胡娜

辦公室是國有企業(yè)綜合管理部門，是企業(yè)高層與其他部門的紐帶，是保障工作正常開展的中心，是部門間溝通協(xié)調(diào)的橋梁，是企業(yè)與外界溝通和公關(guān)的窗口，負責(zé)人事助理、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督調(diào)查、服務(wù)保障等職能。作為連接企業(yè)的關(guān)鍵部門，辦公室的工作涵蓋了企業(yè)的方方面面。辦公室的工作水平、工作效率、工作作風(fēng)和精神狀態(tài)直接影響企業(yè)的運營效率，對整個企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

2020年以來國資央企深入開展國企改革三年行動，不斷健全完善現(xiàn)代企業(yè)治理。國有企業(yè)多數(shù)辦公室肩負黨委辦公室、董事會辦公室以及行政辦公室職能。正確辨識黨委辦公室、董事會辦公室、行政辦公室關(guān)系，提升辦公室管理能力，切實履行參謀助手、服務(wù)保障、督辦管理等職能，對于綜合辦公室服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

一、國有企業(yè)辦公室工作特點

（一）全方位

國有企業(yè)綜合辦公室肩負著“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實”職能，是各種各樣因素相互依存、相互影響的環(huán)節(jié)，是企業(yè)管理的核心組成部分。國有企業(yè)發(fā)展涉及專業(yè)、財務(wù)、人事、法律等諸多方面，要履行好“三服務(wù)”職能，對辦公室各方面知識素養(yǎng)都有較高的要求；除開辦文、辦事、辦會等崗位工作職責(zé)外，還承擔(dān)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的職能，是上傳下達的紐帶，也是展示形象的窗口。

（二）專業(yè)性

辦公室管理是綜合性和專業(yè)性的統(tǒng)一，專業(yè)性是崗位本身的專業(yè)性知識和專門技能等方面所體現(xiàn)出來的特性，綜合性是辦公室工作點多面廣、涉及領(lǐng)域多、服務(wù)對象廣所體現(xiàn)出的特性。因此，辦公室的每一項工作都要有很強的專業(yè)技能，從文稿撰寫到組織策劃，從統(tǒng)籌協(xié)調(diào)到溝通協(xié)調(diào)，都要一定的專業(yè)技能。在繁雜的事務(wù)管理狀況下，每一個辦公室職工都必須熟練掌握自身的工作知識和專業(yè)技能，才可以履行好各自崗位職責(zé)。只有緊緊抓住職能定位，充分了解業(yè)務(wù)特點，具有扎扎實實的專業(yè)知識，才可以在工作實踐中提高業(yè)務(wù)水平，圓滿完成辦公室各種綜合性事務(wù)管理，為公司高質(zhì)量發(fā)展給予強有力的支撐。

二、新時期國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量提升的意義

（一）能夠提升辦公室工作效率

辦公室作為一個企業(yè)的核心部門，在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中承擔(dān)著更多的任務(wù)，因此，企業(yè)在對其進行管理的時候，也要更加具體化、有針對性。通過對國有企業(yè)中辦公室的管理，能夠使辦公效能得到提升，并且加強與各個部門之間的協(xié)同合作。要注重細節(jié)的管理，能夠使國有企業(yè)當(dāng)中數(shù)量龐大的任務(wù)得到有效的分類歸納，推動國有企業(yè)高效運轉(zhuǎn)，一旦在工作當(dāng)中出現(xiàn)細節(jié)上的失誤，也可以及時調(diào)整和修正，減少損害。國有企業(yè)也要建立完善的員工績效考核體系，激發(fā)辦公室人員的工作熱情和積極性，采取科學(xué)合理的獎懲措施，使企業(yè)的人力資源管理得到進一步提升，從而推動企業(yè)的高效發(fā)展。

（二）能夠規(guī)范辦公室工作

辦公室是國有企業(yè)當(dāng)中所有部門的交流中心，因此在工作當(dāng)中需要進行多方面的管理。在國有企業(yè)不斷優(yōu)化發(fā)展的過程當(dāng)中，國有企業(yè)要充分認識到在辦公室工作中實行精細化管理的重要性。精細化管理能夠厘清辦公室內(nèi)部工作人員之間的權(quán)責(zé)以及具體工作領(lǐng)域，有效避免了工作人員之間職能重復(fù)、職能缺位、職能錯位的情況。同時，將辦公室的工作程序進行規(guī)范，使辦公室工作在管理過程當(dāng)中更加省時省力，通過辦公室的優(yōu)化發(fā)展帶動整個企業(yè)的進步。

三、新時期國有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

（一）辦公室人員的工作水平不足

無論實行任何管理模式，都需要人員的配合，因此，國有企業(yè)辦公室工作精細化管理也需要有相應(yīng)的高質(zhì)量的管理人員和工作團隊。不過，在當(dāng)前國有企業(yè)辦公室工作的實際情況中，大多數(shù)辦公室人員的工作技能有待提升，工作人員所掌握的基本知識以及工作技能和工作認知還不符合精細化管理的要求和標準。甚至有一部分辦公室工作人員在工作過程當(dāng)中出現(xiàn)抵觸和倦怠的工作態(tài)度，導(dǎo)致整個部門的工作質(zhì)量下降，無法發(fā)揮辦公室工作精細化管理的實效價值。

（二）管理體制機制不完善

在國有企業(yè)實行辦公室工作精細化管理時，需要加強頂層設(shè)計，建立健全完善的管理體制機制。根據(jù)對國有企業(yè)辦公室管理的實際情況了解，目前，大多數(shù)的國有企業(yè)管理模式并沒有進行更新，對于精細化管理的重要性沒有充分的認知。這也導(dǎo)致了很多國有企業(yè)辦公室管理的體制機制不健全，在推進工作時缺少約束機制，工作流程也不夠規(guī)范，使國有企業(yè)辦公室工作精細化管理的進展緩慢。

（三）工作人員管理職責(zé)劃分不清

國有企業(yè)辦公室管理工作面臨著諸多困境的原因，主要是因為辦公室的工作量較大，但是在管理過程當(dāng)中，并沒有針對每一個工作人員個體進行細致的工作劃分，導(dǎo)致很多工作人員對自身工作目標認識不清晰，發(fā)生工作越界、工作缺失的現(xiàn)象，這直接導(dǎo)致了國有企業(yè)中辦公室工作的效率低下。比如，當(dāng)前，很多國有企業(yè)存在的典型問題就是，有的工作人員工作負擔(dān)較大，而有的工作人員卻工作量較小，這在一定程度上打擊了部分工作人員的工作積極性，也使得辦公室內(nèi)部的凝聚力和團結(jié)力不強，不利于部門的高效運轉(zhuǎn)，甚至成為企業(yè)發(fā)展過程中的絆腳石。

（四）思想政治觀念十分陳舊

當(dāng)前部分國有企業(yè)辦公室的管理人員，自身思想政治工作形式較為單一，沒有將思想政治工作與企業(yè)改革發(fā)展實際結(jié)合起來，沒有做出科學(xué)創(chuàng)新，甚至保留照本宣科的思想，導(dǎo)致其整體工作效率比較低下，長此以往，就會導(dǎo)致辦公室管理人員工作思想僵化，各項工作整體完成質(zhì)量都不盡如人意。

（五）缺乏健全完善的管理制度

新時期，完善和規(guī)范辦公室管理制度是現(xiàn)代企業(yè)辦公管理改革的根本。目前，國有企業(yè)的辦公室管理工作仍有不規(guī)范之處。例如，辦公室職員在工作中經(jīng)常缺乏計劃和思路，常常對自己的責(zé)任和工作目標不明確，從而嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部工作進度緩慢，也讓辦公室人員工作壓力變大，影響了企業(yè)形象，降低了企業(yè)辦公效率。面對以上種種弊端，只有規(guī)范辦公室的管理工作，完善辦公室的管理制度，才可以讓辦公室員工在工作中有規(guī)章制度可以依據(jù)，保持辦公室的正常運轉(zhuǎn)。

四、新時期國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

（一）完善國有企業(yè)辦公室管理工作體系

現(xiàn)階段，國有企業(yè)辦公室管理缺乏頂層設(shè)計，因此，企業(yè)管理人員需要盡快完善辦公室工作管理體系，使辦公室工作人員在工作過程當(dāng)中有相應(yīng)的規(guī)范進行參考。首先，國有企業(yè)要對辦公室內(nèi)部的工作任務(wù)進行科學(xué)有效劃分。在市場環(huán)境不斷變化的情況下，企業(yè)必須對辦公室的工作進行合理規(guī)劃。明確各崗位的職責(zé)、任務(wù)，工作標準和要求，確保工作高效開展，工作人員的工作量分配更加合理。其次，國有企業(yè)要針對工作人員的不同特性進行崗位的安排和工作任務(wù)的布置。在工作過程當(dāng)中，不斷提升工作人員的知識和技能，激發(fā)工作人員的工作主動性和積極性。在辦公室工作的精細化管理過程當(dāng)中，要針對每一個工作人員的性格特點以及突出技能進行工作的分配，同時，注重部門內(nèi)部工作人員之間的凝聚力，創(chuàng)造積極活躍的工作氣氛，工作人員之間形成良好的互動關(guān)系，實現(xiàn)部門的長遠發(fā)展。

（二）健全辦公室工作人員的績效考核體制

要想實現(xiàn)對辦公室內(nèi)部工作人員的有效激勵，需要健全辦公室工作人員的考核制度和獎懲措施?？冃Э己梭w系要從多方面、全方位地對工作人員的績效進行考察，同時將辦公室內(nèi)部工作人員之間的互相協(xié)作納入評估體系。根據(jù)績效考核的結(jié)果，實行合理的獎懲措施，積極主動開展工作的工作人員得到獎勵，繼續(xù)激發(fā)他們的工作潛能，對工作人員形成有效的約束，能夠在很大程度上減少工作人員的人為失誤。比如，在辦公室工作人員的管理制度當(dāng)中明確強調(diào)考核體系，定期對部門內(nèi)部的工作人員的具體工作情況、工作質(zhì)量以及工作效率等方面進行多種途徑的考核評定。對于那些表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予薪酬工資或者其他物質(zhì)方面的激勵，而那些工作質(zhì)量不佳，態(tài)度出現(xiàn)嚴重問題的工作人員，要進行大力度的懲罰，對整個部門內(nèi)部形成警醒作用。完善的考核體制和獎懲措施能夠使工作人員在工作過程當(dāng)中發(fā)揮更充足的工作潛力，從而提升整個部門的工作效能。

（三）提升辦公室工作人員的工作能力

實現(xiàn)國有企業(yè)辦公室工作精細化管理，不僅需要制度和體制的完善，更關(guān)鍵的因素是部門內(nèi)的工作人員以及工作團隊需要有符合精細化管理的工作能力和水平。首先，國有企業(yè)辦公室部門要對相關(guān)工作人員的工作能力和基礎(chǔ)知識進行提升，使工作人員認識到精細化管理的關(guān)鍵作用，并且通過有效的學(xué)習(xí)，使工作人員認識相關(guān)管理制度的重要性。其次，工作人員在工作過程當(dāng)中出現(xiàn)錯誤是不可避免的，但是工作人員要對這些失誤進行總結(jié)和反思，從而提升個人能力。再次，工作人員需要認識到自身需要承擔(dān)的工作責(zé)任，自覺遵守企業(yè)以及部門內(nèi)部的相關(guān)流程規(guī)范，減少工作過程當(dāng)中的失誤，高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。最后，企業(yè)要加強內(nèi)部文化的宣傳和教育，通過一致的組織文化，能夠使工作人員增強凝聚力，形成健康活躍的工作氣氛。

（四）協(xié)調(diào)好各部門之間關(guān)系

協(xié)調(diào)是辦公室工作中的一個重要環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)工作的成效將直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的工作是否正常運轉(zhuǎn)。一些企業(yè)內(nèi)部部門數(shù)量眾多，工作內(nèi)容也比較繁雜，辦公室工作人員對很多部門的工作內(nèi)容、人員配備都不熟悉，會影響到協(xié)調(diào)工作的成效。為了提高辦公室與各部門的協(xié)作效率，企業(yè)可以定期組織各部門間的例會、聯(lián)誼活動，讓各部門主管向辦公室工作人員介紹部門的工作大概內(nèi)容，并與同事們保持緊密的工作關(guān)系，這樣才能讓辦公室更好地進行后續(xù)的協(xié)調(diào)工作。同時，也可以讓各個部門的員工親身體驗一下辦公室的工作內(nèi)容，感受到各個部門之間的友好協(xié)作對辦公室的工作有很大的幫助，在企業(yè)內(nèi)部形成了一個雙向協(xié)作配合的關(guān)系，從而提高企業(yè)的運行效率。

（五）明確崗位職責(zé)和管理目標

在國有企業(yè)辦公室管理工作的實施過程中，重要的工作內(nèi)容是明確不同崗位的工作職責(zé)，真正提高工作效率和工作質(zhì)量。首先，整理規(guī)劃辦公室相關(guān)信息，確定具體辦公室工作的數(shù)量和內(nèi)容。針對不同的工作崗位，分配合適的員工，相應(yīng)地確定工作的權(quán)利和責(zé)任，確保員工了解自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，引導(dǎo)員工充分發(fā)揮個人才能，提高工作效率和工作質(zhì)量。在辦公室工作中落實具體崗位職責(zé)，還可以充分發(fā)揮員工的主觀能動性，有效提高工作效率。在許多國有企業(yè)的管理環(huán)節(jié)中，辦公室管理時間長、管理內(nèi)容多，導(dǎo)致機構(gòu)臃腫、崗位重疊，對辦公室管理造成很大制約。因此，精簡機構(gòu)、優(yōu)化配置、明確管理目標和崗位職責(zé)非常重要。在精簡組織的基礎(chǔ)上，辦公室管理職位可以逐步加強人力資源的優(yōu)化配置。根據(jù)明確的管理目標，對不能適應(yīng)時代或行業(yè)發(fā)展要求的成員，可以逐步選擇并調(diào)到其他需要的崗位。經(jīng)過幾輪考核和淘汰，剩下的管理人員既能滿足辦公室管理的實際需要，又能避免人浮于事，阻礙管理工作的順利開展，從而有效地做到崗位定人、崗位匹配。顯然，這種輕巧、簡單的模式更有利于國有企業(yè)辦公室管理效率的提高。

（六）創(chuàng)新管理方式，健全精細化管理制度

隨著時代的發(fā)展和進步，必須與時俱進改進和創(chuàng)新辦公管理模式?，F(xiàn)在，在國有企業(yè)的發(fā)展過程中，要積極運用先進的精細化管理，建立完善的精細化管理體系，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的目標。國有企業(yè)的特殊性增加了辦公室工作的復(fù)雜性，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的角度看待精細管理的發(fā)展，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要制定精細管理的發(fā)展目標，建立完善的精細管理體系，這可以保證辦公室工作的正常運行。完善的辦公室管理體系包括辦公室的具體工作流程、工作目標和考核標準。在國有企業(yè)發(fā)展過程中，通過強化精細化管理手段，結(jié)合具體工作內(nèi)容劃分具體權(quán)責(zé)。各工作部門乃至每位員工都清楚自己的工作任務(wù)，并結(jié)合不同的工作崗位制定需要遵守的操作規(guī)程和程序，為辦公室工作的開展提供統(tǒng)一標準，全面準確落實工作職責(zé)，有效提高員工工作積極性，提高辦公室工作效率。

結(jié)語：

綜合辦公能力的高低直接影響著企業(yè)的軟實力。辦公室注重準確定位職能，掌握科學(xué)有效的管理方法，積極應(yīng)對新形勢、新挑戰(zhàn)，提高業(yè)務(wù)能力，履行“參謀助理、綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)、監(jiān)督檢查”職能，形成職責(zé)明確的綜合管理體系，管理精細，流程順暢，協(xié)調(diào)高效，高效完成各項任務(wù)，為公司高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持。

（作者單位：甘肅省公路交通建設(shè)集團有限公司）