文/武夷學(xué)院人事處 儲華

高校肩負(fù)著為社會主義建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)建設(shè)者和接班人的神圣使命。高校的建設(shè)和發(fā)展，離不開高素質(zhì)的管理和教師隊(duì)伍。干部人事檔案是高校一項(xiàng)基礎(chǔ)且重要的工作，為人才資源的優(yōu)化配置和選拔使用提供一定的參考依據(jù)，并且在高校人才管理工作中同樣具有重要的地位，能夠推動高校各項(xiàng)工作順利開展。

基于此，相關(guān)高校為了有效加強(qiáng)此項(xiàng)工作，提出新的要求及更高的標(biāo)準(zhǔn)，必須與時俱進(jìn)，進(jìn)一步更新思想，改革創(chuàng)新，切實(shí)優(yōu)化檔案管理和服務(wù)模式，不斷提升檔案開發(fā)利用質(zhì)量，為新時期高校的組織、人事管理決策和學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)和有力支撐。

一、干部人事檔案管理相關(guān)概述

（一）主要內(nèi)容。干部人事檔案中的分級管理是以干部個人姓名為單位實(shí)行不同類別的管理，檔案內(nèi)容詳細(xì)記錄了其基本信息、政治履歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎勵處分、工資待遇、提拔任免、廉政情況、健康狀況等內(nèi)容的原始文件專卷材料，這將關(guān)乎其自身利益。

（二）重要作用。干部人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)且重要的工作，其內(nèi)容涵蓋了干部的個人基礎(chǔ)信息、就職經(jīng)歷、教育情況等，從整體上客觀體現(xiàn)了建檔個人資料信息，也是任用干部的主要信息來源，同樣也是作為選拔人才的一種客觀且科學(xué)的參考資料。就干部本人而言，該檔案所保存的材料信息包含多個方面，其中材料信息中的公章、個人印章等能夠代表其自身權(quán)益。就我校目前的檔案管理工作而言，主要分為兩大版塊內(nèi)容。首先是針對干部人員的調(diào)動、轉(zhuǎn)正、晉升、評選等方面，需要使用其個人檔案。此外，針對某些需要報(bào)考在職研究生、出國留學(xué)等干部人員，也需要用到個人信息檔案，作為相關(guān)證明材料。檔案內(nèi)容詳細(xì)記錄了干部的個人基礎(chǔ)信息及工作經(jīng)歷，因此能夠作為一種客觀的、理論的參考依據(jù)進(jìn)行使用。干部人事檔案像是一個龐大的人才信息資源儲備中心，在高校管理中發(fā)揮著導(dǎo)向和聯(lián)接作用，對于學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)和人才管理使用具有不可替代的作用。同時，干部人事檔案的提供利用還可為紀(jì)檢監(jiān)察、公安、審計(jì)部門的案件審理工作提供重要依據(jù)。做好干部人事檔案管理與利用，直接關(guān)系到高校的建設(shè)和發(fā)展，對于提高學(xué)校管理水平無疑具有重要意義。

（三）基本原則。其基本原則同樣涵蓋了多個方面，包含檔案的收納與整理、鑒別與分類、保管與利用等環(huán)節(jié)。其中，保管與利用環(huán)節(jié)需要遵循分級管理與集中管理等模式，確保能夠發(fā)揮管理的最大作用效果。1.分級管理原則。分級管理是干部人事檔案管理工作應(yīng)遵循的基本原則。在此原則指引下，干部人事檔案在進(jìn)行資料收集與整理的過程中會有明確的監(jiān)督審核機(jī)制，避免出現(xiàn)越級實(shí)施的問題，這在極大程度上能夠保障干部人事檔案管理和利用工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。2.集中管理原則。集中管理原則是在分級管理的基礎(chǔ)之上，需要對不同類別的機(jī)構(gòu)施以集中化管理。干部人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁任何人私自保管干部人事檔案和檔案材料，有效避免檔案出現(xiàn)造假、混亂、空檔等現(xiàn)象，切實(shí)維護(hù)干部人事檔案的完整與安全。此外，干部人事檔案管理工作還應(yīng)堅(jiān)持安全保密、真實(shí)規(guī)范、方便利用等原則。

（四）相關(guān)特點(diǎn)。1.統(tǒng)一性。歸檔單位與歸檔形式是干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。一般情況下，干部人事檔案的立卷工作是由專門的人員統(tǒng)一完成，而且檔案立卷內(nèi)容的分類也是統(tǒng)一的，每卷干部人事檔案實(shí)體都有不同的類型，具體需要看干部人員是用作何種用途。2.分散性。干部人事材料收集工作源自于不同的渠道，由于材料類型繁多且復(fù)雜，再加上單位不統(tǒng)一的問題，因此決定了檔案具有分散性的特點(diǎn)。所以高校人事部門要全方位收集和有序管理復(fù)雜的干部材料信息，在歸納整合中進(jìn)行分類辨別，干部材料的分散化給干部人事檔案管理和利用工作提出較高的專業(yè)性要求。其中，復(fù)雜的材料需要單獨(dú)進(jìn)行放置，并交由專門的管理人員進(jìn)行分類歸納整理。3.流動性。干部人事檔案工作也是一種動態(tài)管理模式。因此其具有一定的流動性，無論是檔案本身還是干部本身，涉及職位調(diào)動，都會帶來一系列檔案變動。此外，由于人員所在單位不同，因此會頻繁出現(xiàn)檔案移交工作。4.機(jī)密性。高校干部人事檔案內(nèi)容除了記載干部人員基礎(chǔ)信息以外，還詳細(xì)記錄了自身優(yōu)缺點(diǎn)及成績，因此該工作需要嚴(yán)格落實(shí)保密制度。

二、強(qiáng)化高校干部人事檔案管理和利用的措施

目前，我校干部人事檔案管理與利用工作，堅(jiān)定地以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指引，主動融入學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展大局，堅(jiān)持與時俱進(jìn)，積極開展實(shí)踐，扎實(shí)做好基礎(chǔ)工作，使干部人事檔案工作的質(zhì)量和效率得到提升。

（一）建立新時期背景下的長效運(yùn)行機(jī)制。高校干部人事檔案管理和利用，是一項(xiàng)嚴(yán)肅、系統(tǒng)和長線的工作，回顧近十年來我校的做法，從完善制度入手，軟硬件建設(shè)齊抓并進(jìn)，逐步建立起符合新時期發(fā)展要求的長效運(yùn)行機(jī)制。首先，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，營造良好氛圍，學(xué)校成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，通過宣傳和引導(dǎo)，提升廣大教職工的檔案意識，使各部門主動配合開展工作。其次，建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，著重從材料收集、信息監(jiān)管、檔案管理等多方面為切入點(diǎn)，詳細(xì)制訂對應(yīng)的條例細(xì)則，切實(shí)做到有章可循、依章辦事。再次，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，學(xué)校在干部人事檔案用房和目標(biāo)管理所需的設(shè)備器材方面持續(xù)加大投入，保障硬件升級達(dá)標(biāo)合格。再者，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，選拔優(yōu)秀的檔案管理人才，明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，規(guī)范其個人行為，進(jìn)而有效提高干部人事檔案管理工作。最后，遵循“嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、細(xì)致、保密”原則，切實(shí)做到嚴(yán)格程序、嚴(yán)把關(guān)口、嚴(yán)守紀(jì)律。

（二）保持干部人事檔案審核達(dá)標(biāo)工作常態(tài)化。以中央統(tǒng)一部署并推進(jìn)的全國干部檔案專項(xiàng)審核工作為契機(jī)，深化改革檔案管理模式，并將審核成果貫穿干部人事檔案管理工作的始終。檔案篩查是最基本的底線要求。因此，需要按照“嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)準(zhǔn)則”的要求，針對在校的每一份檔案都要嚴(yán)格仔細(xì)進(jìn)行檢查，如果在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料不全、頁面不潔凈、手續(xù)不完備等問題，需要逐一進(jìn)行核實(shí)校對并及時予以更正。

（三）推進(jìn)干部人事檔案資料歸檔流程標(biāo)準(zhǔn)化。新時期，我們以《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部檔案整理工作細(xì)則》等為指南，著力推進(jìn)干部人事檔案工作流程的規(guī)范化，建立更加標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)形式，做到材料收集要及時、材料鑒別要仔細(xì)、檔案整理要規(guī)范，以完善的制度與規(guī)范的流程保障檔案管理工作的質(zhì)量。材料收集工作是一個長期性、增量式過程。實(shí)際工作中，我們注重發(fā)揮檔案工作者的主動性，建立與學(xué)校教務(wù)、科研、人事等各檔案材料形成部門的聯(lián)動機(jī)制，暢通人事檔案信息傳遞渠道，掌握人事檔案材料形成的規(guī)律，抓住各項(xiàng)檔案材料形成的時間節(jié)點(diǎn)，力求及時全面準(zhǔn)確地收集學(xué)校全體職工的檔案資料，還需要注意把握高校特點(diǎn)，將反映教師教學(xué)科研能力以及個人專長的材料一并收集，使檔案材料內(nèi)容更為鮮活豐富，更具有參考價(jià)值。在材料征集的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化對所收集材料的鑒別審核，仔細(xì)甄別每一份材料。如：對于干部人事的職位晉升或?qū)W歷信息等材料，需要重點(diǎn)把握時間信息的連貫性，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容出現(xiàn)遺漏的情況，則列出缺補(bǔ)材料清單，或及時退回處理，補(bǔ)辦補(bǔ)全，以保障干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在檔案整理過程中，規(guī)定了各種材料制作標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時限和手續(xù)，每季度進(jìn)行一次歸檔，每年進(jìn)行一次整理，將檔案材料分類管理到位，以便于后續(xù)查找使用。

（四）強(qiáng)化干部人事檔案資源的創(chuàng)新與利用。目前，我校正大力推行人事檔案管理與建設(shè)工作，改變以往重管理、輕服務(wù)的觀念，在主動服務(wù)和開發(fā)利用方面積極作為，將干部人事檔案進(jìn)一步管好用活，使檔案資源在新時期發(fā)揮更大的作用。1.人事專員響應(yīng)我校干部人事管理與利用工作的號召，通過對檔案信息進(jìn)行綜合分析，及時提供人才引進(jìn)和流出情況、干部和教職員工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)狀況等相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，為學(xué)校發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。例如，每年的人才引進(jìn)或大的人事調(diào)配過程中，干部人事檔案室積極協(xié)助和支持，提供人事統(tǒng)計(jì)信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)。2.做好檔案管理基本工作，同時還需要不斷擴(kuò)大其應(yīng)用范圍，其中需要特別注意的是，人事檔案的查詢、借閱以及出具相關(guān)證明材料等服務(wù)都需要在保密的環(huán)境下進(jìn)行，由為少數(shù)部門服務(wù)，擴(kuò)展為向社會適度開放，區(qū)分不同對象、不同目的和要求，滿足社會公眾對人事檔案信息合理合法的利用需求。在辦理入職、調(diào)動、任免、退休等手續(xù)時，提供檔案資料信息的服務(wù)。3.不斷豐富檔案內(nèi)涵，在歸檔材料上不限于《條例》規(guī)定的十大類內(nèi)容，盡量全面地收集反映歸檔對象真實(shí)情況的重要材料，如近期教學(xué)科研成果、社會福利待遇、住房情況等，使檔案成為全面立體反映干部個性特點(diǎn)和能力的信息庫。4.根據(jù)學(xué)校各部門對人事檔案信息的需求，積極構(gòu)建干部人事檔案信息平臺，挖掘和匯總有價(jià)值的干部檔案資源，對建檔對象的有關(guān)信息進(jìn)行摘錄和加工，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開發(fā)人才資源信息數(shù)據(jù)庫，如學(xué)科帶頭人信息庫、中層干部信息庫、教職工學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)信息數(shù)據(jù)庫等，通過檔案數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)有效實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。

三、推進(jìn)高校干部人事檔案管理與利用的思考

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，實(shí)現(xiàn)管理與利用共存。干部人事檔案屬于公共類型檔案，具有一定的社會作用。高校要更新觀念，結(jié)合本校的實(shí)際情況做好干部人事檔案管理與利用的制度建設(shè)與制度創(chuàng)新，在確保安全保密的情況下，簡化檔案利用手續(xù)，提升檔案利用的效率。要加大宣傳力度，增強(qiáng)干部職工的檔案意識，營造開展干部檔案管理的良好外部環(huán)境。要從思想觀念上真正理解干部檔案工作的根本目的，推動檔案資源從集權(quán)式利用到普惠式利用的轉(zhuǎn)變。

（二）健全工作機(jī)制，推動檔案管理高效化。一要理順高校干部檔案管理運(yùn)行機(jī)制，盡量成立專門的檔案館（中心），避免干部檔案分別隸屬于組織部、人事處或辦公室的多頭分散管理格局。二要完善歸檔制度，隨著干部考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任、晉升、獎懲等需要入檔的材料不斷增多，必須建立科學(xué)、合理的檔案材料收集長效機(jī)制，克服工作的盲目性和被動性，疏通和拓展檔案材料的來源渠道，豐富檔案資料的內(nèi)涵，力求材料的真實(shí)性和全面性。三要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案管理中，在建立健全紙質(zhì)版干部人事檔案的同時，也要建立對應(yīng)的電子版檔案，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（三）強(qiáng)化人員素質(zhì)，提升隊(duì)伍建設(shè)力度。干部人事檔案管理工作人員的個人素質(zhì)及工作能力能夠直接影響工作效率及質(zhì)量。首先，基于新時期背景下的高校干部人事檔案管理工作，需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作，確保管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，考慮到管理工作的復(fù)雜化及精細(xì)化，需要選擇年富力強(qiáng)、有較高政治素養(yǎng)和檔案專業(yè)素養(yǎng)的人員從事這項(xiàng)工作，關(guān)心他們的工作環(huán)境和成長需要，盡量避免人員頻繁流動。其次，需要不斷強(qiáng)化繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，不斷為檔案管理人員提供接受教育的機(jī)會。讓他們掌握新知識，拓展新視野，不斷提升業(yè)務(wù)能力、網(wǎng)絡(luò)辦公能力和現(xiàn)代管理能力，以適應(yīng)新時期高校事業(yè)發(fā)展對干部人事檔案管理的新要求。最后，要構(gòu)建吸納和留住優(yōu)秀人才機(jī)制，在生活中需要施以關(guān)心，增強(qiáng)使命感和光榮感，壓實(shí)責(zé)任心，調(diào)動積極性，促進(jìn)干部人事檔案管理工作再上新臺階。

（四）創(chuàng)新管理手段，推進(jìn)信息化檔案建設(shè)。如今正處于信息化時代，電子信息化檔案應(yīng)運(yùn)而生，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源共建共享。因此，檔案管理工作進(jìn)入數(shù)字化、信息化時代。高校檔案管理工作同樣需要向智能化方向發(fā)展，加大對信息化資源的投入力度，加快人事檔案管理與利用系統(tǒng)的引入與搭建，構(gòu)建干部人事檔案信息平臺。一方面，提取和整合檔案信息內(nèi)容，構(gòu)建信息資源中心；另一方面，需要應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案與現(xiàn)代化電子檔案的雙重管理。

四、結(jié)語

高校競爭的核心歸根結(jié)底是人才的競爭，干部人事檔案是人才信息的重要載體和主要來源。新時期加強(qiáng)高校干部人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，必須適應(yīng)新形勢的需要，堅(jiān)持與時俱進(jìn)，創(chuàng)新工作思路，完善相關(guān)機(jī)制內(nèi)容、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、規(guī)范檔案存檔及歸檔的流程，不斷擴(kuò)大智能化檔案的應(yīng)用范圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，為選人用人提供決策依據(jù)，為學(xué)校的改革和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。