張昀 中國鐵路哈爾濱局集團(tuán)有限公司房產(chǎn)管理所

很多鐵路企業(yè)在過去采用的是傳統(tǒng)報(bào)銷模式，填寫報(bào)銷單后找負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)進(jìn)行審批，等待的時(shí)間較長(zhǎng)，而且速度也很慢，甚至?xí)a(chǎn)生無法報(bào)銷、錯(cuò)誤報(bào)銷的現(xiàn)象。而本文中提到了一種智能、快捷的財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，其不但能實(shí)現(xiàn)移動(dòng)的審批，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了審批效率，更為鐵路企業(yè)的財(cái)務(wù)管理打下了良好的基礎(chǔ)。

一、智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的建立

（一）建設(shè)目標(biāo)

對(duì)于鐵路企業(yè)而言，對(duì)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系進(jìn)行建設(shè)是非常重要的一部分，因?yàn)槠潢P(guān)系到鐵路財(cái)務(wù)的集中化管理工作。而且智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的建立目標(biāo)在于優(yōu)化鐵路企業(yè)的報(bào)銷流程、管控流程，提高管理的效率和效果，改進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式中存在的不足。同時(shí)，智能化的體系還能降低鐵路企業(yè)的報(bào)銷負(fù)擔(dān)，避免因?yàn)楣芾聿划?dāng)而導(dǎo)致支出產(chǎn)生問題。所以，財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的建設(shè)目標(biāo)包括以下內(nèi)容：第一，促使報(bào)銷單據(jù)規(guī)范化。借助智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系來對(duì)報(bào)銷單據(jù)的內(nèi)容以及格式進(jìn)行監(jiān)管，促使財(cái)務(wù)入賬依據(jù)更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。第二，促使審批流程更加智能化。整個(gè)體系中的電子報(bào)銷單與附件會(huì)進(jìn)行智能化流轉(zhuǎn)，管控鐵路企業(yè)的待辦事項(xiàng)集成、報(bào)賬規(guī)則，促使報(bào)賬審批流程得以優(yōu)化[1]。第三，促使信息傳遞更加方便，其中的通信接口能和鐵路企業(yè)的系統(tǒng)接口相連，快速傳遞信息和數(shù)據(jù)，提高報(bào)銷的效率。

（二）整體架構(gòu)

鐵路企業(yè)的智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系包括了BPM 系統(tǒng)、OCR 系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等，具有諸多的功能，可以對(duì)報(bào)銷、審批、預(yù)算、流程等進(jìn)行管理。整個(gè)系統(tǒng)能促使報(bào)銷的全過程都實(shí)現(xiàn)智能化的目標(biāo)，工作人員借助電腦或者手機(jī)來進(jìn)行操作，對(duì)平時(shí)工作和差旅、采購中的支出進(jìn)行報(bào)銷。而且該系統(tǒng)還能上傳不同的票據(jù)附件，借助自定義審批流程來對(duì)報(bào)銷開展審批，方便進(jìn)行報(bào)銷。

總的來說，智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系包括了七個(gè)部分，即報(bào)銷申請(qǐng)、費(fèi)用審批、預(yù)算系統(tǒng)、票據(jù)上傳、登錄系統(tǒng)、流程管理、字典系統(tǒng)。所以其中涵蓋了費(fèi)用報(bào)銷的所有功能和內(nèi)容，具有集成性、輔助性、連接的特點(diǎn)[2]?？蓪?duì)光學(xué)字符進(jìn)行識(shí)別，也可對(duì)各種系統(tǒng)進(jìn)行連接。

（三）技術(shù)架構(gòu)

在整個(gè)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的技術(shù)架構(gòu)中，將前端和后端進(jìn)行了分離。前端展示層建立在Html5、Vue 等基礎(chǔ)上由電腦進(jìn)行操作。后端展示層屬于業(yè)務(wù)邏輯層，采用了Spring 結(jié)構(gòu)，包括了工作流和報(bào)表、信息傳遞、OCR 等部分，而且集成單點(diǎn)登錄。對(duì)于底層的數(shù)據(jù)庫，則使用MySQL 來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)、查詢。

（四）業(yè)務(wù)流程

智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系覆蓋了全部的報(bào)銷流程，從而促使鐵路企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷更加先進(jìn)和快捷。而且在審批的時(shí)候全面落實(shí)報(bào)銷管控方案，提高了鐵路企業(yè)的管理效率，它的業(yè)務(wù)流程為：?jiǎn)T工填寫報(bào)銷單，將票據(jù)掃描并且上傳到系統(tǒng)中，然后再粘貼原始票據(jù)。智能化系統(tǒng)會(huì)對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)單的內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查電子報(bào)銷單和原始票據(jù)是否一致。審批通過之后，會(huì)扣除相應(yīng)的費(fèi)用。如果審批不通過，則會(huì)自動(dòng)駁回。而且這個(gè)智能報(bào)銷體系和鐵路企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接，會(huì)進(jìn)行自動(dòng)的審核與記賬，并發(fā)出付款通知。

（五）系統(tǒng)的管理

智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的管理包括了多個(gè)方面，比如用戶管理、崗位管理、部門管理、權(quán)限管理等，保證整體系統(tǒng)能順利運(yùn)行下去。在管理工作中，在點(diǎn)擊進(jìn)入用戶管理的界面后，對(duì)用戶進(jìn)行編輯、調(diào)整、刪除。而崗位管理需要負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)部門的崗位進(jìn)行增加、刪除或者編輯。通過設(shè)置主崗，促使用戶進(jìn)入這個(gè)系統(tǒng)中。部門管理可以對(duì)部門數(shù)量、上下級(jí)等進(jìn)行增刪，系統(tǒng)自動(dòng)形成樹狀結(jié)構(gòu)的信息。最后還有一個(gè)權(quán)限管理，對(duì)菜單的名稱進(jìn)行設(shè)置，展示出相關(guān)的頁面，而且可以對(duì)頁面排序進(jìn)行維護(hù)，菜單則能展示出相應(yīng)的圖標(biāo)[3]。

（六）憑證的管理

審批了財(cái)務(wù)信息后，可點(diǎn)擊進(jìn)入Excel 表格中，查看生成憑證的報(bào)銷單，保存相關(guān)的XML 憑證文件。如果需要這個(gè)文件，還可點(diǎn)擊導(dǎo)入和下載，隨時(shí)對(duì)相應(yīng)的憑證以及相應(yīng)的表格文件進(jìn)行查看、使用。在這個(gè)表格文件中，包括了報(bào)銷者的個(gè)人信息、銀行卡號(hào)、具體報(bào)銷金額，方便進(jìn)行打款。

（七）接口的管理

在鐵路企業(yè)這個(gè)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中，接口必須是統(tǒng)一的，規(guī)范的，而且需要和其他系統(tǒng)進(jìn)行連接，更好的傳遞信息與數(shù)據(jù)。其中的BPM 系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口對(duì)流程信息推送接口進(jìn)行使用，將流程數(shù)據(jù)傳遞給報(bào)銷系統(tǒng)，加快審批的速度。此外，財(cái)務(wù)6.0 系統(tǒng)接口和智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行連接，可實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的審核。先選擇審核通過的報(bào)銷單據(jù)，產(chǎn)生總的XML文件，可通過電腦進(jìn)行下載。并傳遞到財(cái)務(wù)6.0 系統(tǒng)中，減少財(cái)務(wù)工作的負(fù)擔(dān)，更加方便快捷。最后還有數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)接口，根據(jù)鐵路企業(yè)的數(shù)據(jù)共享需要，整個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)銷體系必須提供關(guān)于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的傳遞服務(wù)，借助自動(dòng)和定時(shí)的同步模式，將數(shù)據(jù)傳遞到數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，滿足鐵路企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)共享需要。

二、智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的關(guān)鍵技術(shù)

（一）前后端進(jìn)行分離

整個(gè)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的前端和后端進(jìn)行了分離。其中，前端的框架采用了基于Vue.js 技術(shù)，而且手機(jī)和電腦都可以進(jìn)行操作。后端的框架則是Spring Boot，可以對(duì)不同的微服務(wù)進(jìn)行分解，而且兼容分布式部署，方便對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級(jí)。

（二）對(duì)服務(wù)接口進(jìn)行集成

智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系和另外的業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要進(jìn)行連接，從而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞。其中的集成服務(wù)技術(shù)，能促使BPM 系統(tǒng)接口、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)接口、報(bào)銷系統(tǒng)接口等進(jìn)行集成。并且將系統(tǒng)自動(dòng)生成的財(cái)務(wù)憑證傳遞給財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，方便進(jìn)行核算和對(duì)賬。

（三）自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析和分級(jí)管理

智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系中的數(shù)據(jù)查詢功能，可促使鐵路企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及查詢，從而更好地對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管。同時(shí)該系統(tǒng)還可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)管理，設(shè)置相應(yīng)的管理范圍。一步一步地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，從而減少數(shù)據(jù)維護(hù)的負(fù)擔(dān)，達(dá)到分級(jí)管理的目標(biāo)。

三、智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系在鐵路企業(yè)中的應(yīng)用

（一）報(bào)銷管理

對(duì)于鐵路企業(yè)的員工而言，需按照要報(bào)銷的費(fèi)用類型來填寫單據(jù)。然后再在系統(tǒng)中提出申請(qǐng)，系統(tǒng)按照之前所設(shè)計(jì)的預(yù)算規(guī)則，對(duì)相應(yīng)的報(bào)銷費(fèi)用范圍、結(jié)余額度、項(xiàng)目額度范圍進(jìn)行自動(dòng)分析，給出提醒。相關(guān)工作人員在對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行處理時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)所發(fā)出的提醒來開展工作。而且財(cái)務(wù)人員也要對(duì)審批通過的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行查看，防止產(chǎn)生其他的問題。最后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)憑證。

在提交了報(bào)銷單之后，財(cái)務(wù)報(bào)銷體系會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生二維碼。平均每個(gè)報(bào)銷單號(hào)只有一個(gè)二維碼，報(bào)銷單傳遞給財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員掃描其中的二維碼，核對(duì)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)的二維碼。確定單據(jù)被接收，從而開展審核工作[4]。在這個(gè)過程中，工作人員可以對(duì)報(bào)銷單的二維碼進(jìn)行掃描，找到相應(yīng)的報(bào)銷單。

（二）單據(jù)管理

智能報(bào)銷體系會(huì)根據(jù)鐵路企業(yè)的情況，對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。在進(jìn)行報(bào)銷與審核的過程中，系統(tǒng)在線打印報(bào)銷單據(jù)，直接交給財(cái)務(wù)部門。

鐵路企業(yè)的員工先對(duì)原始票據(jù)進(jìn)行掃描、拍照，在上傳報(bào)銷申請(qǐng)的過程中，系統(tǒng)會(huì)大量上傳票據(jù)圖片。工作人員在審核的過程中，能看到這些報(bào)銷單相對(duì)的電子票據(jù)信息。智能報(bào)銷體系也能對(duì)所上傳的票據(jù)進(jìn)行監(jiān)管，自動(dòng)劃分不同種類的票據(jù)，開展有針對(duì)性的維護(hù)工作。工作人員可根據(jù)時(shí)間、報(bào)銷類型、報(bào)銷人員的差異，對(duì)報(bào)銷情況進(jìn)行審核、查詢和處理。

（三）審批流程

智能報(bào)銷體系根據(jù)報(bào)銷種類的差異，選擇適宜的報(bào)銷審批流程、模板。具體的流程為：

報(bào)銷人員填寫報(bào)銷單，然后提交和上傳。管理者會(huì)收到信息待辦提醒，然后點(diǎn)擊進(jìn)去對(duì)報(bào)銷信息進(jìn)行處理。審批結(jié)束之后，再上傳到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)人員對(duì)電子報(bào)銷信息和紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行檢查，選擇適宜的報(bào)銷科目。在審批通過之后，報(bào)銷便完成了。如果在這個(gè)過程中，若是系統(tǒng)提醒了單據(jù)中的異常情況，財(cái)務(wù)人員便要進(jìn)行駁回，按照鐵路企業(yè)的業(yè)務(wù)情況駁回到前面一級(jí)或者報(bào)銷者那里去。

（四）對(duì)報(bào)銷進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理

在智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系中，可對(duì)報(bào)銷進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。工作人員需要按照?qǐng)?bào)銷者、報(bào)銷時(shí)間、財(cái)務(wù)信息等不同的維度，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷信息進(jìn)行搜索。而且這個(gè)系統(tǒng)還可以統(tǒng)計(jì)不同項(xiàng)目的總報(bào)銷量，了解報(bào)銷的情況。針對(duì)報(bào)銷量過高的，則要進(jìn)行處理和改進(jìn)。

首先，智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系可以自動(dòng)生成報(bào)銷的表格，這個(gè)表格的內(nèi)容包含了很多，通過橫向和縱向的比較，得出更加科學(xué)合理的決策。其次，可對(duì)報(bào)銷費(fèi)用支出進(jìn)行掌控。查詢沒有提交的支出、已申請(qǐng)的報(bào)銷、已通過的報(bào)銷，對(duì)報(bào)銷量進(jìn)行預(yù)測(cè)，為鐵路企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來參考依據(jù)[5]。最后，是不同費(fèi)用報(bào)銷的分析，通過這個(gè)系統(tǒng)，能形象地展示鐵路企業(yè)在各方面的報(bào)銷比例。比如差旅、辦公、交通、招待等等。從而掌控鐵路企業(yè)的費(fèi)用支出，加強(qiáng)這方面的管理。

（五）對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理

在鐵路企業(yè)的報(bào)銷流程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括了項(xiàng)目數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)、住宿和餐飲標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)、差旅標(biāo)準(zhǔn)、銀行賬號(hào)等。這些都是報(bào)銷過程所形成的，而且科目和項(xiàng)目、成本中心等數(shù)據(jù)，都屬于財(cái)務(wù)憑證產(chǎn)生的依據(jù)。此外，住宿和餐飲標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)、差旅標(biāo)準(zhǔn)則屬于工作人員報(bào)銷的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。而鐵路企業(yè)需要對(duì)主數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯和調(diào)整，做好平臺(tái)數(shù)據(jù)的維護(hù)工作。在工作人員上傳了報(bào)銷申請(qǐng)之后，系統(tǒng)會(huì)從這些重點(diǎn)數(shù)據(jù)中抓取需要的信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息和數(shù)據(jù)的自動(dòng)化管理。

（六）對(duì)信息進(jìn)行識(shí)別

過去在對(duì)出差信息進(jìn)行報(bào)銷時(shí)，哪怕是一人往返一個(gè)地點(diǎn)，也必須錄入諸多信息，比如車票起始點(diǎn)、時(shí)間、車票金額、座位數(shù)等等。若是多人多地點(diǎn)出差，那么報(bào)銷需要錄入的信息更多。而這個(gè)智能化財(cái)務(wù)報(bào)銷體系則改變了這一切，因?yàn)槠渲杏泄鈱W(xué)字符識(shí)別技術(shù)，也就是OCR。要進(jìn)行報(bào)銷時(shí)，只需要通過手機(jī)對(duì)票據(jù)拍一張照，上傳到系統(tǒng)，然后系統(tǒng)會(huì)對(duì)其中的信息進(jìn)行抓取，與系統(tǒng)報(bào)銷資料填寫的每一欄進(jìn)行對(duì)應(yīng)。這樣一來，便不用再對(duì)很多報(bào)銷信息進(jìn)行一一填寫，所以也提高了工作人員報(bào)銷信息的填寫效率。最后，若報(bào)銷的招待費(fèi)用發(fā)票抬頭是企業(yè)全稱，而不是增值稅發(fā)票，那么會(huì)根據(jù)原則來劃分場(chǎng)景，同時(shí)在系統(tǒng)界面進(jìn)行提醒。

（七）對(duì)其他功能進(jìn)行拓展

這個(gè)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)也能實(shí)現(xiàn)對(duì)其他功能的拓展，比如某鐵路企業(yè)在科研項(xiàng)目方面的業(yè)務(wù)量增加，可采用預(yù)借開票的功能，和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，進(jìn)行大量的開票。系統(tǒng)中有票據(jù)原始資料，也有科研項(xiàng)目的審核流程，通過Excel 表格可展現(xiàn)出開票的詳細(xì)信息，滿足了相應(yīng)的需要。最后還能對(duì)鐵路企業(yè)的合同進(jìn)行管理，借助合同號(hào)字段來和財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)形成聯(lián)系，提取合同中的付款信息。同時(shí)系統(tǒng)會(huì)對(duì)報(bào)銷付款信息進(jìn)行智能匹配，保證付款的準(zhǔn)確性和安全性[6]。

四、應(yīng)用的效果

（一）優(yōu)化了報(bào)銷流程

鐵路企業(yè)在采用了這種智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系之后，員工可以通過手機(jī)或者電腦填寫報(bào)銷單，無須線下去找領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)報(bào)銷。而且后臺(tái)審批的人員可隨時(shí)隨地進(jìn)行審批，不受空間的限制。所以也優(yōu)化了審批的流程，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)提報(bào)、移動(dòng)審批的目標(biāo)。為鐵路企業(yè)節(jié)約了更多的成本，強(qiáng)化了報(bào)銷審批的效果。

（二）簡(jiǎn)化了報(bào)銷審批

在鐵路企業(yè)過去的報(bào)銷審批中，不但麻煩、煩瑣，而且毫無規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)可言。但該智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)鐵路企業(yè)的情況，制定出了審批流程對(duì)策，對(duì)審批流程信息進(jìn)行整理，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。每張單據(jù)都按照金額、部門的情況，從數(shù)據(jù)庫里調(diào)取審批流程信息，促使報(bào)銷審批更加有序。這樣一來，原本需要花一兩周才能完成的報(bào)銷審批，幾個(gè)工作日便能完成，所以縮短了周期。

（三）控制了報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)

該智能化財(cái)務(wù)報(bào)銷體系也具有大數(shù)據(jù)分析功能，其控制了報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。比如傳統(tǒng)報(bào)銷模式中產(chǎn)生的一些問題，只能通過交叉對(duì)比才能發(fā)現(xiàn)，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用非常重要。舉個(gè)例子，鐵路企業(yè)的工作人員報(bào)銷差旅費(fèi)，系統(tǒng)大數(shù)據(jù)分析之后發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)報(bào)銷單的出差日期有重疊的問題。系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警之后，財(cái)務(wù)人員對(duì)這個(gè)重疊進(jìn)行分析，檢查有沒有多次報(bào)銷的情況。不但節(jié)約了時(shí)間和精力，而且也避免了多次報(bào)銷、重復(fù)報(bào)銷的問題，減少風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生概率。

（四）保證了數(shù)據(jù)的安全性

在智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系中，安全性也是非常重要的一個(gè)問題。其中的審批系統(tǒng)通過了CA 認(rèn)證，以及短信授權(quán)簽字，從而保證得到了經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人本人的授權(quán)。而過去的紙質(zhì)報(bào)銷簽字則因?yàn)闆]有水印，所以可能產(chǎn)生造假和仿冒的問題。而且通過這個(gè)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，更能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行保密管理、備份管理。工作人員登錄進(jìn)這個(gè)系統(tǒng)，也需要權(quán)限和密碼，所以非常安全可靠。

五、總結(jié)與體會(huì)

如今，隨著社會(huì)的全面發(fā)展，過去的報(bào)銷方法和體系已經(jīng)不再適用。鐵路企業(yè)需要采取智能化、先進(jìn)化的財(cái)務(wù)報(bào)銷體系與技術(shù)，滿足內(nèi)部的財(cái)務(wù)報(bào)銷、管理需要。在本文中，筆者分析了智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系在鐵路企業(yè)中的應(yīng)用，希望能提高報(bào)銷的效率，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的效果，為鐵路企業(yè)帶來更多的便利。