暴世祺　楊曉玲

摘要：本文以當前階段承德市國家可持續(xù)發(fā)展議程創(chuàng)新示范區(qū)（以下簡稱“創(chuàng)新示范區(qū)”）檔案的規(guī)范化管理和實踐為基礎，全面分析創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案信息化的重要性和必要性，重點針對創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案資源收集、管理和信息化處理、利用過程中存在的主要問題和困境，提出了創(chuàng)新方法，探索應用的可操作、可復制、可推廣的檔案信息化管理利用模式，為其他創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案管理利用開辟新路徑，提供新參考。

關鍵詞：創(chuàng)新示范區(qū)；信息化；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232337

項目名稱：2022年度河北省檔案科技項目計劃“承德國家可持續(xù)發(fā)展議程創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案資源收集、管理和利用創(chuàng)新研究”課題

項目編號：2022-R-07

檔案是人類記錄歷史和把握事物發(fā)展規(guī)律的關鍵所在。檔案的載體和形式也從洞穴石刻、厚重簡牘發(fā)展到了互聯網傳輸、云端記載的新階段。隨著信息化技術在社會各領域的應用推廣，檔案信息化已成為推動檔案事業(yè)轉型發(fā)展和高質量發(fā)展的重要驅動力和實現檔案信息化、規(guī)范化管理的有效路徑。

一、創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案信息化的重要性與必要性

檔案的信息化收集、管理和利用，是創(chuàng)新示范區(qū)建設的重要組成部分。從承德市創(chuàng)新示范區(qū)檔案管理現狀來看，依然存在一些問題，亟需運用新技術、新方法、新手段，將傳統的檔案管理工作與電子檔案管理、檔案資源數字化平臺建設、檔案管理系統建設深度融合，全面實現檔案資源的優(yōu)化重組與管理工作的迭代更新，提高檔案資源創(chuàng)新管理能力和共享利用效率，展現創(chuàng)新示范區(qū)檔案的綜合利用價值。

建設國家可持續(xù)發(fā)展議程創(chuàng)新示范區(qū)，是黨中央、國務院統籌國內、國際兩個大局，以推動科技創(chuàng)新與社會發(fā)展深度融合為著力點，以科技手段破解社會矛盾、推動全球可持續(xù)發(fā)展的重要決策部署，是我國落實聯合國《2030年可持續(xù)發(fā)展議程》的務實行動，更是一個地區(qū)、一個城市對外展示創(chuàng)新驅動可持續(xù)發(fā)展成效的重要平臺。對于承德市來說，已被列為“三區(qū)兩城”發(fā)展定位，題中之義不言而喻。

目前，國務院先后批復三個批次11個城市開展創(chuàng)新示范區(qū)建設工作。創(chuàng)新示范區(qū)建設工作是一件立足國內、面向世界的大事，是一項系統性、戰(zhàn)略性、全局性的長期工程，涉及的職能部門多、行業(yè)領域廣、資金投入大，不同城市、不同地區(qū)探索形成的不同發(fā)展經驗，將為同類地區(qū)可持續(xù)發(fā)展提供實踐經驗。對創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息化創(chuàng)新方法的探索、應用和推廣，既是創(chuàng)新示范區(qū)建設成效展示的重要環(huán)節(jié)，也是探索檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必經之路。

從檔案管理工作的發(fā)展進程來說，檔案作為重要的信息資源和獨特的歷史文化遺產，其價值日漸凸顯。隨著科技的進步、社會的發(fā)展，傳統檔案管理工作必然會面臨巨大的機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)。隨著信息化時代的不斷深入，檔案資源的數字化、信息化管理工作已成為必然趨勢，創(chuàng)新示范區(qū)檔案資源的信息化管理、利用亦是如此，只有順應時代潮流，深入研究推進檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊伍專業(yè)化進程，才能更好地服務于地區(qū)經濟社會發(fā)展、創(chuàng)新示范區(qū)建設，更快地實現檔案管理工作的創(chuàng)新、綠色、可持續(xù)發(fā)展。

二、創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息化存在的主要問題和困境分析

從目前各個創(chuàng)新示范區(qū)城市檔案管理的進程來看，絕大多數城市僅停留在由負責創(chuàng)新示范區(qū)建設的主體單位，運用傳統方式進行檔案管理的層面，并沒有建立專業(yè)性強的創(chuàng)新示范區(qū)檔案管理利用平臺。隨著管理單位逐漸加深檔案管理的信息化程度，創(chuàng)新示范區(qū)檔案也由原始的紙質介質留存，逐漸向信息化介質留存轉變。承德市創(chuàng)新示范區(qū)檔案已實現出臺的重要文件、舉辦的重大活動、形成的典型案例等重要檔案內容的信息化留存。但是，像其他管理單位一樣，檔案信息化管理還處于初級階段，仍通過服務外包進行檔案信息化管理，數據歸檔、數據分析、創(chuàng)新利用方法等工作開展情況各異，檔案僅停留在刻板的信息化層面，并未深入思考和認識到檔案資源數字化、信息化管理利用的實際意義。由此可見，創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息化工作有巨大的提升空間和研究空間，同時也亟需探索形成創(chuàng)新示范區(qū)檔案收集、管理和利用的規(guī)范性的創(chuàng)新方法，為同類型檔案管理工作提供實踐經驗。受傳統觀念影響，目前的主要問題和困境大致分為以下三類：

（一）對檔案資源數字化、信息化管理工作認知不夠充分

一是對檔案資源數字化、信息化管理的認知較為片面。檔案管理的傳統觀念強調對檔案進行整理和保存，并未將“共享”和“利用”提到重要位置。大數據時代，信息資源的重要性越來越凸顯，檔案信息化管理的核心也隨之改變。但是，受檔案管理傳統觀念的影響，部分檔案工作者仍局限于把檔案保存好，方便查閱，對于檔案資源數字化、信息化管理缺乏全面、深刻的認知，在一定程度上影響了檔案資源數字化、信息化管理的進程。二是對檔案資源數字化、信息化管理工作的認知存在偏差。隨著檔案管理介質的豐富和科技創(chuàng)新成果惠及民生，檔案及其衍生概念的內涵與外延也逐步擴大，對檔案數字化、信息化、檔案文創(chuàng)產品等檔案資源開發(fā)共享成果的需求日益增長，迫切需要樹立新時代全社會共同參與檔案事業(yè)發(fā)展的良好意識，加快檔案資源開放，擴大檔案功能及資源開發(fā)利用，提供優(yōu)質、高效的服務。

當前，大部分人員普遍認為，檔案管理工作是專業(yè)檔案工作者的本職工作，與其他人無關，檔案就是把文件按時間順序存放。信息化時代，這種觀念已逐漸顯現出局限性。

（二）檔案信息化建設缺乏系統性

一是檔案資源整合優(yōu)化能力不足。隨著信息化程度的提高，為挖掘海量檔案信息資源的價值、提升檔案信息服務能力，需要整合數據資源。目前，檔案數據存儲問題較為突出的表現是，傳統檔案管理系統的集中式數據存儲和管理模式已難以滿足高效存儲和快捷訪問的要求。二是檔案資源合作共享意識不足。因管理體制與機構設置、部門利益與管理習慣之間存在諸多差異，不同地域與層級的檔案部門面對共同的問題各自為政，在很大程度上導致信息資源分散、重復建設以及低水平的重復開發(fā)和運作。而創(chuàng)新示范區(qū)檔案，其資源來源于示范城市各級各部門，是一種跨行政級別、跨部門、綜合性的檔案資源，需要全域全員互通共享。三是數據分析能力不足。針對創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息來源結構發(fā)生的巨大變化，傳統的信息收集、數據挖掘方法，在分析、處理非結構化數據時存在很大局限性，影響了拓展檔案數據的利用價值。四是檔案利用服務不充分。紙質檔案資料整理不系統，查閱困難，加上對檔案信息化的投入不足，導致一些檔案信息資源雖已形成，但沒有得到妥善的存放和系統的管理、查閱，利用依然困難。

（三）檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏

一是檔案管理專業(yè)人才缺失、全員檔案意識不強。檔案管理人員不僅沒有掌握新時代檔案管理的新規(guī)律和新特點，還缺乏鉆研檔案業(yè)務的積極性和工作熱情。二是檔案信息化人才培養(yǎng)困難。創(chuàng)新示范區(qū)檔案管理單位多為事業(yè)單位，專職檔案管理人員較少，多為兼職管理，加之檔案資源信息化管理的專業(yè)性較強，對管理人員技術水平的要求較高，技術、設備等的迭代更新，導致管理人才培養(yǎng)出現了問題。三是檔案信息化人才的招錄、留用難度較大。鑒于工資待遇、工作地點、發(fā)展前途、崗位專業(yè)性等方面原因，加之檔案信息化人才以年輕人為主，激勵機制、晉升機制稍有缺失，導致人才流失。四是現有檔案管理人員業(yè)務水平不高。受管理人員崗位限制，兼職管理人員重本職業(yè)務輕檔案管理的思想普遍存在，加之管理人員培養(yǎng)機制的不健全，檔案管理業(yè)務水平難以提升。

（四）檔案信息化管理制度尚不完善

一是單位檔案信息化管理制度不健全。創(chuàng)新示范區(qū)檔案管理單位僅制定了基本的檔案管理辦法，對于檔案信息化工作流程、數據信息的保障、調用等沒有具體的規(guī)定，也沒有針對檔案信息化的趨勢和特點細化規(guī)章制度。二是檔案信息收集范圍模糊。創(chuàng)新示范區(qū)建設以來，各地聚焦的主題不同，推進方向、舉措各有側重，檔案歸檔涉及的范圍各異，創(chuàng)新示范區(qū)建設涉及生態(tài)、產業(yè)、民生、科技創(chuàng)新等眾多領域，收集歸檔范圍較大，沒有形成規(guī)范性的檔案信息化收集目錄、指引。三是檔案信息資源利用程度較低。目前，創(chuàng)新示范區(qū)檔案歸檔范圍僅涉及管理層面，建設成效檔案未能全面歸檔，且未形成檔案信息資源利用的有效途徑，尚未對檔案展覽、公共閱覽、信息化產品加工等，建立有效的展示平臺。

三、創(chuàng)新示范區(qū)檔案資源收集、管理和利用的創(chuàng)新方法探索

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數字化、網絡化、社會化。從其概念和模式應用不難看出，檔案信息化既包含傳統檔案信息化的整合之意，更強調通過現代信息技術促進檔案資源的共享和利用。由此，應從以下幾方面進一步規(guī)范檔案管理工作：

（一）完善檔案管理制度

1.健全信息化管理的規(guī)章制度

根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等有關文件，結合創(chuàng)新示范區(qū)建設工作實際，對檔案信息化基礎設施建設、資源建設、系統建設、人才建設等標準化建設提出具體要求，同時結合檔案管理單位的實際情況，有計劃、有步驟地健全創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息化管理制度，規(guī)范創(chuàng)新示范區(qū)電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用。

2.建立安全保障制度

信息化在檔案管理中的應用是檔案發(fā)展的必然趨勢，保障信息化檔案的安全，是當前工作的首要任務。因此，營造安全的收集、管理和利用的環(huán)境至關重要。對于可能發(fā)生的病毒、系統故障、信息泄露、操作失誤等現象，應制定全面的預防措施，并采用多元化的手段確保檔案信息的安全。首先，要建立一個安全的檔案信息化管理環(huán)境，可以是脫機管理的計算機，并要對計算機系統的操作環(huán)境進行定期檢查，對檔案數據庫系統做安全保護，排除檔案數據庫系統漏洞，審查可疑信息，避免檔案數據庫系統受外界侵犯，保證檔案信息的安全。

（二）提升基礎能力

1.提升人員管理能力

制定全員檔案管理培訓計劃，全面掌握檔案學及其管理的基本理論知識，并充分利用現代科學技術提高管理技能和水平；加強檔案管理人員的信息捕捉能力，根據創(chuàng)新示范區(qū)建設需求，鑒別、篩選出具有價值的檔案信息；定期開展檔案管理相關競賽活動，營造相互學習、相互促進的氛圍；將檔案管理創(chuàng)新理念內化于心、外化于行，將檔案信息的收集整理工作與職能工作相結合，同步完成；鼓勵管理人員有針對性地開展研究和實踐，進一步提高信息的挖掘、利用水平。

2.加大資金、技術投入

檔案信息化管理工作建立在先進的技術、設備等基礎上，加大對資金、技術投入力度，充分利用計算機技術，加強創(chuàng)新示范區(qū)檔案的收集、整理、保管和利用，有利于實現檔案的電子化、科學化管理。充分利用檔案管理單位的計算機、掃描儀、存儲器等信息化設備，按照管理制度的有關要求，加強檔案的歸檔管理，同時應用加密技術保護檔案儲存安全。

（三）建設創(chuàng)新平臺

與大多數網站、業(yè)務系統的信息化建設類似，承德市創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息化的基本目的，是建成后可以依托計算機信息網絡在線完成檔案的管理和利用，并使其具有統計、分析等功能，以期為將來的深度信息整合及利用打好基礎，起到平臺作用。

在創(chuàng)新示范區(qū)檔案信息化平臺建設初期，利用網頁制作技術，完成了檔案信息化平臺的基本功能設計，出于安全考慮，暫未開放外網接入端口?；竟δ苤饕校旱谝唬瑢α暯娇倳涥P于可持續(xù)發(fā)展重要講話的歸集展示；第二，對創(chuàng)新示范區(qū)出臺的重要文件的歸集展示；第三，對創(chuàng)新示范區(qū)相關重大活動有關內容的歸集展示；第四，利用創(chuàng)新示范區(qū)大事記，展示建設整體歷程；第五，對建設過程中探索凝練形成的典型亮點的歸集展示；第六，對建設過程中各類媒體相關報道的歸集展示。

其他信息模塊的建立，還需要在工作中不斷歸類、調整。此外，該平臺還預留了網絡接入和安全管理的相關內容，以便拓展平臺功能，更好發(fā)揮檔案信息化管理、利用作用。

四、結束語

創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案信息化管理利用是一項長期、復雜的工程，需要不斷調整、更新、完善展示平臺功能，以達到檔案信息化、便捷化管理利用的目的。承德創(chuàng)新示范區(qū)建設檔案資源收集、管理和利用的創(chuàng)新方法研究，正在逐步實現檔案資源的全面數字化，檔案信息化管理平臺逐漸建立健全，是對同類示范區(qū)有效模式的有益探索，可總結形成可操作、可復制、可推廣的創(chuàng)新案例，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展開辟新路徑、提供新參考。

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