岳雪濤

(潞安化工集團(tuán)有限公司常村煤礦,山西 長治 046102)

0 引言

紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中具有重要的地位和作用,雖然數(shù)字化和信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理,但紙質(zhì)檔案仍然具有不可替代的重要價值。因此,在檔案信息化管理的過程中,應(yīng)該充分認(rèn)識到紙質(zhì)檔案的重要性,采取有效的措施保護(hù)和管理紙質(zhì)檔案,使其能夠長期保存并為人類文明的傳承和發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣勢分析

1.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢如下:①易于長時間保存:與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案的物理穩(wěn)定性更高,能夠承受時間的考驗。只要采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?如控制環(huán)境濕度、避免陽光直射等,紙質(zhì)檔案可以保存數(shù)百年甚至數(shù)千年。②易于閱讀和識別:紙質(zhì)檔案的文字和圖像清晰可見,不需要特殊的閱讀設(shè)備,這使得人們可以隨時隨地閱讀和識別。③真實性和權(quán)威性高:由于紙質(zhì)檔案的物理特性,篡改和偽造紙質(zhì)檔案的難度相對較大,因此紙質(zhì)檔案具有較高的真實性和權(quán)威性[1]。

1.2 紙質(zhì)檔案的劣勢

紙質(zhì)檔案的劣勢如下:①占用空間大:與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間。隨著時間的推移,需要保存的紙質(zhì)檔案數(shù)量會不斷增加,使得檔案管理成本逐漸提高。②查閱效率低:與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案的查閱效率較低。在大量檔案中查找特定檔案需要花費較長時間。③不利于環(huán)保:紙質(zhì)檔案的生產(chǎn)和保存過程中需要消耗大量的自然資源和能源,并且會產(chǎn)生一定的環(huán)境污染[2]。

2 檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

2.1 原始憑證和法律憑證

紙質(zhì)檔案作為原始憑證和法律憑證的重要性在于其原始記錄的性質(zhì)和法律憑證的權(quán)威性。首先,紙質(zhì)檔案作為原始記錄,具有不可篡改性和可追溯性。紙質(zhì)檔案的生成過程是一個完整、連續(xù)的過程,記錄了信息的產(chǎn)生、傳遞和存儲過程,可以追溯到信息的原始狀態(tài)[3]。其次,紙質(zhì)檔案具有法律憑證的權(quán)威性。根據(jù)?中華人民共和國檔案法?的規(guī)定,檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和公民個人從事活動的重要記錄,具有憑證、參考和情報價值。紙質(zhì)檔案作為檔案的重要組成部分,其真實性和完整性得到了法律的保護(hù)。在涉及檔案信息的糾紛和訴訟中,紙質(zhì)檔案可以作為法律憑證,證明信息的真實性和權(quán)威性,為當(dāng)事人提供有力的法律支持[4]。

2.2 補(bǔ)充和完善電子檔案

在檔案管理工作中,通常會將紙質(zhì)檔案作為電子檔案的備份,以降低風(fēng)險。首先,紙質(zhì)檔案可以作為電子檔案的備份,保障檔案信息的安全性。在電子檔案的保存、傳輸和使用過程中,可能會因為各種原因出現(xiàn)信息丟失或損壞的情況,此時可以通過查閱紙質(zhì)檔案來獲取相應(yīng)的信息,避免因為電子檔案的損壞或丟失而造成信息的永久性丟失。紙質(zhì)檔案作為一種物理備份,應(yīng)對電子設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等意外情況。其次,紙質(zhì)檔案可以補(bǔ)充和完善電子檔案的信息。電子檔案在生成和傳輸過程中,可能會存在信息不完整、不準(zhǔn)確的情況。此時,可以通過查閱紙質(zhì)檔案來對電子檔案的信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善。最后,需要注意的是,紙質(zhì)檔案和電子檔案雖然存在差異,但并不是完全獨立的。在檔案管理中,應(yīng)該將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,形成一種“紙質(zhì)＋電子”的檔案管理模式。這樣可以更好地保障檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性[5]。

2.3 真實的記錄和長期的保存

紙質(zhì)檔案作為一種傳統(tǒng)的記錄方式,具有物理穩(wěn)定性高、真實性和權(quán)威性高等特點,可以長期保存并為歷史留下寶貴的記錄。首先,紙質(zhì)檔案的物理穩(wěn)定性較高。紙張的成分是纖維、填料和添加劑,這些成分使得紙張具有較強(qiáng)的耐久性,可以承受時間的考驗。通過采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?如控制環(huán)境濕度、避免陽光直射等,紙質(zhì)檔案可以保存數(shù)百年甚至數(shù)千年,具有重要的歷史價值[6]。其次,紙質(zhì)檔案的長期保存可以為歷史留下寶貴的記錄。在人類文明的發(fā)展歷程中,許多重要的歷史事件、人物和文化遺產(chǎn)都需要被記錄和保存。紙質(zhì)檔案作為一種傳統(tǒng)的記錄方式,可以長期保存并為歷史留下寶貴的記錄,具有重要的歷史價值和文化意義。在檔案管理中,應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?保護(hù)和管理紙質(zhì)檔案。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的有效方法

3.1 建立完善的紙質(zhì)檔案保存制度

為了確保紙質(zhì)檔案的真實性和完整性,建立完善的保存制度是非常必要的。以下是一些具體的措施:①保存環(huán)境:為了確保紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境符合要求,需要建立專門的檔案庫房,并配備專業(yè)的溫濕度控制系統(tǒng)、防火系統(tǒng)等設(shè)備,以確保紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境穩(wěn)定、安全。同時,需要規(guī)定檔案庫房的出入制度,確保檔案的安全。②檔案整理:在紙質(zhì)檔案的保存過程中,檔案整理是非常重要的環(huán)節(jié)。需要建立完善的檔案整理制度,包括規(guī)定檔案的分類、歸檔、編目等流程,以確保紙質(zhì)檔案的完整性和可追溯性。③定期檢查:為了及時發(fā)現(xiàn)和解決紙質(zhì)檔案保存過程中出現(xiàn)的問題,需要建立定期檢查制度。這包括對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查、盤點和修復(fù),以及及時發(fā)現(xiàn)和處理可能存在的問題,如水浸、發(fā)黃、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。④保密與安全:在紙質(zhì)檔案的保存過程中,保密與安全是非常重要的。需要建立完善的保密與安全制度,包括規(guī)定檔案的借閱、復(fù)制、傳輸?shù)攘鞒?以及規(guī)定檔案庫房的出入制度等,以確保紙質(zhì)檔案的安全和保密?？傊?建立完善的紙質(zhì)檔案保存制度是確保紙質(zhì)檔案的真實性和完整性的重要保障。通過建立完善的保存制度,可以有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案的實體安全,延長其壽命,提高其利用價值。

3.2 提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化率

將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,可以方便快捷地查閱和利用,同時也可以降低對紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險。由此可見,提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化率是保護(hù)和利用紙質(zhì)檔案的重要措施。以下是一些有效措施:①建立數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn):建立統(tǒng)一的數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn),以確保數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的質(zhì)量和格式一致性。這有助于提高數(shù)字化檔案的可讀性和互操作性,方便后續(xù)的查閱和使用。②引入先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備:引入先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備可以提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理效率和質(zhì)量?，F(xiàn)代化的數(shù)字化設(shè)備可以自動掃描、處理和轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案,大幅縮短了處理時間,同時也降低了人工操作的成本和錯誤率。③建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫:建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫可以存儲和管理大量的數(shù)字化檔案,方便快捷的查閱和利用。同時,數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫也可以降低對原始紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險,減少對紙質(zhì)檔案的借閱和搬運,延長其壽命。④推廣數(shù)字化檔案的應(yīng)用:通過推廣數(shù)字化檔案的應(yīng)用,讓更多的人了解和使用數(shù)字化檔案。這可以通過建設(shè)數(shù)字化檔案網(wǎng)站、開發(fā)數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件等方式實現(xiàn)。同時,也可以通過培訓(xùn)和教育,提高相關(guān)人員對數(shù)字化檔案的認(rèn)識和應(yīng)用能力。

3.3 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的宣傳和推廣

加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的宣傳和推廣可以提高公眾對紙質(zhì)檔案的認(rèn)識和利用意識,從而更好地保護(hù)和利用紙質(zhì)檔案。以下是一些有效措施:①建立宣傳渠道:建立多種形式的宣傳渠道,如社交媒體、微信公眾號、宣傳冊等,通過多種渠道宣傳和推廣紙質(zhì)檔案。同時,也可以利用電視、廣播、報紙等傳統(tǒng)媒體進(jìn)行宣傳。②開展講座和培訓(xùn):開展有關(guān)紙質(zhì)檔案的講座和培訓(xùn),讓公眾了解紙質(zhì)檔案的種類、特點、價值以及保護(hù)和利用方法。這可以通過舉辦講座、培訓(xùn)班、研討會等方式進(jìn)行。③建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫:建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫可以讓公眾方便快捷地查閱和使用紙質(zhì)檔案,增強(qiáng)公眾對紙質(zhì)檔案的利用意識。不僅如此,通過構(gòu)建數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫可以消除檔案損壞的風(fēng)險,減少不必要的檔案借閱與搬運,延長檔案使用周期。

4 檔案信息化管理工作未來發(fā)展啟示

4.1 與時俱進(jìn),不斷更新檔案管理理念

隨著時代的發(fā)展,檔案管理將越來越注重信息化的需求。檔案管理工作需要從傳統(tǒng)的實體管理逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理,以滿足現(xiàn)代化的信息利用需求。因此,未來的檔案管理工作需要不斷更新理念,注重檔案信息的挖掘和利用,提高檔案管理的效率和價值。

4.2 加強(qiáng)檔案信息資源的整合和共享

隨著信息化程度的不斷提高,檔案信息資源也日益豐富和多樣化。未來的檔案管理工作需要更加注重檔案信息資源的整合和共享,建立跨部門、跨行業(yè)、跨地域的檔案信息資源共享平臺,推動檔案信息資源的互通和共享,更好地服務(wù)于社會和人民。

4.3 提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。未來的檔案管理工作需要更加注重標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的建設(shè),建立完善的檔案管理制度和規(guī)范,統(tǒng)一檔案整理和歸檔的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范檔案信息的著錄和標(biāo)識,確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性,提高檔案管理的整體水平。

4.4 強(qiáng)化檔案信息的安全保護(hù)

隨著網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化程度的提高,檔案信息的安全問題也日益突出。未來的檔案管理工作需要更加注重檔案信息的安全保護(hù),建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系,采取多種技術(shù)手段和管理措施,確保檔案信息的安全性和保密性,防止檔案信息的泄露和損壞。

4.5 加強(qiáng)檔案管理人才隊伍的建設(shè)

檔案管理工作的未來發(fā)展需要依托一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊伍。未來的檔案管理工作需要更加注重人才隊伍的建設(shè),加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn),提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平,打造一支具有創(chuàng)新精神、專業(yè)能力和實踐經(jīng)驗的檔案管理人才隊伍。

5 結(jié)語

總而言之,在檔案信息化管理的背景下,紙質(zhì)檔案仍然具有不可替代的重要價值。為了有效發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢,需要建立完善的保存制度、提高數(shù)字化率以及加強(qiáng)宣傳和推廣。只有這樣,才能更好地保護(hù)和管理紙質(zhì)檔案,為歷史留下寶貴的記錄,擴(kuò)寬信息傳播途徑,為人類文明的傳承和發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。