張 靜
(白城市殘疾人就業(yè)服務(wù)中心,吉林 白城 137000)
檔案在記錄、積累、保護(hù)和傳播人類社會活動、歷史發(fā)展軌跡、歷史文化等方面具有無可替代的作用。由各個民族所創(chuàng)造并形成的古老文明與傳統(tǒng)文化,是以檔案、文獻(xiàn)資料代代相傳的。在歷史的積累、保護(hù)和傳承的進(jìn)程中,它們相互融合,共同構(gòu)成了中國的優(yōu)秀傳統(tǒng)。正是由于這些珍貴的歷史資料,我們才能保持中國的歷史進(jìn)程,以及輝煌的歷史文化。隨著信息化時代的到來,檔案管理面臨著新的發(fā)展契機(jī),各級各類人才都要順應(yīng)信息化時代的科技發(fā)展趨勢,加快檔案管理工作的步伐。
檔案工作是實(shí)現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)、研究歷史、承擔(dān)各項(xiàng)工作的必要工作。做好檔案工作,既是當(dāng)前工作的需要,又是保護(hù)歷史的一大課題。檔案工作是一項(xiàng)政治工作。檔案工作的政治化體現(xiàn)在檔案歸屬于何人、為何人服務(wù)、檔案受何種階層的利益約束等方面。中國的檔案工作不同于普通的服務(wù)部門。它是維護(hù)人民民主專政、維護(hù)國家秘密、創(chuàng)造歷史財(cái)富的重要據(jù)點(diǎn)。在當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程中,檔案工作要以服務(wù)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心,切實(shí)把檔案工作作為重點(diǎn)。從發(fā)展的觀點(diǎn)來看,檔案的社會價值是指社會的發(fā)展與利用,是檔案能否滿足社會需要的一種重要表現(xiàn)。檔案的作用是多種多樣的,但其最主要的作用可以歸納為檔案的憑證和檔案的參照功能。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,同時也是一種服務(wù)性工作,我們要充分認(rèn)識到檔案工作的重要意義和價值,在工作中要不斷創(chuàng)新和完善檔案管理制度,強(qiáng)化檔案管理,才能更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
檔案以其來源廣泛、內(nèi)容豐富、形態(tài)新穎而成為國家戰(zhàn)略資源的核心組成部分。其信息資源的開發(fā)與利用,在國民經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展中起著舉足輕重的作用。古往今來,檔案發(fā)展建設(shè)的事例數(shù)不勝數(shù),充分體現(xiàn)了檔案在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的不可取代的作用。
強(qiáng)化檔案管理和規(guī)范化,使檔案制度化,加強(qiáng)對檔案的保護(hù)與使用,促進(jìn)檔案的信息化,是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。做好檔案工作,要加強(qiáng)和改進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)、圖書館建設(shè)、資料收集、數(shù)字化和信息化建設(shè);要規(guī)范治理、注重發(fā)展、著眼全局、服務(wù)中心;健全制度,嚴(yán)明紀(jì)律,確保檔案工作規(guī)范化、細(xì)化、實(shí)用化、安全發(fā)展。
檔案工作是檔案工作的重要組成部分,是檔案工作的重要組成部分。要樹立與檔案職能、以“以人為本”的理念為指導(dǎo),以實(shí)現(xiàn)“以事為本”“以人”“人”為中心,形成“縱向銜接、橫向聯(lián)動、協(xié)調(diào)發(fā)展”的“統(tǒng)籌兼顧”的理念;圍繞國民經(jīng)濟(jì)、加強(qiáng)社會、文化建設(shè),為中心工作提供有力的服務(wù)和保障,為中心工作做好服務(wù);要正確認(rèn)識到檔案工作在政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的不可替代性,必須正確認(rèn)識到檔案工作的重要性,克服不作為、不情愿的錯誤觀念。要切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的利用,切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的實(shí)踐性和自覺性。雖然檔案工作在業(yè)務(wù)上是自成一體的,但要為檔案工作創(chuàng)造一個開放的、科學(xué)的發(fā)展環(huán)境,打破產(chǎn)業(yè)壁壘,加強(qiáng)與有關(guān)部門的協(xié)作,加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系,加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系,加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。實(shí)現(xiàn)不同行業(yè)建設(shè)資源的借鑒、應(yīng)用、聯(lián)動。要突破各部門之間的界線,上下齊心協(xié)力,只有這樣,檔案工作才能有強(qiáng)有力的組織保障。在實(shí)行集中管理的基礎(chǔ)上,根據(jù)各單位的職責(zé),逐步建立健全各層次的管理體系,實(shí)現(xiàn)人員、制度的匹配,營造齊心協(xié)力,各部門履行職責(zé)的良好環(huán)境[1]。
隨著我國行政事業(yè)的迅速發(fā)展,電子檔案在我國已逐漸成為重要的信息載體。當(dāng)前,我們應(yīng)注重電子檔案文件的集成管理,盡快建立起統(tǒng)一的電子文檔。將電子檔案融入辦公自動化系統(tǒng)中,把它作為日常工作的一環(huán),保證它能準(zhǔn)時地完成。力求實(shí)現(xiàn)文件掃描、輸入、存取、打印一體化模式,提高計(jì)算機(jī)存取、打印的簡單快捷,為文件存取、用戶提供文件信息。根據(jù)全國統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和管理方法,制定了較為詳細(xì)、通過制定可操作的具體措施,進(jìn)一步強(qiáng)化電子文檔的歸檔與管理,為推動電子政務(wù)工作的信息化建設(shè)提供了有力的支持。
有的業(yè)務(wù)部門注重辦案,忽視案件的立案和移交;有的部門檔案意識淡薄,認(rèn)為檔案工作只是檔案工作者的事,無所事事;各司、局負(fù)責(zé)移交檔案的人員缺乏檔案規(guī)范化知識,移交檔案不全面、不規(guī)范。
一是檔案的收集,檔案的移交很難協(xié)調(diào)。每年專職檔案員通知各部門在規(guī)定的時間內(nèi)按標(biāo)準(zhǔn)傳遞檔案信息,有些人工作內(nèi)容復(fù)雜繁忙,有些人不了解業(yè)務(wù),不能按時、不能按要求辦事,這就給檔案帶來了難度,而且檔案管理也很不規(guī)范。二是檔案人員短缺。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展,檔案數(shù)量的增加,檔案的覆蓋面也隨之?dāng)U大,工作難度也隨之加大。
首先,部分檔案管理軟件仍然是舊版本,沒有及時更新,目前,部門的檔案管理工作仍以人工查找為主,存在著設(shè)計(jì)上的不足、功能不完善、使用不便等問題。二是缺乏數(shù)字檔案。要跟上信息時代的步伐,在推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)的同時,也面臨著各種業(yè)務(wù)部門大量的案件、人力資源和專業(yè)技術(shù)人才的不足。數(shù)字檔案館的建設(shè)不能得到廣泛深入的實(shí)施和推廣。
在新時代,在信息快速交流、互動的時代,加強(qiáng)對檔案材料的搜集和使用,可以使檔案材料發(fā)揮出最大的作用。為此,各地要積極收集材料,劃分科目,整理、歸檔,加強(qiáng)檔案資料規(guī)劃的清晰程度,為各部門提供高質(zhì)量的信息服務(wù),是新時期企業(yè)管理制度的一項(xiàng)重大工作。根據(jù)單位自身經(jīng)營特點(diǎn)和收集資料的需求,在編制歸檔時,將其歸類為多種類型。同時,還必須加強(qiáng)檔案管理人員的引進(jìn)、檔案整理、分類等方面的技能訓(xùn)練,并對檔案管理工作進(jìn)行考核,加強(qiáng)對檔案的管理,是建立和利用檔案資源的重要依據(jù)。具有高質(zhì)量,高效率的檔案管理,可有效地建立起協(xié)同高效的工作機(jī)制,提高各部門的運(yùn)營能力,并實(shí)現(xiàn)對企業(yè)整體計(jì)劃能力的均衡[2]。因此,各部門應(yīng)主動開展檔案管理工作,用全新的眼光來挖掘檔案的信息價值,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。
在全面開展檔案管理工作的創(chuàng)新中,要從全新的角度出發(fā),引入專業(yè)的檔案人才,真正提高檔案工作的效能。一是強(qiáng)化工作視野的創(chuàng)新。在資料收集、分類整理、在檔案工作中,應(yīng)積極適應(yīng)新的工作思路,以“主動”為中心,切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)制度,建立健全檔案服務(wù)系統(tǒng),使其更好地為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有效的信息服務(wù)。二是要明確檔案工作的定位,提高對檔案工作的重視,要引導(dǎo)各級機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行,積極培養(yǎng)和創(chuàng)新工作觀念。同時,通過調(diào)整檔案工作人員的職能,改變其工作重心,樹立起信息服務(wù)意識,從而為檔案資料的有序流轉(zhuǎn)、有效地查詢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.1 經(jīng)營理念的革新。過去檔案文件一般以視頻、以音頻、圖像、紙本為主要載體,其形式多種多樣。檔案材料的整編、流通、調(diào)取,一般采用手工作業(yè)的方法。由于采用手工管理,在檔案的歸檔、查檔、調(diào)取等各方面構(gòu)成了檔案繁瑣的工作系統(tǒng)。由于檔案數(shù)據(jù)基數(shù)大,存檔要求高,檔案管理工作人員在查閱檔案時會產(chǎn)生大量的工作量,使檔案資料的流通度下降,造成檔案閑置現(xiàn)象。利用多媒體技術(shù)和檢索技術(shù),實(shí)現(xiàn)了一種基于網(wǎng)絡(luò)的智能檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化信息環(huán)境提高了檔案工作各環(huán)節(jié)的智能化,這樣能使信息采集更全面、信息種類更豐富、檔案數(shù)據(jù)設(shè)置關(guān)鍵字、關(guān)鍵字檢索,通過多個平臺的數(shù)據(jù)共享,有效地?cái)U(kuò)大了檔案工作的覆蓋面,減少了檔案工作的各個環(huán)節(jié),提高了數(shù)據(jù)的互動共享效率,最大程度地體現(xiàn)了檔案信息的價值。
2.2 經(jīng)營管理的革新。建立了一套跨平臺的連網(wǎng)系統(tǒng),運(yùn)用多種智能技術(shù)改善文檔資料的交互性,滿足了不同類型的檔案工作者的需要。在跨平臺系統(tǒng)的構(gòu)建中,應(yīng)用了區(qū)塊鏈技術(shù),通過高效的整合、精確的檢索、紙質(zhì)和電子備份等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。其中由于數(shù)據(jù)內(nèi)容易于核實(shí)等技術(shù)上的優(yōu)點(diǎn),使文件的流通質(zhì)量得到了有效的改善。
3.1 制度約束思想。為保證檔案工作的正常開展,要加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化,就需要建立相應(yīng)的工作機(jī)制,建立相應(yīng)的工作規(guī)范和約束機(jī)制。比如,在檔案材料采集完成后,按分類進(jìn)行數(shù)據(jù)分類,建立檔案工作規(guī)范;根據(jù)不同的檔案類型,業(yè)務(wù)需求等因素,綜合設(shè)定檔案劃分類別,為各個部門的檔案存儲和調(diào)取建立規(guī)范。檔案工作人員要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng),不斷提升檔案工作的效能。檔案工作人員要樹立“以檔案為本”的觀念,為各級機(jī)關(guān)、廣大群眾提供信息服務(wù)。二是要強(qiáng)化檔案專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)與培訓(xùn),不斷提升各類檔案專業(yè)技術(shù)技能,以嶄新的方式進(jìn)行檔案管理,新穎視角看待檔案工作。三是要從信息層面上深入挖掘檔案的內(nèi)在價值,為企業(yè)的經(jīng)營決策、資產(chǎn)經(jīng)營提供借鑒。
3.2 規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)。第一,建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度,保證各種檔案資料的歸檔規(guī)范化,確保檔案編碼的獨(dú)特性,并將其存入資料庫,避免編碼設(shè)計(jì)沖突、調(diào)檔查詢失效等問題。通過智能讀取數(shù)據(jù),將內(nèi)容相似的文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)融合,從而降低了文檔數(shù)據(jù)庫中同一數(shù)據(jù)的存儲數(shù)量,提高了檢索效率。在存儲相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)時,應(yīng)將有關(guān)的檔案編號錄入,并存儲相應(yīng)的檔案,以提高檔案的規(guī)范性和有序性,從而建立起一個有效的檔案共享系統(tǒng)。第二,檔案的格式規(guī)范。根據(jù)國家的檔案管理規(guī)定,單位內(nèi)部的各個業(yè)務(wù)部門都要在檔案形成的初期提供文件的形式,這樣就可以將文件的內(nèi)容統(tǒng)一起來,從而降低由于格式不一致而造成的信息交換的困難。根據(jù)文檔格式規(guī)范的設(shè)計(jì),從各種數(shù)據(jù)中抽取重要的數(shù)據(jù),如時間、金額、項(xiàng)目等。第三,標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布。以文件編碼、資料內(nèi)容等為依據(jù),對檔案資料進(jìn)行全周期的管理。圍繞檔案版本、對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全程管理,確保其保存無遺漏,并形成檔案保存記錄。在保存檔案數(shù)據(jù)時,要對其形成的時間進(jìn)行記錄,以提高其可追溯性。當(dāng)發(fā)生錯誤時,可以通過檔案的回溯,查找錯誤的節(jié)點(diǎn),查找系統(tǒng)的錯誤[3]。
3.3 實(shí)行全周期管理實(shí)踐。一是搭建平臺。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中,運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)方法,對檔案工作進(jìn)行監(jiān)控,便于各部門對不同時期的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。二是實(shí)現(xiàn)文件的同步。在各工程實(shí)施期間,利用手機(jī)錄音、現(xiàn)場測量等方法,對前期資料進(jìn)行了整理。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化是按照標(biāo)準(zhǔn)格式的,確保數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確,避免了文件的混亂。三是實(shí)施動態(tài)監(jiān)測。在檔案材料制作完畢后,通過線上審核、內(nèi)容校對,以保證檔案工作的正常開展,并使其內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化。加強(qiáng)對檔案的歸檔、歸檔和歸檔制度,提高對檔案的動態(tài)監(jiān)控。四是實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。形成智能分類、有序編碼、智能歸檔等體系,有助于在形成之初,提高檔案內(nèi)容的規(guī)范化,通過智能識別,可以自動完成卷宗分類、卷目查詢和智能歸檔。
檔案管理從檔案保存完整、信息安全等角度出發(fā),開展檔案管理工作。在檔案資料的安全保護(hù)方面,各單位要積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù),根據(jù)業(yè)務(wù)需要,開展檔案資料的綜合利用,提高各部門間的信息量。第一,提高歸檔類的創(chuàng)新能力。在新的經(jīng)濟(jì)體制下,要強(qiáng)化檔案工作人員的能力評價,充分利用人力資源的優(yōu)勢,對檔案的歸檔類型進(jìn)行精確的整理,以適應(yīng)各種業(yè)務(wù)的需要。第二,要強(qiáng)化檔案管理人員的科技系統(tǒng)操作技能,促進(jìn)科技與檔案工作的有機(jī)結(jié)合,用智慧的平臺代替手工作業(yè),提高檔案管理的智能性。
如今,數(shù)字化與信息化轉(zhuǎn)型,是各行各業(yè)不懈追求和探討的話題,這樣做既能實(shí)現(xiàn)生態(tài)和經(jīng)濟(jì)的價值,又能提高人類的智慧、效率和質(zhì)量。與以前相比,檔案管理工作更易于共享、存儲和傳遞。在信息化時代,檔案的復(fù)制、傳遞、保存等工作可以通過信息化方式實(shí)現(xiàn),使各類檔案資料的共享更加便利。隨著信息化技術(shù)的不斷融入人們的日常生活、工作中,必須把信息化技術(shù)與產(chǎn)業(yè)深度結(jié)合起來,才能促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。信息化技術(shù)在提高檔案工作的效率與質(zhì)量方面的效果已為社會所公認(rèn),因此,管理者可以從信息化技術(shù)的角度出發(fā),使信息技術(shù)更加全面、全面。深入地融入各項(xiàng)管理工作中以產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用??傊?,在信息化時代,科技的不斷創(chuàng)新與進(jìn)步也推動著檔案管理工作不斷邁向更好方向,各級各類檔案工作人員,應(yīng)深諳科技進(jìn)步帶來的便利,將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合,運(yùn)用信息化方式,可以提高檔案的質(zhì)量和效益,實(shí)現(xiàn)檔案的管理。同時,要根據(jù)以往的實(shí)際情況,利用信息化技術(shù),積極地進(jìn)行戰(zhàn)略的調(diào)整,解決內(nèi)部的運(yùn)營問題,強(qiáng)化基層組織的建設(shè)。以保證工作取得新的發(fā)展。