張紅仙 李理成

（1.臨滄市云縣疾病預(yù)防控制中心，云南 臨滄 675800；2.臨滄市云縣涌寶中心衛(wèi)生院，云南 臨滄 675800）

疾病預(yù)防控制中心作為公益性單位主要的工作內(nèi)容就是處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件，且擔(dān)負(fù)重要責(zé)任與使命。疾控工作人員在各類(lèi)工作中會(huì)產(chǎn)生大量資料與數(shù)據(jù)并形成疾控檔案，均對(duì)疾病預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)與流行病學(xué)分析等工作產(chǎn)生了重要影響。特別是大規(guī)模傳染疾病的爆發(fā)，都使人們對(duì)于安全、衛(wèi)生與健康的關(guān)注度顯著提高。在此背景下，疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作也開(kāi)始面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因而需結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，在滿(mǎn)足工作需求的基礎(chǔ)上將疾病預(yù)防控制中心價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。由此可見(jiàn)，深入研究并分析疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容十分有必要。

一、檔案管理概述

為增強(qiáng)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開(kāi)展的成效，有必要對(duì)檔案內(nèi)涵、基本內(nèi)容以及檔案管理相關(guān)理論形成正確認(rèn)知，以下將展開(kāi)相關(guān)分析。

1.檔案內(nèi)涵

《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中對(duì)檔案做出了界定：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成以不同形式展現(xiàn)的歷史記錄，同樣也是學(xué)術(shù)界對(duì)檔案做出的概念[1]。但在法律領(lǐng)域，檔案概念的解讀則存在一定差異。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人在不同領(lǐng)域活動(dòng)中形成且對(duì)國(guó)家與社會(huì)具有特定價(jià)值的歷史記錄。但在本質(zhì)角度分析，不管是學(xué)術(shù)界或是法律領(lǐng)域，檔案概念界定均大同小異，因而為檔案管理工作的開(kāi)展提供了夯實(shí)的理論支撐。

2.基本內(nèi)容

檔案收集、整理與利用均為檔案管理工作主要內(nèi)容，而在工作實(shí)踐中需結(jié)合具體狀況合理區(qū)別各檔案管理環(huán)節(jié)。通常情況下，檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、檢索和統(tǒng)計(jì)等方面，但同樣可將檔案管理分成基礎(chǔ)工作與利用工作兩種領(lǐng)域。現(xiàn)階段，檔案管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)化發(fā)展趨勢(shì)，因而劃分工作也愈加復(fù)雜。

3.檔案管理相關(guān)理論

3.1 文件生命周期理論。為全面落實(shí)檔案管理工作，檔案學(xué)領(lǐng)域認(rèn)為需靈活運(yùn)用文件生命周期理論。該理論認(rèn)為，文件自誕生至銷(xiāo)毀整個(gè)過(guò)程可視為生命現(xiàn)象，借助這一形式對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與規(guī)律進(jìn)行總結(jié)，同樣也代表檔案學(xué)的成熟化發(fā)展。而在文件生命周期理論中含括三個(gè)基本內(nèi)涵。第一，文件形成至銷(xiāo)毀屬于完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程。第二，文件檔案運(yùn)動(dòng)期間因特點(diǎn)有所差異，所以可細(xì)化成若干階段。第三，文件記載不同階段和服務(wù)對(duì)象、管理方式等存在對(duì)應(yīng)管理。在檔案管理中引入文件生命周期理論，即可確保管理工作的針對(duì)性。

3.2 檔案鑒定理論。基于檔案管理工作的近代化發(fā)展，檔案鑒定理論也應(yīng)運(yùn)而生。與其他檔案學(xué)理論相比，檔案鑒定理論時(shí)代特點(diǎn)也更加突出。通過(guò)對(duì)檔案鑒定理論的使用挑選有價(jià)值檔案，并將無(wú)價(jià)值檔案銷(xiāo)毀處理，而這在檔案管理工作中被當(dāng)作最難鑒定的環(huán)節(jié)。

檔案管理工作開(kāi)展期間引入檔案管理理論，應(yīng)當(dāng)以實(shí)際管理需求為切入點(diǎn)，以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為參考依據(jù)，切實(shí)認(rèn)知檔案價(jià)值，為檔案管理工作的開(kāi)展提供必要理論支撐。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作必要性

創(chuàng)建疾病預(yù)防控制中心的主要目的在于預(yù)防疾病對(duì)于人類(lèi)造成的傷害，使疾病發(fā)病率得到有效控制，確保人民群眾身體健康，促進(jìn)我國(guó)發(fā)展的社會(huì)穩(wěn)定?，F(xiàn)階段，雖然疾病預(yù)防控制中心建設(shè)取得了理想成效，但在檔案管理方面始終存在不足。為此，有必要高度重視檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，為疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的完善提供幫助。

疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作主要是詳細(xì)記錄常見(jiàn)疾病與罕見(jiàn)疾病案例，具體內(nèi)容為傳播路徑、傳染性質(zhì)與是否遺傳等，只有記錄并保存細(xì)節(jié)性?xún)?nèi)容，才能夠確保后期工作有據(jù)可循，并作為指導(dǎo)性文書(shū)檔案使用。而且，疾病預(yù)防控制中心檔案也是內(nèi)部部門(mén)工作者學(xué)習(xí)版本，中心工作者也需不斷學(xué)習(xí)，對(duì)經(jīng)典案例做出深入研究，而通過(guò)檔案管理工作的開(kāi)展即可完整保留檔案信息，為工作人員間交流溝通提供了病例文本。且疾病預(yù)防控制中心檔案可被工作人員研討，特別是傳染性疾病，需將病原體作為研究出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合其可能傳播的途徑明確脈絡(luò)，進(jìn)而提高工作質(zhì)量。在新時(shí)期背景下，疾病預(yù)防控制中心檔案則見(jiàn)證最初面對(duì)新發(fā)疾病的驚慌失措，因而有必要以檔案管理為切入點(diǎn)為疾控中心發(fā)展提供必要幫助。

三、疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作問(wèn)題與原因闡釋

1.管理問(wèn)題

1.1 檔案管理方式有待改進(jìn)?；诩膊》揽厥聵I(yè)發(fā)展與信息技術(shù)的有效運(yùn)用，疾病預(yù)防控制中心在工作實(shí)踐中，錄像次數(shù)與時(shí)間也顯著增加，因而錄像檔案數(shù)量增多，但在管理方面始終存在一定困難。部分工作者在檔案管理方面，受個(gè)人專(zhuān)業(yè)水平不足因素的影響，致使管理方式落后。即便絕大部分疾病預(yù)防控制中心已經(jīng)創(chuàng)建檔案歸檔制度，但在聲像檔案方面的管理工作落實(shí)效果并不明顯，直接影響了錄像檔案歸檔與整理的及時(shí)性，很容易出現(xiàn)檔案流失現(xiàn)象。對(duì)于以上情況，檔案資源載體也愈加多樣化，除了圖片與紙質(zhì)載體還可將磁盤(pán)與光盤(pán)等作為新型載體。但檔案載體的多樣化同樣制約了檔案管理工作的開(kāi)展，既有檔案管理模式很難與疾病預(yù)防控制中心檔案管理實(shí)際需求相適應(yīng)。所以應(yīng)積極創(chuàng)建全新檔案管理模式，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供必要幫助。

1.2 軟件應(yīng)用能力偏低。近年來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度明顯加快，且計(jì)算機(jī)軟件被廣泛應(yīng)用于檔案管理環(huán)節(jié)。當(dāng)前，檔案管理軟件雖然可接收、發(fā)送、歸檔保存，但只能夠向單位內(nèi)部提供相應(yīng)服務(wù)，很難使利用者獲得必要便利，同樣制約了檔案管理工作的開(kāi)展。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)檔案管理工作的開(kāi)展，為檔案遠(yuǎn)程檢索和利用的實(shí)現(xiàn)提供了可能，在足不出戶(hù)的情況下即可利用并查詢(xún)所需檔案資源[2]。為此，檔案管理同樣也許實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，疾病預(yù)防控制中心為將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，最重要的就是要增強(qiáng)軟件應(yīng)用能力。

1.3 硬件設(shè)施與標(biāo)準(zhǔn)要求不吻合。在信息技術(shù)和疾控事業(yè)發(fā)展的背景下，既有檔案管理設(shè)施與硬件很難與工作實(shí)際需求相適應(yīng)。一些疾病預(yù)防控制中心檔案庫(kù)的面積有限，且伴隨疾控事業(yè)快速發(fā)展，檔案數(shù)量明顯增多，很容易使檔案庫(kù)房變緊張。因檔案庫(kù)房與標(biāo)準(zhǔn)不符，且硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，會(huì)對(duì)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生極大影響。

1.4 檔案管理重藏輕用。檔案收集與管理的目的在于提供和利用檔案資源，若對(duì)檔案管理過(guò)度強(qiáng)調(diào)而忽略其利用，將喪失工作意義。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理就存在重藏輕用的問(wèn)題?，F(xiàn)階段，疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作者均處于被動(dòng)開(kāi)展服務(wù)的狀態(tài)，且檔案利用僅存在于編寫(xiě)年鑒當(dāng)中。而且，對(duì)檔案進(jìn)行利用的僅為疾病預(yù)防控制中心內(nèi)部工作人員，很難將檔案對(duì)于社會(huì)大眾防病保健作用充分發(fā)揮出來(lái)。為此，在后續(xù)工作中，在檔案利用方面也需加大關(guān)注力度。

2.檔案管理問(wèn)題形成原因

2.1 檔案管理意識(shí)缺失。目前，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作尚未提高重視度，且大部分疾控中心并未創(chuàng)設(shè)專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)，僅由辦公室兼職負(fù)責(zé)。因缺失管理意識(shí)，直接影響了檔案利用效率，且對(duì)檔案收集、管理期間的重視度不高，均致使檔案管理各環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題。大部分工作者錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單收集、少寫(xiě)文件，且檔案管理并不會(huì)為疾病預(yù)防控制中心創(chuàng)造必要經(jīng)濟(jì)效益，因而在檔案管理與利用方面的重視度嚴(yán)重不足。

2.2 檔案管理工作者素質(zhì)水平不高?，F(xiàn)階段，部分疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作者并不是專(zhuān)業(yè)人士，均為兼職工作人員。為此，在工作實(shí)踐中，檔案管理工作者自身專(zhuān)業(yè)能力與理論水平很難適應(yīng)工作需求。此外，絕大部分檔案管理工作人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性且年齡偏小，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，直接影響了檔案管理質(zhì)量，也制約了新時(shí)期檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2.3 檔案管理經(jīng)費(fèi)不充足。經(jīng)費(fèi)不充足始終是制約疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開(kāi)展的常見(jiàn)因素，主要原因在于檔案管理工作很難在短期內(nèi)彰顯價(jià)值，所以被忽視的可能性更大，而所獲取的資金支撐必然受限。基于信息化發(fā)展速度的加快，檔案數(shù)量的增多對(duì)于檔案管理信息化提出了更高要求，在檔案管理效率提升方面同樣需具備資金支撐。所以，要想進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作開(kāi)展，一定要增加檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。

四、疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的優(yōu)化路徑

針對(duì)疾病預(yù)防控制中心檔案管理問(wèn)題及原因展開(kāi)了深入研究，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，從多個(gè)角度重點(diǎn)探究?jī)?yōu)化檔案管理工作的路徑，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理工作的開(kāi)展效果，以供參考。

1.全面建設(shè)人員隊(duì)伍

1.1 增強(qiáng)工作者檔案管理意識(shí)?？赏ㄟ^(guò)宣傳與教育等多樣化形式加深疾控工作者的檔案管理認(rèn)知，不斷提高其職業(yè)精神與道德水平。同時(shí)，加大宣傳《檔案法》的力度，通過(guò)發(fā)放手冊(cè)、組織會(huì)議等形式使相關(guān)工作者更深入地了解檔案法律法規(guī)。此外，可搜集優(yōu)秀檔案管理工作人員事跡，并定期組織疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作者進(jìn)行學(xué)習(xí)，借助多種形式增強(qiáng)其工作意識(shí)，以增強(qiáng)疾控中心檔案管理工作成效。

1.2 改進(jìn)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。全面建設(shè)檔案管理隊(duì)伍，并通過(guò)多角度重點(diǎn)培養(yǎng)復(fù)合型人才，不斷提高其創(chuàng)新能力。一般可借助外部引進(jìn)與內(nèi)部培訓(xùn)等方式提升檔案管理工作者的工作質(zhì)量?？稍趩挝粌?nèi)構(gòu)建競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以增強(qiáng)檔案管理工作者自我意識(shí)以及積極性。此外，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作者具體狀況，以年齡、性格與能力為標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)配置隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，以從根本上改進(jìn)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

1.3 加大檔案管理工作者培訓(xùn)力度。為全面建設(shè)檔案管理信息化，有必要不斷提高管理工作者專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力與個(gè)人素質(zhì)水平。為此，要在工作實(shí)踐中應(yīng)制定完善培訓(xùn)規(guī)劃，并組織檔案管理工作者接受培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握特定知識(shí)，且應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)能力得以提升，并在工作環(huán)節(jié)合理運(yùn)用所掌握的知識(shí)與能力，與檔案信息化管理需求相適應(yīng)。以時(shí)代發(fā)展為依據(jù)創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，組織學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，使檔案管理工作者對(duì)新型工作方法與技能加以掌握，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理和利用工作的同步開(kāi)展。

2.檔案管理的信息化建設(shè)

2.1 重視檔案信息化管理作用?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，并被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域。而在檔案管理中，檔案的信息化管理也逐漸發(fā)展成主要工作內(nèi)容?！缎l(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出：檔案信息化建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)單位信息化建設(shè)的同步發(fā)展，以加快檔案管理的信息化發(fā)展速度，促進(jìn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理水平[3]。為此，需強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理的重要性，并切實(shí)認(rèn)知檔案信息化管理的意義，與當(dāng)?shù)貙?shí)際情況相結(jié)合，合理制定合理化檔案管理方案，與績(jī)效考核相結(jié)合，進(jìn)而優(yōu)化信息化管理工作。另外，需在自身發(fā)展規(guī)劃中納入信息化管理內(nèi)容，以促進(jìn)信息化管理工作的可持續(xù)開(kāi)展。

2.2 加大信息化管理投入力度。以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度為出發(fā)點(diǎn)，應(yīng)在檔案信息化管理方面加大資金投入力度，為檔案部門(mén)購(gòu)置硬件與軟件等配套設(shè)施設(shè)備，使檔案信息化管理工作獲得必要基礎(chǔ)設(shè)施保障。應(yīng)注重檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要性，在硬件設(shè)施、檔案管理硬件配套設(shè)備與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、文件加密軟件等方面增加資金的投入，進(jìn)而為檔案信息化管理工作開(kāi)展提供必要幫助，進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理信息化效果。

2.3 增強(qiáng)信息化管理安全性。安全管理措施是解決檔案信息化管理安全問(wèn)題的主要方法，一般可選用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，在防火墻安裝的基礎(chǔ)上即可有效防護(hù)計(jì)算機(jī)及其設(shè)備，以免內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)受外部侵?jǐn)_，同樣也能夠避免沒(méi)有授權(quán)系統(tǒng)侵入，以免對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意修改、竊取與刪除等現(xiàn)象發(fā)生。通過(guò)對(duì)防病毒軟件的安裝，即可對(duì)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)中的已知病毒加以預(yù)防與清除。另外，需對(duì)檔案文件安全級(jí)別進(jìn)行科學(xué)劃分，特別是在保管部分機(jī)密文件方面，同樣需要采取物理隔離措施，進(jìn)而增強(qiáng)檔案信息化管理的安全性。所選用的檔案信息管理軟件需以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為參照，盡量選用性能較高的系統(tǒng)軟件，對(duì)補(bǔ)丁程序進(jìn)行升級(jí)與安裝并完整相應(yīng)的安全設(shè)置。

3.優(yōu)化檔案管理流程

疾病預(yù)防控制中心需積極創(chuàng)建檔案管理制度，以全面建設(shè)科學(xué)化檔案利用機(jī)制，對(duì)日常工作檔案進(jìn)行合理化分類(lèi)和管理，細(xì)化檔案管理流程。與此同時(shí)，檔案管理工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)融合信息化技術(shù)和檔案管理工作，健全信息化管理系統(tǒng)，以有效避免人工檔案管理問(wèn)題的發(fā)生，在強(qiáng)化檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)能力的同時(shí)提升檔案的利用效率。此外，檔案管理工作者應(yīng)精細(xì)化分類(lèi)并整理檔案資料，盡量滿(mǎn)足利用者應(yīng)用需求。應(yīng)深入挖掘檔案資料潛在價(jià)值并展開(kāi)系統(tǒng)宣傳，使工作人員檔案利用意識(shí)得以提高，強(qiáng)化檔案資料利用率，同樣也要引導(dǎo)工作者形成自主查詢(xún)檔案資源的習(xí)慣。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，高度重視檔案管理工作的重要性，以檔案管理制度的創(chuàng)建為切入點(diǎn)，強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)力度，致力于檔案的信息化管理發(fā)展與建設(shè)，盡可能充分發(fā)揮檔案資料分析、控制疾病的價(jià)值，并為相關(guān)傳染性疾病的預(yù)防和制定控制決策提供必要參考依據(jù)，以免傳染性疾病蔓延和發(fā)展，確保疾控事業(yè)的全面可持續(xù)發(fā)展。