何思源 劉越男 祁天嬌

摘要：檔案與數(shù)據(jù)有著千絲萬縷的聯(lián)系，但在數(shù)據(jù)如火如荼的當今社會，卻呈現(xiàn)割裂發(fā)展的狀態(tài)，亟待協(xié)同管理。從檔案管理與數(shù)據(jù)管理關系演變的角度來看，雖然二者在信息化發(fā)展過程中各有側重，但同根同源，協(xié)同管理有著深厚的歷史根基；從現(xiàn)實發(fā)展的角度來看，檔案與數(shù)據(jù)的法理聯(lián)系和現(xiàn)實差異以及共有的資產(chǎn)視角要求協(xié)同，數(shù)字化轉型發(fā)展需要理念協(xié)同，面臨的共同難題促使協(xié)同，優(yōu)勢互補和方法相通支持協(xié)同，管理體系的相對割裂呼喚協(xié)同。

關鍵詞：檔案管理 數(shù)據(jù)管理 協(xié)同管理 數(shù)字轉型

Abstract：Recordsanddataareinextricably linked， but in todays society where data is in full swing， the two have developed in a fragmented manner and are in urgent need of collaborative management. From the perspective of the evolu？ tion of the relationship between records manage？ ment and data management， although the two have their own focus in the process of informatiza？ tion development， they have the same root and ori？ gin， and collaborative management has deep histori？ cal roots.From the perspective of realistic develop？ ment， the juridical links and realistic gaps between records and data and the common asset perspec？ tive require collaboration，the digital transformation requires the concept of collaboration，the common challenges faced by both prompt collaboration，the complementary advantages and common methods support collaboration， and the relative fragmenta？ tion of management systems call for collaboration.

Keywords：Records management；Data manage？ ment； Collaborative management； Digital transfor？ mation

在數(shù)據(jù)成為新型生產(chǎn)要素的數(shù)據(jù)時代，政府和企業(yè)紛紛成立數(shù)據(jù)管理部門，浙江、廣東等地率先在政府部門設立首席數(shù)據(jù)官，開展數(shù)據(jù)治理。檔案與數(shù)據(jù)有著千絲萬縷的聯(lián)系，卻呈現(xiàn)割裂發(fā)展的狀態(tài)。一方面，檔案部門面臨來自數(shù)據(jù)部門的沖擊與挑戰(zhàn)，檔案工作如何融入數(shù)據(jù)生態(tài)已成為擺在檔案工作者面前的現(xiàn)實問題；另一方面，紙質環(huán)境中檔案管理的線性思維模式和靜態(tài)管理方式不再適用，[1]數(shù)據(jù)管理能為檔案領域帶來新的思維和方法。檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理逐漸成為檔案領域的重要議題，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出“大力推動科學數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理”的任務要求。

目前，檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理相關研究主要涉及概念關系[2]、法律協(xié)調[3]、機構設置[4]、實施策略[5]、科研檔案和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理[6-7]等，但都側重應對之策，較少涉及動因分析，缺乏歷史維度的考量。本文追溯檔案管理與數(shù)據(jù)管理的發(fā)展歷程，在歷史維度探析二者關系的演變脈絡，使檔案與數(shù)據(jù)的協(xié)同管理能夠厚植歷史根基，在此基礎上從組織機構的視角出發(fā)，進一步分析協(xié)同管理的內外動因，以更深刻地認識協(xié)同管理的重要性和必要性。需說明的是，本文中出現(xiàn)的文件及文件管理均指英文語境下的records及records management，可在一定程度上將其作為中文語境下檔案及檔案管理的對應詞，但由于中外體制差異，無法完全對等，故將其翻譯為文件及文件管理，以示區(qū)分。

一、檔案管理與數(shù)據(jù)管理的歷史溯源

（一）傳統(tǒng)環(huán)境中的檔案管理與數(shù)據(jù)管理同根同源

從歷史發(fā)展的角度來看，文件管理就是前數(shù)字時代的數(shù)據(jù)管理，其起源可追溯至公元前4000年。[8]在前數(shù)字時代，現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理所謂的結構化和非結構化數(shù)據(jù)都以統(tǒng)一的形式存儲在各類介質中，且都通過文書工作進行手工管理。[9]

在兩河流域的蘇美爾文明中，人們用楔形文字在泥板上進行刻寫，記錄數(shù)據(jù)，形成文件。這些文件通常與經(jīng)濟活動有關，如記錄貿(mào)易、銷售等的數(shù)量，以跟蹤貨物交易、存儲等活動，[10]類似于現(xiàn)代的貨物清單或ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)表。隨著社會的發(fā)展，文件的制作和使用逐漸從經(jīng)濟領域擴展至政治、法律等領域，包括皇家信件、官員名單、法律案卷、法律規(guī)范、外交協(xié)議及關于出生、死亡、婚姻等的記錄。[11-12]在古埃及，文件也被用于記錄土地所有權、作物產(chǎn)量、稅收等經(jīng)濟及宗教問題。[13]

在中世紀的歐洲，王公貴族和封建領主保管著關于人口出生、死亡、婚姻、稅收、商業(yè)和銀行交易等的文件。隨著各國君主制的鞏固和強化，行政類的文件有所增加，[14]例如英國的《末日審判書》（Doomsday Book）。到17世紀，商業(yè)發(fā)展需要精確的人口和貿(mào)易數(shù)據(jù)，對留存和查閱文件提出更高的要求。[15]此時，制作文件的書寫人員的地位與當今社會的計算機系統(tǒng)分析師或編程人員的地位相當。[16]

從我國檔案管理的發(fā)展歷程來看，檔案也是數(shù)據(jù)的記錄形式。商朝有記錄生產(chǎn)、政治、軍事、譜系的甲骨檔案，西周有記載冊命、賞賜、志功、征伐的金文檔案，秦朝出現(xiàn)大量律法檔案和石刻檔案，隋唐時期出現(xiàn)關于科舉及官員的甲歷檔案，明代有專門記錄人口、土地和賦役的黃冊和魚鱗圖冊。[17]

從現(xiàn)代意義上的檔案與數(shù)據(jù)視角進行審視，可發(fā)現(xiàn)上述人類活動形成的各種原始記錄既符合檔案的要求，也符合數(shù)據(jù)的特征，既是檔案，也是數(shù)據(jù)，制作和管理這些原始記錄的業(yè)務活動既是檔案管理，也是數(shù)據(jù)管理。

（二）數(shù)字環(huán)境中的檔案管理與數(shù)據(jù)管理漸行漸遠

進入20世紀，政府職能日益擴大、商業(yè)活動更加復雜、新的文件制作工具層出不窮，文件數(shù)量激增，組織機構希望以適當?shù)母袷?、在適當?shù)臅r間，以盡可能低的成本獲得準確的信息，[18]開始產(chǎn)生有效和全面管理數(shù)據(jù)及信息的意識。[19]雖然二者都積極應對這一新挑戰(zhàn)，但采用了不同的思路和方法，文件管理開始分化，現(xiàn)代意義上的文件管理和數(shù)據(jù)管理逐漸形成。

在某種程度上，二者的分化首先表現(xiàn)在發(fā)展思路的差異上，文件管理采用“做減法”的思路，數(shù)據(jù)管理采用“做加法”的思路。源于美國的現(xiàn)代文件管理側重控制數(shù)量和文書削減，致力于留存核心的文件，維護其證據(jù)和記憶價值，消除不必要、重復或無價值的文件，核心舉措是基于文件保管期限表的鑒定與處置活動。這種傳統(tǒng)得到《文書削減法》等法律的強化，并一直延續(xù)至今。我國民國時期的機關檔案室管理工作，亦體現(xiàn)出這種思想，如文書檔案連鎖法的“目的是想通過幾道簡便的手續(xù)，把文書工作和檔案工作連鎖起來，以改變文書運轉遲緩和檔案管理分散、壟斷的狀況”[20]。數(shù)據(jù)管理則“另辟蹊徑”，構建了全新的管理體系，致力于運用現(xiàn)代信息技術解決信息爆炸式增長的問題，側重技術應用，逐漸脫離手工管理模式。文件管理強調文件的憑證性和文化性，從長遠角度開展生命周期管控，只有少數(shù)文件才需要永久保存；數(shù)據(jù)管理強調文件的資產(chǎn)性與現(xiàn)實性，將文件視作一種可用多種方式進行開發(fā)利用的資源，[21]傾向于管理更多的數(shù)據(jù)，致力于拓寬數(shù)據(jù)的范圍和邊界。

在數(shù)據(jù)管理獨立發(fā)展的初期，二者仍保持一定聯(lián)系，早期信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)通常來自傳統(tǒng)載體形態(tài)的檔案。但隨著信息化的深入推進，二者的差異愈發(fā)明顯。時至今日，檔案管理和數(shù)據(jù)管理相對割裂已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。在宏觀層面，數(shù)據(jù)法規(guī)政策很少將檔案管理納入其中，而檔案法規(guī)政策也很少考慮數(shù)據(jù)管理的需求。在微觀層面，企事業(yè)單位等組織機構內部相繼建立數(shù)據(jù)管理體系，雖在管理對象上與現(xiàn)有檔案管理體系存在交叉、重疊，但在體制、制度、業(yè)務、資源、服務、技術、系統(tǒng)等多方面都存在相對割裂的問題。

二、檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理的現(xiàn)實動因

雖然檔案管理與數(shù)據(jù)管理存在分歧，但同根同源，在數(shù)字化轉型和智能化發(fā)展走向縱深的時代，二者又一次面臨交匯融合的問題。從理論層面來看，數(shù)據(jù)與檔案之間的法理聯(lián)系和現(xiàn)實差異以及共有的資產(chǎn)視角要求協(xié)同；從實踐層面來看，數(shù)字化轉型發(fā)展需要協(xié)同理念，面臨的共同難題促使協(xié)同，優(yōu)勢互補和方法相通支持協(xié)同，管理體系的相對割裂呼喚協(xié)同。

（一）檔案與數(shù)據(jù)之間的法理聯(lián)系和現(xiàn)實差異要求協(xié)同

從法理層面來看，檔案與數(shù)據(jù)存在天然聯(lián)系?！稒n案法》規(guī)定“檔案是指過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”[22]；《數(shù)據(jù)安全法》規(guī)定“數(shù)據(jù)是指任何以電子或者非電子形式對信息的記錄”[23]。對比發(fā)現(xiàn)，除檔案界所謂的“實物檔案”外，其他類型檔案都符合數(shù)據(jù)的定義，因此，可在很大程度上將檔案視為數(shù)據(jù)的一部分，即近似地認為檔案屬于數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)包括檔案，如圖1所示。

從現(xiàn)實層面來看，檔案與數(shù)據(jù)存在顯著差異。數(shù)字時代，檔案管理系統(tǒng)通常采用非結構化數(shù)據(jù)解決方案。即便是結構化數(shù)據(jù)，通常也會被轉為非結構化數(shù)據(jù)（如PDF等版式文件）進行歸檔保存。而在數(shù)據(jù)管理領域，雖然既包括結構化數(shù)據(jù)，也包括非結構化數(shù)據(jù)，但解決方案主要面向結構化數(shù)據(jù)，非結構化數(shù)據(jù)管理往往通過元數(shù)據(jù)等結構化數(shù)據(jù)實現(xiàn)。因此，實際工作中的檔案與數(shù)據(jù)各有側重、互不相同，檔案資源以非結構化數(shù)據(jù)為主，數(shù)據(jù)資源以結構化數(shù)據(jù)為主，如圖2所示。

檔案與數(shù)據(jù)的法理聯(lián)系和現(xiàn)實差異之間的“落差”要求協(xié)同。因為對組織機構來說，既需要非結構化數(shù)據(jù)，也需要結構化數(shù)據(jù)，需要在兩種不同類型的資源之間建立關聯(lián)，實現(xiàn)協(xié)同治理和開發(fā)利用。

（二）資產(chǎn)視角要求鏈接檔案與數(shù)據(jù)管理

在數(shù)字化轉型過程中，檔案領域和數(shù)據(jù)領域都積極引入“資產(chǎn)及資產(chǎn)管理”視角。共同的資產(chǎn)視角要求將檔案管理與數(shù)據(jù)管理鏈接起來。在檔案界，國家標準《信息與文獻文件（檔案）管理概念與原則》（GB/ T 26162—2021，采標自ISO 15489—1：2016）將“文件”定義為“機構或個人在履行其法定義務或開展業(yè)務活動過程中形成、接收并維護的作為憑證和資產(chǎn)的信息”[24]，將其理解為組織機構的業(yè)務活動憑證和信息資產(chǎn)。在數(shù)據(jù)管理領域，“數(shù)據(jù)資產(chǎn)（data asset）”首次出現(xiàn)于1974年；[25]國際數(shù)據(jù)管理協(xié)會（DAMA In？ ternational）明確指出“數(shù)據(jù)是一種組織資產(chǎn)，如今的組織依靠數(shù)據(jù)資產(chǎn)做出更高效的決定，并擁有更高效的運營”[26]。在資產(chǎn)視角下，檔案和數(shù)據(jù)都需要滿足權屬清晰、可流通等條件，都關注如何確權、如何增值、如何流通等問題，迫切需要展開合作與協(xié)同。

（三）數(shù)字化轉型發(fā)展需要采用協(xié)同管理理念

信息技術與經(jīng)濟社會的交匯融合引發(fā)數(shù)據(jù)迅猛增長，數(shù)據(jù)已成為國家基礎性戰(zhàn)略資源。全球范圍內運用數(shù)據(jù)推動經(jīng)濟發(fā)展、完善社會治理和提升政府能力正成為趨勢。在數(shù)字化轉型背景下，各類組織機構都面臨著巨大變化和不確定性，機構內各部門、各領域、各要素無法“單打獨斗”，亟須更新理念，迫切需要采用協(xié)同管理的思路實現(xiàn)跨部門合作、跨領域發(fā)展。檔案和數(shù)據(jù)都在整個組織機構范圍內形成和使用，二者應協(xié)同高效、相互配合。為服務整體數(shù)字化轉型，檔案部門需積極探索融入數(shù)據(jù)管理整體框架的路徑方法，充分發(fā)揮檔案管理在數(shù)據(jù)管理中的作用，將成熟理論、方法和工具運用到提升數(shù)據(jù)治理能力、推進數(shù)據(jù)共享等方面，激發(fā)數(shù)據(jù)要素活力，并將數(shù)據(jù)管理的方法、技術與工具引入檔案管理活動中，釋放檔案管理與數(shù)據(jù)管理的協(xié)同價值，助力更高層級的數(shù)字化與智慧化發(fā)展。

（四）面臨的共同難題促使檔案與數(shù)據(jù)管理協(xié)同

檔案管理和數(shù)據(jù)管理面臨著共同難題，需要合力應對，共商發(fā)展策略和解決方案。

首先，二者都面臨外在驅動力不足的難題。檔案部門和數(shù)據(jù)部門的職能定位具有相似性，既不是數(shù)據(jù)形成者，也不是利用者，而是以第三方的角色為業(yè)務部門提供信息支撐和數(shù)據(jù)服務。二者都屬于“成本中心”，無法直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，其價值需要經(jīng)過轉化才能實現(xiàn)，即通過賦能業(yè)務發(fā)展和經(jīng)營決策推動效率提升和效益增加。因此，二者都面臨來自組織機構的壓力，需要得到高層領導的支持，并通過檔案和數(shù)據(jù)的開放共享和利用服務等方式實現(xiàn)資產(chǎn)化增值，從而證明自身價值和效益。

其次，二者都面臨與業(yè)務發(fā)展相融合的難題。在實際工作中，一方面，數(shù)據(jù)的歸檔采集難以融入業(yè)務流程，業(yè)務部門承擔著較重的數(shù)據(jù)歸檔采集負擔，從而影響業(yè)務開展效率；另一方面，檔案和數(shù)據(jù)管理也存在不能充分釋放數(shù)據(jù)資源價值，未能在業(yè)務部門需要時及時提供真實、準確、有效的數(shù)據(jù)支持的短板，使業(yè)務部門有“付出大于收獲”之感，容易產(chǎn)生抵觸和排斥心理。

再次，檔案質量和數(shù)據(jù)質量普遍存在不足，難以有效滿足業(yè)務需求。二者均對數(shù)據(jù)提出了較高的質量要求，但由于并不是數(shù)據(jù)的直接形成者，很難從源頭保障數(shù)據(jù)質量。雖然檔案部門在20世紀90年代就已提出前端控制、全程管理等理念與原則，但在實際操作過程中仍然受到各種因素的影響和制約。

最后，二者都需要平衡開放與保密、流通與安全的挑戰(zhàn)。檔案和數(shù)據(jù)的價值在于開放和流動，但前提是保障安全。近年來，黨和國家實施網(wǎng)絡空間安全戰(zhàn)略，出臺《網(wǎng)絡安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等法律，高度重視網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全等問題，強調自主可控，大力推進軟硬件等信息基礎設施的國產(chǎn)化，檔案和數(shù)據(jù)工作都面臨著巨大的安全保障壓力。

（五）檔案管理和數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢互補和方法相通支持協(xié)同

檔案管理和數(shù)據(jù)管理各有優(yōu)勢、各有劣勢，能夠相互借鑒、取長補短。檔案管理的優(yōu)勢在于，經(jīng)過長期歷史積累，已建立起完整的檔案管理體系，有《檔案法》《檔案法實施條例》（修訂中）等法律法規(guī)的保障，有國家檔案局等發(fā)布的部門規(guī)章、規(guī)范性文件、標準規(guī)范等作為依據(jù)和參考，有完善的組織架構（檔案局、檔案館、檔案室等）和人才隊伍，有配套的獎懲機制，有與檔案事業(yè)發(fā)展相適應的檔案學科建設，在檔案質量管控、價值鑒定、歸檔保存、真實性保障、元數(shù)據(jù)、連續(xù)性管理等方面形成較成熟的管理策略、流程與方法；其劣勢在于信息能力較弱，缺乏完整的信息化人才隊伍，在有效應對數(shù)字化變革和數(shù)據(jù)化發(fā)展帶來的沖擊與挑戰(zhàn)方面面臨嚴峻挑戰(zhàn)。而數(shù)據(jù)管理恰好相反，其優(yōu)勢在于信息化能力和數(shù)據(jù)開發(fā)能力；其劣勢在于仍處于起步階段，缺乏健全完善的管理機制和制度體系，尚未普遍理清哪些數(shù)據(jù)需作為資產(chǎn)進行管理，面臨著數(shù)據(jù)質量不高、難以發(fā)現(xiàn)、利用不便、流通不暢等問題。

在管理目標上，檔案管理和數(shù)據(jù)管理具有相似性和互補性，檔案的“四性”（真實、完整、可用、安全）與數(shù)據(jù)的“六性”（完整、及時、準確、一致、唯一、有效）既有互通之處，也有互補之處。在管理環(huán)節(jié)和方法上，檔案管理與數(shù)據(jù)管理都遵循生命周期的理論與原則，在業(yè)務流程中涉及許多共性管理活動和相通的工作方法，為協(xié)同管理奠定了基礎。在形成獲取階段，二者均需精準識別管理對象，可同步開展排查工作，納入歸檔范圍的數(shù)據(jù)必然是重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，而具有保存價值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)也應被納入歸檔范圍。在數(shù)據(jù)組織階段，二者均需建立目錄體系，用元數(shù)據(jù)對資源進行描述，以便于發(fā)現(xiàn)、定位和檢索。在數(shù)據(jù)存儲階段，二者均需考慮數(shù)據(jù)的長期保存和持續(xù)可用，確保數(shù)據(jù)在需要時可發(fā)現(xiàn)、可讀取、可解釋。在數(shù)據(jù)使用階段，二者均涉及數(shù)據(jù)檢索、開放共享、利用服務等工作，且需要對數(shù)據(jù)進行分級分類，旨在平衡開放與保密的不同訴求。在數(shù)據(jù)處置階段，二者均需基于數(shù)據(jù)價值，對數(shù)據(jù)的保管期限進行判定，并采取適當?shù)拇胧?shù)據(jù)進行處置。此外，在管理人員設置、治理、風險管理、應急規(guī)劃、合規(guī)性等方面，二者也有著共性的管理要求和方法。[27]

（六）檔案管理與數(shù)據(jù)管理的相對割裂呼喚協(xié)同

在相對割裂的情況下，如果檔案部門和數(shù)據(jù)部門的職能定位和工作邊界不清，將會面臨管理資源重復投入帶來的資源浪費和效率低下等問題，業(yè)務部門也將“無所適從”。例如，在數(shù)據(jù)采集階段，業(yè)務數(shù)據(jù)應歸檔至檔案管理系統(tǒng)，還是進入數(shù)據(jù)部門的數(shù)據(jù)管理平臺？如果既要歸檔，又要入湖，業(yè)務部門將重復工作。當數(shù)據(jù)不一致時，應以檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為準，還是以數(shù)據(jù)管理平臺中的數(shù)據(jù)為準？再如，在數(shù)據(jù)獲取階段，當業(yè)務人員需要利用數(shù)據(jù)時，應在檔案管理系統(tǒng)中檢索，還是在數(shù)據(jù)管理平臺中檢索？業(yè)務人員如何能夠知道該從哪里獲取數(shù)據(jù)？現(xiàn)有的兩套管理體系常常使業(yè)務部門感到困惑和不解，迫切需要考慮如何更好地實現(xiàn)檔案與數(shù)據(jù)的協(xié)同管理。一方面，檔案管理的概念和方法可融入數(shù)據(jù)管理體系，并將在多年探索中形成的體系化知識貢獻于剛剛起步的數(shù)據(jù)管理，彌補數(shù)據(jù)管理長期保存視角的不足；另一方面，數(shù)據(jù)管理的方法和工具也應融入檔案管理體系，支撐數(shù)智賦能的檔案知識服務。

三、結語

雖然檔案管理與數(shù)據(jù)管理在信息化發(fā)展過程中各有側重，逐漸形成相對獨立的管理體系，但二者同根同源，協(xié)同管理有著深厚的歷史根基；與此同時，在大數(shù)據(jù)時代，二者面臨著又一次的交匯融合，受到多種內外動因的綜合作用，協(xié)同管理勢在必行。2022年3月，美國國家檔案與文件署（NARA）發(fā)布評估報告——《機構首席數(shù)據(jù)官與文件管理項目的協(xié)調》，明確指出“以前認為文件管理和數(shù)據(jù)管理是不同的領域，彼此不同，現(xiàn)在應將其視為相關領域，需要在機構信息管理框架內進行協(xié)作、互惠和更緊密的整合”[28]。數(shù)據(jù)管理的興起既是挑戰(zhàn)，更是機遇，檔案部門應將檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同管理作為推動檔案事業(yè)轉型升級的契機，將其視為未來檔案工作發(fā)展的重要方向，并予以規(guī)劃實施。

*本文系中國石油天然氣集團有限公司軟科學研究課題“企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)資產(chǎn)協(xié)同管理研究”（中油研20210211）的階段性研究成果之一。

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作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院

2.中國人民大學電子文件管理研究中心