文/福建省血液中心 林燕英

隨著血站工作的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理信息化、提升檔案資源管理水平是現(xiàn)階段的一項重要任務(wù)。當(dāng)今血站檔案信息化管理仍存在管理體系混亂、人員水平低下、共享水平較差等問題，嚴(yán)重制約了血站檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，需要領(lǐng)導(dǎo)者和管理者不斷探索信息化建設(shè)的實踐路徑，積極把握新時代“互聯(lián)網(wǎng)+”新優(yōu)勢、新機(jī)遇、新特點、新挑戰(zhàn)，不斷優(yōu)化管理理念，強化工作措施，尋求解決現(xiàn)存問題的解決方案，實現(xiàn)更加便捷高效、科學(xué)合理的信息化管理體系，從而推動血站檔案事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，使其更好地為獻(xiàn)血者、用血者、血站工作者提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

一、血站檔案信息資源實現(xiàn)高效綜合管理的意義

（一）便于多方數(shù)據(jù)信息整合。經(jīng)過幾十年的努力，我國的血液采集、血液驗血、血液供應(yīng)、血液質(zhì)量管理、臨床用血等業(yè)務(wù)流程已形成嚴(yán)格、規(guī)范、科學(xué)的管理模式。相對于其他類型檔案，其在檔案生成、歸檔、存儲、利用等方面更加嚴(yán)謹(jǐn)，一份普通的采供血業(yè)務(wù)檔案包含耗材、血液采集、血液檢測、工作人員信息、出入庫記錄等信息，其中涉及數(shù)據(jù)種類多、范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，且包括文書、圖像、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化信息，需要采取多種措施進(jìn)行分類、保管及利用[1]。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，可充分利用人工智能、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，依照設(shè)置好的原則，在眾多數(shù)據(jù)中將其進(jìn)行規(guī)范化分類，將檔案管理者從紛繁復(fù)雜的工作中解脫出來，使其更加清晰明確地了解血液的整體情況，同時通觀采供血流程，分析評估現(xiàn)存采供血業(yè)務(wù)中的不足，有利于推動工作改進(jìn)，統(tǒng)籌規(guī)劃，穩(wěn)步前行。

（二）切實提升信息安全管理水平。血站檔案包含大量珍貴、有價值的信息，包括公民個人信息、血液采集管理過程等，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，主要以紙質(zhì)檔案保管、人工查詢利用為主，受外界因素影響，在利用過程中容易導(dǎo)致檔案實體老化、霉變、丟失、破損等不可逆?zhèn)Γ瑖?yán)重侵害了社會和公民利益，同時也涉及法律問題。目前，借助于數(shù)字化技術(shù)，大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，人工移交的方式轉(zhuǎn)化為在線歸檔，不僅實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中、安全、規(guī)范保存，而且在管理過程中大大減輕了一線工作人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省了大量的人力物力財力，實現(xiàn)了檔案信息資源的高效管理。在信息共享過程中，采用訪問控制技術(shù)、加密技術(shù)和電子簽章技術(shù)，可防止信息數(shù)據(jù)在傳送間被竊取和損害，達(dá)到信息安全的最高級別。

二、血站檔案信息資源信息化管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

（一）信息化管理平臺混亂。在血站系統(tǒng)傳統(tǒng)檔案管理模式下，受當(dāng)?shù)卣摺⒐ぷ髦攸c、財政資金等因素影響，大多血站及相關(guān)部門檔案信息化管理體系尚未完善，嚴(yán)重制約了整體發(fā)展。一是未針對血站等專業(yè)性較強的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置專門的檔案信息化管理部門，相關(guān)責(zé)任分工不細(xì)化，檔案工作責(zé)任制的硬性指標(biāo)不明、職責(zé)細(xì)化不明、監(jiān)督檢查不明、考核問責(zé)不明，從而造成血站檔案部門管理不科學(xué)、工作不規(guī)范、治理能力低下、檔案事業(yè)發(fā)展緩慢；二是缺乏信息化管理意識，領(lǐng)導(dǎo)者普遍認(rèn)為檔案工作僅僅是把各部門文件資料進(jìn)行簡單匯總，檔案數(shù)字化基本就是把現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子形式或是各信息化平臺與檔案管理平臺的數(shù)據(jù)對接。沒有及時在業(yè)務(wù)信息化建設(shè)初期將檔案信息化轉(zhuǎn)型升級納入管理和未來建設(shè)范疇，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展；三是制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，血站工作專業(yè)性較強、涉及范圍較廣，在制度建設(shè)方面難以借鑒當(dāng)?shù)仄渌l(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理模式，導(dǎo)致信息化管理難以實現(xiàn)協(xié)同和統(tǒng)一，規(guī)范性較差；四是信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺少配套業(yè)務(wù)用房和硬件基礎(chǔ)設(shè)施，不僅對檔案存儲安全造成威脅，而且不利于信息化工作的有效開展。

（二）人員綜合素質(zhì)有待提升。一是血站檔案管理者大多是辦公室或者其他業(yè)務(wù)科室抽調(diào)的兼職人員，缺乏相關(guān)信息化管理專業(yè)技能和理論知識，難以在工作開展過程中實現(xiàn)高效管理，無法為檔案完整性、安全性、規(guī)范性提供保障；二是領(lǐng)導(dǎo)對人員素質(zhì)培養(yǎng)重視程度不夠，沒有結(jié)合單位未來發(fā)展情況定向培養(yǎng)人才，開展針對性、實用性的理論培訓(xùn)活動較少，整體缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)和指導(dǎo)人才政策支持，使得管理者對相關(guān)政策制度、法律法規(guī)理解不夠透徹，執(zhí)行力較差，不利于信息化工作的開展；三是未制定考核獎勵機(jī)制，作風(fēng)建設(shè)不夠扎實，監(jiān)督力度不夠，長效發(fā)展機(jī)制還不夠健全，使得干部職工全局意識、主動意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識薄弱，責(zé)任感、危機(jī)感、緊迫感、工作積極性不強，對本單位未來發(fā)展方向不關(guān)注、不關(guān)心，思想因循守舊，滿足于維持現(xiàn)狀，難以確保檔案歸檔、管理、存儲、利用等各項任務(wù)落實到位。

（三）信息資源共享水平較差。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息技術(shù)發(fā)展迅速并逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)中，部分血站雖然開展了信息化工作，但是沒有將其充分運用到共建共享、在線歸檔等實際工作中，導(dǎo)致整體建設(shè)停留在表面。一是多數(shù)衛(wèi)生部門工作人員尚未參與到檔案信息化建設(shè)中，科學(xué)性、系統(tǒng)性管理意識不強，大多仍采用傳統(tǒng)的人工采集、實體匯總的模式開展歸檔工作，沒有借助信息化的優(yōu)勢實現(xiàn)線上自主歸檔或填報，難以保證歸檔質(zhì)量；二是血站針對檔案信息化工作的宣傳力度不夠，檔案服務(wù)意識較弱，檔案利用開發(fā)仍多以“中心模式”為主，局限于內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案，檔案資源受眾面窄，缺少與其他衛(wèi)生部門的良性交流互動，服務(wù)內(nèi)容較為分散，針對性不強，在一定程度上難以發(fā)揮血站檔案資源的內(nèi)在價值。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下血站檔案信息資源綜合管理優(yōu)化路徑

（一）建立健全信息化管理體系。1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視血站檔案管理工作，第一時間成立綜合檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并設(shè)專職檔案管理人員，要求血站相關(guān)科室務(wù)必安排一名負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集、整理、立卷、保管、移交工作的工作人員，確保檔案整理工作按時按質(zhì)按量完成，實現(xiàn)單位內(nèi)檔案及時歸檔、全面整合[2]；2.提升檔案思想認(rèn)識。堅持把學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)定、強化管理能力作為日常工作的一項重要內(nèi)容，相關(guān)科室要主動對接檔案主管部門，邀請當(dāng)?shù)貦n案局專業(yè)人員不定期開展檔案培訓(xùn)活動，不斷加深干部職工對檔案重要性的認(rèn)識，進(jìn)一步提升檔案高效管理能力，切實增強檔案相關(guān)規(guī)定貫徹執(zhí)行的自覺性；3.完善檔案管理制度。根據(jù)自身發(fā)展實際面臨的重點任務(wù)和關(guān)鍵問題，制定并不斷優(yōu)化血站檔案歸檔工作。為規(guī)范檔案歸檔、利用、日常保管、人員職責(zé)等工作提供制度保障與理論遵循，堅決杜絕在檔案管理各個環(huán)節(jié)中的不規(guī)范行為，以免造成檔案丟失、數(shù)據(jù)損壞、信息泄露等現(xiàn)象的發(fā)生[3]；4.專業(yè)硬件設(shè)施到位。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要積極對接上級分管部門，根據(jù)自身需求爭取財政資金完成血站綜合檔案室改造，擴(kuò)大檔案室規(guī)模，配備專業(yè)檔案密集架、防盜防火報警系統(tǒng)、精密空調(diào)、恒濕消毒凈化一體機(jī)、專用計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備等，確保硬件設(shè)施齊全完備，符合“十防”要求，全面滿足血站檔案管理工作需要，推動檔案管理現(xiàn)代化[4]。

（二）不斷優(yōu)化干部隊伍整體素質(zhì)。不斷優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)，持續(xù)提升管理人員綜合素質(zhì)，是未來血站行業(yè)邁向更高臺階的重要保障。1.高度重視人才培養(yǎng)機(jī)制建設(shè)。多方式、多角度開展系列活動，大力培養(yǎng)檔案工作人員信息化管理意識，引導(dǎo)全體干部了解發(fā)展形勢，明確任務(wù)變化，理清個人發(fā)展需求，進(jìn)一步增強主觀能動性，不斷提升堅決貫徹執(zhí)行黨在新時期的政治路線和血站工作方針的自覺性[5]；2.完善理論培訓(xùn)方案。將“引進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合，由領(lǐng)導(dǎo)帶隊，選擇檔案業(yè)務(wù)骨干前往發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)先進(jìn)理念、創(chuàng)新思路、工作經(jīng)驗，虛心采納好經(jīng)驗好做法，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)發(fā)展理念，打破制約自身發(fā)展瓶頸、化解發(fā)展困局，并與其制定共同發(fā)展協(xié)議，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)交流溝通常態(tài)化。同時可與當(dāng)?shù)馗咝?、行政學(xué)院、互聯(lián)網(wǎng)公司、新興技術(shù)企業(yè)建立培訓(xùn)方案，結(jié)合自身工作面臨的問題與實際需求研究制定針對性強的培訓(xùn)課程方案，著力加大線上線下活動開展力度，進(jìn)而提升檔案管理干部隊伍理論水平和實操經(jīng)驗；3.完善績效考核機(jī)制。針對血站關(guān)鍵科室主要工作定期進(jìn)行全面考察，要求各職能科室專題專項定期將檔案整理、移交、歸檔、信息化等工作通過總結(jié)匯報的方式進(jìn)行全面匯總督導(dǎo)，以評促學(xué)、以評促用，以“說干就干、干就干好”的工作作風(fēng)，找差距、補短板，形成干部隊伍檔案信息化工作效率全面提升的濃厚氛圍，確保各項指標(biāo)按時完成[6]；4.完善表彰獎勵機(jī)制。對取得重要成果的干部要樹立典型、給予獎勵，充分調(diào)動新時代干部的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不斷提升工作精氣神，鼓勵干部職工時刻以強烈的政治責(zé)任感、使命感和榮譽感投入工作，提高工作熱情，通過日常自主學(xué)習(xí)的方式營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，同時提倡學(xué)、用結(jié)合，將新知識、新理論、新政策運用到日常工作中分析解決問題，成為“腦中有思路、手上有招數(shù)、腳下有路子”的綜合人才。

（三）多措并舉提升共建共享水平。為進(jìn)一步加快數(shù)字血站事業(yè)發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息資源共建共享規(guī)范體系建設(shè)，推動信息化技術(shù)在血站實際工作開展過程中的深度應(yīng)用。各地血站負(fù)責(zé)同志要牢固樹立“平等互惠、優(yōu)勢互補、互利共贏、共同發(fā)展”的原則，以促進(jìn)本地域血站事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展為宗旨，著力優(yōu)化要素配置和服務(wù)供給，不斷加大各單位之間檔案資源共建共享力度，補齊發(fā)展短板，提升服務(wù)效率，促進(jìn)資源、人才、技術(shù)等生產(chǎn)要素在區(qū)域內(nèi)優(yōu)化配置、良性流動，共同推動血站產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級。第一，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢，全面推動本地內(nèi)外各級血站在專業(yè)能力、管理運行、學(xué)術(shù)、科研、檔案信息化建設(shè)等方面實現(xiàn)合作共贏，發(fā)揮自身優(yōu)勢，拓展合作渠道，努力推動血站建設(shè)和采供血工作高質(zhì)量發(fā)展不斷取得新成效；第二，加強血站大數(shù)據(jù)創(chuàng)新應(yīng)用和行業(yè)治理，大力實施科學(xué)管理和科研創(chuàng)新，整合信息平臺，共享服務(wù)資源，持續(xù)改進(jìn)“質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、信息安全、風(fēng)險管理”集約型一體化共建共享管理體系，豐富數(shù)據(jù)供給，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)信息資源在攻堅共享過程中合規(guī)開放、安全利用，從而提高血站行業(yè)治理能力，著力加快優(yōu)質(zhì)血站資源擴(kuò)容和區(qū)域均衡布局，逐步構(gòu)建優(yōu)質(zhì)高效健康的服務(wù)體系。積極構(gòu)建血站大數(shù)據(jù)資源要素體系，推進(jìn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用發(fā)展，充分釋放數(shù)據(jù)價值；第三，針對以往工作進(jìn)行全方位多角度總結(jié)，尤其是在新冠肺炎疫情防控過程中積累的工作經(jīng)驗，將日常檔案管理工作進(jìn)行制度化、常態(tài)化，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”服務(wù)體系，進(jìn)一步拓展“互聯(lián)網(wǎng)+血站”服務(wù)模式，優(yōu)化資源配置，提高服務(wù)效率，降低服務(wù)成本，滿足人民群眾對血站日益增長的需求。

（四）扎實推動檔案資源服務(wù)日常工作。在血站相關(guān)工作職能中，采供血、輸血等各個環(huán)節(jié)是臨床救治危重病人的重要手段之一，利用檔案信息資源庫實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制和監(jiān)督管理就顯得尤為重要。血站工作人員要利用檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，做好以下工作：首先，及時調(diào)閱與自身工作相關(guān)的檔案信息，了解醫(yī)療機(jī)構(gòu)需求，總結(jié)臨床用血的工作方法，拋棄過去被動等待醫(yī)療機(jī)構(gòu)預(yù)約用血的模式，采取主動與臨床溝通，科學(xué)合理調(diào)配血液資源，有效保證臨床血液供應(yīng)；其次，合理利用檔案資源庫，促進(jìn)其為社會群眾提供人性化服務(wù)，如設(shè)立義務(wù)咨詢臺，通過檔案信息檢索查詢利用的方式，進(jìn)一步方便獻(xiàn)血者了解辦理資金報銷、血液申請等事項流程及所需資料，避免獻(xiàn)血者多跑路、跑冤枉路，提高辦事效率，提升辦事群眾對窗口服務(wù)的滿意度和對血站工作的認(rèn)可度；最后，根據(jù)已整合的檔案資源，針對過去發(fā)生的血液質(zhì)量問題和日常巡查過程中發(fā)現(xiàn)的血液安全隱患進(jìn)行深入分析研究，結(jié)合學(xué)習(xí)質(zhì)量分析報告和獻(xiàn)血者滿意度調(diào)查等情況，對影響血液質(zhì)量和用血安全的關(guān)鍵控制點進(jìn)行分析、討論和總結(jié)，進(jìn)而強化血液質(zhì)量意識，提高血液檢測標(biāo)準(zhǔn)，降低血液質(zhì)量安全隱患，提升服務(wù)水平。

四、結(jié)語

檔案工作記錄歷史、服務(wù)社會、造福人民，在各項事業(yè)發(fā)展過程中都發(fā)揮著基礎(chǔ)性、支撐性的巨大作用，為醫(yī)療衛(wèi)生、獻(xiàn)血供血行業(yè)提供了良好的發(fā)展機(jī)遇和保障，同時也面臨著更新更高的要求。在此發(fā)展態(tài)勢下，血站領(lǐng)導(dǎo)者和實際管理者要牢固樹立“檔案工作姓黨”這一政治屬性，牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣使命，緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字化建設(shè)發(fā)展步伐，解放思想，破除因循守舊觀念，增強創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力，做到工作思路有創(chuàng)新，目標(biāo)任務(wù)有創(chuàng)新，工作措施有創(chuàng)新，在血站檔案的接收、分類、整理等業(yè)務(wù)中突出資源信息化應(yīng)用，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平，為實現(xiàn)“健康中國”戰(zhàn)略和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。