周聰

（中國人民解放軍總醫(yī)院醫(yī)療保障中心，北京 100036）

引言

國家鼓勵(lì)利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子招標(biāo)投標(biāo)，明確了數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動具有同等法律效力[1]。隨著《招標(biāo)投標(biāo)法》修訂的推進(jìn)和國家各部委的發(fā)聲，電子招投標(biāo)已經(jīng)成為招投標(biāo)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。面對日益加劇的市場競爭態(tài)勢，醫(yī)療設(shè)備采購?fù)瑯用媾R著轉(zhuǎn)型升級、提升核心競爭力、促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的新形勢，檔案管理也得到了高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購檔案的發(fā)掘和使用要站在更高的層階，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)，充分發(fā)揮數(shù)字化、信息化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理水平，充分挖掘檔案管理的潛在價(jià)值。提高企業(yè)工程項(xiàng)目實(shí)施精細(xì)化、數(shù)字化管理水平以及工程項(xiàng)目的超前檔案管理能力，積極嘗試新型的管理方式。

醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購檔案是政府采購部門和醫(yī)療機(jī)構(gòu)具有保管和利用價(jià)值的文件、圖片、影像等資料，是在招標(biāo)采購醫(yī)療設(shè)備活動中直接形成的文件資料[2]。它涵蓋了醫(yī)療機(jī)構(gòu)使用財(cái)政預(yù)算資金，在醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)中的所有原始記錄，包括購買計(jì)劃、購買申請、審批、設(shè)備論證、購買、安裝驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，既可以為政府采購部門提供資金參考，也可以為醫(yī)院設(shè)備的后期使用、維護(hù)、保養(yǎng)、報(bào)廢鑒定等工作提供科學(xué)依據(jù)，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)。做好醫(yī)療設(shè)備采購和設(shè)備管理工作，是政府采購部門和各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要職責(zé)。醫(yī)療采購招標(biāo)電子檔案可以跨越時(shí)間與空間的束縛，具有易保存、易傳輸、易獲取、易管理、可學(xué)習(xí)、易檢查功能，節(jié)省了空間和時(shí)間，大大提升了效率，檔案信息使用率較高。醫(yī)藥采購招標(biāo)檔案電子化建設(shè)將與當(dāng)代社會所倡導(dǎo)的“低碳環(huán)保、綠色環(huán)保”的發(fā)展理念相互結(jié)合，是醫(yī)藥采購招標(biāo)檔案數(shù)字化發(fā)展的必然選擇。

一、電子招標(biāo)系統(tǒng)檔案管理方案

1.二維碼方案

利用二維碼，使每個(gè)文件（文件箱、文件袋等）都具有“身份”，同時(shí)，利用標(biāo)簽、閱讀器和管理軟件，可以在后臺完成各種文件的存取、借閱、歸還、清點(diǎn)、銷毀等工作。主要功能包括：二維碼生成、二維碼采集、出入庫、清點(diǎn)等[1]。

2.RFID方案

作為一種無接觸的數(shù)據(jù)采集方式，射頻識別技術(shù)（RFID，Radio Frequency Identification）可以在特定區(qū)域?qū)崿F(xiàn)對RFID信息的自動化采集，一秒鐘可以讀取上百條。當(dāng)標(biāo)簽信息量大時(shí)，可重復(fù)使用，且使用場景廣，靈活度高[1]。

3.電子檔案系統(tǒng)管理方案

隨著電子商務(wù)招標(biāo)投標(biāo)的大力推進(jìn)，建立相關(guān)的電子商務(wù)檔案信息系統(tǒng)已越來越成為各購買單位的剛需。針對醫(yī)療采購過程中的各個(gè)組織主體來說,建立電子檔案管理時(shí)的工作重點(diǎn)是：（1）管理內(nèi)容是線上全環(huán)節(jié)過程形成、保存的過程檔案。（2）軟件的功能包括檔案的整理、移交、接收、保存、利用、編輯和研究。（3）在基礎(chǔ)的組態(tài)方面，如資料庫伺服器、應(yīng)用伺服器、網(wǎng)路伺服器等，均需組態(tài)。

二、電子招標(biāo)系統(tǒng)檔案管理的特征

在電子招標(biāo)系統(tǒng)下，檔案管理尤其重要，因?yàn)樗婕安少徍贤?、付款和產(chǎn)品交付等核心方面。電子招標(biāo)系統(tǒng)下檔案管理具有以下特點(diǎn)：

1.數(shù)字化存儲：電子招標(biāo)系統(tǒng)將供應(yīng)商資質(zhì)、采購文件、評標(biāo)結(jié)果、合同等所有相關(guān)文件都數(shù)字化存儲，免去了物理檔案管理的繁瑣。

2.安全性：數(shù)字化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)可以設(shè)置密碼權(quán)限，以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全和機(jī)密性。采購方必須明確，在采購過程中，所有文件都是正確的，完整的。

3.穩(wěn)定性：必須確保系統(tǒng)穩(wěn)定，并據(jù)此存檔，以減少因系統(tǒng)出故障而影響到文件完整性和真實(shí)性的情況。

4.可追溯性和透明性：數(shù)字化檔案具有可追溯性和透明性，包括供應(yīng)商資質(zhì)審核、報(bào)價(jià)受理、采購文件管理、評標(biāo)過程和結(jié)果，以及簽訂合同和付款等重要環(huán)節(jié)均可以記錄和查詢。

5.管理效率：數(shù)字化檔案管理可以提高采購方的管理效率，便于合同審批和付款管理，縮短采購周期，降低采購風(fēng)險(xiǎn)和成本。

綜上所述，電子招標(biāo)系統(tǒng)下的檔案管理是精確、透明和高效的，搭配正確的認(rèn)證和措施，可以確保采購流程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)安全和真實(shí)有效性，促進(jìn)采購的透明性和公正性。

三、電子招標(biāo)系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理不受重視

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)療采購領(lǐng)域中起著至關(guān)重要的作用，與此同時(shí)，各行各業(yè)都開展了不同程度的檔案管理信息化建設(shè)并取得了很大成績。雖然我國信息化程度不斷加深，但是信息化技術(shù)在醫(yī)療采購領(lǐng)域并沒有得到深入的應(yīng)用，醫(yī)療采購領(lǐng)域?qū)π畔⒒ㄔO(shè)的重視程度較低，這就從根本上導(dǎo)致醫(yī)療采購領(lǐng)域招標(biāo)檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)效果不理想，為醫(yī)療采購領(lǐng)域招標(biāo)檔案管理工作帶來了很多的問題。

2.檔案管理制度不完善

在過去，在醫(yī)療設(shè)備采購招投標(biāo)過程中，重視對書面文字材料的存留，因此，對招投標(biāo)過程的監(jiān)管可以將這些程序文件資料作為重點(diǎn)。但是，在實(shí)施了電子化招標(biāo)系統(tǒng)之后，招投標(biāo)環(huán)節(jié)的大部分工作都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的。線上招投標(biāo)的開展，勢必會導(dǎo)致監(jiān)管行為也要從常規(guī)的監(jiān)管轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管。對監(jiān)督管理單位而言，它需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型。但是，由于技術(shù)的原因，電子化的招投標(biāo)監(jiān)管系統(tǒng)還存在著一些不足之處，這會對電子招標(biāo)系統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響。

3.信息安全管理方面

電子招投標(biāo)系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在醫(yī)療采購領(lǐng)域中的延伸，和其他網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用一樣，也存在著信息安全風(fēng)險(xiǎn)。一是數(shù)據(jù)信息的安全；二是投標(biāo)文件信息的安全保存和備份；三是數(shù)據(jù)防竊取、防盜竊；四是投標(biāo)人的權(quán)利設(shè)置和信息的保密問題[3]。上述問題是目前我國電子招標(biāo)在醫(yī)療采購領(lǐng)域中存在的突出問題，亟待改進(jìn)。

4.檔案管理人才缺失

隨著電子檔案系統(tǒng)管理的不斷推進(jìn)，其對檔案管理工作人員的信息化能力也提出了更高的要求。檔案管理工作人員不僅要具備較強(qiáng)的檔案管理能力，還要具備熟練使用計(jì)算機(jī)的能力，同時(shí)要對信息化檔案管理系統(tǒng)有一個(gè)清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識[4]。但是，現(xiàn)階段醫(yī)療采購領(lǐng)域檔案管理工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)不熟悉，無法有效利用電子檔案系統(tǒng)開展檔案管理工作。

四、電子招標(biāo)系統(tǒng)檔案管理的改進(jìn)措施

1.構(gòu)建信息共享平臺

大數(shù)據(jù)、人工智能、云服務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)、各種APP報(bào)修平臺，這些都是最近幾年才出現(xiàn)的新技術(shù)。醫(yī)療設(shè)備的申請——計(jì)劃——采購——驗(yàn)收——使用——維保——處置各個(gè)環(huán)節(jié)引入信息技術(shù)。通過細(xì)分任務(wù)、量化標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)數(shù)字模塊化進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理。搭建設(shè)備共享信息化平臺，采用PC與手機(jī)兩類終端實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療設(shè)備的信息查詢與參數(shù)監(jiān)測。

為了促進(jìn)電子招標(biāo)系統(tǒng)信息共享，政府和醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以考慮建立信息共享平臺。通過這種平臺的建設(shè)，可以方便各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的信息共享，提高招標(biāo)效率和避免資源浪費(fèi)。在建設(shè)信息共享平臺時(shí)，需要關(guān)注下面幾個(gè)方面：（1）建設(shè)統(tǒng)一的授權(quán)管理機(jī)制：為了保證信息安全，必須建立嚴(yán)格的授權(quán)管理機(jī)制，并規(guī)定用戶的權(quán)限范圍。（2）建設(shè)完善的信息標(biāo)準(zhǔn)：政府和醫(yī)療采購機(jī)構(gòu)需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的信息共享標(biāo)準(zhǔn)，以保證不同系統(tǒng)間的信息可以互通。（3）建設(shè)規(guī)范的數(shù)據(jù)管理和共享流程：在平臺建設(shè)時(shí)，需要制定規(guī)范的數(shù)據(jù)管理和共享流程，確保平臺的高效運(yùn)作[1]。（4）建設(shè)完善的監(jiān)管機(jī)制：平臺管理員需要對數(shù)據(jù)共享過程進(jìn)行監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并對問題進(jìn)行處理。通過以上措施，可以建設(shè)一個(gè)安全、高效、規(guī)范的信息共享平臺，促進(jìn)電子招標(biāo)系統(tǒng)的信息共享，提高采購效率，以支持醫(yī)院、政府和企業(yè)的日常采購工作。

2.提高組織管理水平

為了確保電子招標(biāo)系統(tǒng)信息的安全和高效共享，還需要提高組織管理水平。政府和采購機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)對系統(tǒng)運(yùn)營的監(jiān)管，建立健全運(yùn)營和維護(hù)機(jī)制，避免系統(tǒng)出現(xiàn)問題或出現(xiàn)安全漏洞。

在采購過程中，也需要嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，避免出現(xiàn)違規(guī)操作或不當(dāng)行為。采購人員需要遵守職業(yè)道德和行為準(zhǔn)則，確保采購過程公平公正、透明和規(guī)范。此外，也需要及時(shí)對采購人員和系統(tǒng)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高他們的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，從而保證電子招標(biāo)系統(tǒng)在運(yùn)行過程中的合法性和效率[5]。

通過提高組織管理水平，并嚴(yán)格審查采購程序，確保采購操作規(guī)范化，才能讓電子招標(biāo)系統(tǒng)真正發(fā)揮其作用，為醫(yī)院、政府和企業(yè)采購帶來更多的實(shí)際價(jià)值。

3.完善信息安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)現(xiàn)電子招標(biāo)系統(tǒng)信息共享的過程中，信息安全是一個(gè)非常重要的問題。為了保證電子招標(biāo)過程的安全性，需要完善信息安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，采用更加先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)加密和防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄漏、篡改等安全問題的發(fā)生。同時(shí)，也需要加強(qiáng)對系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，建立完善的安全監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全事件，保護(hù)招標(biāo)信息的安全和完整。

要確保投標(biāo)業(yè)務(wù)電子文件的安全性與保密性，就必須要有一套完善的安全性與保密性的管理制度，對收集內(nèi)容的真實(shí)性和完整性、存檔方式、備份和銷毀的要求、拷貝和傳遞等進(jìn)行說明。在對電子檔案進(jìn)行存儲時(shí)，要注意對其進(jìn)行長期保存。防止儲存設(shè)備受到外部磁場、粉塵、濕氣、有害氣體等的影響，防止細(xì)菌感染[6]。在建造儲存室時(shí)，要充分考慮到其地理位置，要注意防磁、防火、防潮、門窗的強(qiáng)度、安全監(jiān)視系統(tǒng)的配置等。在對電子檔案管理軟件進(jìn)行選擇時(shí)，要對其通用性、安全性、技術(shù)維護(hù)和未來發(fā)展進(jìn)行全面的考量，以保證其具有可持續(xù)的應(yīng)用價(jià)值。此外，在使用這類軟件時(shí)，還必須有專門的人員負(fù)責(zé)管理，并設(shè)置密碼、進(jìn)入權(quán)限等，做好電子文檔的查找、復(fù)制，并進(jìn)行嚴(yán)密地審核。對于機(jī)密文件，要有明確的保存、獲取條件，要有相應(yīng)的保密制度。

4.完善技術(shù)基礎(chǔ)和培養(yǎng)人才

在電子招標(biāo)系統(tǒng)下的檔案管理中應(yīng)采用加密等物理和技術(shù)措施，確保信息安全與機(jī)密性，這是數(shù)字化檔案管理的基本需求。要統(tǒng)一字體和格式，分類存放，具體人負(fù)責(zé)管理，并備份文件等措施來防止檔案的疏漏、誤刪或被泄密的風(fēng)險(xiǎn)。需要建立系統(tǒng)的檔案管理制度，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的過程和操作，制定明確的存檔規(guī)則和管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的定義和管理，以確保整個(gè)數(shù)字化檔案管理過程的完整性和準(zhǔn)確性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和硬件設(shè)備的普及，電子招標(biāo)系統(tǒng)下檔案管理的不足可以通過加強(qiáng)培訓(xùn)和管理，改進(jìn)技術(shù)選型和管理模式，不斷完善數(shù)字化檔案管理體系、規(guī)范化和信息化程度以及安全措施得到改善。

在電子招標(biāo)系統(tǒng)檔案管理的過程中，用戶可能需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)使用新系統(tǒng)以及學(xué)習(xí)其操作方法，特別是對于采購機(jī)構(gòu)中那些缺乏相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)和操作經(jīng)驗(yàn)的人員來說。因此，為了解決這一問題，需要對采購人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際情況提供相關(guān)教育和培訓(xùn)課程，如系統(tǒng)使用培訓(xùn)、操作培訓(xùn)等，并確保采購人員在學(xué)習(xí)過程中掌握相關(guān)技能和知識，以提高使用電子招標(biāo)系統(tǒng)下的檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

結(jié)論

電子招標(biāo)系統(tǒng)下醫(yī)療設(shè)備采購招標(biāo)檔案管理能有效提高醫(yī)療設(shè)備采購管理的工作效率，為設(shè)備招標(biāo)采購、使用、維護(hù)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，為設(shè)備保養(yǎng)、維修提供支持，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的進(jìn)行發(fā)揮重要作用。但電子招標(biāo)系統(tǒng)下醫(yī)療設(shè)備采購招標(biāo)檔案管理還存在不足，可以通過構(gòu)建信息共享平臺、提高組織管理水平、完善信息安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、完善技術(shù)基礎(chǔ)和培養(yǎng)人才等方法來彌補(bǔ)。