徐松 李俊年 吳士勇 萬惠

摘 要：信息化時代為檔案管理工作帶來了新的機遇，也帶來了新的挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案管理工作和檔案服務(wù)理念發(fā)生了新的轉(zhuǎn)換。本文以信息化背景視野，通過分析檔案管理工作中存在的困難和問題，提出改進路徑，以期為檔案管理部門和檔案管理工作人員提供有益參考。

基金項目：青海省科研基礎(chǔ)條件和能力建設(shè)項目“青海省地方病檔案資源數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用（2022-ZJ-NL02）

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；問題

隨著社會快速發(fā)展，檔案管理模式和服務(wù)理念發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)與滿足信息化背景下，各類機構(gòu)和工作對檔案信息資源的需求。以筆者工作單位為例，近年來，以各類館藏檔案史料為基礎(chǔ)，綜合文書、科技、財務(wù)、基建等各類別檔案，將智慧檔案管理系統(tǒng)納入檔案信息化建設(shè)，從而使此前互不關(guān)聯(lián)、相互獨立的傳統(tǒng)檔案史料，在一定程度上實現(xiàn)檔案信息化及資源的有效共享，為后期檔案的高效快捷利用奠定良好基礎(chǔ)。

1 信息化時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 缺乏大眾所需的信息化資源

現(xiàn)代檔案管理機構(gòu)生存的基礎(chǔ)就是各類檔案資源，在信息化時代，檔案用戶對利用對象的需求已從單純的紙質(zhì)原件發(fā)展為便捷、豐富的多載體檔案形式。但是，在信息化的轉(zhuǎn)型過程中，由于檔案資料的形式多樣性，在獲取數(shù)字化資源的途徑上與一般性的文字材料存在一定差距，因此只能通過數(shù)字化處理的方法對傳統(tǒng)的檔案進行處理；另外，在現(xiàn)階段實際辦公過程中，由于公文傳遞處理方式具有特殊性和多樣性，絕大多數(shù)文件材料只有在公文處理完畢并整理歸檔后才能對其進行數(shù)字化處理，在此過程中，部分檔案管理部門和檔案管理工作者還缺乏主動保存意識，或者還不知如何去保存，這樣就會造成現(xiàn)代化的檔案管理缺乏現(xiàn)代化的信息資源。

1.2 存在檔案數(shù)字化的技術(shù)瓶頸

現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化處理方式，一般采用掃描原件或通過微縮掃描膠片的方式進行處理。為了保證數(shù)字化處理過程中信息的完整性，需要采購較為昂貴的儀器設(shè)備，同時需安排專人負責(zé)后期維護使用，而除傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文書資料外，在聲像檔案的數(shù)字化處理過程中，技術(shù)人員對采集設(shè)備和存儲設(shè)備會提出來更高的要求，代價也就更大，另外傳統(tǒng)檔案信息進行數(shù)字轉(zhuǎn)換的效率有限，每日工作量有限，這就需要為此投入大量的工作時間去進行數(shù)字化處理。如果采取掃描縮微膠片，可以加快掃描速度。目前檔案管理機構(gòu)的縮微率普遍不高，只有少部分進行縮微處理。要實現(xiàn)檔案的縮微化不是短時間內(nèi)就能完成的，檔案資料數(shù)字化的基本原理是通過掃描將其轉(zhuǎn)化為圖片格式進行保存，這種方式雖然趨向于標(biāo)準(zhǔn)化，但是在后期檔案利用中存在一定的弊端。例如，當(dāng)我們需要對檔案中的某一信息進行檢索時，就需要先將圖片信息通過智能識別系統(tǒng)進行文字提取，轉(zhuǎn)換為文本形式后再進行信息檢索，而由于目前智能識別系統(tǒng)尚不成熟，在對一些文字信息提取轉(zhuǎn)換過程中容易造成識別偏差，出現(xiàn)錯誤信息，無法保證檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性。而且目前的智能識別系統(tǒng)對于一些手寫的文字檔案無法識別，則需要人工進行轉(zhuǎn)換，為此會占用大量的人力和時間。

1.3 多媒體信息反饋率有待提高

在現(xiàn)代檔案管理機構(gòu)中存儲的對象不再是純粹的文字信息，它將包含大量的多媒體信息。這是多媒體技術(shù)被人類廣泛運用的必然結(jié)果。但有兩個問題阻礙我們在檔案管理中獲取多媒體信息。一是由于多媒體信息的多媒體性和不可預(yù)知性，傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型數(shù)據(jù)庫已不能適應(yīng)，這就需要面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；二是多媒體信息完全不同于傳統(tǒng)的文字信息，傳統(tǒng)的建立在文字基礎(chǔ)上的檢索方法已完全不適用，這就需要我們開發(fā)一種多媒體模糊檢索技術(shù)，方便檔案管理與利用。但是用戶的網(wǎng)絡(luò)接收設(shè)備還不普及，這就限制了檔案管理信息的反饋。另外，網(wǎng)絡(luò)安全也是一個重要問題，行業(yè)管理部門來說，現(xiàn)在面臨的一個嚴峻事實就是沒有相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)的建立是現(xiàn)代檔案管理機構(gòu)建立規(guī)范安全的信息資源系統(tǒng)的重要前提。

1.4 檔案信息化管理模式亟需變革

在以往傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員培養(yǎng)主要通過“老帶新”“傳幫帶”的方式進行，這種培養(yǎng)方式以經(jīng)驗積累為主，面對信息化轉(zhuǎn)型，管理流程、管理模式存在一定的滯后性。為了能使檔案管理抓住互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的新機遇，不僅需要對管理人員重新進行系統(tǒng)化、科學(xué)化的培養(yǎng)，也需要及時對檔案管理模式進行變革，通過多樣化、多層次優(yōu)化升級檔案管理模式，以便應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的各方面的挑戰(zhàn)，從而達到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理模式轉(zhuǎn)型和發(fā)展的客觀要求。現(xiàn)代社會要求檔案管理服務(wù)形式是多種多樣的，而不是傳統(tǒng)的面對面式服務(wù)；帶有主動性的，而不是“坐等上門”；是不受時間、空間限制的，而不是到點關(guān)門。這也要求我們需要改變以往的傳統(tǒng)服務(wù)理念和工作機制，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代下新的檔案管理模式，從而化解其對傳統(tǒng)管理方式和服務(wù)理念帶來的沖擊和影響。

1.5 安全保密工作存在隱患

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，在檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中，如何防止檔案信息泄露或丟失成為主要問題。通過對以往信息泄露案件的分析，泄露途徑主要包括人為拷貝、存儲設(shè)備丟失和網(wǎng)絡(luò)入侵三種，與之相對應(yīng)的管理要素是檔案管理人員及存儲設(shè)備的管理制度、法律法規(guī)和網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，其中網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)最為復(fù)雜。在大數(shù)據(jù)時代，建立信息化檔案管理系統(tǒng)就是通過互聯(lián)網(wǎng)使檔案信息與使用者互聯(lián)互通，便于檔案信息的高效利用[1]，也因為這一點，檔案信息不再單純存在于一個真實密閉的檔案室內(nèi)，而是共享于一個龐大的互聯(lián)網(wǎng)中，任何人只要通過秘鑰或者獲得一定的權(quán)限即可實現(xiàn)檔案查閱，而以現(xiàn)有的技術(shù)，在數(shù)據(jù)共享的前提下，無法保證檔案信息的安全保密性，使檔案信息的泄露風(fēng)險增加，無論是國家機密檔案，抑或是涉及隱私的個人信息被泄露，都將會給國家、社會或者個人帶來財產(chǎn)和生命安全的重大損失。此外，用于存儲檔案信息的機器設(shè)備其穩(wěn)定性低于傳統(tǒng)紙質(zhì)材料，一旦存儲設(shè)備發(fā)生故障，就容易導(dǎo)致檔案的遺失。而現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的“云存儲”技術(shù)其安全性還有待進一步考究。為此，如何在保證信息安全的前提下實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，是信息化檔案管理系統(tǒng)所面臨的一大挑戰(zhàn)。

2 新時期檔案管理的發(fā)展途徑及對策

2.1 加強檔案數(shù)字化人才隊伍建設(shè)

2.1.1提升業(yè)務(wù)知識水平。通過在職培訓(xùn)、專題講座、短期輪訓(xùn)、參觀考察、脫產(chǎn)培訓(xùn)等方式努力提高檔案人員自身的知識水平。通過舉辦一些高起點、高水平、高質(zhì)量的檔案專業(yè)技術(shù)人員研討班來提高檔案人員的理論高度和解決實際問題的分析水平。

2.1.2通過教育培訓(xùn)。樹立終身學(xué)習(xí)的思想，增強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的自覺性，從多種途徑不斷更新自己的知識和技能，建成一支能夠應(yīng)對信息化檔案管理中各種復(fù)雜問題的高素質(zhì)、高技術(shù)人才隊伍。

2.1.3創(chuàng)新能力培養(yǎng)。目前，在檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展過程中存在的一個普遍問題是檔案管理人員缺乏一定的創(chuàng)新能力，習(xí)慣于依照傳統(tǒng)的方式方法進行工作，不善于通過學(xué)術(shù)研究來探索改進和發(fā)展檔案管理系統(tǒng)。要解決這個問題，就要有針對性地在檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容中加強開拓創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，在整體教育上大力強化檔案人才隊伍在開拓創(chuàng)新思維、哲學(xué)思辨能力、自學(xué)能力、觸類旁通能力、舉一反三能力等方面的培養(yǎng)力度。

2.1.4加強職業(yè)道德建設(shè)。針對當(dāng)前檔案管理人才緊缺、人員老化，水平偏低等現(xiàn)狀，建立健全科學(xué)嚴謹?shù)娜瞬胚x拔制度就顯得尤為重要，通過篩選，擇優(yōu)錄取一批技術(shù)水平強、道德素養(yǎng)高的專業(yè)管理人才。要注重職業(yè)道德教育，應(yīng)充分認識到檔案管理人員的工作積極性、服務(wù)水平、自主能動性、對自我工作的認知程度和在工作中時刻保持的社會責(zé)任感和歷史使命，都會對檔案工作所產(chǎn)生的經(jīng)濟價值具有一定的推動作用。

2.2強化和落實檔案收集工作

2.2.1要提高職工的檔案意識。通過“線下”講授或者“線上”學(xué)習(xí)等形式，借助網(wǎng)絡(luò)、報刊等媒介開展形式多樣的教育宣傳工作，提高全體職工的檔案意識，改變以往單一的檔案收集模式，讓職工自發(fā)的參與檔案收集，在平時工作中對與之相關(guān)的檔案進行積累、保護和收集歸納，以便后期歸檔入冊，提高檔案管理人員的收集整理工作效率。實踐證明，對檔案工作了解得越多、越深刻、越全面，才會越清楚地認識檔案收集的重要性，也就會越重視檔案的形成和積累，關(guān)心、支持檔案的收集工作。

2.2.2要健全收集制度，確保齊全完整。針對目前大多檔案部門歸檔制度、歸檔范圍不夠明確和細化、對各業(yè)務(wù)部門開展的工作不了解等問題，檔案部門工作人員可以在國家有關(guān)歸檔范圍指導(dǎo)性文件的指導(dǎo)下[2]，和各業(yè)務(wù)部門工作人員溝通協(xié)商，對現(xiàn)有的制度進行細化、修改、補充，完善，使其更具有操作性和明確性，并根據(jù)當(dāng)前新形勢的發(fā)展需要，建立切實可行的收集歸檔制度，拓寬檔案的收集范圍，豐富檔案收集的種類[3]。

2.2.3要加強法制建設(shè)，樹立法治權(quán)威。由上級主管部門及檔案管理行政部門加大執(zhí)法力度，定期或不定期的對各單位開展監(jiān)督檢查，將執(zhí)法監(jiān)督檢查制度化，各單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部要通過自學(xué)或?qū)ｍ椗嘤?xùn)加強對檔案法規(guī)的理解和對依法行政、依法治黨的思想意識。嚴肅處理檢查檔案工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題，樹立依法治檔的權(quán)威性，從而杜絕各單位在檔案管理過程中違規(guī)違紀的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3 完善檔案管理制度

2.3.1要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的制度觀念。積極適應(yīng)新時代下檔案事業(yè)的發(fā)展模式，通過各種形式的學(xué)習(xí)，將以往“坐、等、靠、要”的傳統(tǒng)思想轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極創(chuàng)新、主動爭取的新思想、新理念，以新思想新理念助推工作發(fā)展，并且開展積極有益的探索思考，勇于創(chuàng)新大膽提出新時期信息化背景下檔案管理工作的指導(dǎo)方式和管理制度。具體來說，可以通過加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)等方式，來應(yīng)對信息化發(fā)展中出現(xiàn)的新問題，并逐步建立與之相適應(yīng)的、完善的現(xiàn)代檔案管理制度。

2.3.2要確立法制管理思想。受制于主觀和客觀因素的制約，在以往各個單位的檔案管理工作中，制定的各項規(guī)章制度較為籠統(tǒng)，往往趨向于行政管理的方向，缺乏一定的法制管理理念，由此導(dǎo)致一些問題的發(fā)生。為解決這一問題，檔案管理工作必須要嚴格確立法制管理思想，堅持法治底線，做到有法可依、有法必依，杜絕違法違規(guī)現(xiàn)象。

2.3.3要注重貫徹落實。制度指定的根本目的是為了助力工作落實，各項制度為檔案管理工作奠定了基本思想，但是在具體管理中，要堅持實事求是，具體問題具體分析，將抽象的制度轉(zhuǎn)換為具體的可執(zhí)行的抓手，形成自上而下的網(wǎng)格管理體系，進而促進檔案制度的落實。

2.4 推動檔案管理信息化建設(shè)

2.4.1增加人力物力保障。檔案信息化建設(shè)需要較多的人力、物力和財力的保障，這是投入周期長、成效顯著慢的工作，作為檔案管理部門，一般都是由政府舉辦的公益性單位，主要以滿足社會和公眾服務(wù)為目標(biāo)，不具備創(chuàng)造物資財富的基礎(chǔ)和渠道，自身難以創(chuàng)造出明顯的經(jīng)濟效益，所以必須爭取財政上的支持積極，主動作為，通過科學(xué)的、合理的、規(guī)范的途徑增加資金收入，為檔案管理信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。

2.4.2注重檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保證。在信息化時代，隨著新媒體和大數(shù)據(jù)的衍生以及傳播載體和傳播方式的改變，檔案信息化建設(shè)過程中的網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出。為確保檔案信息安全，需要加強信息化檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)備，以及專業(yè)隊伍建設(shè)，以應(yīng)對來自不同領(lǐng)域、不同方向的挑戰(zhàn)。

結(jié)語

信息化時代的到來為檔案管理工作帶來了便利，很大程度上提高了檔案管理水平，使檔案管理更具科學(xué)性和針對性[4]，為檔案資源的有效利用和合理共享提供了便利。為適應(yīng)新時代發(fā)展需求，各級檔案管理部門還需加強檔案信息化建設(shè)[5]，注重人員培養(yǎng)，加強軟硬件投入，規(guī)范流程制度，不斷促進檔案信息化建設(shè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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[3]婁翠英.數(shù)字化校園背景下高職院校的檔案管理工作[J].文教資料。2019（01）：116-117+71。

[4]林偉娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].文化產(chǎn)業(yè)。2022（33） ：16-18。

[5]溫妍.試析信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].蘭臺內(nèi)外。2022，（16）：36-38。

作者簡介：徐松，碩士研究生，青海省地方病預(yù)防控制所館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化。通信作者：萬惠，大學(xué)學(xué)歷，青海省地方病預(yù)防控制所高級經(jīng)濟師、研究館員，研究方向：檔案管理。