冀 明,申鐵軍

（1.山西路橋橋隧工程有限公司,山西 朔州 036000; 2.山西路橋建設(shè)集團(tuán)有限公司,山西 太原 030006)

0 引言

公路工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理應(yīng)以制度為抓手、信息化為主陣地，嚴(yán)抓合同管理內(nèi)控及合規(guī)落實(shí)，不斷完善合同管理長(zhǎng)效機(jī)制。應(yīng)進(jìn)一步提升企業(yè)管理水平，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保合同管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

1 合同規(guī)范化管理思路分析

堅(jiān)持以制度為基礎(chǔ)，以平臺(tái)為抓手，以風(fēng)險(xiǎn)防范為目標(biāo)，通過(guò)流程化管理和關(guān)鍵點(diǎn)把控，把風(fēng)險(xiǎn)防范、監(jiān)督及應(yīng)對(duì)與合同有機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期管理，切實(shí)提升依法合規(guī)經(jīng)營(yíng)管理水平。

1.1 優(yōu)化合同管理“新流程”，實(shí)現(xiàn)穿透管理

通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)合同審查OA無(wú)紙化辦公，同時(shí)進(jìn)一步優(yōu)化、升級(jí)流程設(shè)計(jì)，打通合同決策、招采、談判、簽訂、履約、后評(píng)價(jià)及涉訴應(yīng)對(duì)等各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)穿透式管理，使得合同管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 建立合同生命“時(shí)間軸”，厘清關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

明確每份合同的生命周期的“時(shí)間軸”，厘清決策—招采—法審—簽訂—履約關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，不僅有利于規(guī)范合同的事前管理工作，清晰明確合同所處各階段，有效杜絕合同補(bǔ)簽等現(xiàn)象。

1.3 明確合同審查“新標(biāo)準(zhǔn)”，確保法審質(zhì)量

嚴(yán)把合同法律審查質(zhì)量關(guān)，對(duì)合同法律審查提出“新標(biāo)準(zhǔn)”，在原有單一對(duì)合同文本審核的基礎(chǔ)上，新增對(duì)合同相對(duì)方的盡職調(diào)查、資信能力評(píng)估、合同條款修改建議等內(nèi)容，使得合同法律審查內(nèi)容豐富完整，有效防范內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)及外部法律風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 堅(jiān)持履約過(guò)程“全監(jiān)督”，防范違約風(fēng)險(xiǎn)

監(jiān)督合同承辦部門按時(shí)填寫合同履約日志，同時(shí)留存好合同履約資料，避免因乙方違約而引起的法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于合同相對(duì)方履約困難、停滯的合同，法律事務(wù)部提前介入，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，積極采用多種手段維護(hù)合法權(quán)益，使風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督能夠充分落實(shí)到合同履約過(guò)程，有效提升風(fēng)險(xiǎn)防控質(zhì)量與效果。

1.5 創(chuàng)新開展合同“后評(píng)價(jià)”，對(duì)標(biāo)目標(biāo)結(jié)果

對(duì)重大合同創(chuàng)新開展“后評(píng)價(jià)”，一方面對(duì)合同相對(duì)方的履約能力、履約誠(chéng)信、履約質(zhì)量等方面進(jìn)行指標(biāo)評(píng)價(jià)，另一方面把合同結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對(duì)標(biāo)評(píng)價(jià)。對(duì)未能達(dá)成合同目的原因進(jìn)行剖析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)提高合同管理水平。

1.6 明確合同歸檔“六要素”，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理

進(jìn)一步明確合同逐份建檔成冊(cè)集中保管的各項(xiàng)要求，歸檔內(nèi)容包含決策、招采、法審、文本、履約及支付等六類歸檔要素。通過(guò)規(guī)范化的檔案整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理末端的精細(xì)化閉環(huán)管理。

2 合同規(guī)范化管理路徑分析

2.1 完善合同管理機(jī)制

修訂完善《合同管理辦法》，明確內(nèi)部控制要素，壓實(shí)簽署、監(jiān)督、履行等主體責(zé)任，明確管理職責(zé)，筑牢合同管理標(biāo)準(zhǔn)化根基。明確評(píng)審流程及要求，加強(qiáng)法審意見采納審核，嚴(yán)格合同簽訂審查，落實(shí)合同內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

2.1.1 推行專家?guī)爝\(yùn)行管理，規(guī)范項(xiàng)目前期預(yù)審

充分發(fā)揮工程、機(jī)電、經(jīng)濟(jì)等各類人才在合同管理中的專業(yè)把關(guān)作用，制定并實(shí)施《專家?guī)爝\(yùn)行管理實(shí)施細(xì)則（試行）》。根據(jù)所屬人員專業(yè)、職稱等條件，擇優(yōu)成立采購(gòu)類、土建類和機(jī)電類三類專業(yè)人才庫(kù)，對(duì)工程管理、招標(biāo)采購(gòu)等項(xiàng)目的必要性和可行性進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施前期專業(yè)評(píng)估。同時(shí)專家?guī)爝\(yùn)行管理工作貫穿于合同立項(xiàng)評(píng)審、最高限價(jià)審批、招標(biāo)評(píng)審和驗(yàn)收管理等各流程，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同項(xiàng)目合法性、嚴(yán)密性和可操作性的全過(guò)程監(jiān)督[1-3]。

2.1.2 實(shí)施全周期合同管理，嚴(yán)防合同法律風(fēng)險(xiǎn)

注重合同全周期管理，抓好合同簽訂事前審核、事中備案和事后履行監(jiān)督。即合同簽訂前明確“兩個(gè)一律”，送審前未經(jīng)專家?guī)煸u(píng)審、合同相對(duì)方資信調(diào)查，一律不予進(jìn)行法律審核，送審后未通過(guò)合法性審查，一律不予進(jìn)行合同簽訂；合同簽訂過(guò)程中，未經(jīng)合同管理部門審查稿校驗(yàn)和合同備案，堅(jiān)決不予對(duì)外簽訂；合同簽訂后對(duì)履約情況進(jìn)行全面跟蹤管理，動(dòng)態(tài)掌握合同履行進(jìn)展，協(xié)調(diào)處理履行爭(zhēng)議，促進(jìn)合同履約順利，有效減少合同履約風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.3 注重精細(xì)化流程管理，夯實(shí)合同基礎(chǔ)管理工作

嚴(yán)格管控合同立項(xiàng)、審批、招采、法審、簽訂、履行各個(gè)流程，帶動(dòng)合同管理由規(guī)范化走向精細(xì)化。通過(guò)建立招標(biāo)采購(gòu)、法律審核等階段流程圖，確保各階段工作和程序處于有效可控狀態(tài)；綜合標(biāo)準(zhǔn)合同范本、高頻合同和律師審查修訂意見，細(xì)化完善建設(shè)工程類、采購(gòu)類等合同范本，確保合同文本規(guī)范、合法合規(guī)；注重合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，建立合同法律審核和簽訂合同備案兩類臺(tái)賬，明確合同名稱、立項(xiàng)依據(jù)、合同預(yù)算金額、相對(duì)方信息、簽訂日期等內(nèi)容，形成合同數(shù)據(jù)總集，保證合同數(shù)據(jù)完整，信息可追溯、可查詢，持續(xù)踐行合同管理規(guī)范化和精細(xì)化管理理念[4-6]。見圖1。

圖1 合同管理流程圖

2.2 建設(shè)信息化管理平臺(tái)

通過(guò)施工成本結(jié)算等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)施工成本結(jié)算類合同從起草到結(jié)束的在線監(jiān)控，并在此基礎(chǔ)上積極開展合同一體化及智能風(fēng)險(xiǎn)管控的市場(chǎng)調(diào)研及方案建設(shè)，進(jìn)一步提高合同風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

2.2.1 明確合同管理目標(biāo)

通過(guò)合同管理規(guī)范年專項(xiàng)行動(dòng)，不斷提升依法治企和風(fēng)險(xiǎn)防控能力，助力合規(guī)管理體系建設(shè)。不斷完善合同管理基本制度，推動(dòng)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高合同數(shù)字化管控能力，提升合同管理人員業(yè)務(wù)水平。

2.2.2 固化合同范本，提升審核效率

結(jié)合合同管理實(shí)際，固化合同范本，更新替換現(xiàn)有合同文本，進(jìn)一步提升合同審核審查效率，規(guī)范合同線上審核審批流程。

2.2.3 完善自檢自查，健全長(zhǎng)效機(jī)制

在做好合同管理監(jiān)督檢查同時(shí)，督促指導(dǎo)合同承辦部門開展自查自糾，明確各流程所需關(guān)注事項(xiàng)，為合同承辦部門開展自檢自查工作提供方向和依據(jù)，有效推進(jìn)法律風(fēng)險(xiǎn)防控關(guān)口前移。

2.2.4 優(yōu)化平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理

依托OA辦公平臺(tái)，不斷收集梳理合同管理信息化平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中需優(yōu)化改進(jìn)事項(xiàng)，為防范違約風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生及時(shí)掌握合同簽訂和履行情況，從評(píng)審流程、動(dòng)態(tài)監(jiān)控、電子化歸檔等方面入手，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

2.3 建立“1+4”合同管理工作目標(biāo)

即不斷提高依法治企和風(fēng)險(xiǎn)防控能力“1”個(gè)總體目標(biāo)，以及健全合同管理基本制度、推動(dòng)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、提高合同數(shù)字化管控能力和提升合同管理人員業(yè)務(wù)水平“4”個(gè)具體目標(biāo)。

2.4 健全制度體系

確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行，按步驟實(shí)施，推動(dòng)規(guī)范建設(shè)。為提高合同、制度、重大決策法審工作質(zhì)量，將全部經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目納入合規(guī)管理，做到應(yīng)審盡審，開展合同管理自查自糾，并對(duì)合同履約情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，實(shí)現(xiàn)過(guò)程化管理。

2.5 提高管控能力

制定規(guī)范化信息數(shù)字合同管理臺(tái)賬，打造精準(zhǔn)合同檔案數(shù)字化管理工作流程，推廣應(yīng)用辦公自動(dòng)化OA工作平臺(tái)，將合同流轉(zhuǎn)審批流程信息化數(shù)字化，在大大提高工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了合同管理審批流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

3 合同規(guī)范化管理措施分析

通過(guò)“三個(gè)”抓手，嚴(yán)格把好“三關(guān)”。具體如下：

（1）以培訓(xùn)學(xué)習(xí)為抓手，把好“制度”關(guān)。對(duì)制度、流程梳理完善，圍繞合同的訂立、合法性審查、履行監(jiān)管等環(huán)節(jié)，建立起科學(xué)合理可行的合同管理制度，實(shí)現(xiàn)合同全過(guò)程“閉環(huán)管理”。深入開展全員合規(guī)培訓(xùn)和法治宣傳教育，從合同立項(xiàng)、起草、審核、簽訂、履行以及檔案管理等多個(gè)節(jié)點(diǎn)著手培訓(xùn)，進(jìn)一步提高合同管理人員的合規(guī)意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平[7-8]。

（2）以專項(xiàng)行動(dòng)為抓手，把好“審查”關(guān)。開展“涉訴案件大起底”“勞務(wù)用工專項(xiàng)自查”等系列專項(xiàng)行動(dòng)，積極做好“清舊控新”管理工作。全面開展合同管理自查自糾，對(duì)相關(guān)制度、合同審核、審批流程、涉訴合同履約情況等進(jìn)行摸底盤點(diǎn)，對(duì)涉訴案件新增、已結(jié)、未結(jié)、已裁決未執(zhí)行以及潛在法律風(fēng)險(xiǎn)情況匯總統(tǒng)計(jì)，依法解決未決訴訟與潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。此外，對(duì)各所屬企業(yè)臨時(shí)用工及勞務(wù)派遣情況進(jìn)行大摸底大排查，依法解決因用工不規(guī)范形成的法律問(wèn)題[9-11]。

（3）以監(jiān)督考核為抓手，把好“落實(shí)”關(guān)。一是強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。制定合同管理規(guī)范專項(xiàng)行動(dòng)實(shí)施方案，工作領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)合規(guī)管理規(guī)范專項(xiàng)行動(dòng)的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)組辦公室負(fù)責(zé)各項(xiàng)具體工作的協(xié)調(diào)、推進(jìn)、檢查和指導(dǎo)。二是堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向。明確總體目標(biāo)和具體目標(biāo)，不斷提升依法治企和風(fēng)險(xiǎn)防控能力，不斷完善合同管理基本制度、推動(dòng)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、提高合同數(shù)字化管控能力和合同管理人員業(yè)務(wù)水平。三是對(duì)表對(duì)標(biāo)自查。組織各業(yè)務(wù)部門、單位對(duì)經(jīng)濟(jì)合同審批、簽訂、履約等情況進(jìn)行了自查自糾。四是推進(jìn)合同文本標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。與外聘律師就管理、服務(wù)單位三方合同模板進(jìn)行了進(jìn)一步優(yōu)化完善，形成一系列合同范本，極大地方便了承辦部門合同起草工作，有效提升了合同法律審核效率。五是推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)。依托OA辦公平臺(tái)，開辟了合同管理模式，增加合同法律審核及簽訂申請(qǐng)單，完善了合同審批流程，實(shí)現(xiàn)了合同法審、審簽的全過(guò)程信息化管理[12-13]。六是強(qiáng)化合同履約管理。經(jīng)濟(jì)合同簽訂后，由合同承辦部門跟進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施、交付、驗(yàn)收、結(jié)算、支付等履約過(guò)程，確保合同履約依法依規(guī)，最大限度地消除履約風(fēng)險(xiǎn)。七是加強(qiáng)合規(guī)管理體系建設(shè)。制定《合規(guī)管理體系構(gòu)建方案》《合規(guī)管理辦法》，開展合規(guī)管理體系建設(shè)咨詢活動(dòng)，積極組織推進(jìn)合規(guī)管理體系試點(diǎn)單位建設(shè)。八是搭建法律服務(wù)備選庫(kù)，通過(guò)公開招標(biāo)選定律師事務(wù)所，將律所、律師聯(lián)系方式、擅長(zhǎng)領(lǐng)域、代理案件等相關(guān)信息在法務(wù)合規(guī)系統(tǒng)內(nèi)公布，暢通律師選用信息溝通渠道，并在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置考核模塊，量化法審質(zhì)量評(píng)價(jià)，為選用律師提供參考[14-15]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，切實(shí)提升合同規(guī)范化水平，對(duì)在建工程和運(yùn)營(yíng)高速公路的合同管理進(jìn)行專項(xiàng)檢查跟蹤，對(duì)合同的履行情況、存在的問(wèn)題等及時(shí)把脈診斷，采取有效措施，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，消除法律隱患。加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)和監(jiān)督，推進(jìn)整改任務(wù)的分解，逐項(xiàng)緊盯落實(shí)，逐件對(duì)賬清零，切實(shí)提高合同履約質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)合同預(yù)期目的。