劉小燕 太原煤炭氣化（集團）有限責任公司

費用報銷是將企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和業(yè)務(wù)發(fā)生過程作為基礎(chǔ)產(chǎn)生原始憑據(jù)，結(jié)合有關(guān)憑證和規(guī)定進行審核，在審核結(jié)束后結(jié)算經(jīng)費的過程。費用報銷通常都要按照財務(wù)收支規(guī)定來實施，企業(yè)經(jīng)營的各項開支都要對支出的詳情進行闡明，并且填寫報銷單據(jù)，明確報銷的金額以及發(fā)票張數(shù)等，之后由財務(wù)經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字后才能生效。結(jié)合報銷計劃內(nèi)外的流程進行費用報銷的審批，在審批通過之后撥付款項。費用報銷流程的優(yōu)化可以避免賬目混亂和責任不清、支出虛構(gòu)等問題，能夠為財務(wù)管理提供更加安全可靠的報銷環(huán)境。

一、優(yōu)化費用報銷流程的關(guān)鍵意義

（一）維護財務(wù)管理秩序

在企業(yè)運營與管理工作中，費用報銷幾乎在所有環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)，不管是設(shè)備采購還是工具采買，一系列的經(jīng)費支出都要進行報銷。若企業(yè)的費用報銷流程存在問題，那么會出現(xiàn)兩種不利影響，具體如下：其一，若費用報銷流程較為冗雜，那么會長時間占用財務(wù)報表，導(dǎo)致財務(wù)報表內(nèi)容過于混亂，不利于后續(xù)的報表使用，從而對財務(wù)管理秩序帶來影響；其二，若費用報銷流程太過簡單，沒有經(jīng)過所屬部門及財務(wù)部門的監(jiān)管，那么很容易導(dǎo)致報銷金額和實際支出脫節(jié)的問題，讓一些違規(guī)行為鉆空子。對此費用報銷流程的優(yōu)化能夠幫助企業(yè)維護財務(wù)管理秩序，讓各部門人員能夠嚴格按照規(guī)定來開支，保證財務(wù)管理的有效性。

（二）改善財務(wù)信息披露質(zhì)量

對于費用報銷來說，往往會涉及多個審核步驟，例如財務(wù)部門審核與有關(guān)部門審核等，在審核過程中需要保證費用報銷的內(nèi)容與實際相符，只有這樣才能保證費用報銷的準確性與合理性。財務(wù)部門需要對費用報銷的票據(jù)進行審核，結(jié)合財務(wù)制度和有關(guān)標準進行審核，確保費用報銷的合理合法，并且將費用報銷的票據(jù)納入日常管理范圍內(nèi)，剔除掉個別不合理或與企業(yè)管理無關(guān)的票據(jù)，從而提高財務(wù)信息的披露質(zhì)量，為企業(yè)的決策規(guī)劃提供可靠支持。

（三）實現(xiàn)業(yè)財一體化的目標

業(yè)財一體化指的是企業(yè)業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合，利用業(yè)務(wù)與財務(wù)的統(tǒng)一管理來提高財務(wù)管理的優(yōu)勢，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險等，利用業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)來輔助管理對策的制定，為企業(yè)的經(jīng)營與管理出謀劃策。對此企業(yè)需要對費用報銷流程進行優(yōu)化，將業(yè)務(wù)過程形成的財務(wù)數(shù)據(jù)利用規(guī)范的報銷流程實施管理，在業(yè)務(wù)活動中充分融入財務(wù)管理，幫助企業(yè)完成業(yè)務(wù)開展目標[1]。

二、企業(yè)費用報銷存在的問題

A 企業(yè)的費用報銷從形成因素上可以劃分為兩個部分，其一為員工事先墊付費用報銷，其二為行政相關(guān)費用報銷。員工在經(jīng)辦有關(guān)經(jīng)營活動時會產(chǎn)生一定的費用，為保證經(jīng)營活動能夠順利開展，員工可能需要事先墊付一部分資金，在經(jīng)營活動結(jié)束后可以憑借有關(guān)單據(jù)前往財務(wù)部門進行報銷。例如該企業(yè)參與行業(yè)會議或職業(yè)培訓(xùn)等活動，活動期間形成的差旅費、住宿費、培訓(xùn)費等均為員工先墊付再由企業(yè)報銷。而行政相關(guān)費用的報銷一般不需要事先墊付，而是要事先申請，通常有關(guān)企業(yè)經(jīng)營活動的消耗，例如水費、電費、租賃費等，在有需要的情況下向財務(wù)部門提出申請，由財務(wù)部門結(jié)合企業(yè)管理規(guī)定進行審核和批復(fù)。但A 企業(yè)的部分財務(wù)管理環(huán)節(jié)存在滯后性，所以費用報銷流程方面存在一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾點：

（一）財務(wù)共享中心任務(wù)量大，薪酬水平較低

A 企業(yè)建立了財務(wù)共享中心，將其設(shè)立在集團所在地，共享中心共包含14 人，其中有共享中心主任1 名、一級審核員1 名，二級審核員及付款審核員分別1 人，會計核算4 人，總賬會計、報賬員、出納、付款復(fù)核員、稅務(wù)會計、報表會計各1 人。其中一級和二級審核員主要負責集團分子機構(gòu)費用報銷單據(jù)的審核工作，在審核系統(tǒng)中由專業(yè)人員面向全部報銷原始單據(jù)進行審核。財務(wù)共享中心整體的業(yè)務(wù)量較為繁重，但總部財務(wù)人員的薪酬制度卻不夠合理，普遍薪資水平較低，績效考評體系也存在一定缺陷，這使得一部分員工出現(xiàn)了消極心理，財務(wù)共享中心內(nèi)部員工的團結(jié)性不足，而且也造成了人員流動性大的問題，不利于財務(wù)管理工作的有效開展。

（二）簽章管理不夠標準

A 企業(yè)的財務(wù)章及總經(jīng)理簽章都由出納人員負責管理，并沒有實現(xiàn)崗位分離，因此也可能存在舞弊行為的風(fēng)險，嚴重時可能會對企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟損失。同時企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的賬號與密碼沒有進行針對性管理，該公司的賬號為員工姓名，為了單據(jù)修改方便而設(shè)定了統(tǒng)一的密碼，而且管理員賬號與密碼在公司內(nèi)部為公開狀態(tài)，而且密碼還可以隨意修改，這無疑帶來了嚴重的財務(wù)風(fēng)險。并且費用報銷系統(tǒng)和銀行付款相連接，財務(wù)風(fēng)險問題較為嚴重。

（三）預(yù)算管理與現(xiàn)實脫軌

A 企業(yè)為提高管理費用以及銷售費用的控制效果，對于管理費用中的業(yè)務(wù)招待費、差旅費等都進行了預(yù)算，但預(yù)算本身卻是以年度為單位設(shè)定的，一些費用的復(fù)核目前仍以人力為主，經(jīng)常不能根據(jù)預(yù)算規(guī)劃來完成審批通過，還可能因為人情關(guān)系而直接通過，導(dǎo)致超預(yù)算復(fù)核等問題，而且這種問題往往只能在月底財務(wù)報表中才能發(fā)現(xiàn)。年度預(yù)算通常都會將預(yù)算平均分配到每個月份，而企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)不同也可能產(chǎn)生不同影響，例如企業(yè)經(jīng)營項目若存在季節(jié)性差異，那么在某一季節(jié)時業(yè)務(wù)量突然增大，在淡季時又會相對較少，所以平均分配預(yù)算的方式并不合理，很容易造成預(yù)算和實際脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）費用報銷審核人為干預(yù)性較強

費用報銷審核是決定費用報銷是否合理、合法的重要手段，也是落實企業(yè)管理制度的必要環(huán)節(jié)，但因為A 企業(yè)的費用項目數(shù)量較多，一些發(fā)生頻率較低的費用應(yīng)計入的會計科目以及需要提供的單據(jù)沒有進行規(guī)定，這使得審核過程中總是出現(xiàn)不同審核人員在審核同一類報銷時將其歸集到不同的會計科目中，而且針對同類報銷所附的單據(jù)要求也不統(tǒng)一，甚至還可能出現(xiàn)同一個審核人員，在不同時間段審核同一類報銷時卻產(chǎn)生了不同結(jié)果的情況。這類問題的成因在于審核人員的主觀參與過多，對于費用報銷管理標準和會計準則的理解存在差異，而企業(yè)又沒有制定統(tǒng)一的標準和方法，造成了審核結(jié)果的人為性偏差[2]。

三、優(yōu)化費用報銷流程的有關(guān)策略

（一）提高企業(yè)財務(wù)信息化水平

其一，確定財務(wù)信息化的需求與方向。企業(yè)信息化管理的需求在于落實科學(xué)的管理思想，加快財務(wù)管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，這使得企業(yè)需要在理清內(nèi)部管理關(guān)系的同時對費用報銷流程進行再造，確保其能夠滿足企業(yè)財務(wù)管理的需求。因此企業(yè)需要結(jié)合財務(wù)管理的具體情況來推進財務(wù)信息化建設(shè)，針對內(nèi)部的費用報銷流程進行細致分析，找到其中存在的問題以及問題成因，根據(jù)財務(wù)信息化的要求對費用報銷流程中利用傳統(tǒng)方法無法解決的問題進行總結(jié)，運用信息技術(shù)的手段進行優(yōu)化，最終確定費用報銷流程信息化的具體要求；其二，做好信息化的制度建設(shè)。企業(yè)財務(wù)管理信息化的推進需要在硬件和軟件兩個層面采取制度化保障，制度建設(shè)需要兼顧環(huán)境因素可能會對費用報銷流程帶來的影響，確保財務(wù)信息化的順利實現(xiàn)；其三，構(gòu)建信息化建設(shè)的規(guī)范體系。企業(yè)所處的經(jīng)營環(huán)境通常較為復(fù)雜，涉及的多個職能部門和分子單位的財務(wù)管理問題，所以企業(yè)需要做好內(nèi)部關(guān)于費用報銷流程的調(diào)研統(tǒng)計工作，從全局的角度出發(fā)收集財務(wù)信息，將信息化建設(shè)的規(guī)范體系作為基礎(chǔ)，解決財務(wù)信息共享等問題[3]。

（二）提高費用報銷流程的制度控制力

其一，費用報銷流程管理。結(jié)合企業(yè)財務(wù)管理實際情況推廣費用報銷流程管理須知，在這一條件下要求各部門建立具有針對性和統(tǒng)一性的費用報銷流程管理制度，強化費用支出特性，結(jié)合部門運作需求來建立個性化的費用報銷流程，讓費用報銷工作能夠擺脫單一冗余的管理制度，提高報銷流程管理制度的落實效果。

其二，單據(jù)憑證管理。推行有關(guān)的管理制度，保證費用單據(jù)能夠規(guī)范具體，達到費用報銷要求。

其三，預(yù)借款操作流程管理。制定預(yù)借款操作須知，以免預(yù)借款金額較大而導(dǎo)致的資金鏈斷裂或現(xiàn)金流減少等不利影響。

其四，報銷金額審批管理。設(shè)定費用報銷上限，優(yōu)化審批制度，對費用報銷審批過程嚴格管理，確保報銷審批的規(guī)范化。

其五，提高報銷時效。利用報銷單據(jù)傳遞時效制度的管控來保證費用報銷行為與支出活動的一致性，費用報銷目標在規(guī)定時間內(nèi)順利落實，將原有的費用報銷流程精簡化，從而提高財務(wù)成本控制效果。

其六，費用報銷流程管理的信息化。目前企業(yè)費用報銷數(shù)據(jù)的體量越來越大，這對于費用報銷審核也帶來了一定壓力。對此企業(yè)需要引進信息化的費用報銷流程管控措施，提高報銷審核效率，規(guī)避費用報銷信息遺漏或造假等問題。從安全管理和流程監(jiān)控、精準核算等方向來推進管理制度的改革，突顯信息化費用報銷的作用，避免人為因素對企業(yè)費用報銷審核以及審核效率帶來的影響[4]。

（三）做好費用報銷流程的監(jiān)督

1.原始憑證的初審

通過費用報銷流程的初審來提高原始報銷憑證的準確性與真實性，從而保證會計信息的整體質(zhì)量，在受理各部門經(jīng)費支出結(jié)報的同時通過費用報銷流程管理機制來輔助初審，根據(jù)有關(guān)的法律規(guī)范和政策文件進行審核，避免白條抵充發(fā)票等問題，將不科學(xué)的憑證進行剔除，保證報銷流程的簡潔性。報賬受理憑證需要保證各項要素齊全，例如經(jīng)濟業(yè)務(wù)用途以及審批意見、經(jīng)辦人員簽章等，個別不完整或內(nèi)容不真實的原始單據(jù)也要從報銷流程中剔除。

2.OA 和線上報銷系統(tǒng)結(jié)合

利用OA 及線上報銷系統(tǒng)的有效結(jié)合來設(shè)計報銷流程，報銷人和審核人員都可以實現(xiàn)單據(jù)的線上處理，未經(jīng)處理的單據(jù)可以通過OA 系統(tǒng)進行提示，規(guī)避單據(jù)長時間積壓帶來的不利影響，也借此提高費用報銷流程的效率性。

3.線上報銷系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)接軌

兩種系統(tǒng)的結(jié)合可以針對超預(yù)算的費用及時停止報銷，有關(guān)部門需要事先申請增加預(yù)算費用，在申請獲得審批之后才能報銷，從而避免預(yù)算以外費用的不斷增長。

4.審批人權(quán)限界定

通過主管部門對下屬部門費用報銷的真實性與科學(xué)性進行把關(guān)，若針對下屬單位的費用報銷沒能做好管理工作，進而導(dǎo)致不良后果的，審批領(lǐng)導(dǎo)也要承擔一定的責任。

5.限制員工報銷時限

根據(jù)成本和費用匹配的標準，員工在有關(guān)工作結(jié)束之后的一個月時間內(nèi)需要完成報銷工作，若工作結(jié)束后1～3 個月之間完成報銷工作，則需要上報到分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批，若工作結(jié)束3 個月以后仍未完成報銷，那么費用則不予報銷。

6.限制線上報銷流程的審批時間

若超過一定時間未能進行費用報銷審批，那么報銷系統(tǒng)將會直接進入下一個審批環(huán)節(jié)，并且默認該審批項目已經(jīng)完結(jié)且報銷審批通過。若在這一階段存在問題那么造成的后果主要由審批領(lǐng)導(dǎo)來承擔責任[5]。

（四）構(gòu)建會計憑證內(nèi)部傳送通道

對于財務(wù)管理來說，會計憑證在管理工作中占據(jù)著重要地位，通常員工都需要根據(jù)會計憑證來完成費用報銷工作。但部分員工并沒有充分了解費用報銷的流程，如果太過關(guān)注費用報銷流程，那么員工可能短時間難以完成費用報銷工作，在報銷流程方面將會占用很多時間。對此企業(yè)需要建立會計憑證的內(nèi)部傳送通道，提高會計憑證在企業(yè)內(nèi)部的流通和共享效率，依托于信息技術(shù)的功能性，報銷窗口可以對費用報銷內(nèi)容進行初步審核，在審核通過之后利用內(nèi)部傳送通道將其遞交到出納部門，出納部門根據(jù)審核內(nèi)容來開具支票。在會計憑證傳送通道中，費用報銷工作的開展需要保證審核內(nèi)容由主管人員簽字，在簽字之后才能遞交到出納員手中，出納員需要加蓋企業(yè)印章，并將開具的支票交予申報報銷的員工。這些流程都屬于線上操作過程，能夠大大提高費用報銷的效率，并且提高費用報銷過程的安全性。

（五）構(gòu)建完善的費用報銷機制，做好財務(wù)人員培訓(xùn)工作

首先費用報銷管理辦法需要進一步完善，確保報銷內(nèi)容的真實性和完整性。所以企業(yè)需要針對報銷管理辦法進行調(diào)整優(yōu)化，將未納入報銷管理辦法中的支出項目進行整合管理；其次要制定費用報銷流程圖，將審核人員和審批人員的職能和工作流程準確劃分，費用報銷所需的單據(jù)內(nèi)容通過清單的方式羅列出來，讓員工在申請報銷過程中能夠快速定位到費用的類型，按照流程圖的指示完成費用報銷工作；再次要強化財務(wù)人員的會計意識和稅法知識，加強財務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)能力。財務(wù)部門需要定期進行費用報銷管理辦法的知識講解，以及強調(diào)費用報銷過程中的關(guān)鍵點，盡可能減少不合理費用的形成，避免費用報銷流程冗余；最后要落實定期輪崗和業(yè)務(wù)互查等制度，若發(fā)現(xiàn)費用報銷問題需要及時解決，視情況追究責任，減少糾錯成本的同時提高費用報銷的安全性[6]。

四、結(jié)語

為進一步提高企業(yè)費用報銷流程的規(guī)范性，需要保證費用報銷流程制度的完善性，對費用報銷的各項流程進行監(jiān)督控制，把控費用報銷審核工作的開展要點等。同時還要做好財務(wù)人員的培訓(xùn)工作，使其能夠了解費用報銷的具體流程和注意事項，讓費用報銷規(guī)范化，為企業(yè)財務(wù)管理工作的開展提供支持。