霍 瑋

（洛鉬集團(tuán)辦公室，上海 200080）

一、引言

近些年來，隨著“走出去”戰(zhàn)略和“一帶一路”倡議的提出，我國企業(yè)紛紛出海，在能源、資源等方面的開采、冶煉、加工等領(lǐng)域投資、建設(shè)項目，境外資產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，形成眾多跨國企業(yè)。這些跨國企業(yè)多是總部設(shè)在境內(nèi)，在境外不同國家和地區(qū)分布著各類大大小小的開采、建設(shè)項目，形成了跨越多個國家與地區(qū)、多個大洲的經(jīng)營管理模式?？鐕髽I(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的檔案，也分布于境內(nèi)外不同的子公司和項目中，對企業(yè)檔案體系的構(gòu)建和檔案管理工作的開展形成了很大的挑戰(zhàn)。

二、跨國企業(yè)檔案管理面臨的現(xiàn)實難題

（一）政治環(huán)境因素

海外一些國家和地區(qū)的政治環(huán)境動蕩，存在發(fā)生內(nèi)亂或者戰(zhàn)爭的風(fēng)險。這對于我國跨國企業(yè)的經(jīng)營會造成巨大的影響，對于相應(yīng)項目檔案管理的規(guī)范和保管的安全都是很大的挑戰(zhàn)。因此，所在國的政治環(huán)境安定與否直接關(guān)系著檔案管理工作的實踐，會引起檔案管理制度、工作規(guī)范和工作流程的變化。此外，無論是來自所在國政治制度的影響，還是內(nèi)亂、戰(zhàn)爭等不確定性活動對檔案造成的物理破壞，也會給檔案的安全存放帶來巨大的挑戰(zhàn)。

（二）法律環(huán)境因素

不同國家和地區(qū)發(fā)展水平不一，法律對于檔案的管理會有不同的法律約定，相應(yīng)的我國企業(yè)境外項目檔案的管理會面臨不同的約束和限制。這對于跨國企業(yè)境外檔案的安全和相應(yīng)信息的安全會帶來一定的風(fēng)險。相應(yīng)境外項目的文件檔案管理，很可能由于不同的法律限制引起各式風(fēng)險和損失，例如不符合法律規(guī)定或外部法律事件的經(jīng)營活動等，主要表現(xiàn)為外部合規(guī)風(fēng)險、檔案管轄沖突和合規(guī)風(fēng)險。

（三）人員不穩(wěn)定因素

跨國企業(yè)境外收購項目，項目團(tuán)隊很多人員是外國公民，他們的文件檔案管理習(xí)慣與國內(nèi)不同，再加上語言不同、溝通不暢，使得境外項目檔案管理工作無法與境內(nèi)總部的檔案管理方式統(tǒng)一，給全集團(tuán)檔案的集中統(tǒng)一管理造成阻礙。有的項目通過境內(nèi)外派人員進(jìn)行管理，而派出人員的數(shù)量與崗位，也會受到當(dāng)?shù)睾炞C辦理及出入境時間等的限制。企業(yè)不得不在多重限制下派遣關(guān)鍵崗位人員，而檔案管理員實際上很難作為關(guān)鍵人員被派出境，因此相關(guān)項目的檔案管理工作往往只能由其他崗位人員兼任，他們?nèi)狈镜臋n案意識以及檔案管理的專業(yè)知識，使得境外項目的檔案管理水平較差。此外，外派人員需要回國（包括境內(nèi)）休長假，項目檔案管理工作不得不臨時換人兼任，導(dǎo)致人員流動頻繁，檔案工作穩(wěn)定性差，難以進(jìn)行穩(wěn)定的管理，也使境外項目的檔案管理水平難以持續(xù)提高。

三、加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)的思路

為了做好檔案管理工作，提高全集團(tuán)檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性，跨國企業(yè)需要建立一套兼顧境內(nèi)外檔案管理需要的檔案管理體系，從而實現(xiàn)對分布在不同國家地區(qū)的企業(yè)檔案的有序、專業(yè)化管理，發(fā)揮檔案保存的重要價值。

（一）組織管理體系

1.建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的組織體系

建議跨國企業(yè)應(yīng)在其總部設(shè)立海外業(yè)務(wù)檔案管理中心，由集團(tuán)一把手直管，檔案工作應(yīng)是“一把手”工程，全面提高集團(tuán)對檔案工作的重視程度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)整個集團(tuán)的檔案事務(wù)?？偛扛鞑块T均應(yīng)設(shè)有兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門內(nèi)部檔案的管理工作。包括境內(nèi)外項目公司在內(nèi)的所屬單位的行政部門或類似職能部門負(fù)責(zé)本單位檔案的管理。在此基礎(chǔ)上，集團(tuán)建立總部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、總部中心—總部部門—下屬單位分級管理的檔案工作組織體系，建立總部專職檔案管理員-各職能部門兼職檔案管理員-各境內(nèi)外項目專兼職檔案管理員的檔案工作團(tuán)隊。

2.將檔案工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃

建議跨國企業(yè)總部應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)年度工作計劃，領(lǐng)導(dǎo)總部檔案管理中心做好全集團(tuán)檔案的工作規(guī)劃和考核，總部各部門及下屬公司負(fù)責(zé)人應(yīng)為本單位檔案工作的第一責(zé)任人，將檔案工作納入工作計劃，配合總部檔案管理中心做好本單位檔案的收集、整理和保管、移交等工作。只有真正將檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃，才能有助于檔案工作的執(zhí)行與持續(xù)。

3.做好監(jiān)督考核工作

建議企業(yè)總部檔案管理中心應(yīng)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下做好各級檔案管理的監(jiān)督和考核工作，加大對下屬單位及境外項目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度，應(yīng)在國家的宏觀指導(dǎo)下，積極探索境外檔案管理模式，建立或完善境外檔案工作備案、統(tǒng)計、報告等制度，必要時應(yīng)赴境外開展檔案工作專項調(diào)研、指導(dǎo)、檢查和督促整改，甚至直接參與境外檔案管理工作[1]。隨著企業(yè)海外業(yè)務(wù)的迅速擴(kuò)張，海外機(jī)構(gòu)的數(shù)量不斷增加，管理層次和關(guān)系日趨復(fù)雜。檔案工作的特殊性和海外業(yè)務(wù)的特殊性，要求國有企業(yè)總部的檔案部門與海外業(yè)務(wù)管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)配合，共同做好海外檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查工作。

（二）提升全員檔案管理意識

檔案意識的提升是整個集團(tuán)培養(yǎng)重視檔案工作氛圍的良好引導(dǎo)，也是構(gòu)建跨國企業(yè)檔案管理工作體系的前提和基礎(chǔ)。所以需要集團(tuán)總部及下屬各級單位內(nèi)部開展相關(guān)宣介活動，提高對檔案價值的認(rèn)識和對檔案管理重要性的認(rèn)識，形成檔案管理對全體員工負(fù)責(zé)的工作氛圍，使員工在日常工作中注意檔案的積累和保護(hù)，支持檔案收集工作。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)，企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)的活躍主體，在海外業(yè)務(wù)發(fā)展過程中不可避免地或多或少卷入各種經(jīng)濟(jì)糾紛和法律訴訟。檔案記錄著企業(yè)各項經(jīng)營活動的依據(jù)、過程和結(jié)果，是企業(yè)遵紀(jì)守法、誠實經(jīng)營的可追溯證明，是維護(hù)企業(yè)權(quán)益的最重要、最基本的法律證據(jù)。

（三）構(gòu)建檔案制度體系

1.基于境內(nèi)外相關(guān)法律制定和完善企業(yè)檔案管理制度

跨國企業(yè)業(yè)務(wù)實體分布于不同的國家和地區(qū)，檔案管理制度的制定需要遵從當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)。境內(nèi)檔案管理制度的制定需要參考《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)。境外項目的檔案管理制度應(yīng)充分研究所在國和地區(qū)關(guān)于檔案方面的法律規(guī)定，首先遵從所在國和地區(qū)的法律，再遵從我國法律，在“雙重遵從”的原則下制定檔案管理制度。各境外項目應(yīng)結(jié)合所在國和地區(qū)及本單位的實際情況，根據(jù)本項目公司的實際經(jīng)營管理情況和職責(zé)分工，按照境內(nèi)總部檔案管理工作的要求，制定和完善適合本項目公司的檔案管理制度。

2.制定企業(yè)檔案工作條例

首先，應(yīng)該制定跨國企業(yè)集團(tuán)層面的檔案工作條例。內(nèi)容應(yīng)包括集團(tuán)檔案管理中心為全集團(tuán)檔案工作的最高領(lǐng)導(dǎo)部門，境內(nèi)境外各下屬單位應(yīng)遵循集團(tuán)總部檔案管理中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、績效考核和監(jiān)督檢查。其次，條例應(yīng)規(guī)定各級檔案管理機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)、崗位設(shè)置、職責(zé)分工、運(yùn)行機(jī)制；規(guī)定各級業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的關(guān)系、兼職檔案人員與專職檔案人員的關(guān)系等[2]。應(yīng)明確各級單位負(fù)責(zé)人對所屬單位檔案工作的監(jiān)管職責(zé)，并納入其年度工作計劃和考核項目。

3.制定企業(yè)總部檔案管理辦法

在跨國企業(yè)集團(tuán)檔案工作條例的基礎(chǔ)上，再制定企業(yè)總部檔案工作辦法。總部檔案管理辦法應(yīng)按照國家及行業(yè)對企業(yè)檔案管理的要求，并結(jié)合企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略方向和業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行制定。具體包括管理機(jī)構(gòu)、管理人員職責(zé)、歸檔范圍及保管期限、檔案庫房管理、檔案信息化、檔案利用、檔案統(tǒng)計、考核獎懲等較為詳細(xì)的內(nèi)容，使得總部檔案管理部門及業(yè)務(wù)部門可以據(jù)此開展檔案工作，做到“有法可依”。同時，完善業(yè)務(wù)歸口管理部門內(nèi)部制度。

4.制定境內(nèi)下屬公司檔案管理辦法

跨國企業(yè)下屬公司是在業(yè)務(wù)一線的單位，相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型和檔案類別與總部存在差異。下屬單位應(yīng)在遵循集團(tuán)管理要求、參照總部檔案管理流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點制定各單位檔案工作辦法。下屬單位的行政部門或類似職能的部門應(yīng)負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理工作，包括制度制定、歸檔范圍及保管期限制定、檔案的收集整理和利用，檔案庫房管理、信息化工作的開展等，落實細(xì)化與本單位相關(guān)的檔案管理制度建設(shè)，按照統(tǒng)一的檔案管理方式和流程開展檔案業(yè)務(wù)工作。

5.制定境外項目檔案管理辦法

境外下屬單位與境內(nèi)下屬單位不同，在遵循國內(nèi)檔案法律規(guī)范和集團(tuán)檔案管理條例的前提下，應(yīng)首先遵循所在國和地區(qū)關(guān)于檔案的管理法規(guī)。在“雙重遵從”原則下，制定檔案工作制度，開展檔案管理工作。在不違反所在國和地區(qū)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的前提下，按照總部統(tǒng)一的檔案管理方式開展工作。應(yīng)明確建設(shè)項目檔案管理規(guī)范與整理細(xì)則，細(xì)化歸檔范圍和保管期限表，建立驗收評價考核機(jī)制，解決建設(shè)項目檔案由誰管、如何管、如何評價的問題，提高制度可操作性與執(zhí)行力[3]。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

1.企業(yè)總部檔案信息化建設(shè)

建立集團(tuán)級檔案信息化管理平臺，管理范圍從檔案起步、逐步擴(kuò)展到文檔一體化管理、知識管理、企業(yè)信息管理等大型檔案信息管理。平臺應(yīng)體現(xiàn)分級管理原則，設(shè)置登錄權(quán)限、嚴(yán)格密級管理，內(nèi)置檔案分類及檔號規(guī)則，接入業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案線上移交歸檔。利用專業(yè)掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描并上傳至檔案管理系統(tǒng)，建立條目及全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檢索利用的目的。通過計算機(jī)本地、掃描儀、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)等不同來源的電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果進(jìn)行匯總、整理移交存檔、審查并最終成為檔案。

2.企業(yè)境外檔案信息化建設(shè)

境外不同國家和地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟硬件技術(shù)水平存在差異，為與國內(nèi)檔案管理信息化平臺對接，應(yīng)盡量提升網(wǎng)絡(luò)及軟硬件設(shè)施設(shè)備，通過網(wǎng)絡(luò)專線訪問集團(tuán)的檔案管理平臺，保障一個平臺覆蓋全集團(tuán)不同國家和地區(qū)的項目。實現(xiàn)對境外檔案的在線收集、整編、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等管理需求，在建立檔案條目數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化率，并逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中重要文件資料的自動整理和歸檔，完成電子檔案全流程線上管理。

（五）檔案安全保管

跨國企業(yè)總部及各級下屬單位，不論境內(nèi)還是境外，都應(yīng)設(shè)置專業(yè)的、安全獨(dú)立的檔案庫房，按照檔案庫房硬件要求及自身條件設(shè)置相應(yīng)設(shè)備。設(shè)置專門檔案人員或兼職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理，保證檔案室及所存檔案資料的安全。充分研究所在國及地區(qū)的政治和氣候環(huán)境，做好檔案災(zāi)備，對于重要的檔案，要通過數(shù)字化和信息技術(shù)手段及時發(fā)回境內(nèi)備份。此外也要注意項目所在國及地區(qū)對于檔案攜帶出境的相關(guān)規(guī)定，某些國家對于地質(zhì)類檔案有嚴(yán)格的規(guī)定，不允許帶出本國，這種情況要充分考慮，并采取相應(yīng)措施，在不違反當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)的前提下，盡可能保護(hù)集團(tuán)的境外信息資產(chǎn)的安全。

（六）人才隊伍建設(shè)

招聘檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才、建設(shè)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊。定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化專職檔案人員的專業(yè)知識和技能水平。同時要加強(qiáng)對下屬單位兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的基本知識，并定期開展考核評比活動，強(qiáng)化下屬單位的檔案意識和管理水平。對于赴境外工作人員，應(yīng)在出境前開展集中培訓(xùn)，提高其檔案意識，要求其做好崗位變更及回國（包括境內(nèi)）休假前的檔案管理和交接歸檔工作。

四、關(guān)于海外新項目存量文件資料的搶救性歸檔

跨國企業(yè)在收購海外項目后，常常面臨著這樣的問題：收購前的項目原來一直由國外的人員按照國外的方式進(jìn)行管理，而國外的檔案管理方式基本上都是采用分散式管理方式，由各個部門或者相關(guān)業(yè)務(wù)人員保管，缺乏公司層面的檔案資源視角。收購后，集團(tuán)公司很難對原來的檔案資料有整體的了解，因此需要對新收購項目的文件資料進(jìn)行搶救性歸檔。

（一）存量文件收集

應(yīng)向新項目各部門發(fā)出收集存量文件資料的通知，參照其他相似項目的范圍進(jìn)行收集。各部門應(yīng)盡快匯總并移交各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)產(chǎn)生的存量文件資料，提交歸檔清單，中方檔案團(tuán)隊?wèi)?yīng)做好核對以及接收工作，收歸各類文件資料，確保收集檔案齊全完整。

（二）存量文件整理

參照集團(tuán)及同類項目的分類和編號方法對新歸檔的大量文件資料進(jìn)行整理、編號、編目、錄入系統(tǒng)并掃描。使得存檔的檔案可以盡快納入集團(tuán)檔案資源管理平臺，使得集團(tuán)公司能夠?qū)υ擁椖康臋n案情況進(jìn)行充分了解，促進(jìn)對該項目文件資料的整體把控和后期檔案的常態(tài)化管控。

（三）推廣中方檔案管理體系

新項目收購后應(yīng)及時加強(qiáng)檔案管理工作，設(shè)置專職或者兼職的檔案管理員充分介入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，及時接收檔案，對該國外項目的檔案管理工作進(jìn)行推廣，建立新項目的檔案管理制度，為全集團(tuán)檔案工作的持續(xù)高效開展奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

跨國企業(yè)的檔案管理在體系建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、人才建設(shè)等多個方面都面臨挑戰(zhàn)，要實現(xiàn)集團(tuán)層面檔案信息資源的充分運(yùn)用，打造統(tǒng)一的檔案信息資源管理平臺，建設(shè)全世界范圍內(nèi)檔案的完整齊全管理的機(jī)制，需要跨國企業(yè)檔案管理團(tuán)隊一步步克服困難，理清思路，構(gòu)建完善的、現(xiàn)代化的、科學(xué)合理的檔案管理體系，為跨國企業(yè)檔案的完整性、可用性打下堅實基礎(chǔ)，為打造全集團(tuán)一體化的檔案信息共享平臺創(chuàng)造良好的條件。