樓粲燦

浙江全方科技有限公司

隨著社會的發(fā)展，市場競爭變得越來越激烈，此時的競爭不僅是產品和技術的競爭，更是人才和服務的競爭，這也讓傳統(tǒng)靠人工干預控制為主的企業(yè)管理模式逐漸無法滿足社會發(fā)展需要，促使越來越多的企業(yè)開始重視ERP系統(tǒng)的應用。經過幾年的工作實踐證明，ERP系統(tǒng)不僅為企業(yè)內部控制和管理工作的信息化改革打下了基礎，更是為企業(yè)內在發(fā)展提供了動力，已成為目前制造企業(yè)最為關注的管理系統(tǒng)之一，其能將管理工作輻射到每一個業(yè)務環(huán)節(jié)和控制體系中，讓企業(yè)管理人員對企業(yè)經營狀況、運營優(yōu)勢有更加深刻的了解，進而推動企業(yè)良性發(fā)展。

一、ERP系統(tǒng)與內部控制概述

（一）ERP系統(tǒng)的定義

ERP系統(tǒng)也被廣泛的稱之為企業(yè)資源管理計劃，是基于信息技術、計算機技術的基礎上形成的一種現(xiàn)代化管理模式，是將計算機軟件和先進的管理理念融合在一起，用系統(tǒng)化、集成化的管理方式為決策層、管理層和基層員工提供對應管理策略的一種現(xiàn)代化管理平臺。ERP系統(tǒng)在應用中核心思想為SCM，是基于傳統(tǒng)企業(yè)管理模式基礎上，從供應鏈的角度去優(yōu)化管理體系，形成各種資源關聯(lián)在一起的管理措施，其應用使得企業(yè)所有管理流程都得到了相應的改善，增強了企業(yè)的核心競爭力。

（二）內部控制概述

內部控制指的是企業(yè)為了保證自己經營活動、生產活動和管理工作的有序開展，為了保障內部資金鏈完整，防治企業(yè)內部舞弊行為、欺詐行為滋生而采取的一系列有控制效應的方法。內部控制系統(tǒng)是企業(yè)內部管理活動的控制系統(tǒng)，是將企業(yè)經濟業(yè)務、崗位實際結合在一起，以財務管理為基礎構建的資源整合系統(tǒng)。在過去企業(yè)管理實踐中，內部控制的科學運用對增強企業(yè)管理效能、提高企業(yè)生產效率、增加企業(yè)經營效益有著重要的作用，是為了加強企業(yè)管理而出現(xiàn)的，因此其應用需隨著市場經濟體制的改革而不斷的優(yōu)化。在制造企業(yè)管理中，隨著改革力度的不斷深入，制造企業(yè)業(yè)務種類不斷增多，所處的市場大環(huán)境也變得越來越復雜，此時內部控制的作用變得更加突出，也更需要在工作中明確內部控制的作用和要求，進而推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

二、ERP系統(tǒng)與內部控制之間的關系

（一）兩者具備共同的目標

ERP系統(tǒng)對原先的手工業(yè)務流程進行優(yōu)化的過程，其應用很大程度上改變了傳統(tǒng)的管理模式及業(yè)務處理流程。制造企業(yè)在開展ERP系統(tǒng)之前，雖然在一些管理活動中融入了計算機系統(tǒng)，但是往往都是圍繞某一個部門或者活動開展的，如銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、生產系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)往往都是不能跨部門、業(yè)務開展工作的，這也導致了企業(yè)管理工作中存在各部門缺少聯(lián)系，導致管理效率不高。而ERP系統(tǒng)在實施之后，制造企業(yè)在開展管理工作的時候，實現(xiàn)了從采購計劃制定、物資檢驗入庫、生產以及銷售的集成，實現(xiàn)了跨部門、跨業(yè)務的集成化處理模式，提高了企業(yè)的生產效益。ERP系統(tǒng)的應用使得企業(yè)內部所有的資源都實現(xiàn)了平衡和科學控制，使得企業(yè)內部資源得到最科學的分配，資源的效能得到最大程度的發(fā)揮。在具體工作中，ERP系統(tǒng)讓企業(yè)所有的業(yè)務和管理活動聯(lián)合在一起，增強了整體管理效率，可見兩者之間存在共同的目標，這也是兩者相互融合的重要基礎。

（二）兩者對工作流程依賴性較高

內部控制機制自出現(xiàn)發(fā)展至今，其控制范圍越來越大、功能越來越全面、效率越來越高，從過去簡單的會計信息真實性、完整性和財產記錄的可靠性逐漸形成了對企業(yè)今后戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展前景把握的模式。可以說內部控制的實現(xiàn)與精準掌握企業(yè)內部狀況密不可分，而將ERP系統(tǒng)融入到其中則及時的對過去的管理模式進行了創(chuàng)新，給企業(yè)內部控制工作的開展指明了新的方向，大大增加了內部控制的范圍，強化了內部控制的力度。

三、ERP系統(tǒng)制造企業(yè)內控管理常見的問題

（一）管理模式控制不足

制造企業(yè)在運用了ERP系統(tǒng)之后，原來許多的管理模式、業(yè)務流程、經營策略都發(fā)生了相應的變化，比過去手工管理流程相比復雜了不少，且一些管理工作的順序也發(fā)生了轉變。此時，企業(yè)內部控制流程需要隨著業(yè)務處理流程的改變而優(yōu)化，但是一些制造企業(yè)在ERP系統(tǒng)融入之后未曾意識到內部控制制度也需要隨之改變，導致在管理工作中存在著許多的漏洞，不僅沒有達到提高企業(yè)管理效率的目的，反而給企業(yè)生產帶來一定的損失。另外，也有一些企業(yè)對ERP系統(tǒng)的認識不足，對其認識還停留在生產管理輔助環(huán)節(jié)，并沒有認識到ERP系統(tǒng)的計劃性、全局性和繼承性優(yōu)勢，僅僅是將其當做財務軟件的替代品，再加上ERP系統(tǒng)的安裝、并線、調試和運行方面都需要耗費大量的成本。從成本效益的角度分析，許多企業(yè)認為得不償失，這也導致了ERP系統(tǒng)在內部控制及管理工作中存在應用不深入的現(xiàn)象。

（二）在財務會計工作中的應用較為薄弱

財會工作是制造企業(yè)開展財務管理活動的重點，是一項多元化、綜合化的內容，需要結合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀科學實施。經過多年工作實踐證明，制造企業(yè)只有確保財務會計工作質量，才能更有利于發(fā)掘企業(yè)經營和管理中存在的潛在風險，并且科學的進行規(guī)避。因此，將ERP系統(tǒng)引入到財務管理以及企業(yè)日常管理活動中十分必要，但是在實際工作中卻發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)雖然引入了ERP系統(tǒng)，但沒有將其功能最大的發(fā)揮，導致財務管理工作還停留在原來的管理模式上，整體工作效率較低。另外，一些制造企業(yè)在融入ERP系統(tǒng)的時候只是簡單的對過去的財務管理軟件做了優(yōu)化，并沒有結合企業(yè)生產和經營數據對財務工作進行創(chuàng)新，導致財務工作中仍存在信息不全面、系統(tǒng)不健全的現(xiàn)象。

（三）ERP系統(tǒng)與企業(yè)內部控制系統(tǒng)不匹配

目前，制造企業(yè)使用的財務軟件大多都是國外產品，其設置與國內企業(yè)特征無法完全吻合，即便是一些企業(yè)使用了國內產品，但是產品基礎設置存在很大的同質性，這也導致了企業(yè)在選用軟件系統(tǒng)的時候經常忽略其適合性，造成管理水平不高。也有一些企業(yè)雖然使用ERP系統(tǒng)，由于ERP系統(tǒng)可能存在與企業(yè)內部控制系統(tǒng)不匹配的現(xiàn)象，在保守思想的影響之下仍然以原來內部控制系統(tǒng)為主，容易在企業(yè)財務風險判斷和管理漏洞的甄選時出現(xiàn)失誤。

（四）內部控制觀念不足

在ERP系統(tǒng)的支持下，制造企業(yè)的采購、生產和銷售等多個流程都發(fā)生了一定的改變，也涌現(xiàn)出新問題，針對這些新問題進行原因分析，大多都是因為內部控制制度不完善造成的。一些制造企業(yè)雖然增加了ERP系統(tǒng)，但是并沒有制定出與之相應的內部控制制度，目前僅有的內部控制制度又停留在原工作模式下，無法適應當前市場形勢。就過去制造企業(yè)內部控制中存在問題進行調查，不難發(fā)現(xiàn)制造企業(yè)基層員工普遍缺乏對內部控制制度的認識，甚至存在不知道內部控制制度的現(xiàn)象，影響了整體工作效率。

四、ERP系統(tǒng)下制造企業(yè)內控管理的優(yōu)化措施

（一）ERP系統(tǒng)下制造企業(yè)內部控制優(yōu)化措施

1.優(yōu)化銷售管理

銷售是企業(yè)賴以生存的基礎，也是獲取高額利潤的關鍵。制造企業(yè)在開展銷售工作的時候，可以在ERP系統(tǒng)上引入客戶信息管理系統(tǒng)，根據客戶的基本資料設定客戶的偏好，為后續(xù)生產和銷售工作的開展提供參考。特別是在ERP系統(tǒng)中客戶檔案模塊中，銷售人員可以設定好客戶的基本聯(lián)系時間、聯(lián)系方式和資產信息等，結合客戶基本情況和歷史記錄進行分級設定，按照分級聯(lián)系標準采取有針對的管理方式，提高了工作效率的同時，減少了銷售誤差。另外，在ERP系統(tǒng)的應用中可融入權限設置，不相容的崗位實施職責、權限分離管控，保證每個工作人員都能夠了解自己的工作職責和權限，并且讓銷售與收款人員能夠在一定時間內進行崗位輪換，確保企業(yè)資產的真實性和完整性。

2.采購與庫存管理

（1）采購管理。制造企業(yè)在采購環(huán)節(jié)將ERP系統(tǒng)融入其中，在輸入端建立科學的掃碼系統(tǒng)，通過以各個供應商溝通、協(xié)調、商討形成全新的掃碼系統(tǒng)，以電子技術和信息系統(tǒng)為基礎開發(fā)掃碼入庫和出庫系統(tǒng)，通過這種方式，讓采購人員能夠通過二維碼掃描的方式準確了解到產品的相關信息，不僅增強了采購工作效率，也保證了產品的統(tǒng)計準確性，方便了今后管理工作的有序開展。

（2）庫存管理。在采購計劃制定好之后，及時與供應商聯(lián)系，讓其在規(guī)定時間內保質保量交貨。在這個過程中采取聯(lián)合采購的方式，制定科學的送貨計劃，利用ERP的物料到貨計劃功能，給供應商安排送貨計劃。一般情況下，根據不同的訂單交期，結合到供應商的供貨能力(此處可能會與SRM系統(tǒng)有關聯(lián)，編制出合理的送貨計劃，ERP自動根據送貨計劃生成采購訂單，開始正式的物料采購流程。而對于一些存在質量問題的物資，也可以及時的發(fā)現(xiàn)并且及時的跟蹤和處理，避免不合格物資的長期積累。

3.生產管理流程

要想更好的適應ERP系統(tǒng)的要求，制造企業(yè)必須先優(yōu)化生產工藝流程，只有這樣才能符合ERP系統(tǒng)管理標準，才能達到提高生產效率的目標。但是這種做法對于基層工作人員提出了新的挑戰(zhàn)，這也要求制造企業(yè)必須要定期對基層工作人員開展技術培訓，并對現(xiàn)有生產原材料、輔材進行核查，待核查完成之后方可將其納入到ERP系統(tǒng)中，通過ERP系統(tǒng)對生產的各個環(huán)節(jié)進行全方位、全過程控制，在提高生產效率的同時不影響產品質量。另外，在生產管理中要進一步優(yōu)化質量管控制度，減少因管理不到位造成的生產隱患。在發(fā)現(xiàn)質量產品之后，能夠及時的在ERP系統(tǒng)上顯示出來，并且提示出質量問題發(fā)生的生產工位和時間，及時排查其他問題的出現(xiàn)，減少企業(yè)損失。

（二）ERP系統(tǒng)制造企業(yè)內控管理的保障措施

1.完善內部控制制度

首先，優(yōu)化內部治理結構。眾所周知，制造企業(yè)本身是勞動密集型產業(yè)，在開展內部管理工作的時候可實施董事長、總經理和監(jiān)事會三權分立的局面，有三者之間相互監(jiān)督、相互牽制，避免一家獨大和獨攬大權現(xiàn)象的出現(xiàn)，在企業(yè)生產活動中一切經濟項目和發(fā)展規(guī)劃的決策均需要董事會、監(jiān)事會和董事長協(xié)商之后制定。這種治理模式的應用使得制造企業(yè)的內部決策更加客觀、公正，不僅符合市場經濟體制下企業(yè)發(fā)展需要，也避免了因決策失誤造成的企業(yè)經濟損失，大大增強了企業(yè)核心競爭力。在ERP系統(tǒng)的支持下，董事會、董事長和監(jiān)事會都能及時的了解到企業(yè)目前經營狀況，進而制定出更加符合社會發(fā)展實際的戰(zhàn)略和制度。其次，加強預算管理。預算管理一直以來都是各行業(yè)、各企事業(yè)單位內部控制的核心內容，是企業(yè)經濟項目運行和企業(yè)未來規(guī)劃、發(fā)展計劃的整體性管理模式，通過科學的預算管理機制能將企業(yè)支出控制在既定范圍，避免超額支出帶來的財務風險和經濟損失。在ERP系統(tǒng)的支持下，企業(yè)預算管理工作更加的科學，不僅幫助企業(yè)制定出科學、合理的預算指標；也促進了企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展戰(zhàn)略，讓企業(yè)生產經營活動變得更加科學有序。在制造企業(yè)經營中，ERP系統(tǒng)的應用讓企業(yè)采購、生產、銷售等活動都能夠得到準確的記錄，讓企業(yè)管理層能夠時刻監(jiān)控企業(yè)各項開支，進而及時調整企業(yè)預算。為此，在ERP系統(tǒng)的支持下，企業(yè)管理者必須要加強預算管理力度，將預算管理觀念深入到企業(yè)管理的各個角落，官產到企業(yè)生產的各個環(huán)節(jié)。最后，熟悉ERP系統(tǒng)的操作要點。財務人員是企業(yè)管理活動開展的關鍵，在工作中需要熟悉ERP系統(tǒng)的操作流程，進而在ERP系統(tǒng)科學進行預算管理，嚴格控制企業(yè)開支。只有這樣，才能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)超額支出問題，追求超額支出的原因，并及時記錄上報，經單位領導審批之后再調整預算編制，達到保證企業(yè)內部支出合理性的目標。

2.加強風險管理

加強風險管理是當前企業(yè)管理工作的重點，也是ERP系統(tǒng)下制造企業(yè)內控管理面臨的首要任務。制造企業(yè)管理者在工作中要認識到風險管理的重要性，要明確風險與機遇并存的特點。在引入ERP系統(tǒng)之后，因ERP系統(tǒng)本身的復雜性和開放性，使得企業(yè)內部管理和生產模式都會發(fā)生一定的變化，此時很有可能發(fā)生員工錯誤操作、內部舞弊等現(xiàn)象，這個時候，加強風險管理控制是ERP環(huán)境下，企業(yè)內部控制優(yōu)化的又一策略。企業(yè)管理者需要觀察ERP系統(tǒng)軟件與硬件設施是否匹配，網絡系統(tǒng)是否安全。通過上述內容可以看出ERP系統(tǒng)在財會應用中經常會出現(xiàn)軟硬件不匹配的現(xiàn)象，因此需要對可能出現(xiàn)的漏洞和不匹配問題及時的處理。首先，當業(yè)務流程變化較大的時候，ERP系統(tǒng)管理人員需要重新授權，并且設置新的密碼和訪問權限，新設置的密碼需要企業(yè)主管認可和簽字，避免密碼泄露引起的管理漏洞。另外，強化風險意識，構建用戶角色的時候充分考慮授權標準，避免發(fā)生權責不符的現(xiàn)象。

3.加強信息收集

一方面為提高財務部門對記賬憑證的處理效率和質量，通過電子表格開發(fā)工具導入ERP系統(tǒng)，從而避免了手工錄入記賬憑證可能出現(xiàn)的誤差，保證賬務記錄的準確性。另一方面采購、銷售、生產等模塊的數據共享自動生成報表，幾乎取代了手工操作，財務人員節(jié)約大量的時間進行財務分析。一方面為提高財務部門對記賬憑證的處理效率和質量，通過電子表格開發(fā)工具導入ERP系統(tǒng)，從而避免了手工錄入記賬憑證可能出現(xiàn)的誤差，保證賬務記錄的準確性。另一方面采購、銷售、生產等模塊的數據共享自動生成報表，幾乎取代了手工操作，財務人員節(jié)約大量的時間進行財務分析。

五、結束語

總之，在ERP系統(tǒng)的支持下，制造企業(yè)內控管理發(fā)生了巨大的變化，實現(xiàn)了由原來的事后控制向事前、事中控制的轉變，出現(xiàn)了會計人員參與內部管控到全員參與內部管控的改革，也讓企業(yè)內部信息傳遞更加順暢。因此，ERP系統(tǒng)的應用是企業(yè)內控管理完善的重要標志，其讓企業(yè)管理更加規(guī)范，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供了更加有力的保障。