周信泉

濰坊市坊子區(qū)交通運(yùn)輸局 山東 濰坊 261200

引言

檔案是單位工作中的信息載體，有效的檔案管理在于針對(duì)單位的諸多信息資源來(lái)進(jìn)行收集、整合與利用，并同時(shí)形成后續(xù)工作經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo)建議，也為單位的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避提供必要的參考，有著十分顯著的重要價(jià)值。目前，伴隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，并延伸出了新的檔案管理理念和檔案管理模式。從二者對(duì)比來(lái)看，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效提高了單位檔案管理的效率，優(yōu)化了單位檔案管理的流程，并同時(shí)降低了單位檔案管理中的成本支出。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也提高了檔案信息資源的整體利用率?；诖耍€需要單位方面進(jìn)一步做好現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的融入。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)單位檔案管理的影響分析

1.1 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)單位檔案管理流程的影響

一般認(rèn)為，在單位組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，往往會(huì)保存一些具有價(jià)值的文件，而當(dāng)這些文件經(jīng)過(guò)篩選后，便會(huì)作為單位檔案的一部分被保管起來(lái)，這就是檔案形成的基本過(guò)程[1]。那么在單位面臨著大量文件資源時(shí)，文件資源的篩選同樣是一項(xiàng)十分龐大、十分復(fù)雜的工作。工作人員不僅僅要對(duì)其進(jìn)行分析和判斷，也需要在完成篩選后，對(duì)有留存價(jià)值的文件材料，按照文件資源的類型、時(shí)間和載體類型等做好分類，最終形成可以進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)模式下單位檔案管理的流程是十分煩瑣的，需要具備專業(yè)的檔案技術(shù)支撐，還涉及了大量人力成本的支出?；诖?，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，將傳統(tǒng)線下檔案管理方式轉(zhuǎn)變成了線上檔案管理方式。期間，僅通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件，便能夠參照設(shè)計(jì)后的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)海量的文件資源進(jìn)行統(tǒng)一處理，模式化的進(jìn)行篩選，切實(shí)減輕了人員的工作量，也提高了單位檔案管理的整體效率。

1.2 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)單位檔案管理人員的影響

在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，對(duì)單位檔案管理的影響體現(xiàn)在多個(gè)方面，在檔案管理人員的要求方面影響明顯。那么從具體的人員影響表現(xiàn)來(lái)看，主要如下[2-3]：①首先是檔案管理人員的總體工作量得到了顯著的降低。一些傳統(tǒng)的檔案管理工作，諸如檔案歸類、檔案接收、檔案時(shí)間排序等，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成。同時(shí)，在簡(jiǎn)化了人員工作量的同時(shí)，讓檔案人員與其他工作人員的溝通交流更加簡(jiǎn)單，一定程度上弱化了人員之間的矛盾和沖突；②其次是對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高了?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用雖然在一定程度上減輕了人員的工作量，但隨著而來(lái)的是對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的新要求。作為檔案管理人員，不僅僅要具備檔案管理的基本業(yè)務(wù)能力，也需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技能。包括軟件的使用管理、計(jì)算機(jī)與檔案業(yè)務(wù)流程的融合操作等。因此，在今后檔案管理人員培養(yǎng)和考核中，針對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用等，也必然會(huì)發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

1.3 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)單位檔案管理理念的影響

在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，同樣給單位檔案管理的理念帶來(lái)了影響。一般認(rèn)為，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員對(duì)工作的認(rèn)知僅僅停留在了檔案資源的收集和保管方面，普遍是一種基礎(chǔ)性的工作。是在明確制度指導(dǎo)下，按部就班地進(jìn)行操作[4]。一方面是要維護(hù)好檔案的安全性，避免檔案出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題。另一方面則普遍缺乏創(chuàng)新意識(shí)。而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，針對(duì)檔案管理的模式、制度、理念等多個(gè)方面都帶來(lái)了新的思路?，F(xiàn)階段的檔案管理已經(jīng)成為單位內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，也是單位運(yùn)行發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)背景下單位檔案管理面臨的重要問(wèn)題

目前，把隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，并不斷深入到了單位財(cái)務(wù)管理、人事工作等多個(gè)方面?；诖耍趩挝粰n案管理工作中，同樣需要做好現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，以此來(lái)推動(dòng)單位檔案管理的有效創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案信息資源的利用率[5]。但是從目前實(shí)際情況來(lái)看，在部分單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，仍伴隨著一些問(wèn)題。例如缺乏長(zhǎng)效的檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制，僅僅是在檔案管理信息化建設(shè)的初期投入了部分資金，購(gòu)入了部分設(shè)備，但卻缺乏后續(xù)的投入，并同樣也缺少對(duì)信息化的維護(hù)，這就導(dǎo)致了信息化系統(tǒng)和信息化設(shè)備在長(zhǎng)期得不到維護(hù)的基礎(chǔ)上，出現(xiàn)了諸多現(xiàn)代化設(shè)備閑置、與日常管理工作脫節(jié)等的問(wèn)題，影響了信息化建設(shè)的價(jià)值和作用。此外，在單位完善信息化技術(shù)和設(shè)備的過(guò)程中，卻沒(méi)有對(duì)人員做好培訓(xùn)來(lái)提升現(xiàn)代管理技術(shù)和技能，導(dǎo)致現(xiàn)有工作者，難以有效利用信息化手段，同樣影響了信息化建設(shè)的效果。

3 現(xiàn)代信息技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

結(jié)合以上問(wèn)題，在單位檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的過(guò)程中，首先需要建立起完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。期間，單位方面需要結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際情況和實(shí)際需求，切實(shí)做好相應(yīng)方案的設(shè)計(jì)，并同時(shí)完善信息化檔案管理的配套預(yù)算，有針對(duì)性地導(dǎo)入資金，以此來(lái)確保檔案管理信息化系統(tǒng)的順利建設(shè)。在保證檔案管理文件接收、篩選、分類、存儲(chǔ)等多個(gè)環(huán)節(jié)，打造一站式的工作標(biāo)準(zhǔn)流程。那么在具體檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)中，則是需要分別從信息化軟件建設(shè)和信息化硬件建設(shè)兩個(gè)方面入手[6]。首先從檔案管理信息化軟件建設(shè)來(lái)看，應(yīng)當(dāng)先行完善與業(yè)務(wù)相關(guān)的軟件。包括檔案自助查詢軟件、文件資源分類軟件、權(quán)限設(shè)置管理軟件等。其次，從檔案管理信息化硬件建設(shè)來(lái)看，主要包括掃描設(shè)備的購(gòu)入、存儲(chǔ)設(shè)備的購(gòu)入，服務(wù)器的更新等。其中，尤其是要做好單位內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并保證數(shù)據(jù)庫(kù)的充分存儲(chǔ)容量，以此來(lái)滿足單位運(yùn)行中的檔案信息資源存儲(chǔ)需求。

3.2 制定健全的檔案信息化管理制度

在現(xiàn)代信息技術(shù)的單位檔案管理工作中，還需要進(jìn)一步健全檔案信息化管理的制度。目前，基于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，單位檔案管理正在從傳統(tǒng)的人工模式不斷向著信息化的模式邁進(jìn)。因此，隨著模式的變化，相應(yīng)的制度同樣要做好調(diào)整，以此來(lái)聚焦具體檔案管理工作的展開(kāi)，構(gòu)建起統(tǒng)一明確的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和流程，營(yíng)造出穩(wěn)定的工作秩序。那么從具體的檔案信息化管理制度建設(shè)來(lái)看，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。首先，單位需要進(jìn)一步健全檔案的接受制度。由于傳統(tǒng)的檔案管理是人工模式，那么檔案的接受自然時(shí)以紙質(zhì)形式來(lái)完成的。而在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案?；诖耍€需要切實(shí)完善有關(guān)電子檔案的相關(guān)接受制度。其次是要進(jìn)一步健全檔案管理的借閱制度。期間，主要針對(duì)用戶的檔案借閱行為，切實(shí)做好用戶的資格審查，并明確具體的檔案借閱流程。

3.3 培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

前文中也曾談到，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，針對(duì)單位檔案管理的人才建設(shè)同樣提出了很多新的要求。作為檔案管理人員，不僅僅需要具備扎實(shí)的基礎(chǔ)能力，也要做好自身的信息素養(yǎng)提升。但是從目前的實(shí)際情況來(lái)看，單位方面對(duì)人員的素質(zhì)建設(shè)仍存在一些問(wèn)題。尤其是現(xiàn)存檔案管理人員，大都是臨退休人員或者是兼職人員[7]。一方面是本身便缺乏檔案管理的基礎(chǔ)能力，另一方面則是缺乏學(xué)習(xí)的態(tài)度，不能夠有效掌握現(xiàn)代信息技術(shù)?；诖?，單位的人才建設(shè)同樣要做好以下幾點(diǎn)工作。首先，強(qiáng)化人員的進(jìn)入考核，明確具體的崗位標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，做好與各大高校的合作，通過(guò)高校的教育資源導(dǎo)入和單位的實(shí)踐資源整合，來(lái)構(gòu)建持續(xù)性的人才培養(yǎng)平臺(tái)。其次，做好現(xiàn)有人員隊(duì)伍的培訓(xùn)。期間，可以導(dǎo)入實(shí)際的工作案例，通過(guò)案例分析來(lái)整理問(wèn)題、總結(jié)方法、積累經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用情況，一并做好人員的信息素養(yǎng)提升。尤其是對(duì)信息化軟件、硬件的操作、維護(hù)、保養(yǎng)流程方面的培訓(xùn)。最后，進(jìn)一步做好人員的管理工作，完善人員的責(zé)任機(jī)制和獎(jiǎng)罰機(jī)制。不僅僅是從行為方面提高人員的整體水平，也需要從意識(shí)和理念角度來(lái)做好人員的引導(dǎo)，充分發(fā)揮出人員的積極主體作用。

3.4 做好單位電子檔案的安全保障工作

在單位檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好檔案的安全保障工作。尤其是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，電子檔案也面臨著更多的風(fēng)險(xiǎn)。那么從單位工作的情況來(lái)看，針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全保障，已經(jīng)形成了一套相應(yīng)完善的制度。但是在面對(duì)電子檔案時(shí)，仍需要進(jìn)一步對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。其中，一方面是需要認(rèn)識(shí)到電子檔案的特殊性，尤其針對(duì)電子檔案的源頭來(lái)做好把控，強(qiáng)化加密效果。另一方面則是針對(duì)電子檔案做好分級(jí)管理。主要是結(jié)合隱私性、重要性等不同指標(biāo)來(lái)予以劃分。此外，單位方面還需要做好云服務(wù)器的建立，通過(guò)云服務(wù)器來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，達(dá)到更安全的效果。

3.5 積極轉(zhuǎn)變和更新單位的檔案管理理念

在基于現(xiàn)代信息技術(shù)的單位檔案管理工作中，還需要進(jìn)一步做好單位檔案管理的理念革新。通過(guò)理念革新來(lái)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性和價(jià)值，并對(duì)后續(xù)的行為進(jìn)行指導(dǎo)[8]。同時(shí)，單位和管理人員也需要在新常態(tài)背景下，重新審視檔案管理工作，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值和意義，尤其是在單位決策、運(yùn)行和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等多個(gè)具體環(huán)節(jié)中的價(jià)值和意義。其次，通過(guò)理念革新，營(yíng)造出由上至下的信息化氛圍。前文中也曾談到，目前現(xiàn)代信息技術(shù)不僅僅是投入到了單位的檔案管理中，也涉及著單位的財(cái)務(wù)管理、人事管理等多個(gè)環(huán)節(jié)。因此，信息化氛圍的建設(shè)同樣要滲透到單位內(nèi)部的每一個(gè)部門(mén)中，強(qiáng)化每一個(gè)崗位的信息能力。此外，檔案管理工作本身也必然會(huì)與其他部門(mén)進(jìn)行溝通和交流，形成互動(dòng)。因此，整體內(nèi)部氛圍的信息化建設(shè)，也能夠?yàn)闄n案管理的信息化發(fā)展創(chuàng)造出更有利于的條件，夯實(shí)關(guān)鍵性基礎(chǔ)。

3.6 加強(qiáng)單位檔案管理中的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備投入

在單位檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好信息化中的資金投入，完善技術(shù)設(shè)備。但是目前部分單位僅僅是前期的資金和設(shè)備投入，缺乏后續(xù)的維護(hù)與管理?；诖耍€需要從全過(guò)程來(lái)對(duì)其進(jìn)行考量，完善配套機(jī)制。既要通過(guò)資金的投入，完善相應(yīng)的技術(shù)、設(shè)備，也需要做好技術(shù)、設(shè)備的管理，加強(qiáng)檢查，做好維修養(yǎng)護(hù)。同時(shí)，針對(duì)人員一并開(kāi)展培訓(xùn)工作，結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際情況和實(shí)際需求，有針對(duì)性地制定具體建設(shè)方案，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新常態(tài)背景下，做好檔案管理工作是保證單位運(yùn)行的關(guān)鍵。通過(guò)檔案信息資源整合與利用，有效融入單位決策、管理和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等多個(gè)方面，進(jìn)而推動(dòng)單位的健康有序發(fā)展。其中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，客觀上改變了傳統(tǒng)單位檔案管理的模式，但同樣也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，還需要切實(shí)做好現(xiàn)代信息技術(shù)背景下的優(yōu)化處理工作，全面加速推進(jìn)檔案管理理念轉(zhuǎn)變、方法革新、模式創(chuàng)新、安全保障、設(shè)備優(yōu)化等，以此來(lái)提高單位檔案管理的整體效果。