陳海文 邱玉霞 王藝凝

摘 要：自然資源和規(guī)劃檔案包括自然資源和規(guī)劃管理工作過程中形成的歷史憑證、法律文書。近年來，日照市自然資源和規(guī)劃局高度重視自然資源和規(guī)劃檔案工作，建立了主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓、檔案人員具體抓的管理體制，進(jìn)一步修訂和完善了文件材料歸檔制度，不斷加大對檔案管理工作的資金投入，強(qiáng)化自然資源和規(guī)劃檔案工作人員培訓(xùn)，全面完成了自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化，使系統(tǒng)檔案逐步進(jìn)入現(xiàn)代化管理軌道。

關(guān)鍵詞：自然資源和規(guī)劃；檔案管理；信息化建設(shè)

自然資源系統(tǒng)的專業(yè)檔案比較多，特別是不動產(chǎn)、土地規(guī)劃、地籍管理、土地供應(yīng)等資料，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，具有很高的利用價(jià)值、憑證價(jià)值和法律效力，對于加強(qiáng)自然資源管理、提升城市規(guī)劃水平具有不可替代的獨(dú)特作用。近年來，日照市自然資源和規(guī)劃局嚴(yán)格按照上級的要求對檔案進(jìn)行整理歸檔，加快檔案數(shù)字化步伐，推動檔案工作進(jìn)入信息化快車道。日照市自然資源和規(guī)劃局檔案室成功晉升為省特級檔案室，帶動全市自然資源和規(guī)劃檔案工作水平實(shí)現(xiàn)整體提升。

1 日照市自然資源檔案信息化建設(shè)主要做法

1.1 高度重視檔案信息化建設(shè)，完善管理制度

日照市自然資源和規(guī)劃局一直致力于提高各類業(yè)務(wù)信息化水平。通過不斷強(qiáng)化檔案硬件設(shè)施建設(shè)，完善檔案管理制度建設(shè)，設(shè)置市自然資源數(shù)據(jù)中心、綜合業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)將自然資源和規(guī)劃檔案工作擺上重要議事日程。一是拓展檔案廣度。日照市自然資源和規(guī)劃局檔案室設(shè)立于1995年，現(xiàn)配備專職檔案人員4人，配有1間辦公室、1間閱卷室、3間庫房，總面積達(dá)320平方米，室藏檔案共674456卷。為加強(qiáng)組織管理，日照市自然資源和規(guī)劃局成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成主要領(lǐng)導(dǎo)親自過問、分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助配合的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。局黨組每年對檔案工作進(jìn)行研究和部署，保證檔案工作的正常進(jìn)行，特別是檔案升級工作，更是列入工作計(jì)劃，使升級工作有布置、有要求、有檢查，切實(shí)把檔案管理落到實(shí)處。二是打造管理網(wǎng)絡(luò)。在全市85個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)自然資源所均設(shè)置檔案崗，配備一至二名檔案員，不斷夯實(shí)檔案基層基礎(chǔ)，厚植檔案安全屏障、提升檔案隊(duì)伍素能、加大檔案供給力度、拓展檔案服務(wù)廣度，在點(diǎn)線面上都有亮點(diǎn)、有突破，在全系統(tǒng)全面形成橫到邊、縱到底的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)緊密配合、協(xié)調(diào)作戰(zhàn)、齊抓共管的檔案管理工作格局。三是加強(qiáng)制度建設(shè)。針對檔案管理晉升為省特級的實(shí)際需要，日照市自然資源和規(guī)劃局根據(jù)《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作實(shí)際，修訂完善文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護(hù)使用、重大活動檔案登記、檔案數(shù)字化管理等15項(xiàng)制度，牢固樹立全系統(tǒng)“一盤棋”思想，在機(jī)構(gòu)改革過程中確保檔案工作不斷檔、更規(guī)范，有力地促進(jìn)了檔案工作制度化。

1.2 強(qiáng)化資金保障，推動檔案信息化建設(shè)

日照市自然資源和規(guī)劃局不斷加大對檔案管理工作的資金投入，搞好自然資源和規(guī)劃檔案工作人員培訓(xùn)，全面完成自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化。一是經(jīng)費(fèi)投入到位。經(jīng)費(fèi)投入是檔案管理工作的基礎(chǔ)。近年來，日照市自然資源和規(guī)劃局在工作經(jīng)費(fèi)非常緊張的情況下，積極爭取財(cái)政支持，累計(jì)投資200余萬元，配備檔案密集架89列，安裝集探測報(bào)警、圖像監(jiān)控和控制管護(hù)于一體的多功能智能管理系統(tǒng)。同時(shí)，購進(jìn)電腦、全自動溫濕度記錄儀、二氧化碳滅火器等先進(jìn)設(shè)備，強(qiáng)化檔案實(shí)體管控，確保了檔案安全。二是業(yè)務(wù)培訓(xùn)到位。結(jié)合自然資源和規(guī)劃系統(tǒng)“完善體制、提高素質(zhì)”“規(guī)范化建設(shè)年”“五個(gè)建設(shè)”“作風(fēng)建設(shè)年”活動，在集中培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，日照市自然資源和規(guī)劃局充分利用周五學(xué)習(xí)的時(shí)間，持續(xù)加強(qiáng)對檔案員的教育培訓(xùn)，及時(shí)更新檔案員的業(yè)務(wù)知識。開展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)工作，實(shí)現(xiàn)了“以評促建、以評促改”，不斷夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)、知識競答、檔案業(yè)務(wù)評價(jià)、現(xiàn)場操作比武等形式，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)基本功、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等內(nèi)容，有效提高了全體檔案工作者綜合素質(zhì)。三是實(shí)施以點(diǎn)帶面。為使基層單位檔案工作更加規(guī)劃，采取了“培育試點(diǎn)、提煉經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)推廣”的方法。在試點(diǎn)建設(shè)方面，選取檔案工作基礎(chǔ)較好的莒縣店子集自然資源所進(jìn)行指導(dǎo)，協(xié)助整理檔案，對各項(xiàng)檔案進(jìn)行集中整理、分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。召開檔案管理現(xiàn)場會，現(xiàn)場觀摩學(xué)習(xí)成功做好，受到與會領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定?，F(xiàn)場會結(jié)束后，及時(shí)總結(jié)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自然資源和規(guī)劃檔案工作的實(shí)際，制定下發(fā)《基層自然資源所檔案立卷歸檔規(guī)范》，并組織各基層所檔案員到試點(diǎn)所參觀，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，推動檔案管理工作規(guī)范有序開展。同時(shí)，市局、縣局檔案室人員及時(shí)到各所協(xié)助、指導(dǎo)，建立《檔案檢查臺帳》，明確時(shí)限，及時(shí)整改，逐一消號，全局檔案管理工作整體水平有了很大的提高。截止目前，全市自然資源和規(guī)劃系統(tǒng)已有85個(gè)所的檔案全部整理結(jié)束，共整理基層所檔案17萬余卷（件）。四是加強(qiáng)信息化建設(shè)。在做好檔案實(shí)體管理的同時(shí)，日照市自然資源和規(guī)劃局結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，購買自然資源和規(guī)劃檔案管理軟件，成功建成數(shù)據(jù)交互與共享于一體的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，制定自然資源各類檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)，有效推動檔案信息化建設(shè)，為全市自然資源系統(tǒng)檔案互聯(lián)互通打下基礎(chǔ)。例如：市國土空間數(shù)據(jù)中心把檔案利用服務(wù)平臺搬到大集上，進(jìn)一步增強(qiáng)廣大農(nóng)村群眾的檔案獲得感。數(shù)字化檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的建立，極大地提高自然資源和規(guī)劃檔案的管理高效性、查閱便捷性、安全保密性，檔案管理服務(wù)水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。

1.3 完善管理機(jī)制，提高檔案管理水平

管好用好檔案資源，目的是服務(wù)大局、服務(wù)群眾。為進(jìn)一步提高基層單位檔案工作規(guī)范化水平，推動全系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化建設(shè)，日照市自然資源和規(guī)劃局切實(shí)做到“一個(gè)強(qiáng)化、兩個(gè)把關(guān)、三個(gè)到位”。 一是做到“一個(gè)強(qiáng)化”。強(qiáng)化檔案工作職責(zé)，在所屬各單位設(shè)置檔案崗，明確檔案人員的崗位責(zé)任，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到人，做到定人員、定任務(wù)、定時(shí)間、定質(zhì)量。加強(qiáng)指導(dǎo)，嚴(yán)格監(jiān)督，認(rèn)真考核、兌現(xiàn)獎懲，確保各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，對于歸檔文件材料收集不全，檔案整理不規(guī)范的，追究有關(guān)人員責(zé)任，年度內(nèi)單位和個(gè)人取消評先樹優(yōu)資格；二是做到“兩個(gè)把關(guān)”。一方面把好文件材料收集齊全完整關(guān)，做好文件材料收集整理工作，確保所有文件材料應(yīng)歸盡歸，持續(xù)推進(jìn)檔案的歸集、移交、進(jìn)館等工作，認(rèn)真收集整理，強(qiáng)化質(zhì)量管控。在做好紙質(zhì)檔案整理的同時(shí)，同步做好電子文件歸檔工作，確保規(guī)范有序，為檔案的利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另一方面把好案卷質(zhì)量關(guān)，按照“分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄規(guī)范、裝訂整齊”的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)案卷要求做到“全、細(xì)、準(zhǔn)、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細(xì)”指在鑒定上要細(xì)，“準(zhǔn)”指在分類上要準(zhǔn)，“美”指在裝訂上力求美觀）。三是做到“三個(gè)到位”。首先是認(rèn)識到位，通過宣傳引導(dǎo)，形成共識，認(rèn)識到檔案是自然資源和規(guī)劃管理工作中形成的真實(shí)記錄，檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)，是自然資源和規(guī)劃的基礎(chǔ)工作之一。檔案管理的好壞，是一個(gè)單位綜合管理水平的體現(xiàn)，是各項(xiàng)工作必不可少的重要環(huán)節(jié)。其次是收集整理到位，為使檔案達(dá)到數(shù)量充足、門類齊全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，把歸檔制度編入《日照市自然資源和規(guī)劃管理應(yīng)知應(yīng)會》一書，使全體職工自覺參與到檔案管理當(dāng)中，強(qiáng)化了全員檔案意識，確保檔案的齊全完整。在集中整理過程中，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，本著“認(rèn)真規(guī)范當(dāng)前，集中整改過去”的原則，加強(qiáng)對自然資源和規(guī)劃檔案的規(guī)范化管理，改變不規(guī)范的操作和做法，使自然資源和規(guī)劃檔案工作規(guī)范有序。再次是服務(wù)到位，從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，積極轉(zhuǎn)變作風(fēng)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，努力拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，不斷增強(qiáng)服務(wù)的主動性和針對性，在確定土地權(quán)屬、解決土地糾紛、農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、土地開發(fā)復(fù)墾、城區(qū)開發(fā)及建設(shè)社會主義新農(nóng)村等方面提供大量翔實(shí)的資料，充分發(fā)揮了檔案工作的服務(wù)力。

1.4 做好開發(fā)利用，提供優(yōu)質(zhì)利用服務(wù)

檔案管理的目的在于服務(wù)，搞好檔案信息的開發(fā)利用，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的唯一途徑。近年來，日照市自然資源和規(guī)劃局充分發(fā)揮自然資源和規(guī)劃檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為調(diào)處土地糾紛服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為土地市場服務(wù)，為礦業(yè)發(fā)展服務(wù)的功能，始終把檔案社會利用作為一項(xiàng)特殊任務(wù)列入重要議事日程，取得明顯成效。

如2020年初開始，日照市人民政府開始在全縣范圍內(nèi)編制“十四五”規(guī)劃，必須編制《農(nóng)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《林業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《水利建設(shè)規(guī)劃》《城鎮(zhèn)發(fā)展規(guī)劃》《交通發(fā)展規(guī)劃》《土地利用總體規(guī)劃》等專項(xiàng)規(guī)劃，作為重大決策，需要進(jìn)行大量的圖件測繪編制工作。各類圖件測繪是一項(xiàng)比較復(fù)雜而艱苦的工作，不僅需要常規(guī)測繪，而且需要大量的野外調(diào)查，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，并且技術(shù)要求嚴(yán)格。如果請專業(yè)部門測繪，需要投入大量的資金。通過利用日照市自然資源和規(guī)劃局檔案室提供的《土地利用現(xiàn)狀圖》進(jìn)行各類規(guī)劃的編制，不僅精度高，而且節(jié)省費(fèi)用220多萬元資金，縮短了工作時(shí)間，取得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

再如莒縣基本農(nóng)田土地整理項(xiàng)目，技術(shù)人員和檔案人員共同查閱大量的檔案資料，檔案室提供該項(xiàng)目原始資料檔案共計(jì)160卷，同步對涉及本次調(diào)查所形成和使用的有關(guān)文件、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、成果資料、地形圖、現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖、價(jià)格資料、權(quán)屬證明材料，以及收集的有關(guān)部門資料及時(shí)進(jìn)行分類歸檔，建立文件、會議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)分析資料、圖件資料、圖像影片、成果應(yīng)用的檔案120卷，保證該項(xiàng)目的順利進(jìn)行。該項(xiàng)目完成以后，共新增耕地199.70公頃，按照原種植結(jié)構(gòu)種植，可實(shí)現(xiàn)年小麥新增產(chǎn)3.74萬元，玉米新增產(chǎn)71.28萬元，花生新增產(chǎn)111.34萬元。新增耕地實(shí)現(xiàn)年收入236.36萬元。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，三年來，日照市自然資料和規(guī)劃局檔案室共接待服務(wù)對象24896人次，查閱檔案資料39783卷（件），利用檔案解決土地礦產(chǎn)糾紛623起（其中宅基地328起），檔案利用率達(dá)36%，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益近百萬元，有效地服務(wù)了經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，受到社會各界的一致好評。

2 自然資源檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案利用程度較低，服務(wù)模式單一

近年來，日照市自然資源和規(guī)劃局檔案室先后參與國家環(huán)保督查、全國文明城市創(chuàng)建、脫貧攻堅(jiān)、全市土地供應(yīng)等檔案服務(wù)工作，但大多為被動性參與，主動性服務(wù)意識不強(qiáng)，服務(wù)大局的主動性有待提高。同時(shí)，為社會大眾主動提供便民化、多樣化服務(wù)模式較少，檔案服務(wù)社會大眾成效不夠好。

2.2 檔案信息化水平不高，發(fā)展不均衡

當(dāng)前全市自然資源和規(guī)劃系統(tǒng)整體檔案信息化、數(shù)字化水平不夠高，電子檔案收集、整理、保管不夠規(guī)范。檔案信息化發(fā)展的短板是在各區(qū)縣局和鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地所，個(gè)別區(qū)縣局的檔案室館藏檔案數(shù)字化還不到10%。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地所的檔案管理工作起步比較晚，相關(guān)工作方式也還處在發(fā)展的初級階段。

2.3 對檔案管理工作重視程度不夠

當(dāng)前普遍存在檔案維護(hù)費(fèi)用投入不足的問題，制約自然資源和規(guī)劃檔案事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，縣、鄉(xiāng)層面對自然資源和規(guī)劃檔案管理重視程度不夠，檔案管理觀念落后，專業(yè)人才缺乏。在傳統(tǒng)的檔案管理理念中，檔案工作只是把文件封存，不能隨意翻閱、外借，以免在使用中丟失、損毀。在文件材料收集方面，只注重單位下發(fā)的“紅頭文件”和“中央下發(fā)”的政策文件，“民生”方面的“文件”卻很少。很多縣、鄉(xiāng)自然資源和規(guī)劃檔案管理員在工作中大多是被動等待資料上門，沒有自覺地搜集、整理資料的概念，這一傳統(tǒng)觀念在新時(shí)期對檔案管理工作產(chǎn)生了滯后作用。

3 自然資源檔案信息化建設(shè)相關(guān)意見建議

3.1 加大自然資源和規(guī)劃檔案利用力度

自然資源和規(guī)劃檔案不僅要管好，更要用好，管理是手段，利用是目的。應(yīng)當(dāng)找準(zhǔn)自然資源和規(guī)劃檔案工作服務(wù)全市和社會的切入點(diǎn)和突破口，為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供歷史的真實(shí)檔案資料，以寬廣的視野審視自然資源和規(guī)劃檔案惠民助企工作。找準(zhǔn)自然資源和規(guī)劃檔案與人民群眾、市場主體現(xiàn)實(shí)需求的結(jié)合點(diǎn)，在不動產(chǎn)、土地規(guī)劃、地籍管理、土地供應(yīng)等方面強(qiáng)化制度供給和便民服務(wù)。比如，在民生建設(shè)方面，進(jìn)一步完善土地規(guī)劃、精準(zhǔn)扶貧、鄉(xiāng)村振興等各個(gè)方面的檔案管理服務(wù)，使檔案工作贏得廣大群眾及各類市場主體的更多“點(diǎn)贊”。加快推動實(shí)現(xiàn)服務(wù)信息化、流程便捷化、方式多樣化，切實(shí)提升服務(wù)群眾效能，推行市、縣、區(qū)自然資源和規(guī)劃檔案部門開展“異地查檔、跨區(qū)域服務(wù)”“網(wǎng)上查檔全天候”“預(yù)約查檔無假日”等活動，發(fā)揚(yáng)和改進(jìn)檔案服務(wù)模式，讓自然資源和規(guī)劃檔案工作惠及更多人民群眾。

3.2 加快自然資源和規(guī)劃檔案信息化建設(shè)進(jìn)度

隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，人民的生活發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被網(wǎng)上的電子信息所取代，網(wǎng)上查詢政府信息和工作進(jìn)展，已成為當(dāng)前民生工作中的一個(gè)重要渠道，信息化以成為檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的主要推手。市自然資源和規(guī)劃局作為一個(gè)重要行政部門要抓住智慧城市、數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)機(jī)遇，盡快融入全市信息化總體格局，開啟“規(guī)劃提檔”新征程，以信息化賦能自然資源和規(guī)劃檔案工作，持續(xù)推進(jìn)“存量檔案數(shù)字化”，積極實(shí)施“增量檔案電子化”，提高電子檔案在自然資源和規(guī)劃檔案資源體系中的占比。繼續(xù)推動自然資源和規(guī)劃領(lǐng)域“微改革”“微創(chuàng)新”成果應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)市、縣、鄉(xiāng)區(qū)域共享和跨地區(qū)查詢“一鍵通”，讓廣大群眾和企業(yè)感受到更多實(shí)實(shí)在在的檔案溫度。

3.3 加強(qiáng)對自然資源和規(guī)劃檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

習(xí)近平總書記在對檔案工作的重要批示中強(qiáng)調(diào)“加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”，這是做好新時(shí)代檔案工作的根本遵循。各級自然資源和規(guī)劃檔案部門應(yīng)當(dāng)把檔案工作納入單位工作的重要內(nèi)容，與各項(xiàng)工作一體謀劃、一體部署、一體推進(jìn)，把檔案工作納入綜合績效考核范疇和督查事項(xiàng)，“一把手”應(yīng)當(dāng)親自抓，親自管，及時(shí)研究解決檔案工作中遇到的困難和問題。注重與組織、編制、發(fā)改、財(cái)政、人社等部門的聯(lián)系溝通，爭取在隊(duì)伍建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員選配、經(jīng)費(fèi)保障、信息化建設(shè)等方面向檔案工作傾斜。科學(xué)合理核定檔案維護(hù)費(fèi)用，特別是切實(shí)保障文件材料收集、檔案信息化和館庫建設(shè)等方面的經(jīng)費(fèi)需要，切實(shí)把檔案工作所需硬件、經(jīng)費(fèi)等納入制度化軌道。加強(qiáng)檔案工作人員的政治能力和業(yè)務(wù)能力建設(shè)，加大教育培訓(xùn)力度，弘揚(yáng)工匠精神。科學(xué)核定人員編制方案，選優(yōu)配強(qiáng)檔案干部，建立檔案人才專家?guī)?，為檔案工作提供人才支撐。

（作者單位：日照市自然資源和規(guī)劃局 日照黃海明珠廣場置業(yè)有限公司）