馬慧敏

（晉城職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 晉城 048026）

《中華人民共和國檔案法》于2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂通過，自2021年1月1日起施行。本次檔案法的修訂表明了黨中央、國務(wù)院在推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化進程中對檔案工作的新要求，是我國進入數(shù)字化時代檔案實踐運用中解決突出問題的新綱領(lǐng)。新檔案法在內(nèi)容上從原來的6章27條擴展為8章53條，增加了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個專章，為檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障，對新時代檔案工作提出了新要求。高職院校作為承擔(dān)教書育人功能的單位，其檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展也應(yīng)受到高度重視。

檔案作為基礎(chǔ)性工作，工作難度相對來說不大，但正因如此，才對檔案員的檔案意識提出了更高要求，檔案意識對檔案事業(yè)的發(fā)展影響深遠。高職院校檔案工作是專職檔案員和兼職檔案員協(xié)同合作完成的。高職院校文件材料的歸檔范圍包括：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等十一類，涉及學(xué)校各部門，所以在執(zhí)行過程中學(xué)校各部門通常會將檔案工作指定專人負責(zé)，被指定的人通常就是兼職檔案員。兼職檔案員分散在各部門，對部門直接形成的檔案進行整理立卷歸于檔案室，是高職院校檔案工作的基層力量，是部門檔案積累、整理組卷、歸檔驗收等形成檔案的重要參與者。雖然檔案室具有驗收的職能與權(quán)力，但檔案最初的預(yù)立卷是通過兼職檔案員來進行的，兼職檔案員是檔案工作的最初把關(guān)者。所以兼職檔案員的工作對高職院校檔案工作的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，是對高職院校檔案質(zhì)量把關(guān)的關(guān)鍵崗位。目前，高職院校因兼職檔案員檔案意識淡薄，造成檔案工作存在以下問題。

一、高職院校檔案工作存在的問題

（一）職責(zé)認知不清

目前高職院校兼職檔案員隊伍中普遍存在認為檔案主要是檔案部門的工作，自己只起輔助作用的錯誤意識。兼職檔案員不能嚴格按要求履職盡責(zé)，在日常工作中缺乏檔案管理意識，認為這一工作是部門每個人應(yīng)該履行的職責(zé)，移交檔案時只是進行檔案移交的過程，只做了傳手的工作，原本應(yīng)該預(yù)立卷的職責(zé)推向檔案部門，認為檔案部門應(yīng)該履行立卷審核的職責(zé)。

（二）歸檔范圍不全

檔案工作作為高等學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作之一，包括招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。但是許多兼職檔案員有“檔案是長久不用資料”的觀念，認為本部門無用的資料才需要作為檔案移交檔案室，對目前工作有參考性的文件不作歸檔而繼續(xù)留用，導(dǎo)致檔案移交不齊全。特別是遇到巡視、審計等重大檢查，進行內(nèi)部控制工作或各種專項考核工作時，涉及以往幾年資料，兼職檔案員往往將一些重要資料留存以備檢查，不予按時歸檔，造成歸檔資料殘缺不全，檔案的完整性不能保證。

（三）檔案質(zhì)量不高

部門檔案資料能收集到什么，兼職檔案人員就移交什么，存在應(yīng)付心理，在檔案收集的源頭上質(zhì)量偏低。高職院校大多數(shù)兼職檔案人員的工作是通過前任在職者口口相傳，再加上專職檔案員的指導(dǎo)完成的，未經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)；同時，作為兼職人員，其職稱晉升多是非檔案類，所以在很多兼職檔案員的意識里都將精力大多放在其他方面，對檔案工作的投入不大，研究不夠，本領(lǐng)缺乏，質(zhì)量自然也就不高。

（四）檔案開發(fā)利用不夠

檔案具有存史資政的功能，讓更多人能更好地利用檔案是一項非常重要的工作。對檔案的充分利用不僅與制度和現(xiàn)代化技術(shù)手段密切相關(guān)，兼職檔案員也發(fā)揮著不可或缺的作用。但目前，一是兼職檔案員的檔案工作只是移交，移交后由于信息化手段欠缺，再次利用檔案的意識缺乏；二是兼職檔案員的宣傳不到位，對部門人員利用檔案的積極性不高，不能主動幫助再利用，甚至有人利用兼職檔案員故意躲避幫助查看，導(dǎo)致利用率不高；三是兼職檔案員忽略了部門檔案編研、檔案教育、檔案信息交流等工作，造成某項工作檔案的融會貫通不足，參考性經(jīng)驗不夠。

二、兼職檔案員檔案意識淡薄原因分析

（一）法規(guī)制度建設(shè)不完善

高職院校檔案部門很多只是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)及以往經(jīng)驗在做檔案工作，并未細化分解檔案任務(wù)，針對自身實際情況進一步建立屬于本校的檔案工作相關(guān)制度，或者建立了相關(guān)制度，但缺乏制度的解讀與輔導(dǎo)，導(dǎo)致制度執(zhí)行不嚴格、不到位，甚至是變相執(zhí)行，這都導(dǎo)致檔案工作執(zhí)行中職責(zé)劃分不清，兼職檔案員不能按要求履職盡責(zé)，產(chǎn)生推諉行為，導(dǎo)致檔案質(zhì)量不高。

（二）兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定

高職院校很多部門沒有明確的兼職檔案人員，每年在移交檔案、定位兼職檔案員時，往往是誰手頭的工作不多，就將此項工作交付于誰，通常多為資歷有限的年輕人，對部門的整體工作把握不夠到位。變換較快的兼職檔案人員在交替工作時本身就容易造成檔案的丟失。而且，隊伍的不穩(wěn)定導(dǎo)致日常工作中對檔案的積累、形成與整理缺乏，只能以移交日期為限進行檔案整理，因時間緊急、長久工作記憶困難等原因，造成檔案工作存在諸多問題。近年來，隨著各項工作的規(guī)范，高職院校各項工作標準不斷提升，其行政工作人員崗位職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)不斷增多，作為兼有其他本職工作的兼職檔案員來說，工作任務(wù)急劇增加，檔案工作作為兼職投入的精力有限，造成檔案質(zhì)量不高。

（三）檔案人員再教育不受重視

兼職檔案人員大部分都非檔案專業(yè)出身，基本都未參加過比較專業(yè)的培訓(xùn)，而且每年接受的檔案繼續(xù)教育機會甚少。雖然在國家檔案局和人力資源社會保障部出臺的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》中，要求檔案人員每年累計不少于90個學(xué)時的繼續(xù)教育，但事實上，兼職檔案人員參加的較少。同時，檔案工作雖然是高職院校的基礎(chǔ)工作之一，但高職院校的主要任務(wù)還是教書育人，所以兼職檔案人員對提高檔案業(yè)務(wù)的積極性不高，工作理念、工作方法、對檔案的認識都比較滯后。

（四）考核激勵不到位

兼職檔案員的工作缺乏考核，甚至很多高職院校檔案工作不納入考核，有的納入考核也只是流于形式，只把交與未交列為考核事項，鑒于高職院校檔案收集難的原因，未將檔案質(zhì)量標準作為考核要求。此外，激勵工作不到位，兼職檔案人員隊伍沒有暢通的職稱晉升途徑，也沒有完善的獎懲制度，兼職檔案員并不會因為檔案工作被表彰，只是作為附加于自己職責(zé)內(nèi)的臨時任務(wù)來完成。

（五）信息化手段運用不充分

在大數(shù)據(jù)時代，很多工作都采用數(shù)字化、智慧化的方式進行，但高職院校檔案信息化手段相對來說比較滯后，開發(fā)利用不到位，檔案的信息化建設(shè)未參與到智慧校園建設(shè)進程中，與高職院校教書育人過程中的智慧校園建設(shè)融合存在問題，檔案智慧化建設(shè)尚不完善。當(dāng)然，我國檔案建設(shè)在整體上的信息化水平還比較欠缺，所以在新檔案法中將檔案的信息化建設(shè)作為專門篇章強調(diào)出來，從法律層面上規(guī)范并促進我國檔案信息化手段的建設(shè)。

三、提升高職院校兼職檔案人員檔案意識的對策

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善制度建設(shè)

要提升高職院校兼職檔案員的檔案意識，促進改制院校檔案工作的規(guī)范化管理，必須加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的統(tǒng)籌，從組織上重視檔案工作，有領(lǐng)導(dǎo)專門分管檔案工作，建立相對穩(wěn)定的兼職檔案人員隊伍，按要求推進檔案工作，將檔案工作列入年度計劃任務(wù)要點，督促歸檔工作列入各部門工作，并進行考核；制定崗位目標責(zé)任，用責(zé)任促進檔案意識的增強，從思想上端正對檔案工作的認識；進一步加強檔案管理的制度建設(shè)，用檔案管理制度的約束來促進工作的規(guī)范性，從而加強兼職檔案員的檔案意識。

（二）加大教育培訓(xùn)，促進交流提升

必須重視兼職檔案人員的教育與培訓(xùn)，落實檔案人員繼續(xù)教育管理規(guī)定，提升兼職檔案人員的檔案意識。暢通兼職檔案人員的交流渠道，召開檔案工作年度總結(jié)大會，通過總結(jié)與經(jīng)驗分享，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，疏通檔案工作的難堵點，促進檔案質(zhì)量的逐步提高。必要時開展獎懲工作，提升先進檔案工作者的成就感，檔案工作完成存在差距的對照先進目標改進，進一步提升檔案質(zhì)量意識，對歸檔事項及內(nèi)容、保存期限，甚至是否是保密檔案有一個準確的判斷，才能對預(yù)立卷的質(zhì)量進行初步把關(guān)，促進歸檔范圍的完善，通過培訓(xùn)交流，以點帶面，集眾人智慧促進全校的檔案工作上臺階。

（三）開展利用宣傳，創(chuàng)新檔案活動

必須通過開展廣泛深入的檔案宣傳，做好檔案服務(wù)工作，使每一位師生對檔案和檔案工作的認識從抽象到具體、從淺顯到深入、從片面到全面，每一位師生都能成為檔案信息資源的利用者，每一位師生都能成為高職院校檔案的實時記錄者和參與保管者，通過全校檔案利用熱促進檔案人員檔案意識的再提升。通過創(chuàng)新檔案活動，利用文化勃興開展檔案宣傳，促使檔案和檔案工作與實際需要相擁，如進行檔案服務(wù)文化建設(shè)，通過向師生展示優(yōu)秀案例檔案，激勵內(nèi)心，找準奮斗目標；加強檔案環(huán)境的氛圍感，改變傳統(tǒng)“老舊破”的印象；拓展線上查閱電子檔案的方式，在師生中營造檔案利用便捷的印象，促進檔案的利用，提升兼職檔案員的檔案意識。

（四）推進技術(shù)更新，落實信息化建設(shè)

檔案技術(shù)的更新促進檔案工作手段的改進，通過技術(shù)更新、工作效率提升等途徑，促進檔案人員檔案意識的提升以及對檔案的利用。加強兼職檔案人員對新檔案法的學(xué)習(xí)，新檔案法對檔案有了更嚴格更細致更富有時代意義的要求，特別是將信息化管理用專門篇章作了規(guī)定，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國第27號令）第十五條也要求：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。通過學(xué)習(xí)促進檔案意識提升，更好促進新檔案法的貫徹與落實，才能在學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮檔案的作用。在進行智慧校園的同時，嵌入檔案管理的端口，加大檔案軟硬件的投資，加強檔案信息化的建設(shè)。

提升高職院校兼職人員檔案意識是促進檔案工作規(guī)范有序的重要保證，是促進檔案質(zhì)量提升的重要前提。在新檔案法施行背景下，高職院校的檔案工作必須以進一步提升兼職檔案員的檔案意識為前提，保證檔案工作的真實性、完整性、可控性和安全性，使高職院校檔案制度進一步合理化，才能更好促進新檔案法的貫徹落實，推動檔案工作步入更加合理化、科學(xué)化的軌道；才能保存好高職院校辦學(xué)治校的原始資料，對辦學(xué)治校有紀實性的反映，真正使檔案工作作為高職院校舉足輕重的活資源從而促進教書育人事業(yè)的進一步發(fā)展。