文/北京強度環(huán)境研究所 崔婧 張夢妍 殷斌 王欣媛 李姝睿

會議室，顧名思義是召開會議的空間，在現(xiàn)代辦公空間中，會議室除了承擔(dān)會議功能外，還增加了接待、培訓(xùn)、形象展示、組織活動等功能。所以會議空間是綜合使用頻率最高、各種專業(yè)設(shè)備最為集中的空間區(qū)塊。

建設(shè)年代較早的企事業(yè)單位，隨著時代發(fā)展，會議室呈現(xiàn)出單一性的特點，但隨著會議類型越來越多樣化，現(xiàn)有會議室已經(jīng)無法滿足全部會議的需求。這就要求企事業(yè)單位要配備一些專業(yè)的、設(shè)備齊全的，同時對安全性、可靠性及保密性要求較高的會議場所。

根據(jù)我國《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ67-2019）中第4.3.2條的規(guī)定，會議室建設(shè)應(yīng)符合下列要求：1.會議室根據(jù)需要可分為大、中、小會議室。2.中、小會議室可分散布置。小會議室使用面積宜為30㎡左右，中會議室使用面積宜為60㎡左右；中、小會議室每人使用面積：有會議桌的不應(yīng)小于2.00㎡，無會議桌的不應(yīng)小于1.00㎡。對于辦公建筑設(shè)計規(guī)范中的會議室的定義，很難適配到實際會議室的應(yīng)用中，因為大多數(shù)會議室項目對于空間的利用要求很嚴格。

一、會議室類型

不同形式的會議室，適用于不同類型的會議。多人參加的討論性會議、一對多的演講、培訓(xùn)會議以及越來越多的保密性會議，對會議室提出了不同的要求。

（一）討論型會議。討論型會議是企事業(yè)單位最常召開的會議類型，針對這類型會議的會議室建設(shè)尤為重要。根據(jù)人數(shù)以及談話內(nèi)容、方式，可以采用以下幾種會議室類型召開：

1.訪談式會議室。訪談式會議室一般采用一對一的形式，主要方便員工進行面試、績效談話、員工談心等活動，一般是在協(xié)調(diào)間或洽談室內(nèi)設(shè)置一桌兩椅式的訪談式布局，能夠達到交談雙方深入、有效交流的目的，是一種打破距離的布局方式。

2.咖啡館式會議室?？Х瑞^式會議室通常適用于4～6人左右的小型討論式會議，比如小組討論、頭腦風(fēng)暴之類的短時會議，采用圍坐式的方式，也是非?；A(chǔ)的布局方式，有利于參會人員近距離交流。這種咖啡館式會議室布局可以讓討論者感到放松。

3.會談式會議室。會談式會議室在企事業(yè)單位中是最常見的一種形式，適用人數(shù)范圍可根據(jù)會議室的大小確定，但一般是10～50人左右的討論式會議。這種會議室的布置一般采用長條桌或圓桌，將桌子放置在會議室的中間，桌子兩邊擺放椅子，主桌坐會議代表和會議主席，根據(jù)GB50799-2012《電子會議系統(tǒng)工程設(shè)計規(guī)范》中的術(shù)語解釋，會議代表是指具有發(fā)言、收聽、表決設(shè)備的與會者；會議主席是指具有發(fā)言、收聽、表決設(shè)備的權(quán)限之外，還要主持會議的人員；除了會議主席和會議代表以外的其他與會人員稱為列席，列席是指在會議上不發(fā)言、只收聽，沒有發(fā)言設(shè)備和表決設(shè)備的參會人員，如果有列席的會議室需要根據(jù)會議室的大小適當(dāng)搭建擴聲系統(tǒng)。這類會議室比較容易搭建，可以簡單地將幾塊方桌拼接起來，就可以營造既正式又不妨礙員工互動交流的布局。

4.島嶼式會議室。島嶼式會議室一般是適用于入職員工培訓(xùn)、集訓(xùn)營等需要有討論環(huán)節(jié)的會議。這種類型的會議室是一種可以讓分組員工進行交流的布局方式，通常需要的空間比較大，所以需要在大型會議室內(nèi)使用這種方式。

5.魚骨式會議室。魚骨式會議室和島嶼式會議室一樣，能夠有利于小組或部門之間的員工進行交流和互動，同時又確保每個小組成員都能看到講臺。這種會議室類型的布局，顧名思義就是將桌椅像魚骨一樣擺放，也是一種常見的臨時布局方式。但這類會議室存在有效容納人數(shù)會受布局方式而折損的缺點。

（二）演講、培訓(xùn)型會議。演講、培訓(xùn)型會議是企事業(yè)單位中比較常開的一種會議類型，針對這種會議類型，可以采用以下幾種會議室類型召開：

1.課堂式會議室。課堂式會議室主要用來開展具有培訓(xùn)性質(zhì)的會議或是員工考試，是一種比較不受面積影響的布局方式，既適用于中型會議室，也適用于大型會議室。這類會議室的布局就是在座椅前方擺放桌子，有利于員工或培訓(xùn)人員進行記錄和書寫。課堂式會議室的布置較為靈活，可以隨時根據(jù)需要進行調(diào)整。

2.U形式會議室。U形式會議室的布局是將桌椅擺放成U形，根據(jù)需要可以在U形最前方擺放一個主講臺，這種會議室類型布局可以很好地化解傳統(tǒng)布局所帶來的視覺阻礙，可以更好地讓員工進行面對面交流。U形式會議室的布局和課堂式會議室一樣，可以通過后期桌椅的調(diào)整、拼接得到U形布局。缺點是這類型會議室一般只適用于中小型會議，而且相比同等空間的會議室來說，這種布局所能容納的人數(shù)是最少的。

3.影院式會議室。影院式會議室是同等面積空間里能容納最多人數(shù)的布局方式，這種布局座椅前不設(shè)桌子，適用于大型會議室，但這種布局的會議室往往需要事先規(guī)劃。如果是大型演講會或報告會之類無須書寫、記錄的會議，可以安排到影院式會議室。

（三）保密型會議?，F(xiàn)如今，保密型會議在企事業(yè)單位中是經(jīng)常召開的一類會議，特別是對于一些軍工企事業(yè)單位，保密型會議更是必不可少的一類會議。對保密型會議來說,首先要確定會議密級，根據(jù)會議密級的不同，保密會議室的保密級別要根據(jù)使用單位的要求來設(shè)計。以上任何使用功能的會議室都可以設(shè)計成保密會議室，保密會議室是當(dāng)今軍工企業(yè)召開涉及國家秘密和企業(yè)秘密會議的專門場所。保密會議室不得使用無線設(shè)備或裝置，比如手機、無線話筒、無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、對講機等，也不得使用不具備保密條件的電視電話會議系統(tǒng)。

除了上述幾類會議室，還有一種常用于企事業(yè)單位的會議室——多功能會議廳。多功能會議廳，是指能夠舉辦各種會議、學(xué)術(shù)研討和演講的場所；可以進行報告、新聞發(fā)布、產(chǎn)品展示、多媒體教學(xué)培訓(xùn)、電影放映、中小型文藝表演等。一般占地大，設(shè)有舞臺、活動座椅和單獨的控制室，采用先進的專業(yè)音響設(shè)備、多媒體顯示設(shè)備、高清晰攝像技術(shù)；智能化集中控制、舞臺燈光照明等多種應(yīng)用，能夠適應(yīng)各種用途，并能夠在不同模式下切換使用。

二、會議室的建設(shè)與改造

建設(shè)年代較早、功能比較單一的會議室，很多已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代會議的需求，為了提高會議室使用率，滿足多種會議的需求，需要對會議室進行現(xiàn)代化的升級和創(chuàng)意布局。筆者以某事業(yè)單位會議室建設(shè)改造為例，總結(jié)了一些經(jīng)驗做法，對于傳統(tǒng)會議室的改造升級有一定借鑒作用。

（一）會議室的環(huán)境與布局。會議室在改造設(shè)計時，應(yīng)當(dāng)考慮不同會議的規(guī)模、參會人員數(shù)量以及是否有視頻會議等情況。

1.會議桌的選擇要進行一定考量。圓形桌更能營造無距離的空間感；方形桌更具靈巧性，方便后期拼接進行會議室布局改造；梯形會議桌的設(shè)計，可以更好地化解視線的阻礙。但最常用的還是方形桌，可以根據(jù)會議內(nèi)容和人數(shù)在會談式會議室、課堂式會議室、島嶼式會議室、魚骨式會議室以及U形式會議室之間來回轉(zhuǎn)換，布局非常靈活，并且根據(jù)會議室的寬度、縱深、長度和空間高度，能夠在有限的空間內(nèi)充分發(fā)揮會議室的利用率。

2.可以考慮采取有效的空間切割方式，進一步擴張容納人數(shù)，更好地解決會議室的緊缺問題。目前可用收納式隔音墻將兩個獨立會議室打通，這樣一來，整個會議空間既可以充當(dāng)幾個獨立的會議室，又可以合成一整個大會議室，一舉兩得。

3.會議室四周的環(huán)境顏色以及桌椅的色調(diào)，也是十分重要的考慮因素。會議室的內(nèi)飾裝修應(yīng)當(dāng)盡量簡樸，一般來講，避免采用“白色”“黑色”之類的色調(diào)，以免參會人員產(chǎn)生不適感，也可以避免在視頻會議時，產(chǎn)生“反光”及“奪光”等不良效應(yīng)。

環(huán)境顏色以淺色調(diào)（如米黃、淺綠）等較為適宜，桌椅顏色最好選用中性色調(diào)，會議室墻壁、桌椅、天花板等應(yīng)與整體色調(diào)相匹配。

（二）會議室的燈光照明。燈光照明是會議室的基本必要條件。由于會議召開的時間持續(xù)且隨機，自然光的照度和色溫會隨著時間不斷變化，因此會議室應(yīng)當(dāng)避免完全采用自然光源，應(yīng)當(dāng)以人工光源為主，自然光源為輔。而在采用人工光源時，應(yīng)當(dāng)選擇冷光源，如三基色燈，光源顏色統(tǒng)一、照明燈光分組可控，盡可能避免混光照明。此外，不采用碘鎢燈、白熾燈等熱光源作為照明光源使用，防止刺眼、溫度過高以及影響室內(nèi)氣氛。召開視頻會議的會議室，對光源的要求還會更高。視頻會議室的窗戶應(yīng)當(dāng)避免使用自然光源，完全采用人工光源，照度以攝像機顯示的圖像效果為標準，并且安裝厚遮光的窗簾，防止自然光破壞室內(nèi)的光平衡。

（三）會議室的聲音系統(tǒng)。大中型會議室和舉行視頻會議的會議室經(jīng)常使用公共廣播設(shè)備。為了實現(xiàn)公共廣播設(shè)備系統(tǒng)的最佳效果，應(yīng)重點對會議室的聲音系統(tǒng)進行設(shè)計和改造。

1.在設(shè)計擴聲系統(tǒng)時，必須避免語音設(shè)備面向語言主擴聲揚聲器，否則聲場容易產(chǎn)生嘯聲。

2.為了保證擴音效果，天花板和周圍墻壁還應(yīng)安裝隔音毯，窗戶應(yīng)使用雙層玻璃，進出門時還應(yīng)設(shè)計隔音裝置。

3.根據(jù)聲學(xué)技術(shù)要求，一定體積的會議室有一定的混響時間要求。一般來說，如果混響時間太短，聲音會變得枯燥乏味；混音時間過長，聲音混亂。因此，不同的會議室有其最佳的混響時間。如果混響時間合適，可以美化演講者的聲音，掩蓋噪音，提高會議效果。

三、會議室的管理與維護

建立健全的會議室管理制度，以服務(wù)為宗旨，做好基礎(chǔ)工作，加強會議室監(jiān)管，加強用戶培訓(xùn)管理，是高效管理和使用會議室應(yīng)有之意。

（一）會議室管理權(quán)限。一般來說，企事業(yè)單位的辦公部門負責(zé)會議安排和會議室的調(diào)配；會議室的具體使用管理、會議室設(shè)備設(shè)施的維護和管理、會議辦公用品的配備和管理，會議的服務(wù)保障等工作由安全保障部門管理，保密會議安全措施的檢查、指導(dǎo)和控制由保密部門負責(zé)管理；會議室的信息技術(shù)支持和保障由信息化運維部門負責(zé)管理。

（二）會議室的申請使用。使用會議室應(yīng)當(dāng)通過會議室管理系統(tǒng)提交使用申請，經(jīng)過管理人員審批后方可使用。以此避免會議室的使用沖突或者無效閑置，提高會議室的使用效率。若會議室的使用產(chǎn)生沖突時，應(yīng)當(dāng)以大局為重，由會議管理人員進行協(xié)調(diào)安排。原則上會議室的申請占用是按申請的時間順序排列使用的，即先占先用，但也有特殊情況需要考慮：

1.下級單位服從上級單位的會議安排。如果上級單位和下級單位安排的會議在同一時間，則優(yōu)先安排上級單位的會議。

2.參會人員相同的會議盡量安排在同一個會議室召開。如果有兩個或兩個以上會議的參會人員相同，盡量安排在同一天的同一個會議室中召開。

3.臨時會議讓正式會議。如果正式會議與提前申請的臨時會議所用會議室之間發(fā)生沖突，則優(yōu)先安排正式會議。

如會議室的使用預(yù)約發(fā)生變化，應(yīng)及時通知管理人員，以便進行相應(yīng)的安排。

（三）會議室的日常維護。提高用戶的設(shè)備操作水平，定期進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，引導(dǎo)參會人員正確使用會議室設(shè)備，規(guī)范操作設(shè)備，制訂并編制會議預(yù)約流程和設(shè)備使用規(guī)范，減少因使用操作不當(dāng)造成的設(shè)備故障，提高設(shè)備使用壽命，設(shè)備開關(guān)處可制作并粘貼特殊的溫馨提示卡。

提醒操作者在使用時應(yīng)注意的問題，并掌握正確的設(shè)備操作程序。在每次開會后，請指定人員對會議室進行檢查。檢查項目包括：電氣設(shè)備是否關(guān)閉，門窗是否關(guān)閉，桌椅是否恢復(fù)，會議室下次使用的維護工作是否做好。

非會議期間，應(yīng)規(guī)范會議室的日常維護工作，如設(shè)備檢查和衛(wèi)生，電池充電，設(shè)備維護；及時清潔地面，茶杯消毒，桌椅擺放，及時有效地利用，增加使用次數(shù)，達到規(guī)范化、合理化的目的；定期進行設(shè)備檢修，以減少故障發(fā)生的幾率，保證會議的順利進行，保證設(shè)備高效運轉(zhuǎn)；對桌椅進行定期維修，并對其進行更換和維修；定期安排專人進行設(shè)備保養(yǎng)，并在會議室內(nèi)建立設(shè)備的保養(yǎng)記錄，并將設(shè)備的位置、型號、采購日期等記錄在案；記錄故障時間、故障現(xiàn)象、維修日期；對組件及費用進行更新，保證會議室的環(huán)境良好。

（四）會議管理人員的服務(wù)。會議管理人員應(yīng)加強和與會人員的溝通，確保問題得到及時解決。會議管理人員應(yīng)及時檢查會議室的使用情況，根據(jù)會議要求、會議時間、參會人員、設(shè)備是否需要使用，并及時檢查設(shè)備是否能正常使用；聽取對方意見，及時處理問題，使會議正常有效進行。

會議管理人員應(yīng)協(xié)助和培訓(xùn)相關(guān)會議室的工作人員熟悉會場和會議相關(guān)物品的使用。會議期間如遇緊急情況，應(yīng)冷靜處理，加強與他人的溝通，確保問題及時解決，不影響會議室的使用。

在會議室的管理與保養(yǎng)方面，由管理員對會議室的類型與數(shù)目進行適當(dāng)安排，引導(dǎo)工作人員做好會前的籌備，并能在會后對緊急情況進行及時處置；會議結(jié)束后，要仔細對會議室的設(shè)施和設(shè)備進行檢查，并與有關(guān)人員協(xié)同工作，確保會議正常進行；全體員工的工作責(zé)任感和整體的綜合質(zhì)量要持續(xù)提升。

四、結(jié)語

會議室的建設(shè)與運營，表面上看起來很簡單，但實際上很繁雜。如何嚴格把關(guān)、科學(xué)合理地使用會議室，是一項艱巨的工作。通過明確會議室建設(shè)的原則、影響會議室建設(shè)的主要要素等，針對實際狀況進行適時調(diào)整和合理留置，采取行之有效的控制和應(yīng)對策略，使企業(yè)技術(shù)和經(jīng)營的綜合實力得到最大的體現(xiàn)。