劉英

摘 要：本文對檔案信息化建設(shè)的大背景和甘肅省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理，針對現(xiàn)階段檔案信息化績效評估過程中出現(xiàn)的問題，依據(jù)國家信息化發(fā)展相關(guān)要求，采用德爾菲法和層次分析法進(jìn)行指標(biāo)確立和權(quán)重賦值，旨在構(gòu)建一個較為科學(xué)、完善且實(shí)用的評價指標(biāo)體系。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；績效評估；評價指標(biāo)體系

基金項目：本文系甘肅省檔案局2021年科技項目，項目編號（GS-2021-X-02）

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.1 我國檔案信息化現(xiàn)狀分析

自20世紀(jì)80年代信息產(chǎn)業(yè)革命以來，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志[1]。黨的十七大報告首次鮮明地提出了信息化與工業(yè)化融合發(fā)展的嶄新命題，賦予了我國信息化全新的歷史使命。黨的十八大提出“促進(jìn)四化，兩化深度融合”，再一次明確在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的戰(zhàn)略抉擇下，信息化是主戰(zhàn)場之一。檔案是重要的信息資源，面對全國信息化的發(fā)展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。2002年國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，該綱要對檔案信息化的各個方面提出具體的目標(biāo)和要求[2]。通過近些年的探索和實(shí)踐，檔案信息化工作已初見成效。2014年中國檔案學(xué)會檔案自動化管理技術(shù)委員會發(fā)表的《中國檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢》中提到，檔案信息化發(fā)展過程中需要解決的問題很多，其中相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)尤其重要，迫切性尤為突出。

1.2 甘肅省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

甘肅省各級政府對檔案信息化工作非常重視。檔案局曾多次在工作會議中強(qiáng)調(diào)要按照檔案工作“走向現(xiàn)代化”要求，順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和檔案信息資源共享平臺建設(shè)，加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。先后頒布的相關(guān)政策法規(guī)有《甘肅省檔案局網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急預(yù)案（試行）》《甘肅省紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）》《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下高等院校檔案工作意見》《甘肅省檔案整理細(xì)則》《甘肅省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》等。在省教育局和省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，甘肅省各個高校也在積極進(jìn)行檔案信息化工作的探索和研究。目前加入甘肅省高校檔案協(xié)會的31所高等院校里，已有檔案管理軟件的單位有28家，已經(jīng)開始實(shí)施檔案數(shù)字化的有25家。然而由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的評價測度系統(tǒng)，檔案信息化的進(jìn)度、水平、實(shí)施效果、社會效益等具體參數(shù)無法客觀評價。

2 指標(biāo)及其重要性確定

本文確定信息化指標(biāo)的方法是德爾菲法，也稱專家調(diào)查法。德爾菲法的主要流程是：根據(jù)已有政策法規(guī)及相關(guān)研究確定信息化指標(biāo)的主要內(nèi)容；選擇具有專業(yè)性和代表性的專家成員；輪番征詢專家意見，先提出問題，再修改問題，最后給出最終判定；整理調(diào)查結(jié)果，形成報告。

2.1 專家確定

根據(jù)研究需要，在全省范圍內(nèi)選擇10名經(jīng)驗(yàn)豐富的專家。所選專家具有廣泛的代表性，既熟悉業(yè)務(wù)，有特長，還有一定的聲望以及較強(qiáng)的判斷和洞察能力。其中2名來自甘肅省檔案局，3名來自各高校領(lǐng)導(dǎo)層，還有5名來自各高校檔案館從事檔案信息化工作的一線工作人員。

2.2 調(diào)查問卷設(shè)計

調(diào)查問卷是德爾菲法的主要工作。本文確定指標(biāo)的主要依據(jù)是《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和甘肅省高校檔案信息化現(xiàn)狀。設(shè)計出的指標(biāo)體系有三級，一級指標(biāo)包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化政策法規(guī)建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)六個方面；二級指標(biāo)在一級指標(biāo)基礎(chǔ)上繼續(xù)細(xì)化出18項內(nèi)容；三級指標(biāo)在前兩項基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化出52項內(nèi)容。調(diào)查問卷設(shè)計流程：本次研究進(jìn)行了三輪調(diào)查問卷。第一輪主要通過搜集資料的方式得到指標(biāo)相關(guān)內(nèi)容，然后匯總資料向?qū)＜疫M(jìn)行咨詢，最終得出與高校檔案信息化密切相關(guān)的指標(biāo)。第二輪問卷進(jìn)行一級指標(biāo)和二級指標(biāo)重要性調(diào)查?；厥諉柧砗笙冗M(jìn)行數(shù)據(jù)匯總分析，然后給出第三次問卷。第三次問卷主要調(diào)查三級指標(biāo)重要性。三次問卷完成后，對數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)計算，得出指標(biāo)權(quán)重以及測評細(xì)則。

2.3 調(diào)查表分析

調(diào)查問卷中將指標(biāo)重要性分四個等級，分別是A：非常重要（評價檔案信息化最重要的標(biāo)準(zhǔn)）；B：重要（評價的重要內(nèi)容）；C：一般（使評價更全面）；D：不重要（不需要的指標(biāo)）。通過分析調(diào)查問卷返回數(shù)據(jù)得到指標(biāo)重要性調(diào)查表，然后再將指標(biāo)重要性調(diào)查表轉(zhuǎn)化為指標(biāo)等級和調(diào)查表，得到各指標(biāo)在本級別中的重要性排序。本系統(tǒng)指標(biāo)重要性調(diào)查采用4分制，其中A表示為1分，B為2分，C為3分，D為4分。對問卷返回調(diào)查表進(jìn)行評價等級和操作處理，公式如下：， 其中Sj表示指標(biāo)j的評價等級，Rij是專家i對指標(biāo)j的評價等級，是專家總數(shù)。評價指標(biāo)和的數(shù)值越小，說明本指標(biāo)越重要。下表是一級指標(biāo)等級排序表：

3 指標(biāo)的權(quán)重賦值

本文采用層次分析法確定指標(biāo)權(quán)重。層次分析法，簡稱AHP，是根據(jù)問題的性質(zhì)和要達(dá)到的總目標(biāo)，將問題分解為不同的組成因素，并按照因素間的相互關(guān)聯(lián)影響以及隸屬關(guān)系將因素按不同層次聚集組合，形成一個多層次的分析結(jié)構(gòu)模型，從而最終使問題歸結(jié)為最低層（供決策的方案、措施等）相對于最高層（總目標(biāo)）的相對重要權(quán)值的確定或相對優(yōu)劣次序的排定[3]。層次分析法主要分為四個步驟：一是建立層次結(jié)構(gòu)模型，將決策的目標(biāo)、考慮的因素（決策準(zhǔn)則）和決策對象按它們之間的相互關(guān)系分為最高層、中間層和最低層，繪出層次結(jié)構(gòu)圖。二是構(gòu)造兩兩判斷矩陣，讓元素進(jìn)行兩兩相互比較。三是層次單排序和一致性校驗(yàn)，計算出同一層次因素對于上一層次因素某因素相對重要性的排序權(quán)值，再進(jìn)行一致性檢驗(yàn)，通過校驗(yàn)才能具有滿意一致性。四是層次總排序和一致性校驗(yàn)[4]。本文不存在方案層，因此不做層次總排序。

3.1 建立層次評價模型（層次分析圖）

在這個層次評價模型里面，我們需要確認(rèn)整個決策事件的目標(biāo)層、準(zhǔn)則層、子準(zhǔn)則層、指標(biāo)層。目標(biāo)層：建立科學(xué)合理的檔案信息化評價體系；準(zhǔn)則層：六個指標(biāo)；子準(zhǔn)則層：基于準(zhǔn)則層進(jìn)一步細(xì)化的詳細(xì)準(zhǔn)則；指標(biāo)層：每個指標(biāo)的具體參數(shù)，簡要結(jié)構(gòu)圖如下：

3.2 構(gòu)建兩兩比較的判斷矩陣

在確定各層次各元素之間的權(quán)重時，采用一致矩陣法，就是不把所有元素放在一起比較，而是兩兩相互比較，從而盡可能地減少性質(zhì)不同諸因素相互比較的困難，提高準(zhǔn)確度。本文遵循AHP指標(biāo)權(quán)重確定方法，采用“1-9標(biāo)度法”構(gòu)造兩兩判斷矩陣。

對于準(zhǔn)則層A，我們可以構(gòu)建一個如下的矩陣，

矩陣aij是元素ai和aj相對于準(zhǔn)則重要性的比例標(biāo)度。它必須同時具備如下特征：①aii=1；②aji=1/aij；③aij>0，如此才具有一致性。這里以一級指標(biāo)為例，得出一級指標(biāo)判斷矩陣，以此類推，直到構(gòu)建完成一個完整的判斷矩陣。

3.3 層次單排序

層次單排序是指對于上一層某因素而言，本層次各因素的重要性的排序。它是本層次所有因素相對上一層而言的重要性進(jìn)行排序的基礎(chǔ)[5]。本文采用求和法計算，具體步驟如下：

3.3.1列歸一化處理。即先將求出矩陣各列和，再將矩陣中每個元素除以元素所在列的和得到該元素的一般項，使用公式：（其中i，j取自然數(shù)）；

3.3.2計算歸一化矩陣行和。即求出列歸一化的矩陣每行的和，使用公式：（其中i，j取自然數(shù)）；

3.3.3行歸一化。即對上面計算出的行和進(jìn)行歸一化處理，使用公式（其中i，j取自然數(shù)），得到的即為所求相對權(quán)重向量。

3.3.4近似計算最大特征根，求得最大特征根，公式：，（AW）i表示向量（AW）的第i個元素（其中i取自然數(shù)）。

3.4 一致性校驗(yàn)

在進(jìn)行層次單排序時，因?yàn)槿藗儗陀^事物的判斷受個人主觀意識的影響比較大，產(chǎn)生的判斷結(jié)果也會有誤差，為了保證利用層次分析法得到的結(jié)論基本合理，必須進(jìn)行定量的一致性校驗(yàn)，一致性校驗(yàn)公式如下：， 由C.I.的計算公式可知，一致性指標(biāo)的值與指標(biāo)偏離完全一致性的程度成正比[6]。為度量不同階判斷矩陣是否具有滿意的一致性，在這里引入平均隨機(jī)一致性指標(biāo)R.I.，對于一階、二階矩陣，判斷矩陣是完全一致性的，不必計算一致性指標(biāo)。當(dāng)矩陣大于或等于三階時，計算出隨機(jī)一致性比率，記做C.R.，即：，當(dāng)C.R.<0.1時，即認(rèn)為判斷矩陣具有滿意的一致性。當(dāng)C.R.≥0.1時，認(rèn)為判斷矩陣不一致，應(yīng)對判斷矩陣做適當(dāng)調(diào)整，使其滿足C.R.<0.1，從而是判斷矩陣具有滿意的一致性。

本文給出一級指標(biāo)的層次單排序和一致性校驗(yàn)全過程：

隨機(jī)一致性指標(biāo)C.R.<0.1，則判斷矩陣A1具有一致性。同法可依次得出其他指標(biāo)的相對權(quán)重，他們分別是：A1：0.245，A2：0.377，A3：0.147，A4：0.094，A5：0.094，A6：0.044。同理可得出判斷矩陣B和C的相關(guān)值以判斷矩陣是否通過一致性校驗(yàn)。

3.5 指標(biāo)權(quán)重確定

通過判斷矩陣一致性的計算，我們可以得出各級指標(biāo)的相對特征向量，相對特征向量再經(jīng)過如下計算才能得到指標(biāo)最終權(quán)重：

①一級指標(biāo)最終權(quán)重=一級指標(biāo)相對向量；②二級指標(biāo)最終權(quán)重=二級指標(biāo)相對向量×一級指標(biāo)權(quán)重；③三級指標(biāo)最終權(quán)重=二級指標(biāo)最終權(quán)重×三級指標(biāo)相對權(quán)重。

4 甘肅省高校檔案信息化指標(biāo)體系的應(yīng)用

本文針對甘肅省高校檔案館設(shè)立測評系統(tǒng)，開展調(diào)查問卷時確定的專家大部分來自省內(nèi)各高校，研究結(jié)果也主要應(yīng)用在甘肅省高校范圍內(nèi)。通過對省內(nèi)各高校的情況了解，最終篩選確定了十所高校作為測評對象。筆者借助甘肅省高校檔案協(xié)會向被選的十所高校發(fā)出測評表，由各高校對照參數(shù)進(jìn)行自評，然后再將結(jié)果與2021年檔案事業(yè)統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，結(jié)果表明本文提出的測評系統(tǒng)是相對科學(xué)的。

本文采用基于定性分析的專家調(diào)查法和基于定量分析的層次分析法，構(gòu)建了一個具有6個一級指標(biāo)、18個二級指標(biāo)和52個三級指標(biāo)的檔案信息化指標(biāo)評價體系。本體系以《全國檔案信息化實(shí)施綱要》為基礎(chǔ)，著眼于甘肅省各高校檔案信息化建設(shè)，指標(biāo)體系滿足一致性。本測評系統(tǒng)為每個指標(biāo)給出了權(quán)重，并給出了評分細(xì)則，它可以對高校檔案信息化建設(shè)工作給出客觀的評價，同時為檔案信息化建設(shè)工作做出指導(dǎo)，并指出改進(jìn)的方向。

5 結(jié)語

檔案信息化評估是一個復(fù)雜的過程，其中最核心的工作是指標(biāo)體系的構(gòu)建和指標(biāo)權(quán)重的確定[7]。本文只是做了一個初級階段的研究，在指標(biāo)的選取上還可能存在諸多考慮不周的情況，需要在今后進(jìn)一步實(shí)踐加以完善。由于研究工作的局限性，獲得全面廣泛的研究數(shù)據(jù)很困難，這導(dǎo)致指標(biāo)體系無法得到有效的驗(yàn)證，希望可以在今后的工作中將它運(yùn)用在實(shí)際的測評活動中，通過不斷地修正，使其變得更合理。

參考文獻(xiàn)

[1]張照余.檔案信息化建設(shè)測度指標(biāo)體系研究[J].中國檔案，2007（09）：55-57.

[2]鄭麗.檔案信息化建設(shè)測度標(biāo)準(zhǔn)體系探索[J].檔案與建設(shè)，2007（02）：20-23.

[3]許樹柏.實(shí)用決策方法：層次分析法原理[M].天津大學(xué)出版社，1988.

[4]郭金玉，張忠彬，孫慶云.層次分析法的研究與應(yīng)用[J].中國安全科學(xué)學(xué)報，2008，18（5）：148-153.

[5]張炳江.層次分析法及其應(yīng)用案例[M].電子工業(yè)出版社，2014.

[6]劉菁.檔案信息化指標(biāo)體系研究——基于實(shí)證和定量方法的分析[D].浙江大學(xué)：浙江大學(xué)公共管理學(xué)院，2009.

[7]劉坤.檔案信息系統(tǒng)評價指標(biāo)體系研究[J].現(xiàn)代情報，2011（02）：155-158.

作者簡介：劉英（1979— ），碩士研究生學(xué)歷，蘭州城市學(xué)院檔案館副研究館員，研究方向：檔案信息化。