文/泰州市姜堰區(qū)疾病預(yù)防控制中心 吳翠紅

檔案資料見(jiàn)證了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的過(guò)往歷程，間接體現(xiàn)了檔案管理的作用。重視檔案信息的作用，引導(dǎo)事業(yè)單位回顧發(fā)展歷程，從而擬定規(guī)范合理的決策。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理的“壓艙石”作用，多措并舉，優(yōu)化檔案管理進(jìn)程，借助高層次的檔案管理體系，幫助事業(yè)單位更好地發(fā)掘檔案內(nèi)容。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）為機(jī)關(guān)單位提供發(fā)展動(dòng)力。檔案內(nèi)容記錄了事業(yè)單位的發(fā)展之路，相當(dāng)于事業(yè)單位的“足跡”[1]。事業(yè)單位充分利用檔案資料，回顧單位發(fā)展進(jìn)程，并逐步摸清單位發(fā)展規(guī)律，成為事業(yè)單位不斷前進(jìn)的“航標(biāo)燈”。事業(yè)單位的生命力在于“改革”，若能充分利用檔案資料，推動(dòng)檔案內(nèi)容與單位決策進(jìn)程的融合，體現(xiàn)檔案管理的效能。例如事業(yè)單位在處理工作人員糾紛以及產(chǎn)權(quán)的過(guò)程中充分利用檔案內(nèi)容，為解決糾紛問(wèn)題提供支撐，同時(shí)指明事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展方向。

（二）提升資料管理效率。事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程必然產(chǎn)生大量資料文書(shū)，意味著文書(shū)工作在事業(yè)單位體系中扮演關(guān)鍵的角色[2]。從事業(yè)單位工作效率的角度出發(fā)，若能充分利用檔案資料，服務(wù)于事業(yè)單位的工作決策過(guò)程，對(duì)單位資料管理大有裨益。工作人員統(tǒng)籌分析檔案資料，掌握事業(yè)單位工作開(kāi)展?fàn)顩r，準(zhǔn)確評(píng)價(jià)各項(xiàng)工作的成效。與此同時(shí)，事業(yè)單位工作人員根據(jù)檔案內(nèi)容編制文書(shū)資料，并逐步構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理的邏輯化進(jìn)程，檔案內(nèi)容更加明確，推動(dòng)單位資料管理的高效推進(jìn)。在檔案管理的支撐下，事業(yè)單位數(shù)據(jù)管理更加集中高效，為其他工作的開(kāi)展鋪平道路，并為事業(yè)單位的內(nèi)部改革賦予堅(jiān)強(qiáng)動(dòng)力。

（三）推動(dòng)事業(yè)單位文化建設(shè)。事業(yè)單位的健康發(fā)展，離不開(kāi)文化體系的支撐。檔案內(nèi)容記錄了事業(yè)單位的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，總覽事業(yè)單位檔案，能夠找到全部人員和事件信息，體會(huì)到事業(yè)單位的內(nèi)在精神動(dòng)力。事業(yè)單位致力于文化建設(shè)，必須重視檔案的作用，還能形成獨(dú)到的文化氛圍[3]。當(dāng)前事業(yè)單位的比拼進(jìn)入“軟實(shí)力”階段，事業(yè)單位只有具備“軟實(shí)力”，才能在今后的發(fā)展中獲得先機(jī)。事業(yè)單位要重視檔案內(nèi)容在文化建設(shè)中的關(guān)鍵作用，實(shí)現(xiàn)“溫故而知新”的效果，定向引航，建立反映事業(yè)單位自身特色的文化體系，不斷增強(qiáng)自身的軟實(shí)力。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)

（一）檔案管理理念。檔案管理的順利推進(jìn)，首先要有現(xiàn)代化理念的支撐。如果單位始終難以擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念的桎梏，無(wú)法跳出傳統(tǒng)檔案管理的“舒適區(qū)”，會(huì)導(dǎo)致檔案管理行為落伍。事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到“理念決定行為”，結(jié)合檔案管理要求樹(shù)立先進(jìn)的理念，吻合“與時(shí)俱進(jìn)”的原則，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍流動(dòng)性偏弱，諸多檔案管理人員可能陷入思維定式，很難在檔案管理工作中突破以往的條條框框。先進(jìn)的檔案管理理念是動(dòng)力的源泉，并通過(guò)檔案管理推動(dòng)單位整體模式的更新，體現(xiàn)檔案管理的獨(dú)特價(jià)值。

（二）管理模式。事業(yè)單位檔案內(nèi)容的整體性并不強(qiáng)，對(duì)檔案管理模式有較高要求。由于事業(yè)單位規(guī)模的不斷壯大，技術(shù)手段也在逐步革新，為檔案管理模式的升級(jí)提供了優(yōu)質(zhì)契機(jī)，間接推動(dòng)檔案管理體系步入“十字路口”。事業(yè)單位必須厲行檔案管理改革，讓管理模式適配檔案管理需求和標(biāo)準(zhǔn)，著力增強(qiáng)檔案管理過(guò)程的系統(tǒng)性。事業(yè)單位要注意檔案管理模式與制度、基礎(chǔ)設(shè)施的適配度，在管理過(guò)程中要有“三位一體”意識(shí)，構(gòu)建多方融合的檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理“提檔升級(jí)”[4]。

（三）管理人員。人員是決定單位檔案管理質(zhì)量的“關(guān)鍵先生”，人員隊(duì)伍的專業(yè)能力水平與單位檔案管理效果成正比[5]。當(dāng)前“效率”成為檔案管理的關(guān)鍵詞，如何保證檔案管理效率，成為事業(yè)單位必須面對(duì)的問(wèn)題。事業(yè)單位必須把人員作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加大人員管理層面的投入，立足于事業(yè)單位的自身情況，直面檔案管理中的各種問(wèn)題，才能在檔案管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)管理人員使用效果的最大化。

（四）規(guī)章制度。檔案管理階段要面對(duì)繁瑣的檔案內(nèi)容，如果缺乏“規(guī)矩”，降低檔案管理的效能[6]。檔案調(diào)取與使用是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在規(guī)章制度中明確檔案管理路徑，不斷增強(qiáng)檔案工作的條理性，便于檔案資料的深度應(yīng)用。規(guī)章制度中理應(yīng)體現(xiàn)檔號(hào)、案卷標(biāo)題等因素的處理方式，作為工作人員處理細(xì)節(jié)問(wèn)題的關(guān)鍵依據(jù)。借助規(guī)章制度，還能強(qiáng)化檔案管理人員的規(guī)范意識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)“時(shí)時(shí)有規(guī)范、事事有規(guī)范”。事業(yè)單位著力推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，讓檔案的管理與應(yīng)用更加規(guī)范、科學(xué)。

（五）技術(shù)因素。檔案管理涉及大量文書(shū)資料處理任務(wù)，檔案管理若不能掌握先進(jìn)技術(shù)，仍采用傳統(tǒng)技術(shù)手段處理海量檔案文書(shū)資料，效率必定較低。同時(shí)，檔案資料關(guān)系到單位機(jī)密，在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換階段，需要注意檔案管理人員的技術(shù)應(yīng)用過(guò)程。單位要將技術(shù)作為評(píng)判人員能力的關(guān)鍵因素，加大技術(shù)儲(chǔ)備力度，讓技術(shù)因素服務(wù)于檔案管理進(jìn)程。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐

（一）加大設(shè)施建設(shè)力度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位資料內(nèi)容規(guī)模處于快速增長(zhǎng)狀態(tài)，對(duì)檔案管理設(shè)施有較高要求，考驗(yàn)檔案管理效率。事業(yè)單位要推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型，為檔案管理體系注入更多的現(xiàn)代化色彩，充分應(yīng)對(duì)檔案管理新局面。檔案管理體系涉及較多的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，對(duì)人員的要求不再停留于基礎(chǔ)層面。檔案管理人員要有危機(jī)感，以更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自身，適應(yīng)新型檔案管理背景。事業(yè)單位管理層必須加大重視力度，劃撥檔案管理資金，為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)與更新提供資金保障。與此同時(shí)，圍繞現(xiàn)有檔案管理設(shè)施加大維護(hù)力度，推動(dòng)專業(yè)設(shè)施的穩(wěn)定運(yùn)行，讓設(shè)施更好地服務(wù)于檔案管理進(jìn)程。數(shù)字化設(shè)備日益成為檔案管理的“亮點(diǎn)”，OCR掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、影像制作等技術(shù)成為單位檔案管理的“中堅(jiān)力量”。例如單位檔案管理人員借助圖文影像掃描技術(shù)快速掃描檔案信息，并將掃描件快速上傳到系統(tǒng)，保存在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。如果上述設(shè)施發(fā)生故障，必須立即維修，避免影響檔案管理工作[7]。相關(guān)部門(mén)要注重意識(shí)、理念的創(chuàng)新，要根據(jù)最新的要求革新檔案設(shè)施。

（二）推動(dòng)信息化建設(shè)?！靶畔⒒笔鞘聵I(yè)單位檔案管理的“必經(jīng)之路”，在檔案資料瘋狂擴(kuò)容的背景下，應(yīng)用信息化模式，依據(jù)從容處理檔案管理問(wèn)題，讓檔案管理更高效。當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)步入新局面，事業(yè)單位必須意識(shí)到信息化的關(guān)鍵作用，讓“信息化”更好地發(fā)揮作用，將檔案信息化管理成為單位突破革新的重要切入點(diǎn)，形成符合未來(lái)發(fā)展特征的整體目標(biāo)?！靶省笔菣n案管理之基，秉承“效率”原則，降低檔案管理領(lǐng)域的人力資源開(kāi)銷，用更少的人力資源實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理效果，體現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵作用，最終推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作走在前列。

（三）善用現(xiàn)代信息處理技術(shù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案內(nèi)容多、類型復(fù)雜，對(duì)檔案管理?xiàng)l理性有較高要求。檔案管理絕非一日之功，分門(mén)別類管理檔案內(nèi)容絕非易事。在信息化技術(shù)快速普及的背景下，單位可用的“兵器”也是愈發(fā)多樣，成為檔案管理的中堅(jiān)力量。傳統(tǒng)的檔案管理關(guān)注“庫(kù)房”，新型檔案管理模式更強(qiáng)調(diào)技術(shù)要素的關(guān)鍵作用。事業(yè)單位借助信息手段，充分發(fā)掘檔案資源潛力，推動(dòng)檔案管理資源化進(jìn)程。與此同時(shí)，檔案管理具有全面性特征，覆蓋事業(yè)單位工作的各個(gè)領(lǐng)域。要更好地處理檔案內(nèi)容，加大信息技術(shù)處理力度就刻不容緩。事業(yè)單位借助處理技術(shù)，推動(dòng)檔案的高效利用。事業(yè)單位要重視建檔過(guò)程，并根據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，保證事業(yè)單位檔案安全。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案內(nèi)容跨越時(shí)間較長(zhǎng)，分時(shí)期管理檔案內(nèi)容很有必要。事業(yè)單位著力強(qiáng)化管理系統(tǒng)的關(guān)鍵作用，借助管理系統(tǒng)合理區(qū)分不同時(shí)期的檔案資料，并實(shí)現(xiàn)模塊化、功能化的管理模式。然而，事業(yè)單位不重視檔案管理的情況依然存在。事業(yè)單位必須要有緊迫感，以推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型為契機(jī)，充分發(fā)掘現(xiàn)代化技術(shù)的潛在價(jià)值。

（四）重視激勵(lì)機(jī)制的作用。檔案管理并不直接產(chǎn)生效益，但是滲透到單位運(yùn)作的全部環(huán)節(jié)。事業(yè)單位對(duì)檔案管理的理解可謂參差不齊，這導(dǎo)致檔案管理人員的上升空間較小，激勵(lì)效應(yīng)明顯不足，不利于檔案管理體系的快速發(fā)展。事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到激勵(lì)機(jī)制的關(guān)鍵作用，推動(dòng)檔案管理與激勵(lì)機(jī)制的融合，讓檔案管理“發(fā)光發(fā)熱”。借助激勵(lì)模式，讓檔案管理人員意識(shí)到自己的價(jià)值，并在檔案管理領(lǐng)域敢于探索、勇于創(chuàng)新，為檔案管理體系帶來(lái)更鮮活的因素。單位檔案資料數(shù)量較多，檔案管理人員承擔(dān)的壓力并不小。如果檔案管理人力配置不足，就不足以應(yīng)對(duì)繁重的檔案管理任務(wù)，還會(huì)降低工作效能，檔案資料的深入挖潛更是無(wú)從談起。單位要讓檔案管理人員意識(shí)到自身崗位的價(jià)值，采取得當(dāng)?shù)募?lì)手段，賦予內(nèi)在工作動(dòng)力。與此同時(shí)，事業(yè)單位開(kāi)展“檔案管理人才計(jì)劃”，讓更多優(yōu)秀的人才加入檔案管理隊(duì)伍中，推動(dòng)單位檔案管理“量質(zhì)齊升”。關(guān)于檔案管理中的獎(jiǎng)勵(lì)模式，采用“物質(zhì)+精神”路徑，讓檔案管理從多個(gè)角度感受到自身的重要性。事業(yè)單位要建立檔案管理人員考評(píng)機(jī)制，關(guān)注檔案管理人員的日常工作與學(xué)習(xí)表現(xiàn)，嘉獎(jiǎng)表彰表現(xiàn)優(yōu)異的人員，作為單位檔案管理隊(duì)伍中的先進(jìn)榜樣。對(duì)于連續(xù)獲得表彰的檔案管理人員，在薪資調(diào)整、職稱評(píng)定等方面具有優(yōu)先權(quán)，能夠晉升高級(jí)職位或者加入單位技術(shù)部門(mén)，在更高的層次施展個(gè)人才華。檔案管理隊(duì)伍要有“危機(jī)感”，為了讓檔案管理人員走出“舒適區(qū)”，事業(yè)單位將優(yōu)勝劣汰機(jī)制引入其中，引導(dǎo)檔案管理人員正視個(gè)人工作中的不足，在規(guī)定期限內(nèi)彌補(bǔ)個(gè)人缺陷。事業(yè)單位圍繞檔案管理崗位的特征，擬定有針對(duì)性的、查缺補(bǔ)漏性的培訓(xùn)計(jì)劃，讓檔案管理人員在理論知識(shí)、實(shí)踐操作能力等方面收獲滿滿，在新階段的檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。培訓(xùn)檢驗(yàn)是必備環(huán)節(jié)，事業(yè)單位考察檔案管理人員的培訓(xùn)效果，對(duì)于培訓(xùn)考核不合格的人員予以勸誡談話。對(duì)于多次考核中經(jīng)常居于末位的檔案管理人員要執(zhí)行勸退程序，告誡其他人員要認(rèn)真對(duì)待工作。檔案管理不能脫離責(zé)任意識(shí)，借助激勵(lì)效應(yīng)，逐步強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓管理人員時(shí)刻感受到“責(zé)任在肩”，避免檔案管理體系出現(xiàn)“責(zé)任真空”，便于事業(yè)單位管理層及時(shí)追責(zé)，讓檔案管理“跑”起來(lái)。只有在權(quán)責(zé)明確的前提下，讓檔案管理“人盡其才”“人盡其責(zé)”，徹底消除檔案管理責(zé)任盲區(qū)。檔案管理事無(wú)巨細(xì)，“精細(xì)化”理應(yīng)成為檔案管理熱點(diǎn)。檔案管理部門(mén)理應(yīng)成為單位檔案體系的“中樞神經(jīng)”，扮演“承前啟后”“串聯(lián)各方”的關(guān)鍵角色，讓“專人專事”機(jī)制成為檔案管理的堅(jiān)強(qiáng)保障。事業(yè)單位在追究責(zé)任的同時(shí)，要強(qiáng)化“問(wèn)責(zé)制”的作用。另外，事業(yè)單位定期召開(kāi)關(guān)于檔案管理的心得交流會(huì)議，鼓勵(lì)管理人員談心得、談體會(huì)，推動(dòng)檔案管理部門(mén)融合。管理人員交流的過(guò)程，也是相互取長(zhǎng)補(bǔ)短的過(guò)程。借助座談會(huì)模式，讓檔案管理先進(jìn)榜樣上臺(tái)演講，推動(dòng)優(yōu)質(zhì)經(jīng)驗(yàn)的共享[8]。

（五）強(qiáng)化法律法規(guī)的作用。檔案管理并非“無(wú)拘無(wú)束”，在檔案管理領(lǐng)域強(qiáng)調(diào)法律作用，秉承“依法治檔”的原則，讓檔案管理足夠細(xì)致、規(guī)范，讓“嚴(yán)謹(jǐn)”為檔案管理“賦能”。事業(yè)單位必須反復(fù)強(qiáng)調(diào)“依法治檔”的關(guān)鍵作用，強(qiáng)化工作人員的崗位責(zé)任觀，從更深層次的角度定位個(gè)人崗位的關(guān)鍵作用。此前提到“責(zé)任”的關(guān)鍵作用，“依法治檔”同樣是強(qiáng)化人員責(zé)任觀的必經(jīng)之路。檔案管理人員必須接受系統(tǒng)性的專業(yè)理論培訓(xùn)，讓“知識(shí)”成為檔案管理體系中的“閃亮點(diǎn)”，并構(gòu)建配套的知識(shí)架構(gòu)，發(fā)揮“知識(shí)庫(kù)”模式的作用。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理水平是反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理能力的一面鏡子，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須意識(shí)到檔案管理的基礎(chǔ)性地位，妥善梳理檔案管理的要求，扎實(shí)構(gòu)建單位檔案工作模式，讓檔案管理深刻融入單位管理機(jī)制的每一環(huán)，更好地發(fā)揮檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)性作用。