王靜?劉莉莉

隨著“雙一流”建設(shè)戰(zhàn)略決策的提出，高校檔案館為實(shí)現(xiàn)“雙一流”建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為抓手，在智慧校園的框架內(nèi)，積極建設(shè)高校智慧檔案館。通過(guò)分析“雙一流”高校智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，堅(jiān)持以智慧創(chuàng)新、共享共建、統(tǒng)籌規(guī)劃、分期實(shí)施、安全第一、實(shí)用可靠為建設(shè)原則，結(jié)合高?！半p一流”建設(shè)的工作實(shí)際，探究“雙一流”背景下高校智慧檔案館的建設(shè)方法與路徑。

建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科，即“雙一流”建設(shè)。這是中國(guó)高等教育領(lǐng)域繼“211工程”“985工程”之后的又一國(guó)家戰(zhàn)略，是黨中央、國(guó)務(wù)院在新的歷史時(shí)期為加快我國(guó)高等教育強(qiáng)國(guó)建設(shè)作出的重大戰(zhàn)略決策和部署。在建設(shè)“雙一流”的過(guò)程中，高校檔案館保存的各類檔案資源在學(xué)校的整體建設(shè)、優(yōu)勢(shì)學(xué)科建設(shè)、高校特色建設(shè)等方面發(fā)揮了不可小覷的作用。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等新興信息技術(shù)被應(yīng)用到各行業(yè)、各領(lǐng)域中，高校也積極利用信息化手段提升學(xué)校管理水平和管理效率，提高服務(wù)師生的能力。繼開展“智慧校園”建設(shè)之后，高校智慧檔案館建設(shè)也被提上日程，成為建設(shè)“雙一流”高校的重要舉措之一。

高校智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

建設(shè)現(xiàn)狀

由于國(guó)家目前并沒有對(duì)“智慧檔案館”作出具體的定義和統(tǒng)一的建設(shè)方案，自2013年青島市政府率先開展智慧檔案館建設(shè)后，一些高校也開始積極探索建設(shè)智慧檔案館的路徑，借鑒數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)打造本校的智慧檔案館，而這樣建設(shè)出來(lái)的智慧檔案館從本質(zhì)上還是升級(jí)版的數(shù)字檔案館。據(jù)了解，目前全國(guó)“雙一流”高校完全建成智慧檔案館的尚在少數(shù)，大多數(shù)都處于分期規(guī)劃建設(shè)的某一階段或者停留在建設(shè)數(shù)字檔案館階段。

存在的問(wèn)題

1.缺乏整體的科學(xué)規(guī)劃和政策指導(dǎo)

高校在“雙一流”建設(shè)時(shí)，更多考慮的往往是整個(gè)學(xué)校的特色優(yōu)勢(shì)、平臺(tái)建設(shè)、成果轉(zhuǎn)化、人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍等方面的規(guī)劃，忽略了能夠?yàn)榻虒W(xué)科研提供輔助的相關(guān)檔案信息資源，沒有將智慧檔案館建設(shè)納入到高?！半p一流”建設(shè)中來(lái)。在規(guī)劃建設(shè)智慧校園之初，沒有將智慧檔案館融入其中，高校內(nèi)各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)都采用了不同的技術(shù)參數(shù)和接口，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)格式也不盡相同，導(dǎo)致智慧檔案管理系統(tǒng)無(wú)法抓取各個(gè)系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)資源。再者，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等國(guó)家法規(guī)政策中并沒有提及“智慧檔案館”一詞，國(guó)家也尚未出臺(tái)與智慧檔案館有關(guān)的法律法規(guī)，因此，“雙一流”高校在建設(shè)過(guò)程中缺乏政策的領(lǐng)導(dǎo)和支持，大部分高校只是參照智慧校園、數(shù)字檔案館等方面的建設(shè)方案和標(biāo)準(zhǔn)去建設(shè)智慧檔案館。

2.檔案資源特色不明顯

一流大學(xué)檔案館需要建設(shè)完善的檔案資源體系和最優(yōu)的檔案資源結(jié)構(gòu)，以凸顯“雙一流”高校智慧檔案館的內(nèi)涵。根據(jù)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，各個(gè)高校檔案館中都保存著黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)等十一類檔案，但涉及本校辦學(xué)特色、歷史文化方面的館藏資源較少，高校檔案資源同質(zhì)化現(xiàn)象較為嚴(yán)重、結(jié)構(gòu)單一，“雙一流”高校智慧檔案館的建設(shè)亮點(diǎn)不夠突出。

3.基礎(chǔ)設(shè)施不完善

智慧檔案館是信息發(fā)展的產(chǎn)物，是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，無(wú)論是高校智慧檔案館還是公共檔案館的智慧化服務(wù)都離不開大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段以及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)、智能密集架、庫(kù)房恒溫恒濕系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等軟硬件設(shè)備。智慧檔案館的設(shè)施經(jīng)費(fèi)主要來(lái)源于國(guó)家財(cái)政經(jīng)費(fèi)，高校經(jīng)過(guò)綜合考量、全盤性規(guī)劃，最終用于智慧檔案館建設(shè)的資金就顯得捉襟見肘。新技術(shù)手段和軟硬件設(shè)備的不完善是阻礙高校智慧檔案館建設(shè)的重要因素。筆者通過(guò)對(duì)幾所“雙一流”高校檔案館進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)在建的高校智慧檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施都沒有一次性配備到位，大多處于分期建設(shè)的階段。

“雙一流”高校智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)與原則

建設(shè)目標(biāo)

高校智慧檔案館建設(shè)以“雙一流”建設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)，以提高服務(wù)管理能力為抓手，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息系統(tǒng)及實(shí)體管理的信息化、自動(dòng)化、智能化，整合高校的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、學(xué)生管理、教育發(fā)展等多方面、多層次的檔案信息資源并進(jìn)行知識(shí)化管理，主動(dòng)挖掘和感知用戶感興趣的信息，并實(shí)時(shí)推送給廣大師生及校友，在檔案館、檔案工作者、檔案使用者之間建立起良性循環(huán)的服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案收、存、管、用的融合交互與良性發(fā)展。

建設(shè)原則

首先，堅(jiān)持以人為本、為師生服務(wù)的原則。智慧檔案館的建設(shè)不僅需要先進(jìn)的技術(shù)做支撐，還必須要堅(jiān)持以師生的需求為導(dǎo)向。建立高校特色檔案資源庫(kù)，將高校檔案館打造成檔案信息資源中心、智慧檔案服務(wù)中心、校史文化查詢中心等新型檔案館，為廣大師生提供更全面的服務(wù)。其次，堅(jiān)持智慧創(chuàng)新、共享共建的原則。高校智慧檔案館需要以智慧化技術(shù)為引導(dǎo)，用創(chuàng)新的服務(wù)方式去滿足不斷變化的用戶需求。整合網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，與學(xué)校各學(xué)院的管理系統(tǒng)和平臺(tái)綜合協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享共建。再次，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、分期實(shí)施的原則。智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校各自的發(fā)展規(guī)劃以及檔案館的基本框架和要求統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合考量，按照循序漸進(jìn)、分期實(shí)施等原則進(jìn)行實(shí)施。最后，要堅(jiān)持安全第一、實(shí)用可靠的原則。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校智慧檔案館在建設(shè)過(guò)程中既要保證檔案的安全性，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案信息資源的安全措施。減少?gòu)?fù)雜的流程設(shè)計(jì)，采用成熟的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)，以及設(shè)計(jì)扁平化的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)。同時(shí)制定突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，確保檔案數(shù)據(jù)不受影響。

“雙一流”建設(shè)背景下高校智慧檔案館建設(shè)路徑初探

做好高校智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)，納入智慧校園總體規(guī)劃

“雙一流”建設(shè)需要深度融合高校各方面因素，高校智慧檔案館作為“雙一流”建設(shè)檔案信息的資源支撐，應(yīng)主動(dòng)融入“雙一流”建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略體系，事先做好頂層設(shè)計(jì)。高校智慧檔案館的規(guī)劃、建設(shè)、使用以及管理是一個(gè)復(fù)雜的工程，其中的每個(gè)部分都會(huì)影響全局，所以在建設(shè)智慧校園的初期就要把智慧檔案館的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和如何實(shí)現(xiàn)納入其中，進(jìn)行整體規(guī)劃和跟進(jìn)實(shí)施，其技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等要遵循智慧校園總體框架（GBT36342—2018）的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，盡早在智慧校園的基礎(chǔ)設(shè)施層、支撐平臺(tái)層、應(yīng)用平臺(tái)層等層面部署智慧檔案館的相關(guān)技術(shù)參數(shù)和接口，與智慧校園建設(shè)接軌，避免成為智慧校園中的“信息孤島”“數(shù)據(jù)黑洞”。例如，安徽中醫(yī)藥大學(xué)檔案館在規(guī)劃智慧檔案館初期，積極與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心、辦公室、學(xué)生處、教務(wù)處等各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行對(duì)接，確保數(shù)據(jù)接口和技術(shù)參數(shù)保持一致，使業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)在智慧校園的框架內(nèi)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。再者，筆者認(rèn)為做好高校智慧檔案館的頂層設(shè)計(jì)還需堅(jiān)持前端控制理念和全程管理理念，在設(shè)計(jì)階段就實(shí)施有效控制，盡可能把對(duì)電子文件全程管理的所有要求體現(xiàn)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，避免高校各行政部門以及院系業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料處于失存、失控、失信、失用的狀態(tài)。

推進(jìn)高校智慧檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，打造智慧檔案管理云平臺(tái)

“數(shù)字檔案館給檔案館帶來(lái)了檔案信息管理的革命，而并非檔案管理革命?！比欢咝Ｖ腔蹤n案館則是依托大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案館的人員、實(shí)體檔案、檔案信息系統(tǒng)、庫(kù)房、樓宇建筑等方面實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的變革。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的智能化管理、檔案實(shí)體存放環(huán)境的智能化管理、檔案實(shí)體存放安全的智能化管理，打造智慧檔案管理云平臺(tái)。利用RFID無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)對(duì)檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)的電子標(biāo)簽管理。檔案庫(kù)房一體化管理系統(tǒng)針對(duì)智能密集架管理系統(tǒng)、庫(kù)房安防系統(tǒng)、恒溫控制系統(tǒng)、恒濕凈化消毒控制系統(tǒng)、煙霧氣體報(bào)警或高壓細(xì)水霧消防系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、漏水報(bào)警系統(tǒng)等設(shè)備并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。庫(kù)房?jī)?nèi)的重要設(shè)備和設(shè)置的遠(yuǎn)程報(bào)警功能，一旦觸發(fā)警報(bào)，學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案庫(kù)房會(huì)同時(shí)進(jìn)行聲光報(bào)警，報(bào)警信息會(huì)通過(guò)監(jiān)控平臺(tái)給檔案工作人員發(fā)送手機(jī)短信或電話報(bào)警，以實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房的全天候自動(dòng)監(jiān)測(cè)，集中監(jiān)控、集中管理。

構(gòu)建以用戶需求為中心的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)高校智慧檔案館的泛化服務(wù)

一流大學(xué)的檔案館必須以提供一流的檔案服務(wù)為目標(biāo)，樹立隨時(shí)隨地為用戶服務(wù)的理念。滿足檔案用戶的多樣化信息需求是建設(shè)高校智慧檔案館的最終目標(biāo)。高校智慧檔案館堅(jiān)持一切從用戶的角度出發(fā)，利用語(yǔ)義網(wǎng)技術(shù)、三網(wǎng)融合技術(shù)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等智能化技術(shù)手段，根據(jù)師生用戶以及歷屆校友在檔案管理系統(tǒng)中的查詢搜索痕跡和興趣主動(dòng)分析其信息需求，積極與師生用戶進(jìn)行交互，提供嵌入式知識(shí)服務(wù)，并且主動(dòng)向用戶推送檔案的個(gè)性化搜索以及個(gè)性化的檔案信息，實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。例如，可以在智慧檔案館網(wǎng)頁(yè)或者檔案管理系統(tǒng)中自動(dòng)彈出搜索頻率較高的詞條或者是關(guān)鍵詞，主動(dòng)提供給目標(biāo)用戶。同時(shí)，泛化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和智能技術(shù)拓展了高校智慧檔案服務(wù)的時(shí)間和空間，通過(guò)微信平臺(tái)公眾號(hào)及微信小程序“掌上智慧檔案館”等實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的移動(dòng)化，檔案利用者可以隨時(shí)隨地查閱檔案。高校智慧檔案館為廣大檔案用戶提供了“無(wú)所不在”的檔案信息資源，極大地提高了服務(wù)效率。

深度挖掘高校特色檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)向知識(shí)管理型檔案館的轉(zhuǎn)型升級(jí)

傳承創(chuàng)新優(yōu)秀文化是“雙一流”高校的建設(shè)任務(wù)之一。高校檔案館作為愛國(guó)主義教育基地，需要將具有本校特色的一流大學(xué)精神和大學(xué)文化展現(xiàn)給廣大師生及校友，做好立德樹人的工作。這就要求高校檔案館不能僅滿足于簡(jiǎn)單的檔案收、存、管、用等業(yè)務(wù)，還需契合“雙一流”的建設(shè)需求，在高校特色文化編研、科研等方面下功夫。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理逐漸向檔案知識(shí)管理發(fā)展，更加關(guān)注檔案文件中隱藏的有價(jià)值信息，特里·庫(kù)克也提出要“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上（探尋、傳播、理解），從建立數(shù)據(jù)庫(kù)到建立知識(shí)庫(kù)上”。高校智慧檔案館運(yùn)用一系列的知識(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行知識(shí)管理，如利用智能搜索引擎、數(shù)據(jù)分析與挖掘、語(yǔ)義分析與知識(shí)發(fā)現(xiàn)等技術(shù)找出檔案文件內(nèi)在的關(guān)聯(lián)，分析文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、基建檔案等高校各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)并加以整合，形成具有新的聯(lián)系的檔案專題知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)或者是具有學(xué)校歷史文化特色的檔案資源等。對(duì)于中醫(yī)藥高校來(lái)說(shuō)，需要檔案館員運(yùn)用知識(shí)管理方面的技術(shù)充分挖掘中醫(yī)藥院校特色的中醫(yī)藥典籍檔案、臨床醫(yī)學(xué)檔案、中醫(yī)藥名人檔案、中醫(yī)藥文化檔案等特色檔案進(jìn)行編碼，進(jìn)而形成系統(tǒng)的研究成果，向廣大師生校友進(jìn)行知識(shí)推送，從而實(shí)現(xiàn)向知識(shí)管理型檔案館的轉(zhuǎn)型。

建立健全智慧檔案館建設(shè)的制度性文件，完善檔案治理體系

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，“全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”。健全和貫徹良好的檔案管理機(jī)制、政策法規(guī)等制度，是推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。因此，想要建設(shè)好智慧檔案館，健全、完善的法律法規(guī)、方針政策是首要保障。然而，筆者在查閱和搜索相關(guān)智慧檔案館建設(shè)規(guī)范方面的資料時(shí)，僅能搜索到與數(shù)字檔案館相關(guān)的建設(shè)性規(guī)范文件，并且在智慧檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)方面及其涉及到與其相關(guān)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)方面均尚未出臺(tái)相關(guān)的方針政策和法律法規(guī)。目前很多高校對(duì)于建設(shè)智慧檔案館的理念是比較認(rèn)可的，但至于怎么建設(shè)、設(shè)計(jì)和規(guī)劃卻無(wú)從下手，拿不出具體的建設(shè)方案。針對(duì)這些問(wèn)題，國(guó)家應(yīng)盡快推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)指南等文件的出臺(tái)，覆蓋智慧檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和原則、運(yùn)行和管理機(jī)制等方面，以保證智慧檔案館建設(shè)全面、規(guī)范、合理，使得高校在建設(shè)智慧檔案館時(shí)有法可依、有規(guī)可循，進(jìn)一步提高依法治檔的能力，完善檔案治理體系。

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