張 紅

（隨州市疾病預防控制中心，湖北 隨州 441300）

在檔案管理工作過程中主要涉及對各項數(shù)據(jù)資源的收集、整理、分析、歸檔、保管等多項的內(nèi)容。目前很多的事業(yè)單位檔案管理建設工作還存在一定的問題，特別是信息化建設工作嚴重不足。在實際應用的過程中要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對現(xiàn)代化檔案管理工作進行全面的融合發(fā)展。結(jié)合信息化、數(shù)字化的技術(shù)促進對檔案信息資源自身價值的挖掘。利用信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的高速篩選處理，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多的參考依據(jù)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作

1．現(xiàn)代事業(yè)單位檔案的管理原則

事業(yè)單位的檔案管理原則主要包括以下幾個方面：首先，負責集中管理。事業(yè)單位的檔案管理工作需要由檔案管理專業(yè)人員負責，所有的檔案需要由事業(yè)單位以及上級領導直接管理，確定檔案管理工作中各部門工作人員的工作權(quán)限以及具體的工作內(nèi)容。事業(yè)單位還需要積極地落實分級管理以及集中管理制度，這樣有利于促進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。其次，要保證數(shù)據(jù)真實準確、完整規(guī)范。事業(yè)單位檔案管理需要按照相應的規(guī)范流程對每一項數(shù)據(jù)進行記錄整理、分析，確保事業(yè)單位能夠全面地將數(shù)據(jù)信息保存下來，并且作為原始資料，落實單位檔案管理工作的各項規(guī)定與要求。最后，要便于查詢利用、保證安全。事業(yè)單位檔案管理中很多的檔案資料都具備一定的保密性，因此在實際的應用過程中檔案規(guī)范化的管理需要結(jié)合相關的專業(yè)知識，履行相應的程序，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高單位檔案管理的安全性。

2．檔案管理工作的重要意義

在當前新時代發(fā)展背景下，事業(yè)單位的工作效率已經(jīng)成為整個單位重要的發(fā)展目標。為了能夠提高自身的整體工作水平，就需要通過現(xiàn)代化的技術(shù)創(chuàng)新時代的發(fā)展動力，特別是信息化時代下要經(jīng)過信息以及自動化的技術(shù)才能夠在激烈的市場競爭環(huán)境下，為單位贏得更好的發(fā)展空間。檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一個組成部分，涉及多方面的專業(yè)內(nèi)容，同時也會與事業(yè)單位員工的利益和未來的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。如果檔案管理工作存在問題，還會造成事業(yè)單位健康發(fā)展受到嚴重的阻礙。但是目前很多事業(yè)單位對于檔案管理工作的措施以及管理的原理，沿用比較老舊的、傳統(tǒng)的檔案管理錄入和存儲方式，很容易出現(xiàn)檔案信息丟失以及遺漏的情況，進而對事業(yè)單位未來的發(fā)展造成較大的影響。信息化的管理在現(xiàn)代化檔案管理工作中至關重要，通過信息化的管理體系讓整個事業(yè)單位檔案管理工作更加的高效準確。對于檔案管理工作而言，時代的發(fā)展以及科技的進步，需要通過提高檔案信息的工作效率才可以滿足單位的各項要求[1]。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設的應用優(yōu)勢

1．檔案數(shù)據(jù)的不斷豐富能夠為事業(yè)單位管理提供依據(jù)

信息化技術(shù)應用背景下，事業(yè)單位的管理活動更加的豐富多元化，所產(chǎn)生的事業(yè)單位檔案管理種類和數(shù)據(jù)量也不斷地增加，這樣給事業(yè)單位檔案管理部門提出了較高的要求。事業(yè)單位檔案管理工作由于其資料內(nèi)容多樣化、數(shù)據(jù)比較繁雜，會涉及事業(yè)單位服務工作過程中大量的數(shù)據(jù)信息。隨著單位服務水平的不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展的高標準要求。信息技術(shù)的快速應用在整個事業(yè)單位檔案管理工作中也帶來了較大的影響。在事業(yè)單位檔案管理過程中需要針對有價值的數(shù)據(jù)進行收集、整理、分析，確保數(shù)據(jù)的真實性與完整性。而隨著科學技術(shù)的應用，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的擴大，各種信息化技術(shù)在檔案管理中，其應用的特性更加的明顯，它可以保證檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化管理，也可以為事業(yè)單位未來的發(fā)展決策提供準確的參考依據(jù)[2]。

2．滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求

現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展制度在逐步地明確與完善，檔案管理工作也是現(xiàn)代化事業(yè)單位各項制度建立的真實記錄與證明。對于檔案的信息化管理工作能夠加強檔案的收集、歸檔以及綜合利用，促進事業(yè)單位未來長遠穩(wěn)定的發(fā)展?，F(xiàn)代化事業(yè)單位制度需要根據(jù)國家的相關政策，加強對每一個工作流程的簡化，保證在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎上應用現(xiàn)代化的技術(shù)，提高整個事業(yè)單位檔案管理的效率與水平。

3．有助于推動事業(yè)單位的信息化進程，提高事業(yè)單位的競爭力

將信息化的技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作相融合，對于事業(yè)單位的發(fā)展以及各項管理工作至關重要。信息化的檔案管理可以提高事業(yè)單位員工的工作效率，同時在遇到問題的時候可以及時通過信息化檔案資料找到相關的信息，高效滿足事業(yè)單位業(yè)務工作需求，并且采取針對性的解決方案。另外，信息化檔案管理，還能夠促進事業(yè)單位整體信息化程度的推進，只有跟上時代發(fā)展的步伐，才可以在激烈的市場競爭環(huán)境下不被社會所淘汰。

4．提高單位的工作效率

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，其工作內(nèi)容主要是通過對紙質(zhì)文件的記錄、歸檔、存儲等，工作期間需要檔案工作人員進行手寫記錄，工作效率比較低、工作任務比較繁重，檔案管理工作人員無法實現(xiàn)工作的實效性。在具體的檔案管理過程中需要工作人員耗費大量的時間，因此會影響工作質(zhì)量，降低工作水平。而在信息化技術(shù)應用之后，檔案管理工作人員可以通過計算機等專業(yè)的設備，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的錄入和處理，工作效率不僅得到了全面的提升，同時準確率也更高。信息化建設過程中檔案資料的電子化需要建立相應的信息化平臺，這樣才能夠保證對大量數(shù)據(jù)的錄入、管理和利用。如果事業(yè)單位需要查閱可以通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸給相應的部門，不僅可以節(jié)約查閱的時間，同時還可以增強工作的效率[3]。

5．增強檔案管理的安全性

在我國傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，檔案管理工作管理人員需要根據(jù)具體的檔案類型進行歸檔。這樣的紙質(zhì)文件存放于檔案室，不僅會導致檔案資料出現(xiàn)破損、丟失的情況，同時不同的氣候環(huán)境也會對檔案資料的保管帶來不利的影響。而應用了信息化技術(shù)之后，可以有效地避免紙質(zhì)文件保存中的一些問題，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機設備將大量的數(shù)據(jù)信息存儲到云平臺中，這樣能夠避免外部環(huán)境因素對傳統(tǒng)檔案資料造成的損毀，確保檔案信息資料的安全性。即使紙質(zhì)文件出現(xiàn)了破損，也可以滿足不同查閱者對于電子檔案的查詢，應用途徑的優(yōu)化，檔案資料的信息化管理也為單位未來的穩(wěn)定發(fā)展奠定了良好的基礎。

三、加強事業(yè)單位檔案管理工作水平的措施

1．進一步重視事業(yè)單位檔案信息化建設

事業(yè)單位的發(fā)展離不開自身的服務管理，同時檔案管理工作也是非常重要的基礎性內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案主要記錄了事業(yè)單位各項服務工作的具體內(nèi)容，它是整個事業(yè)單位發(fā)展過程的真實寫照。在現(xiàn)代化事業(yè)單位管理制度下，檔案管理工作如果還采取傳統(tǒng)的管理模式，將會給事業(yè)單位帶來不利的影響，導致事業(yè)單位未來的發(fā)展受到嚴重的阻礙[4]。因此，作為單位的管理人員要跟隨時代發(fā)展的步伐，逐漸地轉(zhuǎn)變思維模式，將信息化的技術(shù)應用到檔案管理工作中，加強對各項數(shù)據(jù)的收集、整理、保存以及數(shù)據(jù)分析。還要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)，注重單位檔案管理人才的培養(yǎng)，要清楚地認識到單位檔案管理信息化是事業(yè)單位未來檔案管理以及事業(yè)單位發(fā)展的關鍵內(nèi)容，要積極倡導檔案管理信息化的管理模式。在事業(yè)單位內(nèi)部加強對檔案管理信息化的建設，結(jié)合國家的法律法規(guī)，建立健全完善檔案信息化管理工作制度。同時，也要融合到單位各項管理工作中，有效地加強事業(yè)單位未來發(fā)展規(guī)劃能力的提升。

2．不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

在目前事業(yè)單位檔案管理工作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理人員工作不規(guī)范的情況。造成這一問題的主要原因是因為管理人員在收集資料的時候，很多部門不能第一時間對資料進行上傳，導致資料管理的時效性嚴重不足。另外，檔案管理工作量比較大、內(nèi)容非常的枯燥，檔案管理人員的工作積極性會逐漸的消磨掉，在檔案管理創(chuàng)新和服務上很難得到優(yōu)化。因此，為了解決這一問題，可以在設置檔案管理人員的時候選擇符合事業(yè)單位發(fā)展又具備管理能力的創(chuàng)新人才。其次，要持續(xù)對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓和嚴格的考核管理，加強工作人員的積極性與責任心。最后，制定完善的考核晉升機制，讓檔案管理人員有明確的奮斗目標[5]。

3．完善管理模式，實現(xiàn)精細化目標任務

精細化的管理模式需要以科學、合理、精準作為檔案管理的重要基礎。在事業(yè)單位發(fā)展目標的引導下，要進行合理的組織結(jié)構(gòu)設置，也要通過精細化的管理流程加強對每一項管理措施的全面落實，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。各級事業(yè)單位自身內(nèi)部的檔案管理部門，要保證檔案管理工作的統(tǒng)籌管理堅持與中心服務內(nèi)容相一致，實現(xiàn)自身檔案管理與時代之間的共同發(fā)展，逐步提高檔案管理工作的水平。另外，還要全面地落實各項法律法規(guī)制度，將檔案管理工作合理地納入事業(yè)單位管理工作中，讓檔案管理工作的每一個流程都可以得到全面的落實。不斷加強事業(yè)單位檔案管理工作的水平，規(guī)范檔案管理資料的范圍，加強國家安全、國計民生以及多個行業(yè)領域檔案資料的全面管控。合理的健全事業(yè)單位內(nèi)部檔案應急處理措施，加強對檔案管理機制的完善，實現(xiàn)檔案管理工作的全面推進。

4．制訂合理的工作規(guī)劃

事業(yè)單位檔案信息管理工作為了能夠全面順利地開展，還要制定科學的工作計劃，保證每一項工作內(nèi)容按照相關的要求逐步落實。首先，檔案管理工作操作流程的規(guī)范，對于具體的操作時間、操作步驟要進行明確的規(guī)定，這樣能夠保證檔案管理工作人員具備較強的責任意識。同時，提高管理人員的專業(yè)能力，加強對每一個流程的監(jiān)督與管控。其次，操作人員在操作的過程中要對齊操作流程全面的、嚴謹?shù)膶嵤┩瓿?，保證檔案信息錄入的真實與完整，避免出現(xiàn)任何的錯誤問題。最后，事業(yè)單位檔案管理程序還需要進行定期的維護，加強事業(yè)單位檔案信息化建設的水平[6]。

5．構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)建立的過程中要用數(shù)字化的管理方式，對整個管理體系進行完善。根據(jù)這項要求，充分利用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，提升檔案管理的整體水平，注重培養(yǎng)管理人員以及工作人員數(shù)字化技術(shù)的掌握能力。定期地通過各項培訓活動，讓員工認識到檔案管理工作的重要性，同時還要掌握數(shù)字化的技術(shù)。另外，充分利用信息化的技術(shù)，將各種先進的技術(shù)應用到每一個檔案管理的環(huán)節(jié)中，特別是檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、統(tǒng)計、分析，同時積極地引入先進的信息軟件系統(tǒng)，配合相應的服務工作，讓自身的數(shù)字化操作水平能夠得到全面的加強，維護好整個數(shù)字化體系的建立。

6．加大開發(fā)利用，提升服務效能

未來我國多元化、專業(yè)化的經(jīng)濟發(fā)展新格局，為事業(yè)單位提供了發(fā)展的目標需要加強單位內(nèi)部檔案資源的開發(fā)利用。檔案數(shù)據(jù)新平臺的建立讓檔案管理工作，不斷地融合到事業(yè)單位管理工作的每一個流程中，這樣有利于對檔案資源的開發(fā)和利用，更好地發(fā)揮事業(yè)單位的社會職能，可以保證事業(yè)單位在國家和黨的領導下更好地服務于社會。首先，事業(yè)單位可以根據(jù)自身的實際情況，對檔案管理工作進行全面的分析，強化檔案管理中信息化技術(shù)的應用。其次，可以在檔案信息平臺建設的過程中進行科學的布局，按照檔案管理工作的各種要求，結(jié)合單位內(nèi)部的實際發(fā)展，保證檔案信息自動化檢索模塊的應用，提高整個檔案管理的水平。同時，還可以設定不同的身份權(quán)限，讓事業(yè)單位每一個階層的人員可以根據(jù)自身的權(quán)限進行檔案資料的查閱。只有完善的檔案資源管理和深度的開發(fā)利用，才可以保證檔案管理工作，在事業(yè)單位發(fā)展過程中起到積極的促進作用[7]。

結(jié)語

為了提高事業(yè)單位的社會服務能力就需要積極地與現(xiàn)代化社會發(fā)展相融合，堅持高效、節(jié)能、科技的發(fā)展目標，這樣有利于事業(yè)單位檔案管理工作的全面開展。利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案管理在的一些弊端和問題，積極的探索未來檔案管理工作創(chuàng)新應用方式。將檔案管理與開發(fā)利用進行有機的結(jié)合，更好地加強各方力量，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設發(fā)展的新目標。切實的通過信息化的技術(shù)，保證事業(yè)單位在未來的發(fā)展過程中可以更加完善自身的服務質(zhì)量。