李宗芳 孫明杰

（首鋼股份公司遷安鋼鐵公司，河北 遷安 064404）

近年來，受新冠肺炎疫情影響，建筑、汽車、鐵路工程等鋼鐵下游行業(yè)收緊，而鋼鐵原燃料、工程設(shè)備及獨(dú)家或進(jìn)口件等付款條件卻更加苛刻。為穩(wěn)定部分貨源，鎖定價(jià)格，一些鋼鐵企業(yè)不得不采取預(yù)付款保產(chǎn)保供，在“上游卡脖子”“下游市場(chǎng)疲軟”的雙重夾擊下，鋼鐵企業(yè)必須打生存戰(zhàn)，向管理要效益。預(yù)付款作為企業(yè)資金管理的重中之重，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)層高度關(guān)注，也須通過不斷完善相關(guān)流程制度、優(yōu)化采購信息系統(tǒng)、建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)體系及定期專項(xiàng)重點(diǎn)分析等一系列措施，樹立預(yù)付款全流程追蹤管理理念，有效降低預(yù)付資金占用成本、機(jī)會(huì)成本及資金使用風(fēng)險(xiǎn)。

一、預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)成因分析

當(dāng)前，我國企業(yè)資信系統(tǒng)覆蓋范圍有限，部分供應(yīng)商經(jīng)營狀態(tài)、信譽(yù)、運(yùn)營資金周轉(zhuǎn)等相關(guān)信息披露較少。此外，預(yù)付款合同可能涉及質(zhì)量異議、代理采購及供應(yīng)商意外破產(chǎn)清算或注銷吊銷等特殊業(yè)務(wù)場(chǎng)景，諸如此類問題不僅可能引發(fā)錢貨兩空的風(fēng)險(xiǎn)，還可能導(dǎo)致停產(chǎn)、誤工等重大損失。

1.供應(yīng)商意外破產(chǎn)、注銷

貿(mào)易類供應(yīng)商可能因資金鏈薄弱、經(jīng)營不善、生產(chǎn)事故等導(dǎo)致企業(yè)意外破產(chǎn)、注銷，無力償還債務(wù)，由此造成預(yù)付資金長(zhǎng)期無法收回或損失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.質(zhì)量異議糾紛

預(yù)付款合同標(biāo)的驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量異議，雙方協(xié)商一致意見周期較長(zhǎng)，不僅增加預(yù)付資金占用成本，且一旦供應(yīng)商經(jīng)營發(fā)生變動(dòng)，容易形成呆賬壞賬。

3.風(fēng)險(xiǎn)管控相關(guān)制度不完善

部分企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理及內(nèi)控相關(guān)制度不完善，預(yù)付款管理規(guī)則約束和激勵(lì)措施不足，資金占用成本及風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱。

4.預(yù)付款管理缺乏專業(yè)培訓(xùn)、全流程追蹤及監(jiān)督管理

預(yù)付款管理缺乏權(quán)威專業(yè)培訓(xùn)、全流程追蹤及監(jiān)督管理，導(dǎo)致預(yù)付款核銷疑難雜癥項(xiàng)目因長(zhǎng)期擱置而易造成資金損失風(fēng)險(xiǎn)。

二、預(yù)付款管理現(xiàn)狀

1.預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)薄弱

部分企業(yè)重生產(chǎn)成本而輕資金占用成本及資金損失風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)付資金精細(xì)化管理不足，對(duì)資金運(yùn)行成本、機(jī)會(huì)成本及損失風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注度不夠。

2.預(yù)付款管理制度不健全，缺乏績(jī)效激勵(lì)機(jī)制

預(yù)付款流程長(zhǎng)、節(jié)點(diǎn)多，缺乏全流程追蹤管理。一是預(yù)付款從計(jì)劃提報(bào)、合同簽訂、資金支付、貨物驗(yàn)收直至發(fā)票入賬完成核銷，缺乏全流程追蹤管理。二是由于預(yù)付款流程長(zhǎng)、跨部門、多專業(yè)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)共享不足、相關(guān)專業(yè)溝通及團(tuán)隊(duì)共贏積極性不高等弊端，導(dǎo)致預(yù)付資金周轉(zhuǎn)率不高。三是預(yù)付款合同大多涉及企業(yè)重難點(diǎn)項(xiàng)目，供貨周期參差不齊，無信息系統(tǒng)強(qiáng)力支撐，部分企業(yè)仍沿用手工記賬更新核銷動(dòng)態(tài)，且缺乏績(jī)效激勵(lì)等，因此預(yù)付核銷效率不高。

3.業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)共享受限，缺乏預(yù)付核銷動(dòng)態(tài)預(yù)警監(jiān)督功能

預(yù)付款流程源于采購系統(tǒng)，貫穿于企業(yè)財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)、資金等多個(gè)模塊。由于跨模塊系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享受限，取數(shù)邏輯及字段定義有差異，影響預(yù)付核銷時(shí)效性和精準(zhǔn)度，因此，易形成預(yù)付、應(yīng)付虛增，這不僅影響企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，甚至可能造成資金支付損失風(fēng)險(xiǎn)。此外，系統(tǒng)缺乏預(yù)付款流程監(jiān)督、自動(dòng)預(yù)約及核銷預(yù)警等功能。

4.供應(yīng)商資信動(dòng)態(tài)評(píng)估不完善

部分企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)參考因素有限，更多地關(guān)注物料性價(jià)比優(yōu)勢(shì)、對(duì)供應(yīng)商的依賴程度、貨源渠道（國產(chǎn)/進(jìn)口）、業(yè)務(wù)量及售后保障等，不具備對(duì)供應(yīng)商最新經(jīng)營狀態(tài)、關(guān)鍵財(cái)務(wù)指標(biāo)及信用風(fēng)險(xiǎn)等資信進(jìn)行調(diào)查評(píng)估的條件。因此，若預(yù)付款合同遭遇供應(yīng)商宣告破產(chǎn)清算或注銷吊銷等情況，企業(yè)無法及時(shí)止損，可能造成不可挽回的損失。

5.預(yù)付款核銷因素錯(cuò)綜復(fù)雜，缺乏全局平衡機(jī)制

預(yù)付款核銷的影響因素包括付款時(shí)間、交貨期、庫存及作業(yè)部成本等。預(yù)付款核銷時(shí)限基于交貨期，受限于庫存和作業(yè)部成本指標(biāo)，因此，單純依據(jù)預(yù)付賬齡分析并制定核銷方案，不符合業(yè)務(wù)實(shí)際，導(dǎo)致核銷針對(duì)性不強(qiáng)，效率較低。

三、預(yù)付款管理及風(fēng)險(xiǎn)防控措施

預(yù)付資金成本高，風(fēng)險(xiǎn)也高。采購業(yè)務(wù)原則上嚴(yán)控預(yù)付結(jié)算方式，但針對(duì)不得不使用預(yù)付款采購的業(yè)務(wù)（例如原燃料、進(jìn)口礦及進(jìn)口設(shè)備等），需通過規(guī)范預(yù)付款管理流程制度、優(yōu)化系統(tǒng)監(jiān)督預(yù)警功能、實(shí)施預(yù)付高效管理策略等實(shí)現(xiàn)預(yù)付資金效益最大化、風(fēng)險(xiǎn)最小化的目標(biāo)。

1.完善流程制度，強(qiáng)化支撐約束

（1）優(yōu)化預(yù)付款管理流程

預(yù)付款合同簽訂前依據(jù)額度分級(jí)審批，審核時(shí)突顯付款方式、比例、付款時(shí)限、交貨期及核銷期限等關(guān)鍵要素。此外，預(yù)付款資金支付時(shí)報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批并會(huì)知相關(guān)部門審核把關(guān)，以此體現(xiàn)預(yù)付款管理的嚴(yán)肅性和謹(jǐn)慎原則。

（2）建立并完善預(yù)付款管理相關(guān)制度

一是建立《預(yù)付款管理制度》。制度明確預(yù)付款相關(guān)部門及專業(yè)的具體職責(zé)、審核要點(diǎn)及時(shí)限要求。例如，采購部門負(fù)責(zé)預(yù)付款提報(bào)直至核銷全流程追蹤，落實(shí)并定期反饋預(yù)付款核銷進(jìn)度；財(cái)務(wù)部門審核辦理資金支付、定期對(duì)賬并梳理未核銷預(yù)付明細(xì)。制度不僅確保預(yù)付款管理科學(xué)合理、有據(jù)可依，更能有效規(guī)避資金使用風(fēng)險(xiǎn)。

二是建立《業(yè)財(cái)融合制度》。業(yè)財(cái)融合、數(shù)據(jù)共享管理效益體現(xiàn)在企業(yè)的方方面面。業(yè)財(cái)人員通過互相學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)流程，績(jī)效捆綁，團(tuán)隊(duì)共贏，共同辦理預(yù)付款核銷業(yè)務(wù)。例如，針對(duì)稅差和質(zhì)量異議等導(dǎo)致的長(zhǎng)期未核銷疑難項(xiàng)目，財(cái)務(wù)提出專業(yè)解決方案，指導(dǎo)業(yè)務(wù)推進(jìn)核銷進(jìn)度，及時(shí)止損。業(yè)財(cái)深度融合不僅是業(yè)務(wù)操作層面，更需要數(shù)據(jù)廣泛協(xié)同共享。例如，財(cái)務(wù)專業(yè)需定期精準(zhǔn)共享逾期未核銷項(xiàng)目明細(xì)，采購專業(yè)更能有的放矢，高效提升預(yù)付核銷效率。

三是完善《預(yù)付款追蹤管理辦法》。預(yù)付款追蹤流程，涉及企業(yè)采購、財(cái)務(wù)、法務(wù)及審計(jì)各部門協(xié)同作戰(zhàn)。當(dāng)預(yù)付款因非法破產(chǎn)、商業(yè)欺詐、秘密消失等導(dǎo)致錢貨兩空的情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)啟動(dòng)追蹤方案，落實(shí)責(zé)任人并緊密追蹤，一旦發(fā)現(xiàn)有欺詐或壞賬風(fēng)險(xiǎn)，需及時(shí)匯報(bào)財(cái)務(wù)和法務(wù)部門，并積極采取措施或通過法律途徑追索，力爭(zhēng)盡早減少損失。

四是完善預(yù)付款績(jī)效考核管理機(jī)制。預(yù)付款結(jié)算方式增加企業(yè)資金占用成本和機(jī)會(huì)成本是眾所周知的，風(fēng)險(xiǎn)也是顯而易見的。如果能將預(yù)付款管理效益與責(zé)任人績(jī)效掛鉤更能激發(fā)其談判及預(yù)付款核銷的積極性。例如，責(zé)任人擬簽合同時(shí)依據(jù)交貨期大致評(píng)估預(yù)付款資金占用成本與漲價(jià)成本。如果測(cè)算預(yù)付資金占用成本大于價(jià)格上調(diào)成本，那么無論從資金成本還是對(duì)于資金風(fēng)險(xiǎn)來說，顯然選擇后者對(duì)企業(yè)更有利。

2.優(yōu)化系統(tǒng)功能，加強(qiáng)監(jiān)督預(yù)警

（1）開發(fā)采購系統(tǒng)發(fā)票入賬時(shí)預(yù)付款自動(dòng)核銷功能

采購業(yè)務(wù)電子化日趨完善，合同簽訂、預(yù)付申請(qǐng)及支付、發(fā)票入賬與預(yù)付核銷等均已系統(tǒng)操作。采購電子化為預(yù)付自動(dòng)核銷創(chuàng)造了條件。通過開發(fā)發(fā)票入賬時(shí)自動(dòng)關(guān)聯(lián)預(yù)付申請(qǐng)的功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)付、應(yīng)付自動(dòng)對(duì)沖。該功能不僅能有效降低人工查找預(yù)付核銷業(yè)務(wù)量、提升預(yù)付核銷及時(shí)性和精準(zhǔn)度，也能提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，為決策者提供可靠支撐。

（2）預(yù)付款合同設(shè)置自動(dòng)預(yù)約送貨功能

送貨入庫受庫存資金指標(biāo)和成本耗用指標(biāo)雙重限制，預(yù)付款合同如延期送貨入賬，不僅降低企業(yè)營運(yùn)資金周轉(zhuǎn)率，也影響進(jìn)項(xiàng)稅抵扣。因此，針對(duì)預(yù)付款合同，系統(tǒng)可先按照合同約定交貨期設(shè)置自動(dòng)預(yù)約送貨功能，同時(shí)通過優(yōu)先耗用作業(yè)部成本，其次增加庫存費(fèi)用并要求作業(yè)部限定期限內(nèi)領(lǐng)用措施，確保預(yù)付核銷精準(zhǔn)高效。

（3）優(yōu)化預(yù)付款合同全流程跟蹤、預(yù)警功能

預(yù)付款合同相比應(yīng)付款合同資金占用成本高、風(fēng)險(xiǎn)大，因此，有必要進(jìn)行全流程追蹤管理。即從預(yù)付款合同簽訂、預(yù)付資金支付、發(fā)貨入庫到發(fā)票入賬核銷，預(yù)付款申請(qǐng)人全流程跟蹤預(yù)付動(dòng)態(tài)管理。為提升預(yù)付核銷效率，可依據(jù)交貨期設(shè)置預(yù)付款核銷預(yù)警功能，自動(dòng)提醒預(yù)付款申請(qǐng)人預(yù)付合同核銷期限。此外，通過FineBI智能軟件與經(jīng)營決策數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)預(yù)付款多維度實(shí)時(shí)可視化分析，使預(yù)付款動(dòng)態(tài)管理更直觀、更精準(zhǔn)、更高效。

3.評(píng)估客商動(dòng)態(tài)，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)

建立并完善供應(yīng)商信用等級(jí)動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)體系。首先，針對(duì)新入圍供應(yīng)商，除審核企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍外，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其資本構(gòu)成、股東、董事及經(jīng)營者基本情況、主要生產(chǎn)設(shè)備與主營業(yè)務(wù)匹配度等。此外，供應(yīng)商歷年資產(chǎn)負(fù)債率，經(jīng)營規(guī)模及信貸或訴訟記錄等作為供應(yīng)商評(píng)價(jià)的重要參考要素。其次，擬簽預(yù)付款合同前再次核實(shí)企業(yè)近期經(jīng)營資金收支、股東變動(dòng)及經(jīng)營狀況等。尤其對(duì)于加工周期長(zhǎng)且交易額較大的供應(yīng)商，經(jīng)實(shí)地考察后簽訂預(yù)付合同更為穩(wěn)妥。最后，結(jié)合供應(yīng)商的交貨時(shí)效性、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品使用效果及壽命等因素綜合評(píng)價(jià)信用等級(jí)。以上措施可以從預(yù)付資金源頭進(jìn)行初步篩選，可有效降低預(yù)付款合同發(fā)生資金風(fēng)險(xiǎn)的概率。

4.定期專題分析，專攻疑難雜癥

預(yù)付款合同因交貨期不同預(yù)付核銷期限千差萬別。有預(yù)付款作為排產(chǎn)條件的；有采購加工周期長(zhǎng)達(dá)一年之久的；也有預(yù)付款到發(fā)貨的。預(yù)付款合同交貨期的參差不齊，是預(yù)付核銷需要差異化管理的必然結(jié)果，因此，預(yù)付款定期分析賬齡及核銷進(jìn)度時(shí)必須關(guān)聯(lián)交貨期。具體地說，預(yù)付款申請(qǐng)時(shí)依據(jù)交貨期擬定核銷期限，在賬齡定期分析時(shí)財(cái)務(wù)部門按照核銷期限導(dǎo)出未核銷明細(xì)，業(yè)務(wù)部門精準(zhǔn)梳理已過交貨期項(xiàng)目，避免重復(fù)核實(shí)。同時(shí)，各部門共性和疑難問題及時(shí)匯報(bào)，避免“小病”不治成“大病”。此外，預(yù)付核銷專題分析倡導(dǎo)集思廣益、方案共享或賬務(wù)集中處理等多種方式，達(dá)到有的放矢，數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，重難點(diǎn)突出，高效核銷的目標(biāo)。例如，稅差問題雙方財(cái)務(wù)協(xié)議調(diào)賬或退款集中處理；大型設(shè)備或改造項(xiàng)目設(shè)定獨(dú)立庫存指標(biāo)或分批攤銷成本等方式解決。

四、結(jié)語

鋼鐵行業(yè)屬于資金密集型行業(yè)，企業(yè)預(yù)付資金占用成本和風(fēng)險(xiǎn)不容忽視。預(yù)付款不僅影響企業(yè)資金運(yùn)營成本，也體現(xiàn)資金籌劃效益和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控水平。預(yù)付款存在成因復(fù)雜、核銷流程長(zhǎng)、涉及多部門等特點(diǎn)，因此，強(qiáng)化預(yù)付款管理十分必要，并且面臨一定的難點(diǎn)。預(yù)付款高效管理需要科學(xué)合理的流程制度、完善的信息系統(tǒng)支撐、動(dòng)態(tài)的供應(yīng)商資信評(píng)價(jià)及定期的專題攻堅(jiān)克難等一系列措施保駕護(hù)航，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)付前源頭控制、預(yù)付時(shí)過程監(jiān)督及預(yù)付后全流程追蹤的管控模式，最終達(dá)到預(yù)付資金占用成本低、資金風(fēng)險(xiǎn)小的目標(biāo)。