付蓉

摘要：本文從辦公自動化體系的發(fā)展入手，以面向協(xié)同管理的辦公自動化應(yīng)用在高校的應(yīng)用為例，對這一辦公自動應(yīng)用化系統(tǒng)進行了研究。

關(guān)鍵詞：協(xié)同管理；辦公自動化；應(yīng)用研究

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）27-0191-02

協(xié)同管理一種以打破人力、物力、財力、信息、流程等資源之間的邊界壁壘為目標的管理體制，它是讓各種資源因素為同一個共同目標的實現(xiàn)而進行的協(xié)調(diào)運作，這一體制可以通過對各個資源的最大程度的開發(fā)、利用、和增值來發(fā)揮一種協(xié)調(diào)作用。辦公自動化系統(tǒng)，從廣義上講，是提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)的總稱，打印機復(fù)印機以及各種辦公軟件都可以被看做是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分。從狹義上講是通過對辦公室內(nèi)部的事務(wù)性工作進行有效處理的方式來提高辦公效率和管理效率的管理系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，面向協(xié)同管理的辦公自動化體系已經(jīng)得到了一定程度的應(yīng)用，因此我們有必要對面向協(xié)同管理的辦公自動化體系的應(yīng)用進行研究。

1 我國辦公自動化的發(fā)展

面向協(xié)同管理的辦公自動化應(yīng)用是我國辦公自動化發(fā)展的產(chǎn)物，它是知識管理辦公自動化系統(tǒng)的一種應(yīng)用。我國的辦公自動化發(fā)展是從20世紀80年代初期開始的，從20世紀80年代初期至今，我國的辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個主要的發(fā)展階段。其中，第一個發(fā)展階段是20世紀80年代初期至20世紀80年代中期，在這一階段，學(xué)術(shù)界開始對中國愛發(fā)展辦公自動化的模式進行了探討，我國辦公自動化的發(fā)展規(guī)劃得到了制定和應(yīng)用，一些單一功能的辦公自動化設(shè)備已經(jīng)開始在一些機關(guān)單位得到應(yīng)用，單項業(yè)務(wù)的自動化成為了這一時辦公自動化的典型特點。第二個發(fā)展階段是20世紀80年代中期至20世紀90年代初期這一段時期。這一時期，辦公自動化試點工作開始在全國范圍內(nèi)推行。通過全國通信網(wǎng)絡(luò)的大規(guī)模改造，辦公自動化的標準化工作取得了很大的進展。第三個階段就是20世紀90年代至今這一段歷史時期，在這一時期全國市級以上的機關(guān)和大中型企事業(yè)單位基本實現(xiàn)了辦公的自動化，以上海市人民政府的辦公系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)對文字處理、行文處理、文檔管理以及辦公日常管理等多個領(lǐng)域進行了開發(fā)，讓市政府的辦公效率得到了顯著的提高。可以說，這一時期形成的辦公自動化體系是一種知識管理的辦公自動化系統(tǒng)，面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)就是這種辦公自動化系統(tǒng)的一種體現(xiàn)。

2 面向協(xié)同管理的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用研究

2.1 面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在軍事院校中的應(yīng)用研究

隨著軍隊信息化建軍的發(fā)展進程的加快，軍隊指揮自動化、主戰(zhàn)裝備的信息化以及軍隊日常業(yè)務(wù)的信息化成為了軍隊信息化建設(shè)過程中重點關(guān)注的問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也已經(jīng)成為了軍事院校開展日常管理的工具。但是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在給軍事院校的辦公室管理工作帶來便利的同時也在一定程度上增加了泄密渠道，這就給軍事院校的建設(shè)與發(fā)展帶來了一定的危險性[1]。為了提高軍事院校辦公室工作的辦公效率，減少軍事機密泄露的風險，面向協(xié)同管理的辦公自動化應(yīng)用就在軍事院校中得到了應(yīng)用。

通過對辦公自動化系統(tǒng)進行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，辦公自動化系統(tǒng)主要由事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)、管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策型辦公自動化系統(tǒng)組成。可以說，面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)可以讓這些系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。軍隊中現(xiàn)行的自動化辦公系統(tǒng)就是一種讓這三種系統(tǒng)進行有機融合，借助管理科學(xué)的引進而建立起來的一種高效協(xié)調(diào)的數(shù)字化辦公系統(tǒng)，它的協(xié)調(diào)性說明這樣的系統(tǒng)可以被看作是一種面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)。因此，軍事院校的辦公系統(tǒng)就成為了面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在軍事領(lǐng)域應(yīng)用的一種體現(xiàn)。在軍事院校的辦公自動化系統(tǒng)中，用戶界面的優(yōu)化可以讓系統(tǒng)根據(jù)使用者的身份、動態(tài)等信息來有針對性的顯示操作界面，這樣使用者就可以通過對滿足自身需求的模塊界面的操作、查看、查詢功能的應(yīng)用來完成自身所需完成的工作。在公文流轉(zhuǎn)過程中，使用者可以根據(jù)不同的文件來對文件的傳遞流程進行確定。在表單定制方面，辦公化自動系統(tǒng)可以根據(jù)軍事院校自身的業(yè)務(wù)需求來讓用戶對用戶表單進行自行設(shè)計，這樣學(xué)校就可以有效地結(jié)合自身狀況來制定滿足自身狀況的辦公系統(tǒng)。通過這種辦公自動化體系的應(yīng)用，軍事院校的公文管理效率得到了有效的提高，以通用收文工作為例，圖中所示的內(nèi)容是通用收文的處理流程，通過面向協(xié)同管理的軍用自動化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，軍事院校可以對收文的處理全過程進行自動化的管理跟蹤和記錄，這樣就對軍用文書的管理工作進行了強化。

針對軍事工作的特殊性，面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在軍事領(lǐng)域的應(yīng)用過程中。軍方為辦公自動化系統(tǒng)設(shè)立了五層系統(tǒng)安全結(jié)構(gòu)，其中第一層為物理層安全系統(tǒng)，這一安全系統(tǒng)的應(yīng)用讓軍隊的計算機網(wǎng)絡(luò)體系在實際應(yīng)用過程中既實現(xiàn)了內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)、軍網(wǎng)與因特網(wǎng)的隔離又實現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)的邏輯互通。第二層安全系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)層安全系統(tǒng)，這一層安全系統(tǒng)主要通過三種方式對軍隊辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的安全性進行保障，首先，第一，網(wǎng)絡(luò)層安全系統(tǒng)通過防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等技術(shù)的應(yīng)用來阻擋外部網(wǎng)站對軍網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)攻擊，第二，通過將對外公開的服務(wù)器集合劃入專門服務(wù)器子網(wǎng)的方式來為軍隊對用戶群和服務(wù)器群的管理提供便利條件，進而為服務(wù)器的安全提供一定的保障，第三，軍隊通過在各網(wǎng)的邊界處安裝高強度保密機的措施來對外部通訊線路的數(shù)據(jù)安全提供保障。第四層是應(yīng)用層結(jié)構(gòu)安全系統(tǒng)，以LOTUS NOTES應(yīng)用系統(tǒng)平臺的認證機制、數(shù)據(jù)庫加密措施、角色功能設(shè)置、簽名域明確創(chuàng)建人和簽發(fā)人職責性、區(qū)段安全性保障措施以及安全工作流機制的綜合運用來對軍隊辦公自動化系統(tǒng)的安全運行提供保障。第五層安全保障體系是管理層網(wǎng)絡(luò)體系，這一層網(wǎng)絡(luò)體系是通過在軍網(wǎng)設(shè)立安全體系規(guī)范，建立網(wǎng)絡(luò)安全小組以及對安全管理制度的完善等措施來對軍隊辦公自動化系統(tǒng)進行維護。在對這些措施進行應(yīng)用的過程中，國防大學(xué)通過保密文化與辦公室辦公系統(tǒng)相結(jié)合的方式來對軍事信息的安全性進行了強化，通過將保密守則、手機使用規(guī)定與辦公室管理工作相結(jié)合的方式，辦公室管理工作與軍事保密工作得到了一定程度的融合。

2.2 面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在普通高校研究

通過前文的論述，我們可以這樣認為理想的辦公自動化系統(tǒng)是一種能夠為工作人員提供集成化多功能的辦公桌面環(huán)境的應(yīng)用系統(tǒng)。圖中所示的內(nèi)容是辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖

通過對圖表進行分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，在辦公自動化系統(tǒng)的體系構(gòu)建之中，具有工作流性質(zhì)的處理流程和監(jiān)督功能是兩種不可缺少的因素。在面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)中，這兩種因素是解決多部門協(xié)作問題的重要工具。集成處理與信息發(fā)布平臺的完善可以解決傳統(tǒng)的辦公自動化體系中出現(xiàn)的信息收集處理處理和發(fā)布過程相分割的問題。安全保障體系可以被看作是讓辦公自動化系統(tǒng)安全運轉(zhuǎn)的保障。這同時也可以說明面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)是一種具有時效性的辦公自動化系統(tǒng)。

我們通過對這一系統(tǒng)在普通高校的應(yīng)用狀況進行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，三明學(xué)院建立了一種面向協(xié)同管理的辦公自動化應(yīng)用體系，在該校的這一辦公體系之中，教師通過教務(wù)平臺就可以完成課程表、學(xué)生名單、選修課及學(xué)生成績的管理工作，通過內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)相結(jié)合的方式，教工對學(xué)校、院系以及相關(guān)部門的信息傳達溝通需求得到了充分的滿足，這就對辦公效率的提高起到了促進作用。

3 結(jié)論

面向協(xié)同管理的辦公自動化應(yīng)用可以在應(yīng)用過程中對企事業(yè)單位中的資源進行有效協(xié)調(diào)，它是提升辦公效率的有效手段，它可以在高校領(lǐng)域進行應(yīng)用，也可以在一般的企事業(yè)單位辦公室管理中得到應(yīng)用。這一體系的應(yīng)用會對政府機關(guān)及企事業(yè)單位的辦公室管理工作的優(yōu)化起到促進作用。

參考文獻：

[1] 陳帥.面向協(xié)同管理的醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用研究[D].南方醫(yī)科大學(xué)，2013.

[2] 王福剛.軍隊日常辦公管理信息自動化系統(tǒng)開發(fā)與研究[D].電子科技大學(xué)，2008.