邢艷娟，姚麗麗

盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 盤錦 124000

檔案是一種原始記錄材料，是經(jīng)過不同階段各類社會活動及行為過程下具有保存價(jià)值的原始材料。檔案通常具有形成者、查閱價(jià)值以及保存載體三個(gè)基本要素。三個(gè)要素中，檔案載體是檔案信息得以保存的重要途徑。在人類歷史長河中，檔案載體的演變經(jīng)歷了漫長的發(fā)展變革。目前我國現(xiàn)存年代最為久遠(yuǎn)的檔案載體是甲骨，商代的甲骨檔案在我國的出土數(shù)量已達(dá)到了十五萬片以上，這種甲骨檔案載體也是我國現(xiàn)存的最早的官府文書。甲骨數(shù)量十分稀少，具有深厚歷史文化意義，且有極其珍貴的歷史考古價(jià)值。繼甲骨檔案之后出現(xiàn)的歷史檔案載體為金文檔案，以青銅鑄文為表現(xiàn)形式。相對于甲骨檔案，金文檔案內(nèi)容更為詳實(shí)而廣泛，對歷史及考古研究具有極其重要的史料價(jià)值。在此后的發(fā)展中又相繼出現(xiàn)了縑帛檔案、簡牘檔案、石刻檔案等載體形式[1]。發(fā)展至今，紙質(zhì)檔案的載體形式已經(jīng)取代了簡牘檔案，成為目前普遍使用的主要檔案材料形式。但隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案載體形式逐漸興起，目前仍處于逐步完善與發(fā)展的起步階段。因此，紙質(zhì)檔案依然是目前檔案保存工作中的主體管理對象[2]。

在檔案分類中，個(gè)人檔案是所有檔案類別中的一個(gè)重要分支。個(gè)人檔案材料對于個(gè)人而言是非常重要的歷史資料，可以看做是一個(gè)人生命軌跡的全面縮寫。而個(gè)人檔案中的高校學(xué)生檔案，又是個(gè)教育機(jī)構(gòu)必不可少的、并需要加強(qiáng)高度重視與規(guī)范化管理的重要對象。高校學(xué)生檔案管理是各教育機(jī)構(gòu)的重要職責(zé)之一，做好高校學(xué)生檔案管理工作，對于教育機(jī)構(gòu)整體社會評價(jià)及其自身教育服務(wù)的未來發(fā)展都具有十分重要的關(guān)鍵地位和現(xiàn)實(shí)意義[3]。

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，“分室”管理模式逐漸得到越來越普遍的應(yīng)用。本文基于這樣的研究背景，以高校學(xué)生檔案為主要對象，從檔案“分室”管理模式的角度切入，梳理了現(xiàn)階段我國高校學(xué)生檔案管理工作模式存在的突出問題，對高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的建立基礎(chǔ)及重要意義進(jìn)行了深入分析，對推進(jìn)高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行進(jìn)一步探究[4]。

一、目前我國高校學(xué)生檔案管理工作模式存在的普遍問題

（一）高校學(xué)生檔案管理手段相對落后

目前，我國高校對學(xué)生檔案仍然采用人工操作的管理模式，即以傳統(tǒng)而廣泛使用的紙質(zhì)檔案為載體的人工管理。隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校招生數(shù)量逐年攀升，學(xué)生的整體規(guī)模也逐漸加大，這就導(dǎo)致高校學(xué)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)高速增長的趨勢。再加之?dāng)?shù)字檔案管理機(jī)制的發(fā)展還并不完善，無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)高效的數(shù)字管理技術(shù)手段，越來越多的學(xué)生檔案材料為檔案管理工作增加了極大的難度，也間接導(dǎo)致出現(xiàn)不同部門間檔案材料流轉(zhuǎn)過慢、信息互通與共享不暢的管理困境[5]。

（二）高校學(xué)生檔案材料或信息的傳遞缺乏一定規(guī)范性

一方面體現(xiàn)在學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)內(nèi)的不同行政部門間，檔案材料或檔案信息的傳遞與共享缺乏規(guī)范性和高效性，容易造成程序漏洞、檔案信息被盜取或非法泄露等嚴(yán)重問題；另一方面則體現(xiàn)在學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)與用人單位之間，檔案傳遞缺乏程序規(guī)范，容易導(dǎo)致檔案材料或信息在傳遞或交接過程中的缺失或者損壞，直接影響學(xué)生的就業(yè)率等一系列現(xiàn)實(shí)問題[6]。

（三）對高校學(xué)生檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容管理與建設(shè)過于簡單

一方面，檔案內(nèi)容的建設(shè)較為單一，檔案材料及所包含的信息量不夠完整，這一問題的產(chǎn)生主要有兩方面原因：第一是由于很多高校缺乏學(xué)生檔案管理的專業(yè)化人才隊(duì)伍，現(xiàn)有的檔案管理工作人員隊(duì)伍檔案意識不強(qiáng)，缺乏對學(xué)生檔案材料的收集、管理等方面的重視；第二則是源于檔案數(shù)量的快速增加，檔案管理工作任務(wù)過于龐雜，直接影響了檔案內(nèi)容建設(shè)與管理工作質(zhì)量。

另一方面，檔案內(nèi)容的建設(shè)過于混亂，這主要源自于部分高校在學(xué)生檔案材料管理過程中未能有效適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展趨勢，導(dǎo)致很多并不具有實(shí)際保存與參考價(jià)值的材料都納入檔案，真正具有實(shí)用參考價(jià)值的檔案材料明顯不足，影響高校學(xué)生的整體就業(yè)率[7]。

（四）高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

檔案管理工作具有建設(shè)性、科學(xué)性、規(guī)范性等特征，其中檔案管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵要素之一，檔案管理人員的專業(yè)技能、素質(zhì)水平、工作能力等直接關(guān)系檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前高校檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)仍存在一些問題。一是高校專業(yè)檔案管理人員偏少，高校檔案管理工作程序較多，檔案專業(yè)人才相對不足，大多都是培養(yǎng)兼職檔案員為主，以行政工作為主，檔案工作為輔，缺乏檔案管理的專業(yè)知識。同時(shí)由于兼職檔案員流動較大，導(dǎo)致在工作銜接上有時(shí)會出現(xiàn)問題。二是高校檔案管理人員專業(yè)創(chuàng)新不夠，很多高校對檔案工作定義不準(zhǔn)，認(rèn)為檔案工作只是守住檔案，學(xué)校利用時(shí)給予提供即可，這樣使得檔案管理人員逐漸失去了職業(yè)存在感和價(jià)值感，其職業(yè)目標(biāo)無法得到滿足，長此以往，對檔案工作人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性也造成一定影響。

二、高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的建立基礎(chǔ)及重要意義

檔案管理“分室”，其實(shí)質(zhì)是作為檔案管理部門的一個(gè)重要分支，承擔(dān)的職責(zé)和履行的義務(wù)是和檔案管理部門近似的。一般情況下，高校學(xué)生檔案“分室”設(shè)置于高校各二級學(xué)院之內(nèi)，是高?？倷n案室的“派出部門”。從各“分室”的實(shí)際運(yùn)行狀況來看，高校學(xué)生檔案“分室”管理模式具有一定的存續(xù)價(jià)值，能夠有效緩解傳統(tǒng)管理模式下存在的數(shù)量龐大、管理質(zhì)量缺乏規(guī)范性與保障性等制約性問題，但“分室”檔案管理模式同時(shí)還需要進(jìn)一步的機(jī)制創(chuàng)新，從而推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。下面首先對高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的建立基礎(chǔ)及重要意義進(jìn)行簡要分析[8]。

（一）高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建立的基礎(chǔ)

高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建立的基礎(chǔ)，可以分為制度基礎(chǔ)、現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)以及實(shí)踐基礎(chǔ)等三個(gè)層面。下面進(jìn)行逐一說明。

1．學(xué)生檔案“分室”管理模式建設(shè)的制度基礎(chǔ)

1989年，國家教育委員會研究制定并發(fā)布實(shí)施《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，并明確規(guī)定了在高校學(xué)生檔案管理工作中，可以根據(jù)院校實(shí)際需要和管理便利，設(shè)置檔案管理“分室”，并受學(xué)院檔案管理部門以及業(yè)務(wù)主管部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)。這為高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的推進(jìn)實(shí)施提供了可靠的法律依據(jù)及制度支撐。

2．高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建立的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

首先，現(xiàn)階段高等院校的設(shè)立數(shù)量以及學(xué)員招收總量始終呈現(xiàn)持續(xù)上升的態(tài)勢，高校學(xué)生檔案的總體數(shù)量十分巨大，同時(shí)檔案材料的內(nèi)容也極為復(fù)雜。在高等教育階段所產(chǎn)生的檔案材料種類繁多，包括課程教學(xué)材料及完成情況、畢業(yè)論文相關(guān)材料、實(shí)習(xí)報(bào)告及相關(guān)材料等諸多門類，檔案材料的龐雜使得檔案管理“分室”的設(shè)置勢在必行。

其次，檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況下，二級學(xué)院僅有學(xué)生檔案的保存權(quán)限，而缺少材料收集與檔案整理的職責(zé)定位，檔案材料的基礎(chǔ)建設(shè)大多依賴于各二級學(xué)院的檔案管理自覺性，學(xué)?？倷n案室對各二級學(xué)院的自存檔案缺乏指導(dǎo)與監(jiān)管的權(quán)限，使得各二級學(xué)院的自存檔案缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理較為混亂。這也是推行各學(xué)院檔案“分室”管理機(jī)制現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)的一個(gè)重要層面。

再次，在部分高校的部分學(xué)院中，學(xué)生檔案管理缺少專職工作人員，檔案管理的硬件配置也極為薄弱，在各二級學(xué)院內(nèi)設(shè)置學(xué)生檔案管理“分室”，便可以有效改善這一管理弊端[9]。

3．高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建立的實(shí)踐基礎(chǔ)

高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建立的實(shí)踐基礎(chǔ)主要體現(xiàn)于各學(xué)院保存的學(xué)生檔案材料的利用情況。一方面，高校學(xué)生檔案材料里利用率較高的材料多為學(xué)院的自存材料，而由學(xué)校檔案管理部門保存的材料相對較少，同時(shí)利用率較高的材料也多為短期保管材料，通常用以解決日常教學(xué)與科研工作中的細(xì)節(jié)問題；另一方面，建立高校學(xué)生檔案管理“分室”是高效解決學(xué)院的檔案材料利用需求的最佳途徑，能夠?yàn)閷W(xué)院積累大量的重要原始資料。

（二）高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建設(shè)的重要意義

高校學(xué)生檔案管理工作是各類教育機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的重要職責(zé)之一，高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的建立更是對于發(fā)揮高校檔案管理工作實(shí)效、抓好高校二級學(xué)院建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

1．有助于解決檔案容量和長遠(yuǎn)發(fā)展的問題

檔案室是收集和保管各類檔案資料的重要機(jī)構(gòu)，高校的檔案室可以為學(xué)校的各項(xiàng)工作發(fā)展提供良好服務(wù)。隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，各種各類學(xué)生檔案數(shù)量逐年增多，給檔案管理工作增加了一定的難度。為進(jìn)一步確保檔案接收和保管工作的順利開展，不斷增加檔案室工作力量，設(shè)立檔案室“分室”，在一定程度上解決檔案室館藏問題，有助于擴(kuò)充檔案容量，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

2．有助于學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)的有機(jī)銜接

高校二級單位形成的檔案資料中，有的對二級單位有價(jià)值，有的對學(xué)校整體發(fā)展有價(jià)值，為防止二者在檔案收集整理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)收集和收集盲區(qū)的現(xiàn)象，建設(shè)高校檔案室（分室）時(shí)要明確哪些由二級單位的檔案室分室進(jìn)行收集，哪些由學(xué)校檔案室進(jìn)行收集，這也可以確保在收集范圍上保證學(xué)校的檔案室和二級單位的檔案室分室之間銜接有序，形成互補(bǔ)的局面，從而將二者業(yè)務(wù)活動有機(jī)聯(lián)系。

三、推進(jìn)高校學(xué)生檔案“分室”管理模式建設(shè)與發(fā)展的舉措

（一）著力規(guī)范高校二級單位學(xué)生檔案分室與學(xué)校總檔案室的業(yè)務(wù)銜接

高校學(xué)生檔案各分室的建立，分散了學(xué)校總檔案室的日常業(yè)務(wù)，并為各個(gè)學(xué)院所存放的本學(xué)院學(xué)生檔案的管理創(chuàng)造了更為方便快捷的條件。一方面，可以及時(shí)完善學(xué)生檔案材料內(nèi)容，確保學(xué)生檔案資料的完整性；另一方面，便于相關(guān)資料的調(diào)取與查閱。檔案“分室”積極意義的有效發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)以學(xué)?？倷n案室學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行有機(jī)銜接，使全校范圍內(nèi)所有的學(xué)生檔案符合統(tǒng)一的要求和管理標(biāo)準(zhǔn)，避免因不同的二級學(xué)院之間學(xué)生檔案管理內(nèi)容存在差異而導(dǎo)致檔案管理秩序的混亂。業(yè)務(wù)有機(jī)銜接可以通過建立健全檔案管理制度與操作規(guī)程，形成完整的檔案管理程序鏈，將各個(gè)學(xué)院的檔案管理工作作為一個(gè)不可分割的整體，在差異中發(fā)展，在發(fā)展中融合[10]。

（二）加強(qiáng)學(xué)?？倷n案室對各檔案“分室”的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督

應(yīng)當(dāng)著力加強(qiáng)學(xué)?？倷n案室對各學(xué)院檔案“分室”的日常檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，因此，應(yīng)當(dāng)賦予學(xué)校總檔案室一定的監(jiān)管權(quán)限與職責(zé)劃定，并配備必要的人力、物力與財(cái)力資源。同時(shí)在各檔案分室實(shí)行雙重指導(dǎo)機(jī)制，并將學(xué)?？倷n案室的領(lǐng)導(dǎo)作為輔助管理機(jī)制，這樣可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案分室與總檔案室之間的業(yè)務(wù)銜接。

（三）明確高校學(xué)生檔案材料的類別及內(nèi)容

建立高校學(xué)生檔案“分室”，其核心工作仍然在于學(xué)生檔案材料的整理。因此，明確高校學(xué)生檔案材料的分類，即明確哪些材料可以歸入到學(xué)生檔案中，對于高校學(xué)生檔案“分室”的建立而言是極其重要的環(huán)節(jié)，從而避免出現(xiàn)學(xué)生檔案材料遺漏或重復(fù)歸檔問題的發(fā)生。明確學(xué)生檔案材料的類別及內(nèi)容，還可以最大限度地實(shí)現(xiàn)各學(xué)院間檔案管理工作的統(tǒng)一性，便于學(xué)?？倷n案室的統(tǒng)一指導(dǎo)。此外，還應(yīng)當(dāng)對學(xué)生檔案材料的整理工作進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，并建立科學(xué)合理的檔案編號。一方面是增進(jìn)學(xué)校整體學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)校總檔案室進(jìn)行檔案材料移交工作的順利完成；另一方面可以作為檔案位置的醒目索引，也是反映檔案間內(nèi)在聯(lián)系的重要標(biāo)識。

（四）優(yōu)化高校檔案室人才隊(duì)伍建設(shè)

新形勢下高校要逐漸改進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，以此促進(jìn)檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。利用“外引內(nèi)培”形式，要適當(dāng)增加專業(yè)管理人員，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，包括大數(shù)據(jù)背景計(jì)算機(jī)方面的人才，以逐步滿足新形勢下檔案工作遇到的新問題新情況；同時(shí)學(xué)校自己也要加大兼職檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，有次序有條理地通過專業(yè)化的培訓(xùn)使兼職檔案人員逐步專業(yè)化，也對檔案室“分室”建設(shè)的專業(yè)程序提供一定的保證：使高校專兼職檔案隊(duì)伍樹立終身學(xué)習(xí)的理念，掌握新的理論技術(shù)和專業(yè)知識，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理氛圍。

綜上所述，學(xué)生的教育過程、學(xué)習(xí)階段的成績與在校期間所有的綜合評價(jià)都在檔案中記錄保存，這對學(xué)生以后面向社會有著很大的幫助。只有做好檔案材料保存工作才能確保檔案的完整性與實(shí)用性。因此，高校學(xué)生檔案“分室”管理模式的建立是適應(yīng)當(dāng)前檔案工作現(xiàn)狀和未來發(fā)展的必然選擇。本文主要從高校學(xué)生檔案管理制度、現(xiàn)實(shí)與實(shí)踐等三方面分析檔案管理“分室”的設(shè)置基礎(chǔ)，并提出一系列推進(jìn)“分室”機(jī)制創(chuàng)新發(fā)展的重要舉措，以期對高校學(xué)生檔案管理工作提供一定的借鑒意義。