林陶然

廈門(mén)大學(xué) 材料學(xué)院 福建 廈門(mén) 361005

引言

高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理是近年來(lái)國(guó)內(nèi)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理工作中的熱點(diǎn)話題。隨著“雙一流”高等教育強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施，國(guó)家財(cái)政對(duì)高等教育的投入不斷加大，高校實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模日益擴(kuò)充，儀器設(shè)備數(shù)量和種類(lèi)快速增加[1-2]，儀器設(shè)備管理的工作量也在不斷攀升。如何提高儀器設(shè)備管理效率，提高儀器對(duì)外開(kāi)放使用率，使其更好地服務(wù)高校教學(xué)科研工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是目前國(guó)內(nèi)高校實(shí)驗(yàn)室管理工作面臨的重要問(wèn)題[3-4]。隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)[5-6]，將實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備通過(guò)信息化手段進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)儀器對(duì)外開(kāi)放預(yù)約使用的自動(dòng)化和儀器使用效益統(tǒng)計(jì)的信息化[7-10]，成為當(dāng)下高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備進(jìn)行信息化管理的主要手段。

作為實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備使用管理的新模式，實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)（下文中部分簡(jiǎn)稱為儀器共享管理系統(tǒng)或管理系統(tǒng)）必然存在逐步完善的過(guò)程。筆者通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不少高校建成的儀器共享管理系統(tǒng)，確實(shí)給儀器管理、儀器開(kāi)放共享和實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研工作帶來(lái)了巨大的便利[11-12]。但也有部分高校建成的管理系統(tǒng)，其運(yùn)行效果并不理想，系統(tǒng)投入使用后并未達(dá)到提升儀器管理效率、為教學(xué)科研工作提供便利的預(yù)期，反而使得儀器開(kāi)放共享使用的流程變得更加煩瑣，實(shí)驗(yàn)室人員相應(yīng)的工作負(fù)擔(dān)不僅沒(méi)有減輕，反而加重。甚至于有的系統(tǒng)建成后，被棄之不用。因此，在儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)和管理過(guò)程中必須要科學(xué)論證、科學(xué)決策，才能使其更好地服務(wù)于實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研工作。

1 問(wèn)題分析

高校實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理工作內(nèi)容繁多，包括建設(shè)必要性評(píng)估論證、系統(tǒng)供應(yīng)商調(diào)研、招投標(biāo)、基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備、開(kāi)工建設(shè)、系統(tǒng)調(diào)試、項(xiàng)目驗(yàn)收、數(shù)據(jù)遷移、日常管理維護(hù)、階段性升級(jí)等多個(gè)環(huán)節(jié)。一旦其中個(gè)別環(huán)節(jié)存在問(wèn)題，就會(huì)使系統(tǒng)的運(yùn)行效果打折扣。筆者通過(guò)調(diào)研，將存在的問(wèn)題列舉如下：

1.1 系統(tǒng)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)，其穩(wěn)定性、可靠性、安全性和易用性無(wú)法滿足高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理、使用和共享的需求

穩(wěn)定性、可靠性、安全性和易用性是管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)性指標(biāo)，是其能否勝任儀器設(shè)備信息化管理工作的關(guān)鍵要素。穩(wěn)定的實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)，能保證實(shí)驗(yàn)室日常教學(xué)科研工作的穩(wěn)定狀態(tài)不受干擾，提升實(shí)驗(yàn)室人員的工作效率；可靠的儀器共享管理系統(tǒng)，能提高儀器設(shè)備開(kāi)放使用率等相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，使統(tǒng)計(jì)人員和上級(jí)部門(mén)能通過(guò)信息化手段獲得真實(shí)的數(shù)據(jù)，進(jìn)而對(duì)儀器開(kāi)放使用效益做出準(zhǔn)確評(píng)估；安全的管理系統(tǒng)，能使儀器實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)避免泄露的風(fēng)險(xiǎn)，保證高校實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研成果的安全保密性不受威脅；易用性好的管理系統(tǒng)，能使實(shí)驗(yàn)室人員無(wú)須耗費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)學(xué)習(xí)和適應(yīng)系統(tǒng)的使用方法，從而提升他們的管理效率。

當(dāng)下，隨著高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的不斷推進(jìn)，實(shí)驗(yàn)室儀器管理信息化升級(jí)的需求日益增加，越來(lái)越多的系統(tǒng)供應(yīng)商參與了高校實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)的建設(shè)。但有些供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，無(wú)論是穩(wěn)定性、可靠性、安全性還是易用性，都未能達(dá)到高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理要求。而有的高?；?qū)嶒?yàn)室則未對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行充分細(xì)致的審核，對(duì)其所提供的管理系統(tǒng)未給予深入和足夠的考察，最終導(dǎo)致選用系統(tǒng)的效能難以達(dá)到實(shí)驗(yàn)室儀器管理信息化的要求。

1.2 管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)未能很好地匹配相關(guān)高校實(shí)驗(yàn)室的學(xué)科特點(diǎn)，且不具備開(kāi)放的、自適應(yīng)的升級(jí)擴(kuò)展性

各個(gè)系統(tǒng)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)，其軟件架構(gòu)可能各不相同，這就導(dǎo)致系統(tǒng)的用戶界面和操作邏輯各不相同。而不同高校、不同院系的學(xué)科特點(diǎn)也各不相同，故其教學(xué)科研模式、實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理和使用方式也各不相同。因此，有的管理系統(tǒng)可能與某些高校、某些學(xué)科的實(shí)驗(yàn)室儀器管理模式和信息化需求較為匹配，而與其他高校、學(xué)科的模式和需求匹配度較低。如果相關(guān)高?；?qū)嶒?yàn)室對(duì)管理系統(tǒng)軟件架構(gòu)、用戶界面和操作邏輯的調(diào)研、評(píng)估和比較工作做不到位，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)建成之后，不僅普通用戶使用不順手，管理員維護(hù)也不方便，信息化管理效率無(wú)形中打了折扣。此外，有的高校學(xué)院所在的學(xué)科發(fā)展迅速，實(shí)驗(yàn)室數(shù)量和規(guī)模擴(kuò)充迅猛，實(shí)驗(yàn)室儀器管理信息化需求的等級(jí)不斷提高，而其采用的管理系統(tǒng)軟件架構(gòu)較為封閉、陳舊，可擴(kuò)展性差，那么隨著時(shí)間的推移，該系統(tǒng)會(huì)因?yàn)橹饾u跟不上學(xué)科發(fā)展和實(shí)驗(yàn)室擴(kuò)張的速度而淪為信息化升級(jí)路上的障礙。

1.3 系統(tǒng)管理員缺乏維護(hù)好系統(tǒng)所必需的技能，無(wú)法滿足信息化發(fā)展的要求

高校實(shí)驗(yàn)室的教學(xué)科研儀器都需要扎實(shí)掌握儀器工作原理和精通儀器使用與維護(hù)的管理員，才能保證儀器很好地服務(wù)于日常教學(xué)科研工作；同理，實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)也需要扎實(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器技術(shù)和擅長(zhǎng)操作系統(tǒng)維護(hù)的管理員，才能讓系統(tǒng)提升儀器管理效率的作用得到充分發(fā)揮，滿足儀器信息化管理的需求。目前，高校實(shí)驗(yàn)室建成的儀器共享管理系統(tǒng)中，有部分是由非信息技術(shù)專業(yè)的實(shí)驗(yàn)室工程技術(shù)人員兼職管理，而他們往往在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和操作系統(tǒng)等相關(guān)領(lǐng)域缺少必要的知識(shí)儲(chǔ)備和足夠的經(jīng)驗(yàn)積累，這對(duì)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和定期維護(hù)是不利的。

1.4 管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移工作沒(méi)有做到位，無(wú)法確保儀器的管理方式完全信息化

在儀器共享管理系統(tǒng)投入使用之前，實(shí)驗(yàn)室的教學(xué)科研儀器設(shè)備都已建立各自的一套管理信息檔案，內(nèi)容大致包括儀器管理規(guī)章制度、儀器操作流程和學(xué)習(xí)資料、使用記錄和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、培訓(xùn)考核結(jié)果與上機(jī)人員信息、儀器維護(hù)與維修記錄等。管理系統(tǒng)投入使用之后，儀器管理員務(wù)必將對(duì)應(yīng)儀器的管理信息檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，將其完整地遷移到系統(tǒng)上，才能保證信息化升級(jí)前后儀器管理工作的連續(xù)性與完整性。有些高校的實(shí)驗(yàn)室由于各種原因?qū)е聰?shù)據(jù)遷移工作沒(méi)做到位，使儀器的管理信息檔案僅有部分成功上線管理系統(tǒng)，其他部分仍然游離于系統(tǒng)之外，這樣一來(lái)，儀器管理員管理儀器就不得不頻繁地在系統(tǒng)線上和線下之間來(lái)回切換，儀器管理的效率無(wú)法得到充分提升。

2 改進(jìn)對(duì)策

實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)和管理中存在的各種問(wèn)題會(huì)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生不利的影響。因此，要想改善系統(tǒng)的運(yùn)行效果，需要多管齊下，多措并舉，從多個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。為此，筆者提出如下改進(jìn)對(duì)策：

2.1 認(rèn)真做好供應(yīng)商及其開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)的調(diào)研工作

高校實(shí)驗(yàn)室在建設(shè)儀器共享管理系統(tǒng)之前，應(yīng)做好充分的調(diào)研準(zhǔn)備：①審核并確定供應(yīng)商是否具備從事開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)的相關(guān)資質(zhì)；②試用不同供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)，認(rèn)真分析系統(tǒng)的各項(xiàng)優(yōu)缺點(diǎn)并進(jìn)行比較，尤其是系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性、安全性、易用性和軟件架構(gòu)的比較；③結(jié)合實(shí)驗(yàn)室所在學(xué)院的學(xué)科特點(diǎn)、學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r、儀器使用管理模式和信息化需求，遴選出最合適的管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，可以結(jié)合參考該管理系統(tǒng)的市場(chǎng)占有率、用戶口碑及供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量。調(diào)研工作應(yīng)盡可能做到仔細(xì)、充分，以保證選用的管理系統(tǒng)達(dá)到要求。

2.2 加強(qiáng)信息技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，必要時(shí)組建儀器信息化管理團(tuán)隊(duì)

高校實(shí)驗(yàn)室在制定儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)著手信息技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè)。所需的信息技術(shù)人才可通過(guò)招聘引進(jìn)，也可通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的工程技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)。不同學(xué)院的學(xué)科特點(diǎn)、學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r、儀器使用管理模式和信息化需求不同，其實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的管理系統(tǒng)在軟件架構(gòu)上也有可能不同。各學(xué)院應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，根據(jù)管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)培訓(xùn)或引進(jìn)符合需求的信息技術(shù)人才。有些學(xué)院的實(shí)驗(yàn)室規(guī)模大，建設(shè)的管理系統(tǒng)體量大，內(nèi)容多，架構(gòu)復(fù)雜，在單個(gè)系統(tǒng)管理員無(wú)法保證系統(tǒng)正常運(yùn)行時(shí)，就需要由學(xué)院組建管理團(tuán)隊(duì)，由團(tuán)隊(duì)中的各成員分工負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理工作的各方面，如系統(tǒng)維護(hù)、信息增刪和收費(fèi)統(tǒng)計(jì)等，大家各司其職，通力協(xié)作，共同把系統(tǒng)管理好。

2.3 認(rèn)真制定數(shù)據(jù)遷移工作方案，做好數(shù)據(jù)遷移工作

實(shí)驗(yàn)室儀器共享管理系統(tǒng)建成之后，之前各儀器所建立的各自管理信息檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)入新的管理系統(tǒng)，此時(shí)認(rèn)真制定數(shù)據(jù)遷移工作方案十分重要。制定方案必須做到：①盡可能做到所有儀器設(shè)備全覆蓋。這樣可避免少數(shù)儀器檔案數(shù)據(jù)未進(jìn)行遷移而游離于系統(tǒng)之外，不利于儀器設(shè)備的統(tǒng)一信息化管理。②切勿急于求成。有的儀器使用率高，儀器管理信息檔案內(nèi)容多，數(shù)據(jù)遷移所需時(shí)間長(zhǎng)，盲目加快遷移工作進(jìn)度會(huì)影響遷移效果，甚至造成遷移失敗。③注意兼容性問(wèn)題。有的儀器管理方式較為特殊，與系統(tǒng)存在兼容性問(wèn)題，短期內(nèi)無(wú)法順利地進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，需要進(jìn)一步研究解決辦法，完善數(shù)據(jù)遷移工作方案。儀器管理員在保證儀器正常運(yùn)行的前提下，可對(duì)儀器管理方式進(jìn)行適當(dāng)修改，使其適應(yīng)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)供應(yīng)商也可為該儀器開(kāi)發(fā)定制的兼容性模塊，改善儀器與系統(tǒng)的兼容性。④制定遷移工作應(yīng)急預(yù)案。為避免數(shù)據(jù)遷移過(guò)程中因停電或系統(tǒng)停機(jī)而影響遷移工作的正常進(jìn)行，管理人員和供應(yīng)商應(yīng)制定切實(shí)可行的應(yīng)急預(yù)案，以保證遷移工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備進(jìn)行信息化管理是一個(gè)大趨勢(shì)，必然會(huì)有越來(lái)越多的高校實(shí)驗(yàn)室推行和實(shí)施。隨著儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)的推進(jìn)，必將對(duì)系統(tǒng)的建設(shè)和管理提出越來(lái)越高的要求，管理系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作必然還會(huì)遇到新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。這就需要每一位參與信息化管理工作的人員，從各方面努力思考和探索，解決所遇到的問(wèn)題，使之逐步完善，充分提升儀器共享管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果，提高儀器管理水平和儀器對(duì)外開(kāi)放使用率，更好地服務(wù)于高校教學(xué)科研工作。