔案精細化管理，需要檔案管理人員保持“安專迷”態(tài)度。檔案管理是間接服務(wù)人的工作，工作冷門、偏門、單調(diào)，做好檔案精細化管理，就需要坐得住“冷板凳”，保持“安專迷”態(tài)度。“安”心在檔案，就是要做到“心無旁騖”。在醫(yī)院檔案里，有大量資料反映了醫(yī)院變遷、歷史文化、患者信息、科學(xué)研究等情況，涉及醫(yī)院工作的大局，出現(xiàn)任何紕漏都是難以彌補的，造成負面影響都將不可挽回。因此要牢固樹立“萬無一失，一失萬無”意識，切實提高檔案管理的責(zé)任感和使命感?！皩！弊⒂跇I(yè)務(wù)，就是要成為“行家里手”。

隨著醫(yī)療制度改革不斷推進，數(shù)字化應(yīng)用場景的迭代升級，醫(yī)院檔案管理迎來了系統(tǒng)性變革，需要檔案管理人員練就過硬本領(lǐng)，提升“靠業(yè)務(wù)吃飯、憑專業(yè)立身”的專業(yè)能力，切實維護檔案管理的“嚴肅性”和“公信力”。沉“迷”于事業(yè)，就是要做到“十年磨一劍”。醫(yī)院檔案具有動態(tài)性、長期性等特點，一件檔案的形成是長期積累的結(jié)果，檔案保管要做到平靜安靜，對檔案干部而言，就需要堅持“文經(jīng)我手無差錯，事經(jīng)我辦請放心”的工作態(tài)度，發(fā)揚“苦干巧干樂干”的務(wù)實作風(fēng)，耐得住“單調(diào)”，保持對檔案工作的熱愛，方能成就一番事業(yè)。

參考文獻

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作者簡介：劉宸維，研究生學(xué)歷、碩士學(xué)位，青島市第六人民醫(yī)院館員，主要從事檔案管理和學(xué)術(shù)研究。