周今華

渤海船舶職業(yè)學院，遼寧 興城 125105

行政工作是高職院校的基礎性、核心性工作，其有效的管理制度直接關系到高職院校的辦學水平和辦學質量。目前高校行政管理工作存在諸多弊端，對其進行有效的改革是保證教學質量的重要保證。

一、高職院校行政管理工作存在的問題

目前，高職院校行政管理工作存在以下問題：第一，當前高職院校的行政機構較為雜亂，缺少系統(tǒng)化的管理和銜接，且分類不夠精細；第二，學校管理人員之間缺乏溝通，不能有效分享學校的資源，造成了工作上的不活躍；第三，學校規(guī)章制度不夠完善，有些規(guī)章制度已經(jīng)使用多年，不適應當前社會發(fā)展和學生發(fā)展需要[1]。

二、新時期高職院校行政管理工作創(chuàng)新改革的途徑

（一）轉變行政管理人員的思想觀念，加強管理人員隊伍建設

長期以來，我國高職院校的行政管理模式一直是簡單地照搬、復制、僵化的行政體制，致使當前高職院校的行政管理干部將職務、權力視為牟取私利的手段，功利思想嚴重，官僚主義盛行，因此，改變官本位的理念顯得尤為重要。行政管理工作人員要堅持以人為本、服務人民，樹立服務意識，把立德樹人融入日常工作，把行政管理和服務教育相結合。要強化人員管理，確保人員的更新，防止人員老化。要增強行政管理人員的素質，行政管理人員要掌握相應的專業(yè)管理技能以適應信息時代的發(fā)展。同時要提高行政管理人員的社會地位[2]。

作為一名行政管理人員，要有大局觀，服務意識要強。作為高職院校高層與師生的溝通紐帶，行政管理人員既要做到盡善盡美，又要將師生的需要及時反饋，為師生提供最大的方便。行政管理人員必須認識到，手中的權力是由人民所授，擁有更多的權力，也就意味著有更多的社會責任，更應該為人民服務。在此基礎上，行政管理人員必須擺脫傳統(tǒng)觀念的桎梏，順應時代潮流，增強服務意識，增強管理意識。對高職院校行政部門而言，實現(xiàn)各項管理工作的終極目標是促進學校的各項工作發(fā)展[3]。

作為一名行政管理人員，必須具備較強的專業(yè)素質，必須具備良好的溝通協(xié)調能力，才能把事情辦好。除了保證工作效率外，處理各種事務都要有據(jù)可依，避免與老師、學生、上級領導發(fā)生摩擦。在與其他院?；蛉藛T進行溝通時，要充分了解對方的價值觀和需求，做到良性的妥協(xié)，形成有效的溝通，最終達成共識。高職院校必須強化剛性管理，深化柔性管理，剛性與柔性管理相結合，才能取得更好的管理效果。

高職院校的管理干部要承擔很多的社會責任，要解決一些比較棘手的問題，比如上級的工作很難完成，老師和學生們也總是埋怨管理干部，這都是很平常的事情。身為高職院校的行政管理人員，必須要具備堅強的心態(tài)，敢于面對來自社會的各種非議。同時，也要將以上問題作為一種磨煉，用一個好的態(tài)度去對待。同時，還要不斷提升高職院校的管理水平，積累管理經(jīng)驗，從而提升自身的管理能力，不落伍，做好自己的工作。

總之，行政管理人員在工作中要堅持剛柔并濟、兩全其美的原則，將管理的硬性與彈性相統(tǒng)一，注意法度與力度，從而使學校管理效能最大化。

（二）加強體制機制建設，明確職能和權責分工

一方面，高校要正確認識自身機制建設中的不足，注重管理體制、運行機制和制度建設，不斷完善內(nèi)部治理結構，著力構建長效機制，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化[4]。結合院校自身發(fā)展需要，優(yōu)化管理機構設置，加強制度建設，努力構建符合學校發(fā)展需要的組織結構與制度體系。明確各部門、各崗位的職能分工，建立科學合理的行政架構，通過各種手段使各職能部門的運行質量得到提高，從而提高整體效益。高職院校要建立制度層面的保障機制，從源頭上解決問題，推進各級監(jiān)管的實施。

另一方面，高職院校應健全行政管理人員考核評價機制，明確其職責范圍，完善分類管理、考核管理、激勵政策等工作制度，充分調動行政管理人員工作積極性，讓他們以更專業(yè)的服務推動教學工作的開展。同時，要創(chuàng)新管理機制，實行現(xiàn)代管理制度，創(chuàng)新用人機制，拓寬人才發(fā)展空間，不斷完善激勵機制。在管理創(chuàng)新方面，應建立多部門協(xié)同推進的體制機制，加快新型管理機制建設。管理機制主要包括激勵機制、監(jiān)督機制、自我約束機制、信息反饋機制、處理機制等。要把制度落實到實踐中去，通過制度創(chuàng)新與落實來提高管理水平。在制定管理制度的過程中，要堅持民主化、科學化、人本化的原則，使師生共同參與、認同、落實。

（三）完善規(guī)章制度

高職院校的有序運作，不僅僅是管理者個人努力的結果，更是團隊合作的結果。只有使高職院校的員工各司其職，明確各自的職責，才能提高效率，加快學校的組織運行與發(fā)展。一項制度的建立與完善，不僅要依靠制度本身，更要依靠制度本身的規(guī)則與配套機制。每一項制度的制定與實施，都需要相應的配套制度支持，以形成全面、完整的制度體系，防止制度漏洞、制度失靈。要注重制度設計，提高制度的科學性、系統(tǒng)性，盡可能地做到明確具體、簡便易行、切合實際，使各項制度管得住、行得起來。要不斷落實管理制度，嚴格執(zhí)行制度，強化制度的嚴肅性和權威性。

高職院校的行政管理要網(wǎng)絡化，以提高行政效率。如員工管理、學生檔案管理要電子化，人員的入、轉、調、離等流程的網(wǎng)絡化，使人事管理變得簡單方便；建立教師管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教師合同、教學安排、課程安排、師生聯(lián)系、授課提成等方面的聯(lián)動。高職院校應明確權利分配的問題，建立一套能夠根據(jù)崗位和角色設置運行權限的制度，使員工職責更加明確，管理更加規(guī)范。要充分利用現(xiàn)代信息技術，對教學管理信息進行合理整合，對考勤、課程、作業(yè)、成績等信息進行統(tǒng)籌處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使系統(tǒng)更加簡潔、合理、方便、實用。隨著網(wǎng)絡信息技術的飛速發(fā)展，教師可以通過微博、QQ、微信、釘釘?shù)榷喾N信息平臺進行教學管理，使其更加有效。

（四）重視辦公室行政管理工作

高職院校應加強學院辦公室管理，明確學院辦公室職能：一是在學校和學生之間搭建起溝通橋梁；二是落實學校各項政策、制度；三是堅持“立德樹人”的根本，堅持“以師生為本”的原則，把管理、保障、協(xié)調等功能有機結合起來。

辦公室的具體職責包括：每周定期召開行政、教師例會，制定每周工作計劃，并記錄完成情況；制定每個季度部門工作計劃，并進行總結；進行各部門的組織和協(xié)調工作，及時向上級匯報各種需要的信息；做好文件的上傳下達、收集、歸檔工作；做好材料的書寫、收集、整理、上報工作；做好教職工的出勤管理、年終考核、部門各項指標的管理工作；根據(jù)學校實際情況進一步細化工作，完善各類檔案，使學校管理職能發(fā)揮得更好；創(chuàng)新工作方式，改進工作方法，提高工作的科學化、規(guī)范化水平，提高工作效率；嚴格按照辦公程序、制度、標準來[5]開展工作。

高職院校辦公管理工作復雜，所以必須一絲不茍，確保各項政策落實到位。辦公室處于高職院校管理體系的核心地位，它具有行政、協(xié)調、管理等職能。這就要求辦公室要主動改進服務方式，創(chuàng)新服務方式。辦公室應該有自己的組織結構，明確員工的職責，提高工作效率。辦公室應根據(jù)不同的工作類型進行重新組織，以便更好地處理各種關系。首先，要正確處理好服務和日常工作之間的關系，圍繞中心，以前瞻性眼光指導后續(xù)工作。其次，正確處理參與決策與執(zhí)行之間的關系，要把握新形勢，把握社會矛盾，明確把工作重心放在首位，正確處理行政管理與服務之間的關系，確保行政工作順利實施，提高服務質量。再次，要處理好辦公室和政府之間的關系。辦公室要堅持領導權威，做好“承上啟下”的工作。在明確各崗位工作范圍的基礎上，依照各個崗位的職責，創(chuàng)建相互合作、相互制約、相互促進的工作關系，從而提高工作效率。要充分發(fā)揮機關工作積極性，協(xié)調各部門，及時準確地處理矛盾。

總之，作為高職院校的管理中心，辦公室工作涉及的領域很廣，工作任務繁多。高職院校要重視本校辦公室行政管理工作，從學校和辦公室的角度出發(fā)，培養(yǎng)員工的管理技能，優(yōu)化辦公室的組織架構，做好員工的監(jiān)督、考勤、反饋工作，提高辦公室工作人員的服務意識，發(fā)揮辦公室的連接作用，促進高職院校高效、有序運轉。

三、推動高職院校行政管理效能的意義

（一）行政管理工作是高職院校運轉不可或缺的一環(huán)

高職院校的行政工作關系到高校黨建、隊伍建設、文化建設、服務保障等多個層面。高職院校管理部門是以教育教學及科研為中心，為社會提供人才和輸送人才的重要輔助部門，承擔著為學校整體發(fā)展提供服務、保證行政和教學工作取得有效進展的功能，是教育、思想、文化交流的紐帶，是高職院校體制機制建設的一個不可缺少的環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展，高校的規(guī)模不斷擴大，行政管理對高職院校的有效運行越來越有必要。加強高校的行政管理，不僅是高職院校發(fā)展和改革的需要，也是社會發(fā)展的必然要求。高職院校辦學規(guī)模的擴大，對其治理能力和治理水平提出了新的挑戰(zhàn)。隨著高校行政化改革的日趨成熟，高校內(nèi)部組織結構、管理方式和治理能力的改革勢在必行。雖然學校的核心業(yè)務表面上是以教學、科研為主，但是如果沒有行政工作的支撐，它就不能正常運作，不能進行有效的組織和協(xié)調，不能開展教學、科研工作，不能在發(fā)展理念、文化傳播、人才隊伍、師資建設等方面發(fā)揮作用。因此，作為立德樹人、科學發(fā)展的“穩(wěn)定器”，行政管理在高職院校整體發(fā)展中起到了至關重要的作用[6-7]。

（二）行政管理體制改革承載著國家行政的重要職責

教育部、中央編辦、財政部、人力資源和社會保障部聯(lián)合發(fā)布了《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優(yōu)化服務改革的若干意見》，提出了“放管服”的新舉措和新要求。高職院校要做到：一是建立規(guī)范的崗位管理制度，明確職責分工，形成權責一致、分工合理的管理機制。二是充分發(fā)揮監(jiān)管職能，不斷完善制度，強化校紀學風，監(jiān)督內(nèi)部管理，促進高職院校有效開展教學，為學生營造良好的學習氛圍。

我國的行政體制改革是一個長期的、復雜的、艱巨的過程。在推進我國行政體制改革的進程中，要正確處理好與其它改革之間的關系。行政體制改革是我國經(jīng)濟、政治、文化等方面的重大變革，必須在改革開放和現(xiàn)代化進程中繼續(xù)向前推進。行政體制改革的進程與效果，將直接影響到經(jīng)濟、政治、文化、社會等各個領域的體制改革的進程和效果。只有各方共同努力，我們的行政體制改革才能真正實現(xiàn)。行政體制的改革，關系到各個領域的制度建設，對經(jīng)濟和社會的發(fā)展起著舉足輕重的作用。行政體制改革是我國政治、經(jīng)濟和文化改革的中心環(huán)節(jié)，是國家治理體系中的一個特殊環(huán)節(jié)[8]。

（三）行政管理機制的創(chuàng)新是適應時代發(fā)展的必經(jīng)之路

由于傳統(tǒng)管理理念的制約，目前我國高職院校管理工作普遍表現(xiàn)出管理意識不強、管理能力不足、管理效率不高等問題，如果不進行全面的變革和創(chuàng)新，那么就會出現(xiàn)管理人才流失和管理形同虛設等問題。管理工作已不能滿足目前新形勢的需要。對高職院校進行行政管理的改革，不僅可以為我國高職院校教育事業(yè)發(fā)展提供科學依據(jù)，而且還可以促進我國高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。要學到新東西，就必須拓寬自己的視野。新知識、新信息、新學科不斷涌現(xiàn)，知識與信息的發(fā)展也是空前的，因此，高職院校行政管理人員應積極學習并應用其思想方法，主動學習、更新現(xiàn)有專業(yè)知識，并學習國內(nèi)外有關知識，進行行政管理機制的創(chuàng)新[9]。

高職院校行政管理工作的治理能力提升應當以質量治理為導向，以多元主體為抓手，以數(shù)據(jù)治理為手段，以人文治理為歸宿，助力學?！半p高”建設的目標和成果的達成，推動高職院校治理能力的提升[10]。

總之，中國特色社會主義進入新時代，高職院校的行政管理工作水平直接關系到學校的辦學水平，因此，高職院校應從加強行政管理工作入手，找準突破口，不斷研究創(chuàng)新行政管理工作的途徑和措施，努力完善行政管理機制建設，提高行政管理效能，使行政管理工作成為推動高校發(fā)展的強大保障。