文/福州市水利工程技術中心 李盼妮

水利事業(yè)是我國社會運行中的基礎性事業(yè)，為社會經濟發(fā)展提供保障，與社會民生問題密切相關[1]。而在水利事業(yè)發(fā)展中，聲像檔案是重要信息，其主要記錄了水利事業(yè)不同發(fā)展階段的特征、工作內容等，這些信息能夠幫助相關人員了解水利事業(yè)的發(fā)展情況，并做出完善的發(fā)展規(guī)劃。新時代下，隨著互聯(lián)網新技術的快速發(fā)展，水利工程中聲像檔案的類型變得更為多樣，檔案內容更為豐富，所以更需要對其進行收集和歸檔，研究這方面的內容對于水利事業(yè)發(fā)展具有較大的現(xiàn)實意義。

一、水利工程中聲像檔案的概念

水利工程建設流程較為復雜，建設項目具有多項施工工序，從水利工程勘查、規(guī)劃、設計與施工階段均形成了大量的圖文聲像信息，如何對大量圖文聲像信息進行歸類與管理是水利工程聲像檔案管理工作需要解決的重點和核心任務。水利工程聲像檔案是相對于紙質檔案而言的，與紙質檔案相比具有更加顯著的優(yōu)勢，能夠從聲音、圖像等多個角度記錄與分析水利工程建設中的實際情況與實施細節(jié)，對水利工程建設起到“照相機”般的記錄作用，利用大量的錄音、真實照片、視頻、音頻等資料精準記錄每一項水利工程的設計、施工活動。聲像檔案的建設與管理對水利工程管理與維護具有重要的現(xiàn)實意義。隨著當前我國針對水利工程建設要求的不斷提升，對聲像檔案信息管理的要求也相應提升，要求利用信息技術不斷優(yōu)化聲像檔案的收集與歸檔工作。

二、水利工程中聲像檔案的類別

（一）工程資料。工程資料指的是水利工程建設過程中各項信息匯集所形成的各類數據資料，涉及工程建設的各項信息內容，包括基建資料、施工資料、監(jiān)理資料、竣工驗收資料等。（二）基建資料。基建資料是指水利工程建設活動中的各項信息內容，包括工程立項、工程地質勘察、拆遷、工程設計、工程招投標、工程驗收等。（三）監(jiān)理資料。監(jiān)理資料則指的是工程監(jiān)理過程中所形成的各項數據資料，包括工程監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理日志、工程竣工資料以及工程施工活動中所形成的其他信息資料等。（四）施工資料。施工資料指的是水利工程施工過程中所形成的施工技術文件、施工物資資料、施工記錄、施工驗收資料、施工質量評定等相關數據資料等。（五）驗收資料。驗收資料是指在工程驗收環(huán)節(jié)所形成的各類數據信息資料，包括工程驗收的申請與批復、竣工驗收會議及相關文件材料、竣工驗收鑒定書的制定與出具等。

三、水利工程中聲像檔案收集與歸檔的重要意義

信息時代背景下，水利工程中聲像檔案的收集與歸檔主要具備兩個方面的現(xiàn)實意義：一方面，能夠促進水利事業(yè)的規(guī)范化、可持續(xù)發(fā)展。在水利工程發(fā)展中會形成多種不同的檔案信息，包括水利工程的建設信息、運行信息以及維修管理信息等，這些信息是水利事業(yè)發(fā)展的見證。而聲像檔案是這些檔案資源中以聲像方式呈現(xiàn)出來的檔案信息，包括與水利工程有關的圖片、視頻或者音頻等，也是水利事業(yè)發(fā)展情況的直接體現(xiàn)[2]。通過對這些聲像檔案信息進行科學保存與管理，能夠宏觀掌握水利工程的整體概況與歷史演變，相關的管理者通過對這些信息的觀看和了解，可以及時對水利事業(yè)發(fā)展情況進行分析，并做出正確的決策，從而能夠促進水利事業(yè)的長遠發(fā)展。另一方面，能夠為國家其他關聯(lián)行業(yè)的發(fā)展提供推動力。水利事業(yè)是國家發(fā)展中的一項重要支撐，但其并非獨立存在，而是與社會經濟中其他多個領域緊密關聯(lián)，存在系統(tǒng)的關聯(lián)性，如與農業(yè)、航運業(yè)、漁業(yè)、氣象業(yè)、建筑業(yè)、礦產業(yè)等都息息相關。通過對水利工程中聲像檔案資源進行收集與歸檔，不僅能推動水利事業(yè)的強勁發(fā)展，還能夠為相關關聯(lián)領域的發(fā)展提供強大的配套支撐，從而促進各個事業(yè)的協(xié)同發(fā)展。

四、水利工程中聲像檔案收集與歸檔面臨的問題分析

（一）聲像檔案未能得到重視，資源不完整。雖然在水利工程發(fā)展中聲像檔案是較為重要的內容，但是依然有很多檔案管理人員對聲像檔案不重視，在搜集檔案資源信息的過程中，通常較為注重對紙質檔案信息的搜集，忽視對聲像檔案信息的搜集。一些檔案管理人員認為聲像檔案可有可無，只要注重紙質檔案信息的收集與保存即可，導致聲像檔案殘缺不完整，影響了水利檔案事業(yè)的長遠發(fā)展[3]。從某種程度上來看，聲像檔案要比紙質檔案更能夠清晰反映水利工程的發(fā)展情況，因為其可以通過視頻或者畫面的方式對建設情景進行記錄，對工程施工的原貌進行還原，所以在對水利工程中檔案資源進行收集與歸檔的過程中，要重視聲像檔案信息的保存。工程管理者及檔案管理者忽視聲像檔案收集與歸檔的思想觀念應當轉變。

（二）聲像檔案質量參差不齊，影響使用。聲像檔案的質量是否較高，也會對后期檔案資源的運用產生影響。很多水利工程檔案管理者在對水利事業(yè)聲像檔案進行收集的過程中，都沒有做好把關，導致質量不高的檔案資源流入檔案庫。例如，在水利工程建設中，拍攝者缺乏專業(yè)技能，在拍攝或者錄像的過程中機器不穩(wěn)定，導致畫面受影響，拍攝出來的聲像檔案信息無法得到有效運用，而檔案管理者在篩查的過程中，沒有進行詳細分析，導致這些質量不高的檔案被收集到檔案庫中。還有一些檔案管理者思想觀念和專業(yè)技能欠缺，認為只要是聲像檔案資源都需要收集，而不加以區(qū)分和篩選，導致那些沒有利用價值的檔案信息也被搜集了進來，對工程信息后期運用帶來了較大的困擾。加之部分檔案管理者專業(yè)化技能欠缺，在對聲像檔案資源進行保存的過程中，不注重備份、共享和優(yōu)化，不能對其精準化命名，也不利于檔案信息質量及運用效果的提升。

（三）聲像檔案收集與歸檔缺乏專業(yè)的流程。水利事業(yè)聲像檔案收集與歸檔離不開專業(yè)的流程，只有在專業(yè)流程的引導和輔助下，才能夠促進水利工程中聲像檔案的科學化保存與運用[4]。當前，我國很多水利事業(yè)單位并沒有就聲像檔案收集與歸檔制定完善的流程，在收集聲像檔案資源的過程中，檔案管理者往往存在較大的盲目性和隨意性，臨時性選擇檔案搜集的范圍和內容，開展檔案搜集工作缺乏相應的規(guī)劃和系統(tǒng)性。在歸檔過程中也缺乏規(guī)范的指導體系，不能嚴格依據對應的順序和要求對聲像檔案進行歸檔，導致各類檔案信息存放混亂，影響了使用效果。

五、水利工程中聲像檔案收集與歸檔的策略

針對當前水利工程聲像檔案管理過程中存在的問題，要求不斷制定完善改進策略，增強聲像檔案收集與歸檔的科學性、完整性。

（一）提升重視度，促進聲像檔案信息的完整。為了促進國家水利事業(yè)發(fā)展，帶動其他更多關聯(lián)事業(yè)的發(fā)展，要提升對水利聲像檔案信息的重視度，促進檔案信息的完整與準確。一方面水利事業(yè)有關的負責人要充分認識到水利工程中聲像檔案信息的重要性，明白其對于水利事業(yè)后續(xù)發(fā)展的關鍵作用，另一方面檔案管理者也要認識到水利工程中聲像檔案的關鍵作用，在收集和整理檔案信息的過程中，注重對各類信息的分析、篩選，盡量提升水利檔案信息的完整性。同時還要對水利工程中聲像檔案收集歸檔的內容進行明確，一般情況下水利工程中聲像檔案主要包括在工程開工前地址的原貌、周邊狀況、基礎工程、主體工程等，還包括一些重大事件，如施工中的領導視察、開工儀式、施工前的準備活動等。

（二）重視質量管理，提升水利工程聲像檔案收集與歸檔的質量。水利工程聲像檔案管理者在收集水利聲像檔案信息資源的過程中，要重視質量管理，盡量提升各類檔案信息的準確性和完整性，促進其利用價值的發(fā)揮。這就需要在收集與歸檔之前做好詳細分析，對每一分檔案資源的價值進行思考，只保存那些有運用價值的、質量較高的檔案信息，對那些沒有利用價值，且內部不清晰完整的檔案信息進行舍棄，避免占用空間，對檔案信息使用者造成困擾。同時，檔案信息管理者還要提升自身的檔案管理技能，學會利用云計算、大數據等技術對聲像檔案信息進行篩選、搜集、分析等，并對每一個搜集好的聲像檔案信息進行準確命名，便于后期檢索和運用[5]。水利事業(yè)單位有關的管理者也要注重對檔案“生產者”的選擇，盡量選擇那些專業(yè)技能較高的人員，由他們負責對場景進行拍攝、記錄等，以提供更高質量的水利聲像檔案資源。

（三）構建專業(yè)流程，規(guī)范化水利工程聲像檔案收集與歸檔的過程。水利單位要就聲像檔案收集與歸檔構建一套系統(tǒng)專業(yè)的流程，要求檔案管理者嚴格依據流程開展檔案收集與歸檔工作，避免出現(xiàn)檔案收集與歸檔過程的混亂。第一，要構建規(guī)范化的檔案收集流程。一方面要對檔案收集的內容進行明確定位，另一方面還要對不同的內容制定具體的收集流程，包括檔案收集的方法和渠道、檔案收集的過程等[6]。第二，構建檔案歸檔流程。檔案歸檔指的是將收集好的檔案歸類存放，以便于相關人員進行運用。水利單位要結合單位的實際情況構建檔案歸檔流程，明確如何對不同類型的聲像檔案進行歸檔，如何進行分類存放等。例如，針對施工前準備階段的聲像檔案存放于哪個數據庫中、對施工過程中的聲像檔案如何進行存放等都進行清晰的規(guī)定，確保檔案歸檔工作做到有理有序，規(guī)范到位。

（四）加強聲像檔案信息管理制度的建設。制度建設對檔案圖像信息管理具有重要的意義與作用。要求不斷優(yōu)化檔案信息管理的頂層制度設計與建設，在檔案管理制度建設中涵蓋項目法人、項目監(jiān)理情況、項目施工情況等各項信息，均對此構建系統(tǒng)的管理工作，保證水利工程中聲像檔案管理工作有跡可循。在水利工程聲像檔案信息管理過程中，要求涵蓋聲像信息拍攝時間、歸檔范圍、質量管理標準、歸檔程序等內容，例如在大壩加高項目中，要求涵蓋混凝土壩、土石壩、機組改造、副壩信息、安裝工程等相關信息。加強水利工程專業(yè)聲像設備的購入與管理，通過資金投入保證聲像信息的購入質量，利用專業(yè)聲像設備，精準記錄水利工程建設與管理的實際情況，拍攝水利工程相關會議場面、慶?；顒忧榫车龋粩嘭S富水利工程建設的實際情況，構筑完善的聲像管理體系。針對聲像設備的管理與使用構筑統(tǒng)一的要求，保證設備使用遵從聲像設備專業(yè)使用規(guī)范與要求，優(yōu)化檔案信息數據管理。

（五）構筑專業(yè)的保存環(huán)境。水利工程聲像檔案的信息載體為磁性材料與感光材料，在信息保存層面與傳統(tǒng)紙質檔案信息存在著較大的差異，水利工程中聲像檔案對保存環(huán)境的要求較高，包括溫度、濕度、灰塵情況等，外界磁場、有害氣體、有害生物等對聲像檔案可能具有一定的不良影響。因此要求按照數字化檔案信息管理的要求，針對不同的聲像檔案材料，設置最為適宜的保存環(huán)境與保存條件，構筑科學的管理與維護方式，增強聲像材料本身的耐久性，延長聲像檔案的信息使用壽命，構筑光盤、硬盤等不同的存儲方式，優(yōu)化檔案信息的備份管理，避免由于聲像信息硬盤資料損害而導致檔案信息丟失。針對大量的檔案數據信息，建立專業(yè)的聲像檔案管理庫房，并設置最為適宜的存儲溫度，將庫房相對濕度控制在37.5%～67.5%，錄音與錄像帶庫溫保持18～25℃，照片庫溫保持14～25℃，磁帶不適宜放入鐵皮柜。針對不同材料的檔案，設置不同的保存方式，加強對大量檔案信息的歸類與整理，并對不同類別的檔案信息配以一定的文字說明，在檔案信息中標注時間、地點、事由、人物、背景等，增強檔案信息設置的全面性與有效性，從存儲、閱讀、借閱與使用層面保證檔案信息的安全性，避免水利檔案中聲像信息被篡改。在檔案信息歸檔之后，針對檔案信息設置禁止操作的狀態(tài)與模式，并對其進行歸檔管理。

（六）加強水利工程中聲像檔案信息的電子化建設。隨著當前電子信息技術的快速發(fā)展，水利工程中聲像信息管理應當不斷探索構建電子化管理模式，嚴格按照數字化管理方式加強對各類檔案信息的歸類、整合與利用，在傳統(tǒng)紙質檔案與電子信息檔案之間構建一一對等關系，通過掃描儀將紙質檔案信息進行電子化轉化，并按照不同的類別，針對檔案信息構筑統(tǒng)一的存儲與管理方式，并將聲像信息放入于電子信息數據庫之中，構筑信息化的統(tǒng)一管理方式，便于對水利工程聲像檔案信息的查閱與使用。在檔案信息的記錄層面，運用專業(yè)攝像機、PC機、照相機等設備進行信息統(tǒng)計與分析，保持聲像檔案本身的特殊性，構建有針對性的存儲與管理方式，不斷探索構建網絡化、數字化的聲像檔案管理方式，提升檔案信息管理效率，實現(xiàn)檔案信息管理工作方式的自動化與網絡化。

（七）加強水利工程中聲像檔案的開發(fā)與利用。聲像檔案收集與歸檔對檔案信息的開發(fā)與利用起到關鍵作用，因此要求不斷加強并優(yōu)化對水利工程聲像檔案的利用，提升水利聲像檔案的利用率。為此，應與檔案管理的實際情況相結合，編制合理的聲像檔案目錄，不斷優(yōu)化檔案利用的審批流程與借閱機制，針對不同的檔案管理等級與保密程度，綜合確定檔案信息可借閱范圍，在遵從相關保密機制的基礎之上，針對水利工程聲像檔案構建多媒體放映、宣傳畫冊、專題展示片等多種呈現(xiàn)方式，更好地滿足不同部門對水利檔案的利用效率。

六、結語

水利工程中聲像檔案收集與歸檔關系到水利事業(yè)的長遠發(fā)展，雖然當前我國水利工程中聲像檔案收集與歸檔還面臨一些問題，但是相信隨著時代的不斷發(fā)展以及科學技術的日益完善，這些問題能夠得到解決，水利工程中聲像檔案收集與歸檔工作將會取得良好的成效，真正成為助力國家社會基礎事業(yè)發(fā)展的強大的力量。