呂素娟

摘 要：公路部門檔案管理與業(yè)務(wù)工作之間具有密切不可分割的關(guān)聯(lián)，公路部門檔案來自于業(yè)務(wù)工作，服務(wù)于業(yè)務(wù)工作，尤其是檔案管理能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)工作的開展提供數(shù)據(jù)、信息和決策等的支持，因而二者是相互融合、相互促進(jìn)的關(guān)系。本研究梳理公路部門檔案的發(fā)展歷史，明確公路部門檔案的分類，以及當(dāng)前檔案管理工作的難點(diǎn)，有助于提高公路部門檔案管理質(zhì)量，更好地為公路部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供助力。

關(guān)鍵詞：公路部門；業(yè)務(wù)工作；檔案管理；檔案質(zhì)量

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求公路部門檔案管理工作加速信息化建設(shè)。從公路部門檔案管理與業(yè)務(wù)工作關(guān)系看，業(yè)務(wù)工作開展為公路部門檔案信息收集提供了豐富資源。通過對公路部門檔案信息資源開發(fā)和利用，能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)工作開展提供全方位的檔案信息支持。因此，公路部門檔案管理與業(yè)務(wù)工作屬于相互促進(jìn)，相互融合關(guān)系。新時(shí)期，在公路部門檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合過程中要主動引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升公路部門檔案管理水平，更好地發(fā)揮公路部門檔案信息資源價(jià)值和作用。

1 公路部門檔案的發(fā)展歷史

公路部門檔案作為公路項(xiàng)目建設(shè)、日常管理以及其他業(yè)務(wù)工作開展的真實(shí)記錄，屬于非常珍惜的不可再生資源。公路部門檔案是公路部門發(fā)展的真實(shí)寫照，也是公路部門開展相關(guān)工作重要依據(jù)[1]。公路部門檔案與公路部門發(fā)展息息相關(guān)，是公路部門業(yè)務(wù)工作開展和項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄。相應(yīng)公路部門檔案發(fā)展歷史可以追溯到公路部門成立，公路部門在業(yè)務(wù)開展過程中會形成大量的檔案信息，這些檔案信息需要專門的檔案管理部門對其進(jìn)行收集、保存和管理[2]。

信息時(shí)代之前，公路部門檔案以紙質(zhì)檔案為主，這些檔案需要相關(guān)人員簽字蓋章，確保檔案的真實(shí)性和完整性，在檔案交接過程中一般以季度和年度為時(shí)間點(diǎn)，需要為公路部門檔案提供必要的辦公空間和存儲空間。檔案管理人員根據(jù)公路部門檔案的不同性質(zhì)進(jìn)行分類立卷保管；查閱公路部門檔案需持單位介紹信到公路檔案部門前臺辦理借閱或查詢業(yè)務(wù)。

信息時(shí)代背景下，借助現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)了公路部門檔案管理流程重塑，借助公路部門檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公路部門檔案下載、公路部門檔案查詢、公路部門檔案借閱等功能，不僅節(jié)省了需求者時(shí)間，同時(shí)也提升了公路部門檔案服務(wù)效能。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)與公路部門檔案管理工作的深度融合，進(jìn)一步提升了公路部門檔案的智能化、信息化水平，相應(yīng)地也對公路部門檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)提出了新的要求。未來在人工智能技術(shù)支持下，能夠進(jìn)一步拓展公路部門檔案的服務(wù)范圍，豐富公路部門檔案服務(wù)手段和方式，提升公路部門檔案服務(wù)質(zhì)量。

但從整體看，無論是追溯公路部門檔案歷史，還是展望公路部門檔案未來發(fā)展，我們都需要堅(jiān)持“依法治檔”，認(rèn)真貫徹國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，按照公路部門相關(guān)制度要求，借鑒其他部門在檔案管理過程中的成功經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化責(zé)任意識，對公路部門檔案管理工作方式方法進(jìn)行總結(jié)和完善，積極推進(jìn)公路部門檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、智能化、信息化建設(shè)[3]，更好地發(fā)揮公路部門檔案在服務(wù)公路部門決策以及業(yè)務(wù)工作方面的特殊作用，更好地促進(jìn)公路事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

2 公路檔案內(nèi)容分類及其與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)聯(lián)

公路部門檔案是公路建設(shè)、管理工作中形成的第一手資料，是公路未來管理維護(hù)的重要依據(jù)。新時(shí)期，在公路檔案管理過程中，一方面，要充分認(rèn)識到公路檔案內(nèi)容豐富特征，對其進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保公路檔案管理科學(xué)規(guī)范。另一方面，要認(rèn)識到公路檔案管理與業(yè)務(wù)工作之間關(guān)聯(lián)的重要性，主動地圍繞業(yè)務(wù)工作需要對公路檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，更好地發(fā)揮公路部門檔案的價(jià)值。

2.1 公路部門檔案的內(nèi)容

從公路部門檔案的內(nèi)容看，涉及公路項(xiàng)目建設(shè)檔案、公路工程檔案、公路養(yǎng)護(hù)檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等不同類型檔案。從歸檔主體看，包含建設(shè)主體、管理主體、政府部門、工程指揮主體、監(jiān)理單位等主體。公路部門檔案種類繁多，主體多元，加之涉及的檔案周期較長，對公路部門檔案信息收集、整理、歸檔提出了更高新要求。加之公路部門檔案在管理過程中還存在著人員兼職和管理人員流動問題，進(jìn)一步增加了公路部門檔案的收集歸檔難度。

2.2 公路部門檔案與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)聯(lián)

2.2.1業(yè)務(wù)工作開展是公路部門檔案信息的主要來源。當(dāng)前隨著我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，國家非常注重公路基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不僅將其上升到戰(zhàn)略高度，也將其作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分，各省、市、縣也在積極推進(jìn)不同層次的公路項(xiàng)目建設(shè)，在建設(shè)過程中會形成大量與公路項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案信息，這些業(yè)務(wù)檔案信息是公路部門檔案收集的主要對象，通過對這些檔案信息進(jìn)行收集和整理，能夠見證記錄國家和本地區(qū)公路項(xiàng)目建設(shè)的巨大投入、公路技術(shù)等級的提升、管理水平的提高等方方面面取得的豐碩成果。

2.2.2公路部門檔案信息資源開發(fā)能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)工作開展提供更為精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。當(dāng)前我國公路項(xiàng)目建設(shè)遍地開花，在公路項(xiàng)目建設(shè)、改造、維護(hù)和保養(yǎng)過程中需要原有的歷史檔案資料作為支持，無論是公路項(xiàng)目的改造、升級維護(hù)，還是日常管理都需要公路部門檔案支持。新時(shí)期，隨著公路部門檔案利用主體越來越多樣化，需求越來越個(gè)性化，對公路部門檔案管理效率提出了更高要求。從這一層面看，公路部門檔案與業(yè)務(wù)工作開展屬于相輔相成關(guān)系。

3 目前公路部門檔案管理過程中存在的主要問題

3.1 檔案管理與業(yè)務(wù)工作規(guī)劃不完善

公路部門檔案作為整個(gè)檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，對公路事業(yè)發(fā)展起著重要的服務(wù)、促進(jìn)作用，但目前在公路部門檔案管理過程中還存在著檔案管理與業(yè)務(wù)工作開展“兩張皮”問題[4]。一方面，檔案管理部門對于公路部門檔案管理沒有形成長遠(yuǎn)規(guī)劃，在具體工作開展過程中沒有圍繞業(yè)務(wù)工作開展形成有針對性的研究課題，檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作開展缺少溝通互動，沒有將公路部門檔案管理納入到公路事業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃之中。另一方面，在業(yè)務(wù)工作開展過程中，相關(guān)部門特別是基層公路管理部門對檔案信息支持重視程度不足，認(rèn)為業(yè)務(wù)工作開展主要依據(jù)工作實(shí)際，而公路部門檔案形成的更多是歷史資料，對業(yè)務(wù)工作開展能夠發(fā)揮的作用十分有限。由于對公路部門檔案信息重視程度不足，相應(yīng)地也就缺少檔案管理與業(yè)務(wù)工作的整體規(guī)劃，在公路部門檔案管理過程中還沒有找到服務(wù)業(yè)務(wù)工作的契合點(diǎn)。

3.2 公路部門檔案管理質(zhì)量不高

3.2.1對公路部門信息收集不夠全面。在公路部門檔案收集過程中沒有與檔案生成主體進(jìn)行溝通和互動，只是對現(xiàn)有材料的檢查，沒有查看檔案與檔案之間的關(guān)聯(lián)性，很容易造成檔案收集疏漏。同時(shí)在收集過程中部分檔案生成主體對檔案質(zhì)量重視程度不足，一些檔案材料和文件還存在著內(nèi)容不全、缺少相關(guān)責(zé)任人簽字蓋章等問題，無法保證檔案信息的真實(shí)性和價(jià)值。

3.2.2對公路部門檔案管理不到位。目前部分公路部門檔案管理人員屬于“半路出家”，很多都是從其他部門轉(zhuǎn)調(diào)到檔案管理部門，對公路部門檔案的具體特點(diǎn)以及檔案管理工作的相關(guān)要求、相關(guān)知識等了解的不夠全面。在檔案管理過程中容易出現(xiàn)馬虎大意，一些檔案沒有做到妥善保管和儲存，很容易造成檔案丟失、缺失問題。在一定程度上影響了公路部門檔案管理質(zhì)量，不利于后續(xù)公路部門檔案信息資源的開發(fā)利用和共享。

3.3公路部門檔案安全管理不到位

公路作為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的“大動脈”，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著重要角色，相應(yīng)地所形成的公路部門檔案與國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展緊密相連。這些檔案信息資源具有重要價(jià)值，一旦泄密會造成重大后果，因此在公路部門檔案管理過程中應(yīng)將安全管理放在重要位置，但當(dāng)前部分公路部門在檔案管理過程中還存在著安全隱患。一是公路部門檔案本身跨度時(shí)間大，涉及種類多，在公路部門檔案整理、轉(zhuǎn)移過程中容易出現(xiàn)檔案丟失，客觀上造成不必要的檔案風(fēng)險(xiǎn)。二是公路部門檔案管理系統(tǒng)容易受到外部病毒和黑客的攻擊，一旦網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施不到位，可能會造成公路部門檔案信息泄密。三是部門檔案在移交過程中除了紙質(zhì)檔案之外，還需要通過網(wǎng)絡(luò)途徑對數(shù)字檔案進(jìn)行傳輸，也容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。四是當(dāng)前公路部門對檔案安全工作重視程度不足，認(rèn)為公路部門檔案管理工作屬于常規(guī)性工作，沒有必要為其配備相應(yīng)的安全措施，相應(yīng)公路部門檔案在安全管理方面就缺少了技術(shù)層面保護(hù)，很容易造成公路檔案信息丟失或泄密。

4 公路部門檔案管理問題解決辦法與實(shí)踐應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求公路部門檔案要建設(shè)與之相對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢。并圍繞業(yè)務(wù)工作形成專門的檔案研究課題，服務(wù)公路業(yè)務(wù)工作。在具體實(shí)施過程中，要積極推進(jìn)檔案收集歸檔與管理利用一體化，充分利用公路部門檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對公路部門信息資源的全面收集、科學(xué)整理、系統(tǒng)分類、合理利用。同時(shí)要加強(qiáng)公路部門檔案管理系統(tǒng)投入，為其提供必要的人力、物力、財(cái)力支持，確保公路部門檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、不斷提高管理水平。此外，還要加強(qiáng)制度機(jī)制建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)，為公路部門檔案管理提供扎實(shí)的制度保障和人才保障，更好地發(fā)揮公路部門檔案信息資源特殊價(jià)值，推動業(yè)務(wù)工作開展。

4.1 檔案收集歸檔與管理利用一體化

公路部門檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既要注重前期的檔案信息收集歸檔，同時(shí)也要注重后期管理和信息資源開發(fā)利用，為業(yè)務(wù)工作開展提供全方位的檔案信息支持。因此，有必要積極推進(jìn)檔案收集歸檔與管理利用一體化建設(shè)。一是要將檔案收集歸檔作為重要工作加以落實(shí)。當(dāng)前我國公路事業(yè)發(fā)展迅猛，無論是國家宏觀層面的政策支持和資金支持，還是各地在公路項(xiàng)目建設(shè)方面的配套措施，都為我國公路事業(yè)發(fā)展注入了強(qiáng)勁動力，因此在公路事業(yè)發(fā)展過程中形成的檔案規(guī)模也越來越大，對公路部門特別是檔案管理部門業(yè)務(wù)能力提出了更高要求。公路檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與政府部門、施工部門、監(jiān)理部門、設(shè)計(jì)部門和后期運(yùn)營維護(hù)部門聯(lián)系互動，要求要按照檔案收集相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案信息收集工作，積極支持檔案事業(yè)發(fā)展[5]。二是要將管理與利用工作放在突出位置。公路部門檔案管理既需要落實(shí)相關(guān)制度機(jī)制，也需要結(jié)合公路部門檔案的具體特點(diǎn)，對檔案管理模式、檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升公路部門檔案管理質(zhì)量，切實(shí)保障公路部門檔案信息安全。在開發(fā)利用過程中既要主動引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷地豐富公路部門檔案信息開發(fā)手段，也要圍繞業(yè)務(wù)工作開展形成專門的公路部門檔案研究課題，使業(yè)務(wù)工作順利進(jìn)行。

4.2 強(qiáng)化公路部門檔案管理系統(tǒng)

在公路部門檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)化過程中要以支持業(yè)務(wù)工作作為主要導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與公路部門檔案管理系統(tǒng)的深度融合。公路檔案管理部門要與具備資質(zhì)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，為公路部門檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)化提供全方位的技術(shù)支持。在功能優(yōu)化方面，要結(jié)合不同業(yè)務(wù)主體的具體訴求，合理開發(fā)公路部門檔案管理系統(tǒng)功能，確保相關(guān)功能既實(shí)用，又方便，進(jìn)一步提升公路部門檔案管理實(shí)效。一是要為公路檔案管理系統(tǒng)提供全方位的人力、物力、財(cái)力支持，公路部門檔案管理系統(tǒng)是公路部門檔案事業(yè)發(fā)展的重大工程，公路部門應(yīng)給予足夠的重視，并安排專項(xiàng)資金用于公路部門檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備、交換機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。同時(shí)要為公路部門檔案管理提供必要的空間場所，加強(qiáng)安全防護(hù)，安裝相應(yīng)監(jiān)控設(shè)施，地面鋪設(shè)靜電地板，門窗做好防盜，為公路部檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行提供扎實(shí)的安全防護(hù)。二是要重視公路部門檔案管理系統(tǒng)更新和維護(hù)。公路部門檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營和維護(hù)是一項(xiàng)長期性工作，既需要持續(xù)資金投入和人力投入，也需要對公路部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升公路部門檔案管理人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)技能，能夠靈活地操作公路部門檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)也要為公路部門檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)營和后期維護(hù)提供技術(shù)支持和人力支持，不斷地對公路部門檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行硬件升級和軟件更新，切實(shí)保障公路檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.3 持續(xù)更新并完善檔案管理制度

新時(shí)期，在推進(jìn)公路部門檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合過程中要將制度機(jī)制建設(shè)作為重要保障。一方面，要結(jié)合公路部門檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合的具體需要，對原有的檔案管理制度機(jī)制進(jìn)行重新梳理，對于影響支持業(yè)務(wù)工作的相關(guān)制度要予以廢止，對于公路部門檔案管理服務(wù)業(yè)務(wù)工作過程中出現(xiàn)的新問題、新情況要加以總結(jié)，對于形成的經(jīng)驗(yàn)和辦法要上升到制度層面，為公路部門檔案管理提供更為精準(zhǔn)的制度機(jī)制支撐，更好地開展相關(guān)服務(wù)工作。另一方面，檔案管理制度屬于宏觀層面工作，要求公路檔案管理部門要將檔案管理制度更新和完善作為重點(diǎn)工作加以落實(shí)，要定期召開專門會議研究公路部門檔案管理制度機(jī)制建設(shè)相關(guān)問題，廣泛征求一線公路部門檔案管理人員意見建議，了解當(dāng)前業(yè)務(wù)工作部門對于公路部門檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求，對相應(yīng)制度機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步提升制度的契合性。同時(shí)要加大公路部門檔案管理制度落實(shí)力度，只有制度真正落實(shí)到位，才能夠更好地約束公路部門檔案管理工作人員的行為，才能夠切實(shí)發(fā)揮制度機(jī)制的指導(dǎo)性和引導(dǎo)性作用。

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作者簡介：呂素娟，遼寧省臺安縣交通運(yùn)輸事務(wù)中心行政辦公室主任、館員，研究方向：檔案管理。