侯俊麗

摘?要：如今我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，在不少的領(lǐng)域運用廣泛。提升了我們的生產(chǎn)和工作效率，促進了社會經(jīng)濟的發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息技術(shù)的一種表現(xiàn)形式，其能夠提升信息的使用效率，能夠在海量的信息數(shù)據(jù)中充分篩選出需要的信息資源并加以運用，提升工作效率。將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理中，使檔案工作升級轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作不斷朝著現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展，該文就大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應用進行分析探討，并提出一些卓有成效的措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)??信息技術(shù)??檔案管理??策略探討

中圖分類號：G270?????????文獻標識碼：A

Discussion?of?the?Application?of?Big?Data?Technology?in?Archives?Management

HOU?Junli

（Patriotic?Health?Service?Center?of?Inner?Mongolia?Autonomous?Region，?Hohhot，?Inner?Mongolia?Autonomous?Region，?137400??China）

Abstract：?Nowadays，?China's?information?technology?is?developing?rapidly?and?has?been?widely?used?in?many?fields，?which?improves?our?production?and?work?efficiency?and?promotes?the?development?of?social?economy.?Big?data?technology?is?a?form?of?information?technology，?which?can?improve?the?use?efficiency?of?information，?fully?screen?out?the?needed?information?resources?in?massive?information?data?and?use?them，?and?improve?work?quality.?Big?data?technology?is?integrated?into?archives?management?to?promote?the?upgrading?and?transformation?of?archives?work?and?make?archives?management?continuously?develop?in?the?direction?of?modernization?and?informatization.?This?paper?analyzes?and?discusses?the?application?of?big?data?technology?in?archives?management?and?puts?forward?some?effective?measures.

Key?Words：?Big?data?technology;?Information?technology;?Archives?management;?Strategy?discussion

如今我國已經(jīng)進入了社會主義新時代，我國的企業(yè)或事業(yè)單位都面臨著新的發(fā)展機遇，在此背景下，企事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。此外以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的新型信息技術(shù)已經(jīng)逐漸地走向千家萬戶，豐富和便利了人們的學習和生活，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被淘汰，為了提升檔案管理質(zhì)量，使檔案管理工作取得高質(zhì)量發(fā)展，應當運用新技術(shù)、新思維和新方法對檔案管理工作做出革新，使其不斷適應實際需求，越來越規(guī)范，越來越能夠為經(jīng)濟社會發(fā)展作出貢獻。

1?大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要意義

大數(shù)據(jù)技術(shù)，顧名思義就是使用發(fā)達的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，精準篩選和定位大量的資源信息，并加以吸收轉(zhuǎn)化和利用。大數(shù)據(jù)技術(shù)在很多的行業(yè)都有廣泛應用，提升了人們的交流能力。尤其在檔案管理工作中具有重要的意義[1]。

1.1?能夠提升檔案管理的質(zhì)量水平

檔案管理工作從整體來看比較復雜，人力資源檔案管理往往需要與大量的檔案資源打交道，并使用一定的方式做好利用開發(fā)，做好整理和分類，在此進程中應當不斷提高檔案管理的質(zhì)量，讓檔案管理工作能為整個單位的發(fā)展做出貢獻。將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入在檔案管理中，不但能夠克服過去檔案管理工作的缺陷，還能促進檔案管理的升級與轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)信息化飛躍，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)Υ罅康臋n案資源信息做出整理與篩選，節(jié)約了人工成本，使檔案管理的效率不斷增強；另一方面大數(shù)據(jù)技術(shù)可以讓檔案工作準確率更高。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案資源能夠合理有序地儲存在對應的位置，方便人們使用和共享，傳統(tǒng)的檔案管理模式一般較為滯后，主要依賴人工模式，這樣不但效率低下，而且錯誤率較高，此外在傳統(tǒng)模式下檔案資料比較混亂，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)能將這些混亂的檔案重新整理到一起，使其變得條理清晰。

1.2?能夠加強企業(yè)或事業(yè)單位的信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度應用越來越使企業(yè)和事業(yè)單位意識到信息化建設(shè)的重要性，因此企業(yè)和事業(yè)單位在檔案管理中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠加強檔案管理的信息化能力，讓檔案管理能夠適應新型的信息化建設(shè)體系。首先在檔案管理中以大數(shù)據(jù)技術(shù)為開端，能夠使整個單位的信息化流程更加明確，能夠促進單位的信息化發(fā)展質(zhì)量，能夠根據(jù)工作實際情況建立一套先進的信息化系統(tǒng)，不斷提升內(nèi)部的管理效率，促進企事業(yè)單位實現(xiàn)高速發(fā)展。

2?當前大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應用現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題

2.1?頂層設(shè)計工作不足，管理層認識不夠

一個企業(yè)或事業(yè)單位的檔案管理工作要想得到較大的突破發(fā)展，需要做好頂層設(shè)計工作，需要管理層或領(lǐng)導層制定一個明確的發(fā)展計劃并付諸實施，以帶動整體工作的進展。但是當前依然面臨著一些問題，主要體現(xiàn)在以下的幾個方面：

（1）相關(guān)領(lǐng)導和管理層缺乏遠見的思維和洞察力，不能意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要意義，不能有效引進先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)和先進的大數(shù)據(jù)理念，導致工作質(zhì)量具有一定的局限性。落后于其他的單位；（2）有的企事業(yè)單位不能對檔案管理工作做出精準的定位，認為檔案管理工作僅僅應當由檔案管理部門來負責運轉(zhuǎn)及管理，沒有意識到檔案管理工作是一項綜合性和協(xié)調(diào)性強的管理工作，其需要多個部門來參與建設(shè)與管理，因此在這種背景下，檔案管理工作就不能取得發(fā)展與突破，更不能與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合；（3）領(lǐng)導層與管理層缺少完備的檔案管理計劃，不能使用先進的理念和技術(shù)推動檔案管理工作高效率落實，有的雖然制定了管理規(guī)劃，但是不能與企事業(yè)單位具體的發(fā)展實際相結(jié)合，錯失了許多的機遇[2]。

2.2?檔案管理信息化能力比較低

如今大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸走向人們的視野，但是也應當看到在部分的企事業(yè)單位依然不能將其有效利用，依然不能熟練應用大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理工作走向成熟，這樣就會導致信息化程度較為低下。人力資源管理是一項綜合性的管理工作，需要密切聯(lián)系各個部門各個機構(gòu)，其會產(chǎn)生大量的人事檔案資料，包含人事考核、人事變動、人力資源規(guī)劃等等，這些檔案資料會隨著企事業(yè)單位的運行而不斷存在，如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將會給實際工作帶來較大的困難。因此要想使上述復雜的檔案資料能夠得到有效開發(fā)及利用，應當加快檔案管理信息化的建設(shè)力度，使大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠參與到檔案管理的全流程。

當前部分企事業(yè)單位的檔案管理信息化能力低下主要體現(xiàn)在以下的幾個方面：

（1）企事業(yè)單位信息化建設(shè)的意愿比較低，不能與時俱進，運用發(fā)展和辯證的眼光去看待問題，認為大數(shù)據(jù)技術(shù)會對內(nèi)部其他管理工作造成影響；（2）信息化建設(shè)效果不顯著，有的企事業(yè)單位雖然能夠重視大數(shù)據(jù)和信息化的應用，但是信息化建設(shè)的思路是錯誤的，信息化建設(shè)的目標不精準，與實際發(fā)展不相符。不能使用好各種資源和信息技術(shù)，無法按照檔案現(xiàn)狀構(gòu)建完備的信息化檔案管理平臺；（3）缺少與大數(shù)據(jù)技術(shù)等有關(guān)的先進的信息化設(shè)備，不能及時購買或引進。在使用資金購買時，工作質(zhì)量比較低，無法第一時間落實下去。尤其在調(diào)配資金和審批等流程中，存在著一定的形式主義，走的流程較多，不能及時運用充足的資金購買先進的設(shè)備。綜上可以看出，長此以往，企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管流就不能得到長足有效的發(fā)展，人力資源管理工作的質(zhì)量也會降低[3]。

2.3?專業(yè)化檔案管理人才較為稀缺

在人力資源檔案管理建設(shè)的進程中，要有專門的檔案人才管理，人才是檔案工作得到優(yōu)化的前提和保障，人才也是提升檔案管理的質(zhì)量，但是如今不少的企事業(yè)單位沒有完備的人才，集中體現(xiàn)在以下的幾個方面：

（1）人才引進沒有加強考核，直接致使內(nèi)部人才隊伍素質(zhì)低下，無法適應當前信息背景下檔案管理的需要；（2）檔案管理部門崗位設(shè)置不明確，職責權(quán)限不明確，使檔案人員對業(yè)務不熟悉，耽誤了工作；（3）內(nèi)部檔案人員結(jié)構(gòu)比例不合理，有的檔案人員年紀較大，不熟悉信息化技術(shù)和信息化管理模式，依然沿用傳統(tǒng)的工作模式來工作。

2.4?檔案管理模式需要完善

人力資源管理部門的檔案管理工作比較復雜，產(chǎn)生的海量的檔案信息資料需要分類有序整理，并將其儲存和歸檔，因此需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點，運用先進的工作方法和工作經(jīng)驗去建立一套完善的檔案管理模式。當前的檔案管理模式較為落后，主要體現(xiàn)在以下的幾個方面：

（1）在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不少的檔案管理工作者往往只重視后的檔案歸檔工作，不能及時加強對前期資料檔案的管理，無法及時運營，致使前期的工作出現(xiàn)失誤時不能有效解決，事前控制力度不夠，這樣就會對整體的檔案工作造成影響，使檔案工作不能與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)密切配合；（2）缺少有效的檔案管理體系，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的檔案管理體系要持續(xù)完善，應當構(gòu)建完備的檔案管理體系。當前企事業(yè)單位的檔案管理思維比較滯后，不能及時引進先進的檔案管理理念來提升內(nèi)部檔案工作的發(fā)展[4]。

3?在大數(shù)據(jù)背景下提升檔案工作質(zhì)量的發(fā)展策略

3.1?加強頂層設(shè)計，加大重視力度

企事業(yè)單位的領(lǐng)導層應當加強頂層設(shè)計，加大重視力度，不斷地加強統(tǒng)籌兼顧，運用先進的策略來促使檔案工作取得高質(zhì)量發(fā)展?？梢詮囊韵碌膸讉€角度來加強：

（1）應當加強洞察力，提升遠見，相關(guān)領(lǐng)導層應當意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要價值，能夠及時引進先進的管理思想和管理技術(shù)，不斷學習和借鑒其他企業(yè)或單位的優(yōu)勢經(jīng)驗，并將其與自身的工作相結(jié)合，形成自身獨具特色的大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理理念；（2）應當精準定位檔案管理工作的職能和作用，精準定位檔案工作的界限及范圍，精準定位檔案工作需要哪些部門來參與，需要哪些部門做什么工作。明確上述各個要點后，應當緊緊圍繞檔案管理部門，提升工作能力，使其他各個部門加強協(xié)調(diào)配合，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的指導下，共同完成檔案管理工作的建設(shè)與管理，不斷提升人力資源檔案管理的發(fā)展，為內(nèi)部創(chuàng)造一個良好的發(fā)展環(huán)境[5]。

3.2?建立完善的檔案管理體系

對于各個檔案機構(gòu)和檔案部門內(nèi)部來說，應當建立一套完善的檔案管理體系，使檔案工作適應自身發(fā)展，適應時代的發(fā)展。首先應當建立一套完善的檔案管理制度。制度是提升檔案管理能力的前提，一個良好的檔案管理制度能夠為檔案工作提供保障，制度應當切實可行，尊重檔案工作的發(fā)展規(guī)律，能夠結(jié)合本單位的實際情況，為實際檔案工作運營提供理論支撐，當實際檔案工作出現(xiàn)問題時，能夠用制度來約束和規(guī)范，用制度來解決，制度應當能包含整個檔案工作全過程，包括檔案資源開發(fā)和利用、檔案資源的整理和歸檔、檔案資源的共享等等，制度也應當成為全體檔案人員共同遵守的規(guī)范；其次相關(guān)單位的領(lǐng)導者也應當根據(jù)本單位的真實情況，構(gòu)建一套完備的檔案管理發(fā)展目標和發(fā)展規(guī)劃，檔案管理目標是單位在短期或長期內(nèi)實現(xiàn)的一個發(fā)展前景，能夠激勵全體檔案人員積極工作，共同朝著目標邁進，在制定目標時不能脫離實際，應當結(jié)合實際工作能力來制定，在制定完目標后還應當制定一套詳細的規(guī)劃，在制定檔案管理規(guī)劃時應當從多個方向和多個角度來考慮，應當密切聯(lián)系實際，加強統(tǒng)籌規(guī)劃，層層分解任務，使得檔案部門的每一位在崗人員都能夠明確自身的職責，都能夠有序完成工作崗位上的任務，各個部門應當加強合作，加強對接，提升工作效率，從而使規(guī)劃逐步變?yōu)楝F(xiàn)實，不斷實現(xiàn)檔案管理的整體目標。

3.3?提升檔案管理的信息化建設(shè)水平

如今我國已經(jīng)進入了信息化時代，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案建設(shè)也進入了一個新的發(fā)展階段，檔案管理信息化能夠使檔案工作更加便捷，能夠提升檔案管理的能力和管理質(zhì)量，能夠解決傳統(tǒng)的檔案管理不能解決的問題，尤其能夠提升一些黨政部門的行政效率，促進我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，因此應當不斷地提升檔案信息化的建設(shè)水平?？梢詮囊韵聨讉€方面來加強工作：

（1）各個檔案部門應當按照自己的實際工作，及時分類整理資源檔案，構(gòu)建完備的檔案資源儲存的標準體系，并運用先進的信息技術(shù)方法及時存儲信息化檔案信息，并構(gòu)建一個優(yōu)良的信息數(shù)據(jù)存儲，為檔案信息化管理打下基礎(chǔ)；（2）在內(nèi)部構(gòu)建完善的信息技術(shù)平臺，讓檔案工作能夠依據(jù)這個信息化平臺來運轉(zhuǎn)，使檔案部門同其他部門加強交流和合作，對一些重點的檔案信息要第一時間共享，讓各個部門不但能夠自由工作，又能互相銜接，不斷提升檔案工作的質(zhì)量；建立一套完備的信息系統(tǒng)，工作人員使用信息系統(tǒng)加強工作質(zhì)量，建立雙向通信窗口；（3）應引進高效的信息化檔案管理設(shè)備，檔案管理部門應當認識到信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，堅持用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來開展檔案管理，促進各項工作取得較快發(fā)展。信息化設(shè)備在存儲、利用檔案的過程中發(fā)揮著巨大的作用，應當將重要的視頻資源、音頻資源等存儲在電子檔案中，并運用先進的信息技術(shù)進行管理；各級檔案部門還應使用完備的信息管理系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，收集整理檔案信息，規(guī)范信息數(shù)據(jù)庫，并建立索引，便于能及時查找到對應的信息檔案。與此同時，每一個單位和部門應當根據(jù)自己的工作實際，建立檔案管理平臺的過程APP和過程標準，使信息平臺實現(xiàn)高效運轉(zhuǎn)[6]。

3.4?提升檔案管理人才的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

在現(xiàn)代檔案工作建設(shè)的進程中，檔案管理人才發(fā)揮著重要的作用。檔案人才一般位于工作一線，是工作執(zhí)行人，因此應當不斷提高檔案人員的能力，提升其技術(shù)質(zhì)量。首先，檔案部門理論聯(lián)系實際，給檔案部門設(shè)置權(quán)限明確的崗位，每一個環(huán)節(jié)和每一個流程應當如何開展都應當明確指出，例如通常的檔案管理工作都具備以下幾個流程：檔案資源的利用及開發(fā)、檔案資源的歸檔整理、檔案資源的共享等等，應當按照檔案管理的規(guī)劃，讓崗位人員可以有效完成工作；其次應培訓檔案管理人員，不斷提高其職業(yè)能力，使其掌握工作所必備的技能，一些企業(yè)和單位部門可以運用自身的優(yōu)勢，聘請一些知名的專家學者來講學，通過集體培訓的方式使檔案人員加強學習，尤其使其能夠掌握信息化檔案管理技術(shù)，使檔案人員能夠運用信息技術(shù)的方法來開展工作，還應當引入先進的管理理念，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)時代，檔案工作的管理理念也發(fā)生了根本性的變革，應當與時俱進，將先進的管理思維運用其中，還應當加強檔案人員實踐環(huán)節(jié)的培訓，使其能夠及時熟悉檔案工作的正確操作流程；最后還應當注重加強檔案人員的職業(yè)道德，檔案工作不僅需要法律制度來約束，還應當提升檔案人員自身的道德修養(yǎng)，使他們擁有職業(yè)道德感，自覺地維護檔案安全，自覺對做好保密工作。

3.5?加強檔案管理的法制化

我國是一個法治國家，中國特色社會主義法制制度是我國的主要制度之一，無論什么行業(yè)都應當健全法制建設(shè)，運當從法律的角度來解決各種問題。應當進一步完善檔案工作的法律建設(shè)，夯實法制基礎(chǔ)，提升檔案治理的效率，使其能夠適應我國的現(xiàn)代化建設(shè)；主要從以下幾個方面來開展：

（1）應當加大檔案法制的教育和宣傳力度，使得檔案人員能夠知法尊法，能夠運用法律思想來做好檔案管理工作，在內(nèi)部形成一股優(yōu)良的氛圍，使得每一位檔案人員都具備良好的法律意識，為檔案工作營造一個良好的法律環(huán)境，例如可以開展檔案宣傳進學校、進機關(guān)單位、進社區(qū)、進企業(yè)等，使每一個人都具備一定的檔案意識和法律意識；（2）應當健全并完善檔案責任制，不斷履行檔案監(jiān)督責任，改善責任清單制度，嚴加防范檔案工作的安全底線，能夠依據(jù)正確的法律法規(guī)來處理違法的檔案案件，使其起到警示和教育作用。

4??結(jié)語

如今我國已經(jīng)進入信息化時代，檔案工作的重要性也逐漸被凸顯了出來。在新時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的綜合運用給檔案管理工作提供了發(fā)展便利，企事業(yè)單位應當善于抓住機遇，應當不斷提升認知能力，加強統(tǒng)籌規(guī)劃，注重運用先進的管理思想和管理策略來提升檔案工作的效率及質(zhì)量，不斷提升檔案工作的質(zhì)量。本文首先闡述了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要意義，其次指出了當前大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應用現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題，最后提出了在大數(shù)據(jù)背景下提升檔案工作質(zhì)量的發(fā)展策略，具有一定的借鑒意義。

參考文獻

[1]?馮霞.大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運用探究[J].青春歲月，2021（5）：470-471.

[2]?凌瑞英.大數(shù)據(jù)技術(shù)下服務導向型檔案利用管理策略[J].蘭臺世界，2019（6）：109-111.

[3]?蔣珍.以大數(shù)據(jù)技術(shù)引進為基礎(chǔ)的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型探討[J].城建檔案，2021（2）：23-24.

[4]?魏東奎.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應用[J].科技風，2020（16）：98，100.

[5]?孟思涵.大數(shù)據(jù)時代數(shù)字金融檔案建設(shè)與應用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（3）：33-34.

[6]?于奎彬.大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子商務檔案管理研究[D].保定：河北大學，2018.