孫愛娟

（上海黃海制藥有限責任公司，上海 200942）

上海HH 制藥有限責任公司（以下簡稱HH 企業(yè)）成立于1970 年，是一家擁有50 余年藥品研發(fā)和生產(chǎn)歷史的中小型高新技術(shù)企業(yè)。長期以來和多家研究機構(gòu)合作，借助中醫(yī)藥傳承創(chuàng)新基地——中醫(yī)藥大學(xué)及華東理工大學(xué)的研發(fā)技術(shù)，擁有處方藥33 個和非處方藥21 個。并且配套多條中西醫(yī)獨立生產(chǎn)流水線。聚焦國際臨床治療空白，采用產(chǎn)學(xué)研醫(yī)合作模式，與商業(yè)化運作相接合，形成數(shù)個高標準、高起點的自主創(chuàng)新產(chǎn)品，如：扶正化瘀、芪麝丸等。產(chǎn)品市場分布在上海、安徽、河南、北京、遼寧等全國多個省市，產(chǎn)品質(zhì)量贏得了新老客戶的好評。2021 年起隨著新資本的注入，公司性質(zhì)由老牌國有制藥公司轉(zhuǎn)型為具有獨特競爭優(yōu)勢的混合所有制公司?！皠?chuàng)造、聚焦、合作”是企業(yè)值得堅守和踐行的核心理念。未來，公司將放眼于全球產(chǎn)學(xué)研醫(yī)大合作模式的探索，努力使積淀數(shù)千年的中醫(yī)藥瑰寶成為“越民族、超國際”的成功典范。新的領(lǐng)導(dǎo)層，新的理念，順應(yīng)社會發(fā)展需求，為實現(xiàn)企業(yè)長期戰(zhàn)略目標，提升企業(yè)總體管理水平，提高企業(yè)工作效益，優(yōu)化資源配置，決定開始實施ERP。

一、HH 企業(yè)實施ERP 的重要意義

當前社會，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等信息技術(shù)的快速迭代推動著企業(yè)中各項工作的信息化進程。而ERP 是實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)工作高效化、標準化、流程化的一種運作模式。由于HH 企業(yè)在經(jīng)歷高速粗獷型發(fā)展之后逐步向穩(wěn)健勻速上升階段轉(zhuǎn)變，對于財務(wù)管理工作的要求也會愈加嚴格和精細，所以實施ERP對于HH 企業(yè)的運營和發(fā)展有著諸多方面的意義。

（一）在提升企業(yè)財務(wù)工作標準化水平的同時提高工作效率

ERP 是把生產(chǎn)物料資源、財務(wù)資源、經(jīng)營資源、信息資源集成一體化管理，以管理會計為核心，他們互相之間有相應(yīng)的接口，能夠相互集成，比如他可以將由生產(chǎn)活動和采購活動輸入的信息經(jīng)財務(wù)人員比對審核后自動生成會計憑證同步記入財務(wù)模塊，簡化了財務(wù)人員輸入憑證過程，完美得替代了手工操作。使企業(yè)內(nèi)部的信息統(tǒng)一化、標準化的同時也提升了工作效率。

（二）有效地降低了運營成本

ERP 以計算機技術(shù)為載體，不僅縮短了企業(yè)內(nèi)部信息傳遞空間距離，相比以前的各部門內(nèi)部各自的核算所使用的資源也大大的減少，崗位設(shè)置相應(yīng)縮減，有效的降低了運營成本。

（三）提升了財務(wù)服務(wù)質(zhì)量

由于企業(yè)內(nèi)部會計信息的統(tǒng)一化和標準化大大縮短了財務(wù)基礎(chǔ)性、重復(fù)性工作的壓力，財務(wù)人員可以把工作精力投入到財務(wù)分析、預(yù)算控制等前端工作中，提升了財務(wù)人員的能力，也提升了財務(wù)服務(wù)的質(zhì)量，可以為企業(yè)創(chuàng)造出更大的價值。

二、HH 企業(yè)在實施ERP 過程中出現(xiàn)的問題

（一）實施ERP 缺乏企業(yè)高層的支持

HH 企業(yè)是由老牌國有制轉(zhuǎn)型為具有獨特競爭優(yōu)勢的混合所有制，原先走的是傳統(tǒng)國有體系的老路線，財務(wù)管理制度相對比較傳統(tǒng)，明顯已經(jīng)跟不上HH 企業(yè)現(xiàn)在的高速發(fā)展速度。雖然實施ERP 系統(tǒng)對財務(wù)工作進行了模塊化管理，有效的降低財務(wù)工作的人力成本，大大提升了工作效率，但是事情總有利弊兩個方面，在進行數(shù)字化改革的過程中，總會遇到挫折，因為實施ERP 對于老的財務(wù)架構(gòu)會產(chǎn)生很大影響，同時也引起部分人的抵抗情緒，再加上在建設(shè)之初，不可能馬上就出效果，這時如果沒有高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，是不可能順利進行的。

（二）實施ERP 出現(xiàn)新老系統(tǒng)不融合和部門溝通不暢通

隨著HH 企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)出大幅度上升的趨勢，期初企業(yè)僅考慮到部門的需求，啟用了銷售ECP 系統(tǒng)、費用報銷蒼穹系統(tǒng)、致遠OA審批系統(tǒng)、釘釘員工打卡系統(tǒng)。各個系統(tǒng)彼此關(guān)聯(lián)度不高，數(shù)據(jù)分散在各自不同的系統(tǒng)中，分別歸屬各部門管理，難以有效發(fā)揮統(tǒng)籌管控作用。雖然國內(nèi)外有很多使用ERP 成功的經(jīng)驗，但是在ERP 上線過程中還存在很多的問題，再加上HH 企業(yè)是有50 年發(fā)展歷程的老國有企業(yè)，有自己一套經(jīng)營方式，同時還有國企的文化底蘊。如果不考慮到HH 企業(yè)的實際發(fā)展狀況和企業(yè)文化，僅僅是為了上ERP，生搬硬套其他企業(yè)的成功模式，很難達到預(yù)期的效果。假如效果不理想，不但加快不了企業(yè)前進的步伐相反把HH 企業(yè)本身的發(fā)展節(jié)奏拖慢。HH 企業(yè)的規(guī)模雖然不大，但重復(fù)無效率的投入也可能造成極大的浪費，因此企業(yè)在建設(shè)ERP 的過程中，需要加強新老系統(tǒng)的融合，增進各部門溝通，穩(wěn)抓穩(wěn)打的走好每一步，才不會這給企業(yè)造成負面影響。

（三）ERP 管理信息化建設(shè)存在安全隱患

在實施“以數(shù)治稅”的背景下，國家大力支持財務(wù)數(shù)字化的發(fā)展，HH 企業(yè)隨著經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，企業(yè)也需要財務(wù)數(shù)字化發(fā)展，因此實現(xiàn)數(shù)字化信息安全問題成為重中之重。我們?nèi)粘９ぷ髦忻刻於忌婕暗綌?shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)保存等等。再加上ERP 涵蓋了整個HH 企業(yè)運營中的各項財務(wù)信息，在對大量數(shù)據(jù)加工處理過程中，難免會有下面的事情發(fā)生，比如：硬件設(shè)備故障，突然斷電等問題等等。如果情況嚴重的話，也許會把重要數(shù)據(jù)丟失。不得不防的是：ERP 遭到病毒入侵或者不法人員的攻擊，或者由于企業(yè)員工缺乏保密意識，造成重要信息泄露，尤其我們是醫(yī)藥制造企業(yè)，許多的工藝配方和高新技術(shù)資料全部都在信息系統(tǒng)中，萬一被竊取將會造成更嚴重的經(jīng)濟損失。因此，HH 企業(yè)在使用ERP 過程中存在諸多安全隱患。

（四）財務(wù)人員的水平有限，無法滿足ERP 模式的充分應(yīng)用

HH 企業(yè)建立ERP 的過程中，首先是高層管理人員的決議做后臺保障；其次就是在實施的進程中企業(yè)員工的通力配合來完成。平常的一些重復(fù)性高、效率低的簡單核算工作，經(jīng)過標準化、流程化的處理后，高效的完成了。這樣以來明顯降低了財務(wù)人員核算的工作量，可以使財務(wù)人員騰出時間分析數(shù)據(jù)、提升自己，參與到預(yù)測決策等管理會計工作中。但是，管理會計對財務(wù)人員綜合素質(zhì)要求比較高，不僅要求財務(wù)人員能夠運用財務(wù)信息為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐還要求財務(wù)人員具備一定的信息化技能。作為一名長期做核算的財務(wù)人員面對轉(zhuǎn)型這些問題是很焦慮的。另外，實施ERP 后，財務(wù)人員的工作按模塊劃分，比如應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、固定資產(chǎn)模塊、供應(yīng)鏈模塊、生產(chǎn)成本模塊，每個人都負責一個專門的模塊，財務(wù)人員只能集中處理自己負責的模塊，對其他模塊的流程不太了解。工作過于單調(diào)乏味，財務(wù)人員綜合素質(zhì)得不到提高，大大降低了財務(wù)人員的積極性。

三、HH 公司針對實施ERP 出現(xiàn)的問題應(yīng)采取的措施

（一）HH 企業(yè)高層大力支持實施ERP

HH 公司最高層領(lǐng)導(dǎo)率先甩掉傳統(tǒng)的管理模式包袱，根據(jù)經(jīng)營特點和醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展動態(tài)，努力學(xué)習，提高自己對ERP 的認識度。通過學(xué)習，逐漸打消種種顧慮，認識到通過ERP 可以使企業(yè)的長期與短期規(guī)劃相融合，著眼于企業(yè)整體，可以充分合理的調(diào)配企業(yè)的各類資源，起到統(tǒng)籌全局規(guī)劃長遠的作用。HH 公司最高層領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶頭參與組織ERP 的實施準備工作，重新梳理公司組織架構(gòu)，批準成立ERP 項目組，委派熟識生產(chǎn)流程又精通IT 的公司副總經(jīng)理為項目組長，以IT信息部門為先行官，聯(lián)合財務(wù)部及各部門技術(shù)骨干成員啟動ERP。同時聘請用友公司專業(yè)的技術(shù)團隊，指導(dǎo)ERP 相關(guān)工作，并按照分工做好前期的各項準備工作，包括模式的選擇、系統(tǒng)的構(gòu)建、人員的配備方案等。為了更好的完成這些工作，首先深入了解HH 企業(yè)的財務(wù)工作狀況，從總體工作量、詳細工作流程等入手，詳細調(diào)研梳理生產(chǎn)工藝流程，搭建BOM 為財務(wù)工作的集中和簡化設(shè)計提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）加強新老系統(tǒng)融合和部門溝通，完善內(nèi)部管理

當前市面上“大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能”等新興技術(shù)蓬勃發(fā)展，HH 企業(yè)信息化建設(shè)也相應(yīng)發(fā)展起來，啟用了銷售ECP 系統(tǒng)、費用報銷蒼穹系統(tǒng)、致遠OA 審批系統(tǒng)、釘釘員工打卡系統(tǒng)，這些信息子系統(tǒng)相對完備。由于在啟用時缺乏統(tǒng)籌考慮與整體規(guī)劃，信息化建設(shè)過程中各子系統(tǒng)相互獨立，分別歸屬部門管理，各個系統(tǒng)融合程度不高，數(shù)據(jù)也比較分散，難以有效發(fā)揮信息化的統(tǒng)籌管控作用。而新建ERP 往往需要投入大量的人力、物力，系統(tǒng)實施成本很高，如果沒有統(tǒng)籌規(guī)劃容易導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，造成資源浪費。因此，HH 企業(yè)經(jīng)過多方調(diào)研、討論，最終決定充分利用原有系統(tǒng)信息，建立新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，打破數(shù)據(jù)壁壘，形成業(yè)務(wù)管理閉環(huán)，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的有效共享。比如重新整理物料統(tǒng)一編碼，重新梳理客戶、供應(yīng)商統(tǒng)一編碼，通過接口把銷售ECP 系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、OA 審批系統(tǒng)與企業(yè)ERP 財務(wù)系統(tǒng)銜接，有效整合企業(yè)內(nèi)外部信息資源，實現(xiàn)資源的集中優(yōu)化與共享，提升企業(yè)財務(wù)信息化水平，推動財務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。HH企業(yè)在不具備開現(xiàn)場會議的不利形勢下，ERP 項目組將工作全部搬到線上，通過騰訊會議，積極堅持推進工作，建立一個完善的信息交流平臺。平臺的搭建有效的增加了各部門之間的溝通，提高了工作效率。因為ERP 操作流程是扁平的線狀流程方式，第一步流程沒有及時準確的上報都會影響到下一個流程甚至導(dǎo)致整個流程的停滯。比如ERP 的應(yīng)收模塊中，銷售訂單沒有錄入就不能開出貨單，緊跟著銷售發(fā)票不能開，導(dǎo)致銷售成本無法計算。有了信息交流平臺，只要在平臺上選中相關(guān)的人員，直接提醒錄入單據(jù)，就可以馬上得到答復(fù)，大大提高HH 企業(yè)內(nèi)部各部門之間溝通的效率和質(zhì)量，既可以互相監(jiān)督、協(xié)調(diào)發(fā)展，又確保流程暢通，使數(shù)據(jù)及時準確上報，完善了內(nèi)部管理。

（三）加速集團公司信息化建設(shè)

HH 公司針對ERP 的信息安全隱患，采取了許多措施。首先在使用ERP 系統(tǒng)的前期對大數(shù)據(jù)技術(shù)可能存在的風險因素進行評估，并針對可能出現(xiàn)的風險提前做好防范措施，盡量將風險控制在可承受范圍內(nèi)。在加強防范的同時，HH 企業(yè)在內(nèi)部加強宣貫，提高HH 企業(yè)員工信息安全風險防范意識，自定義計算機備份數(shù)據(jù)時間，一般5 分鐘備份一次，盡量避免突發(fā)事情的發(fā)生，減少因突發(fā)事件丟失數(shù)據(jù)的可能性。在HH 企業(yè)內(nèi)部的員工設(shè)定訪問權(quán)限，防止重要財務(wù)數(shù)據(jù)意外丟失或者被惡意刪除，影響企業(yè)發(fā)展。

具體細則如下：

一是HH 企業(yè)用戶訪問權(quán)限控制，強化權(quán)限管理。根據(jù)部門管理需求合理設(shè)置訪問權(quán)限，對超級用戶權(quán)限的設(shè)定要規(guī)范，做到定期檢查，等ERP 系統(tǒng)建設(shè)完，及時收回HH 企業(yè)外部人員賬號，防止系統(tǒng)信息泄露。

二是加強網(wǎng)絡(luò)安全教育，定期實施檢查，強化ERP 系統(tǒng)使用人員的安全意識。禁止設(shè)置簡單的登錄密碼、強制定期更換用戶密碼、短暫離開電腦及時鎖屏，防止賬號被黑客利用，竊取公司商業(yè)機密。

三是每日下班后10 分鐘進行數(shù)據(jù)物理備份。保證企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)遭到破壞造成數(shù)據(jù)丟失時，能以最短的時間快速恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)，將損失降低最低點。

四是增加信息安全投入。定期進行軟件系統(tǒng)升級與硬件設(shè)備維護，安裝防火墻對財務(wù)的終端采取必要的措施防止病毒入侵，保障數(shù)據(jù)安全。

（四）加強管理會計信息化知識培訓(xùn)，提高財務(wù)人員綜合素質(zhì)

實施ERP 后，工作雖然專業(yè)化了，但是很單一，導(dǎo)致財務(wù)人員綜合財務(wù)素質(zhì)得不到提升，沒有工作積極性。HH 公司針對這方面，對財務(wù)人員實施輪崗制，定期對財務(wù)人員的崗位做調(diào)整，使企業(yè)員工的工作不再枯燥單一，同時也提升了財務(wù)人員的綜合能力。還有另外一個好處是，萬一某個崗位的員工不在，其他人可以隨時接替，保證工作正常有序進行。財務(wù)人員自身也要做好從核算型向管理價值創(chuàng)造型轉(zhuǎn)變的準備。定期參加企業(yè)組織管理會計學(xué)習和財務(wù)軟件應(yīng)用相關(guān)的信息化知識，能掌握相關(guān)的操作技巧，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行深層次的分析。企業(yè)加強了財務(wù)人員對業(yè)務(wù)流程和生產(chǎn)工藝的培訓(xùn)，通過了解流程，利用信息整合，提高對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的管理能力，達到能參與支持企業(yè)的經(jīng)營決策的水平。HH 企業(yè)強化日常財務(wù)考核工作，通過考核調(diào)動財務(wù)人員由核算型向管理型轉(zhuǎn)變的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高企業(yè)整體管理會計水平。與此同時，HH 企業(yè)重視企業(yè)文化建設(shè)，定期組織團建文化活動，不斷提高企業(yè)員工之間的工作默契，提升員工的主觀能動性。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著數(shù)字化時代的來臨，HH 企業(yè)順應(yīng)時代潮流，積極實施ERP 對將來的發(fā)展有著重要的意義。雖然尚在起步階段，但已經(jīng)扎扎實實的邁好了第一步，接下來穩(wěn)抓穩(wěn)打結(jié)合HH 企業(yè)實際情況，合理布局，明確各部門工作職責，在從上到下的指導(dǎo)，再從下到上的通力配合，一定能完成企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時控制成本，提高效益，走上健康發(fā)展的道路。