楊致遠(yuǎn)（江蘇海事局，江蘇 南京 210000）

2015年底，航運(yùn)公司安全管理體系（以下簡稱“體系”）審核事權(quán)調(diào)整之后，國際航運(yùn)公司審核事權(quán)下放給直屬海事局，國內(nèi)航運(yùn)公司審核事權(quán)下放分支海事局，內(nèi)河航運(yùn)公司審核事權(quán)由地方海事局調(diào)整至直屬海事局分支機(jī)構(gòu)，體系審核明確為執(zhí)法行為需由海事持雙證人員（執(zhí)法證和審核員證）完成。事權(quán)調(diào)整規(guī)范了審核行為，但也帶來一些問題，如：一些持證審核員不愿從事該工作導(dǎo)致調(diào)派工作困難；海事信息平臺尚未與船檢、港口、口岸等涉水部門打通，信息孤島導(dǎo)致效率不高；審核前的準(zhǔn)備不足導(dǎo)致審核工作質(zhì)量得不到保證等問題。本文建議審核員在現(xiàn)行制度和軟硬件狀況下，做好體系審核前的準(zhǔn)備，從而提升審核效率和質(zhì)量。

一、熟悉新生效的公約、法律法規(guī)和規(guī)范性文件

（一）規(guī)則、公約

國際安全管理規(guī)則（以下簡稱ISM規(guī)則）是體系之源，ISM規(guī)則實(shí)施20多年來，共進(jìn)行了5次修訂，由于跟蹤ISM規(guī)則的航運(yùn)公司和專家較多，國際航運(yùn)公司體系文件的針對性修改大多比較及時(shí)。國內(nèi)安全管理規(guī)則（以下簡稱“NSM規(guī)則”）自頒布以來未進(jìn)行修改，加之國際國內(nèi)航運(yùn)公司大部分已經(jīng)歷多次審核，體系文件在規(guī)則符合性方面一般不會存在大問題。但除ISM規(guī)則外，包括《國際海上人命安全救助公約》、《國際防止船舶造成污染公約》等，IMO每年都會有修正案出臺，加上諸如《2006年海事勞工公約》等新公約陸續(xù)生效，公司體系文件也應(yīng)相應(yīng)更新。而審核員局限于專業(yè)背景等客觀因素，只有部分人能在審核時(shí)做到熟練應(yīng)用，并對公司體系文件修訂以及相關(guān)活動是否符合新公約要求作出準(zhǔn)確判斷。

（二）法律法規(guī)和規(guī)范性文件

ISM規(guī)則和NSM規(guī)則實(shí)施多年來，國內(nèi)的法律法規(guī)和規(guī)范性文件的變化很大，如：海安法重大修訂、船舶簽證取消等，很多航運(yùn)公司特別是國內(nèi)公司大量存在上述文件收集不全面、不及時(shí)，或是雖然收集了新規(guī)，但未對體系文件相應(yīng)須知進(jìn)行修改的問題。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2021年，全國體系審核中發(fā)現(xiàn)文件不符合共6379項(xiàng)，其中涉及強(qiáng)制性規(guī)定3458項(xiàng)（數(shù)據(jù)來源海事協(xié)同平臺），占文件不符合的54．2%，呈逐年上升之勢。盡管如此，在審核工作中，不少審核員對新生效的法律法規(guī)和規(guī)范性文件不熟悉、不重視。

二、收集被審航運(yùn)公司的信息

筆者認(rèn)為，審核員從接到審核安排方案到活動審核開始，都處于收集被審核方信息的準(zhǔn)備階段，部分書面信息很容易獲得，但有一些信息需要自行收集和分析。

（一）審核安排方案

公司審核安排方案中有如下信息：公司名稱、符合證明編號、審核種類（國際、國內(nèi)、年度、換證等）、時(shí)間、地點(diǎn)、代表船審核情況、審核組人員（單位、電話等）組成等，另外，根據(jù)審核發(fā)證程序，審核發(fā)證機(jī)構(gòu)要向?qū)徍私M提供被審公司的基本信息以及體系內(nèi)人員的變化，有無事故、滯留等情況。船舶審核還會有船籍港、船舶管理公司、是否公司審核代表船、是否委托審核等信息。

（二）被審材料

ISM規(guī)則剛實(shí)施時(shí)，通常審核組報(bào)到之后才能看到紙質(zhì)的體系文件，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，審核聯(lián)系人在收到審核安排方案后，就可以與被審方聯(lián)系，獲得所需電子文檔。被審材料通常包括體系文件、文件修改紀(jì)錄、上次審核材料、有效性評價(jià)等。

1． 體系文件

從體系文件中可以獲得被審方業(yè)務(wù)范圍、組織機(jī)構(gòu)、岸基人員名單及人員兼職情況（應(yīng)急通訊錄）、船舶信息等。綜合審核安排方案中的審核員從事熟悉的專業(yè)領(lǐng)域，通常審核組長在審核組報(bào)到前就應(yīng)對審核組的分工胸有成竹。

2． 文件修改記錄

文件修改記錄一方面反應(yīng)出被審方對上次審核提出文件問題和不符合的修改情況和修改水平，另一方面如前文所述，文件修改記錄還應(yīng)有針對新出臺的法律和規(guī)范性文件的修改，如僅有對審核組提出問題的修改，顯然不夠。

3． 上次審核材料

上次審核材料主要看審核報(bào)告與不符合，一是為了綜合掌握上次審核情況，查看上次審核開出的不符合及問題是否按要求糾正關(guān)閉，確認(rèn)活動審核中需要現(xiàn)場驗(yàn)證的活動不符合，二是關(guān)注在本次審核時(shí)上次審核所開出的不符合及問題有沒有重復(fù)出現(xiàn)，如果存在不符合重復(fù)出現(xiàn)的情況，則要更加深入的評估體系運(yùn)行的有效性，特別是不符合規(guī)定情況的糾正是否真正按照程序要求開展，采取了什么糾正措施來避免問題重復(fù)出現(xiàn)，是否是系統(tǒng)性問題。綜合掌握上次審核的情況也可以在審核結(jié)束時(shí)通盤考慮不符合數(shù)量和覆蓋面。

4． 有效性評價(jià)

有效性評價(jià)是對審核年度體系運(yùn)行情況的綜合評價(jià)，是在審核申請時(shí)就需要提交的材料，也是最重要的審核材料之一，但正因?yàn)槭菍徍松暾埐牧?，審核員常常會忽視。大部分有效性評價(jià)報(bào)告僅僅是數(shù)據(jù)的堆砌和闡述，并沒有分析這些體系運(yùn)行數(shù)據(jù)的變化對體系運(yùn)行的影響。實(shí)際上，有效性評價(jià)從某種程度上就可以反映體系運(yùn)行的效果，數(shù)據(jù)詳實(shí)、評價(jià)到位的體系運(yùn)行肯定到位，敷衍了事的體系運(yùn)行一定存在較多問題。建議在審核前如果有可能，要關(guān)注被審公司前2次的有效性評價(jià)報(bào)告，不少公司存在應(yīng)付情況，甚至有前后2年的報(bào)告除了時(shí)間和人員內(nèi)容基本相同的現(xiàn)象，前后對比更容易發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中存在的問題。此外如果是公司換證審核，建議關(guān)注前4年的有效性評價(jià)以快速掌握整個(gè)換證周期中的體系運(yùn)行情況。

三、活動審核前的準(zhǔn)備

審核前的準(zhǔn)備對兼職審核員尤其重要，如果審核員熟悉了新生效的公約、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，主動收集了被審核航運(yùn)公司的信息，那么在審核組報(bào)到之后已能從容不迫。不過，如需減輕活動審核的工作量，熟悉或文件審核期間，還應(yīng)做一些信息搜集。

（一）掌握體系內(nèi)人員變動

人員變動情況在有效性評價(jià)材料中應(yīng)有體現(xiàn)，如有遺漏，建議詢問公司人事了解詳情。體系內(nèi)最易發(fā)生變動的是海務(wù)和機(jī)務(wù)管理人員，年齡大的海務(wù)機(jī)務(wù)往往會因健康問題變更，年輕的海務(wù)機(jī)務(wù)常常會為了維持證書有效性需要再次上船任職而發(fā)生變動。人員變動頻繁的，要對其熟悉職責(zé)、應(yīng)急訓(xùn)練和培訓(xùn)等方面重點(diǎn)關(guān)注。此外，建議還要了解公司管理層或其他崗位有沒有水上工作資歷，高層有水上工作資歷，某種程度上證明公司具備了一定管理實(shí)力。另外，還要注意臨時(shí)換人替審的情況出現(xiàn)。

（二）有重點(diǎn)閱讀體系文件

由于近年來新出臺和修訂法律和規(guī)范性文件較多，因此與此相關(guān)的體系文件必須是文件審核的重點(diǎn)，除此之外，接受審核分工后，審核員應(yīng)根據(jù)自己的任務(wù)，重點(diǎn)閱讀與被審核部門有關(guān)的程序、職責(zé)、須知和操作等。簡要記錄下活動審核中需要驗(yàn)證的要點(diǎn)，這樣活動審核更加高效。

（三）了解崗位職責(zé)分工

法規(guī)規(guī)定航運(yùn)公司應(yīng)根據(jù)管理船舶數(shù)量配備相應(yīng)的岸基海務(wù)和機(jī)務(wù)管理人員，有規(guī)模的公司往往還會設(shè)置更多的體系內(nèi)部門和人員，如設(shè)置了多個(gè)海務(wù)和機(jī)務(wù)主管時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查公司是按照不同的崗位職責(zé)進(jìn)行分工還是按照相同的職責(zé)管理不同的船舶，不按書面職責(zé)履職在民營企業(yè)較為常見。

（四）熟悉船舶船員情況

根據(jù)船舶清單，審核員可查詢船員名單，了解公司是否有代管船舶，代管船舶的船員管理和機(jī)務(wù)管理應(yīng)重點(diǎn)審核，查詢管理船舶是否發(fā)生滯留、險(xiǎn)情、事故、被行政處罰等情況，在活動審核時(shí)與公司材料進(jìn)行核對。

（五）代表船

公司初次審核，代表船與公司審核同步時(shí)，審核員應(yīng)及時(shí)掌握船舶審核組的反饋。由于船期的不確定性，公司年度或者換證審核中如果有代表船，通常會提前安排審核，公司審核組中如沒有審核員參加代表船審核，更應(yīng)關(guān)注船審情況。代表船審核是岸基審核的延伸，一方面船舶審核的不符合和問題往往能夠反映岸基在管理、監(jiān)控等方面存在的問題，另一方面，有經(jīng)驗(yàn)的審核員也能從船舶審核報(bào)告中找到岸基審核的重點(diǎn)線索。國際公司的代表船審核中，還會有船級社派出的船舶審核組進(jìn)行審核作為公司審核代表船的情況。審核事權(quán)下放后，分支機(jī)構(gòu)的審核員很少能看到船級社的審核材料。

最后，如果是跟蹤和附加審核，一般不安排文件審核，重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注公司被跟蹤或附加審核的原因，建議活動審核時(shí)對具體事件的處理流程進(jìn)行排查。

四、審核前準(zhǔn)備工作建議

審核前的準(zhǔn)備之所以非常重要，是因?yàn)闇?zhǔn)備階段的工作做得越細(xì)致，對規(guī)范性文件、被審方的信息等了解越多，實(shí)施審核時(shí)就能更深入、更有針對性和計(jì)劃性，也能避免在現(xiàn)場因臨時(shí)翻閱文件、標(biāo)準(zhǔn)而忙亂不堪，從而達(dá)到事半功倍的效果。就審核前的準(zhǔn)備工作，筆者提出以下建議：

一是審核員自身應(yīng)加強(qiáng)研究，熟悉新公約和規(guī)定對體系文件的影響，進(jìn)而在審核和日常監(jiān)督檢查中加強(qiáng)對公司的指導(dǎo)，提高文件審核效率。審核員還應(yīng)熟悉海事協(xié)同平臺的各個(gè)模塊，在接到審核任務(wù)時(shí)，能盡快通過系統(tǒng)查詢出所需信息，并在審核過程中分析應(yīng)用；二是海事安全部門會同法規(guī)部門加強(qiáng)對涉及體系審核方面公約和規(guī)定的研究，每年制作文件與體系審核有關(guān)匯編，使審核員知識更新培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、有章可循，也從文件修改方面為航運(yùn)企業(yè)提供更高效的服務(wù)；三是同類型的航運(yùn)公司特別是大型國有航運(yùn)企業(yè)應(yīng)在主管機(jī)關(guān)或行業(yè)協(xié)會牽頭下，每年組織對體系文件的修改進(jìn)行研究和評估，開展優(yōu)秀體系文件評選活動，定期或不定期形成體系文件綜合修改指南，為中小航運(yùn)企業(yè)提供參考。