文/濮陽日報(bào)社 梁煥芹

隨著我國進(jìn)入高度信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作也開始逐步從傳統(tǒng)人工管理向信息化管理轉(zhuǎn)型發(fā)展。在此情況下，如何緊跟時(shí)代步伐，合理利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，保障檔案管理有序、高效運(yùn)行是所有事業(yè)單位亟待解決的重要問題。

一、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要意義

檔案管理作為事業(yè)單位一項(xiàng)集管理性、服務(wù)性以及政治性于一體的基礎(chǔ)性工作，隨著信息技術(shù)的持續(xù)普及與應(yīng)用，事業(yè)單位也著手推動檔案管理信息化、現(xiàn)代化改革。在此過程中，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要意義主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（一）在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是信息化社會管理的必然要求。融媒體技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展改變了人們的日常生活方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前事業(yè)單位工作者的日常工作需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已經(jīng)成為事業(yè)單位當(dāng)前信息化發(fā)展的新目標(biāo)[1]。對此，需要持續(xù)關(guān)注當(dāng)前國際上前沿信息技術(shù)，并結(jié)合事業(yè)單位自身檔案管理需求，推動檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用，不斷提高事業(yè)單位檔案管理水平。

（二）在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是事業(yè)單位高效、有序運(yùn)行的必要前提。檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展歷史和各類關(guān)鍵信息的重要體現(xiàn)，其中包含了事業(yè)單位過往工作活動的真實(shí)記錄信息。從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和決策者角度來看，事業(yè)單位檔案管理可為決策者提供全面了解本單位過往發(fā)展情況的重要信息，并參考過往發(fā)展信息合理制定和調(diào)整未來本單位發(fā)展戰(zhàn)略。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)檔案管理能力要求快速發(fā)掘本單位優(yōu)秀人才，提高人才提拔效率和效果，為事業(yè)單位未來有序發(fā)展提供人才保障；從基層工作人員角度來看，事業(yè)單位檔案管理工作可幫助基礎(chǔ)工作人員深入了解本單位發(fā)展趨勢，加強(qiáng)對自身過往工作情況的認(rèn)識，進(jìn)而多方結(jié)合共同調(diào)整自身發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)自我提升。

（三）在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是事業(yè)單位深化改革的必要保證。隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的持續(xù)深入，如今事業(yè)單位政務(wù)公開、財(cái)務(wù)公開以及人員公開已經(jīng)成為新時(shí)代發(fā)展的基本要求，而相關(guān)信息的實(shí)時(shí)公開則需要一套系統(tǒng)化、科學(xué)化的檔案管理制度和管理系統(tǒng)作為支持。信息技術(shù)作為構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的必要技術(shù)手段，其應(yīng)用有利于進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位的改革發(fā)展進(jìn)程，促使事業(yè)單位可通過信息化檔案管理系統(tǒng)，一方面向社會提高信息公開渠道；另一方面也可以加強(qiáng)事業(yè)單位之間的信息交互，實(shí)現(xiàn)不同事業(yè)單位之間的檔案共享式發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

一直以來，我國事業(yè)單位檔案管理均依賴于文書記錄方式，所涉及的檔案多為手寫輸入，具體記錄信息與實(shí)際信息存在較多誤差。在實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展以后，如今檔案記錄更傾向于電子檔案存檔，但現(xiàn)有的電子檔案管理仍然存在諸多不足。例如，某些事業(yè)單位的檔案管理過程中缺乏檔案序列號、檔案地址、藏書差異以及盤存清單。綜合分析后確認(rèn)造成此種現(xiàn)狀的主要成因?yàn)楝F(xiàn)有電子檔案管理系統(tǒng)不完善，難以最大限度發(fā)揮信息技術(shù)在事業(yè)單位方案管理中的應(yīng)用效果。另外，我國大部分事業(yè)單位均已經(jīng)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)在具體應(yīng)用中僅發(fā)揮出檔案存儲、檔案檢索等功能，未將檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位決策系統(tǒng)相結(jié)合，促使電子檔案管理系統(tǒng)僅能夠發(fā)揮基本功能作用[2]。

事業(yè)單位文件檔案可通過人工搜索或者計(jì)算機(jī)快速檢索等方式進(jìn)行搜索，其實(shí)際搜索效率一般取決于檔案管理設(shè)備與搜索工具的綜合性能。具體文件搜索時(shí)，不同事業(yè)單位采用不同的文件搜索方法，如部分事業(yè)單位采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自帶的文件檢索功能進(jìn)行文件搜索；部分事業(yè)單位采用文件檢索工具進(jìn)行文件搜索，以提高文件搜索效率等。然而結(jié)合實(shí)際情況來看，事業(yè)單位現(xiàn)有的文件搜索方法大多有著檢索效率較低、搜索工具操作煩瑣等問題，導(dǎo)致文件檢索過程較為復(fù)雜且緩慢，難以提高事業(yè)單位檔案管理效率。

檔案管理工作對于事業(yè)單位未來發(fā)展過程中數(shù)據(jù)信息恢復(fù)與戰(zhàn)略制定極為重要，并有利于幫助事業(yè)單位根據(jù)檔案內(nèi)容審查過往歷史，制定未來發(fā)展規(guī)劃，促使事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展?；诮?jīng)濟(jì)與社會角度來看，在信息技術(shù)的支持下，如今事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)得到一定發(fā)展，但由于事業(yè)單位長期以來存在的對文件檔案管理疏忽的情況，使得事業(yè)單位未充分利用檔案資源及其蘊(yùn)含的信息，浪費(fèi)了信息技術(shù)所帶來的檔案管理優(yōu)勢。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐要求

（一）構(gòu)建實(shí)體檔案提取系統(tǒng)。此系統(tǒng)是信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要組成部分，在具體構(gòu)建中需要通過檔案掃描、圖像文字識別技術(shù)等信息技術(shù)手段對現(xiàn)有實(shí)體檔案進(jìn)行快速錄入和文字識別。錄入識別后的檔案均存在特定數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)中，通過實(shí)體檔案提取系統(tǒng)實(shí)施檔案目錄提取，提取后的目錄可作為后續(xù)檔案檢索目標(biāo)，以提高系統(tǒng)對實(shí)體檔案的檢索效率。

（二）檔案空間現(xiàn)代化發(fā)展。運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、傳感器、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，在檔案管理室和數(shù)據(jù)存儲機(jī)房內(nèi)部構(gòu)建實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，具體監(jiān)控參數(shù)包括環(huán)境溫度、濕度、門禁系統(tǒng)、出入人員等。監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控室和消費(fèi)系統(tǒng)達(dá)成直接數(shù)據(jù)交互，確保檔案管理室、數(shù)據(jù)存儲機(jī)房內(nèi)部各類安全問題的及時(shí)處理，進(jìn)一步推動檔案管理空間的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理與辦公管理之間的數(shù)據(jù)交互。對事業(yè)單位現(xiàn)有的辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)串口標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理，促使檔案管理系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，一方面實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動入檔處理，另一方面也方便事業(yè)單位工作人員可通過辦公管理系統(tǒng)調(diào)用檔案管理系中存儲的各類檔案信息，提高辦公管理效率和效果[3]。想要實(shí)現(xiàn)以上效果，需要在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建相對完善的文件信息數(shù)據(jù)庫，用于存儲電子檔案和辦公系統(tǒng)文件信息，以文件信息數(shù)據(jù)庫作為支持，提高兩類數(shù)據(jù)量的數(shù)據(jù)交互效果。另外，為保障數(shù)據(jù)庫中文件信息的安全性，還需要辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)配置更強(qiáng)的授權(quán)管理，避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互使用后出現(xiàn)越權(quán)使用數(shù)據(jù)的情況。

四、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐措施

（一）調(diào)整檔案管理方法?，F(xiàn)如今，我國部分事業(yè)單位存在對檔案管理不重視的現(xiàn)象，采用的檔案管理方法也相對陳舊，難以滿足日益提升的事業(yè)單位檔案管理實(shí)際要求。針對此種情況，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變自身思想觀念，以身作則提高對檔案管理的重視，并在日常工作中不斷普及檔案管理的重要性，引導(dǎo)基層工作人員參與到檔案管理過程中，為檔案管理系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)的有序融合和應(yīng)用提供基礎(chǔ)保障。此外，事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理觀念，堅(jiān)持落實(shí)檔案管理方法改革發(fā)展原則，并結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，利用現(xiàn)代化軟件和硬件系統(tǒng)管理平臺實(shí)施單位文件組織管理，推動檔案管理逐步從人工管理向自動化管理發(fā)展，節(jié)約檔案管理中文件管理時(shí)間，提高檔案管理工作效率，降低綜合管理成本[4]。

（二）實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。事業(yè)單位檔案管理信息化是一種規(guī)范化的檔案管理模式，為充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用成效，推動檔案管理信息化發(fā)展，事業(yè)單位必須要對現(xiàn)有文件檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化處理。為保障檔案管理的安全性，事業(yè)單位檔案管理無法應(yīng)用云計(jì)算等高新技術(shù)手段，所以為推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，事業(yè)單位必須要根據(jù)自身實(shí)際，構(gòu)建完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)制度，并以此為依據(jù)，對本單位現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級，在保障系統(tǒng)安全的前提下，適當(dāng)引入大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，在信息技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)文件檔案的全面標(biāo)準(zhǔn)化處理。同時(shí)，事業(yè)單位日常工作過程中也需要落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化思想，相關(guān)內(nèi)容不僅要在檔案文件錄入方面落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化，也需要在日常辦公方面落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理與辦公管理的融合發(fā)展效果。

（三）強(qiáng)化檔案管理者專業(yè)知識能力。檔案管理者作為檔案管理直接工作人員，其綜合素質(zhì)能力直接影響事業(yè)單位檔案管理綜合水平以及信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果。因此，為保障信息技術(shù)在事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用后檔案管理者綜合素質(zhì)需求變化，對現(xiàn)有檔案管理者能力培訓(xùn)體系進(jìn)行優(yōu)化完善。完善后的培訓(xùn)體系應(yīng)包括科學(xué)的培訓(xùn)流程和完善的培訓(xùn)內(nèi)容，其中培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括檔案管理專業(yè)技能、專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)操作能力、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)操作等檔案管理信息化發(fā)展相關(guān)基礎(chǔ)知識，也需要涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)、科學(xué)文化等多學(xué)科領(lǐng)域知識，目的在于保障檔案管理者綜合素質(zhì)能力全面化發(fā)展[5]。事業(yè)單位還應(yīng)制定相對完善的培訓(xùn)獎(jiǎng)懲機(jī)制，在培訓(xùn)開始前和培訓(xùn)完成后分別開展素質(zhì)考核工作，針對培訓(xùn)完成后進(jìn)步較大或者綜合素質(zhì)能力較為優(yōu)秀的檔案管理者給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；針對未通過培訓(xùn)考核的檔案管理者則給予適當(dāng)處罰，并要求其重新參加培訓(xùn)，直至通過培訓(xùn)考核為止。

（四）完善軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)備。事業(yè)單位可根據(jù)自身工作范疇構(gòu)建內(nèi)部文件管理系統(tǒng)，并以此系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺將內(nèi)部文件信息快速轉(zhuǎn)發(fā)至文件管理中心，由檔案管理者實(shí)現(xiàn)各類文件檔案的統(tǒng)一整理、分類、編號及存儲。其次，事業(yè)單位檔案管理必須采用兼容性和穩(wěn)定性較強(qiáng)的軟硬件設(shè)施。其中軟件需要事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員的支持下實(shí)施辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化、調(diào)整與整合，保障兩類管理系統(tǒng)的融合應(yīng)用效果；硬件需要事業(yè)單位根據(jù)檔案管理、辦公管理一體化發(fā)展需求，在滿足當(dāng)前使用的情況下，預(yù)留出一定的性能冗余，為后續(xù)系統(tǒng)升級和優(yōu)化提供保障。最后，檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中應(yīng)預(yù)留出對外窗口，并借助共享管理云技術(shù)、云儲存技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)解密檔案的對外共享，促使社會各界可通過對外共享傳統(tǒng)了解到解密檔案的相關(guān)內(nèi)容，也通過對外共享窗口加強(qiáng)單位與單位之間的深入合作，實(shí)現(xiàn)單位的檔案共享式發(fā)展。

（五）重視檔案信息安全保障。由于信息技術(shù)本身的局限性，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在一定的安全隱患，主要存在于系統(tǒng)功能應(yīng)用、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全等方面。為保障信息技術(shù)的有序、安全應(yīng)用，在應(yīng)用時(shí)，一定要重視檔案信息安全保障工作。因此，需要定期升級檔案管理系統(tǒng)，具體升級重點(diǎn)應(yīng)包括系統(tǒng)檢索輔助功能、系統(tǒng)安全管理功能等。除了以上功能，還需要做好檔案管理系統(tǒng)的整體不停機(jī)更新及運(yùn)行維護(hù)，若是在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能缺陷，應(yīng)在保障系統(tǒng)正常使用情況下實(shí)施系統(tǒng)優(yōu)化，必要時(shí)也可以開展系統(tǒng)停機(jī)維護(hù)[6]。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，如今事業(yè)單位檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。在此過程中，各類先進(jìn)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中得到有效應(yīng)用，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式和方法來說，運(yùn)用信息技術(shù)后形成的現(xiàn)代化檔案管理模式與方法可有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)方法中存在的不足，推動事業(yè)單位深化改革進(jìn)程，減輕事業(yè)單位的檔案管理負(fù)擔(dān)，提高檔案檢索效率和管理效果，因而具有較強(qiáng)應(yīng)用價(jià)值。此外，為推動信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展，本文結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，提出信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐要求和措施，為后續(xù)事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的有效應(yīng)用提供參考。