陳令杰

（湖北文理學(xué)院檔案館，湖北 襄陽 441053）

相比于紙質(zhì)文件來說，電子文件的歸檔方法是一項工程量較大且需要極度細(xì)致的工作。但是絕大多數(shù)電子檔案文件的管理者有礙于傳統(tǒng)觀念的阻礙并不認(rèn)為電子檔案是一種文件，因此，忽視了對于電子檔案的歸檔，會由于工作量巨大，在工作過程中缺乏耐心和細(xì)致性。除此之外，電子檔案以及電子文件對于計算機(jī)平臺的依賴性較強(qiáng)，必須要借助計算機(jī)平臺進(jìn)行編目和歸檔，對于一些不熟悉計算機(jī)操作流程的檔案管理者來說，在檔案歸檔管理的過程中無法像紙質(zhì)檔案歸檔那樣駕輕就熟，容易在電子檔案歸檔工作過程中產(chǎn)生畏懼和抗拒心理。為了有效地解決的電子檔案歸檔過程中存在的一系列問題，應(yīng)該在規(guī)劃電子檔案文件時，從本單位所用的辦公自動化系統(tǒng)以及信息管理工作系統(tǒng)出發(fā)，順應(yīng)單位內(nèi)部的檔案存儲和管理規(guī)律，摸清檔案的來源，保障電子文件能夠順利歸檔到辦公自動化以及信息管理的相關(guān)程序中，只有建立起健全且完善的檔案歸檔制度，才能為企業(yè)檔案的查詢提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

一、電子檔案歸檔工作中存在的主要問題

隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)的普及和應(yīng)用，目前國內(nèi)各大企業(yè)都已經(jīng)建立了有企業(yè)特色的辦公信息平臺以及信息網(wǎng)絡(luò)平臺，而檔案管理人員完全可以利用現(xiàn)代信息平臺實現(xiàn)對檔案信息的傳輸和整理。但是在電子檔案歸檔過程中，由于受到了操作人員、技術(shù)以及平臺系統(tǒng)等問題的影響，容易出現(xiàn)程序代碼錯亂，造成原有檔案空白等問題。因此，需要相關(guān)工作人員在檔案歸檔工作中，能夠選擇與企業(yè)檔案特色相符合的業(yè)務(wù)軟件，按照一定的工作要求以及工作標(biāo)準(zhǔn)，對管理人員的檔案歸檔流程進(jìn)行準(zhǔn)確的設(shè)定，保障歸檔人員能夠按照規(guī)范的工作順序進(jìn)行操作，有效地提升檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量。

二、電子文件歸檔的主要方法和途徑

紙質(zhì)檔案作為文字信息的載體相對來說具有安全穩(wěn)定的特征，但紙質(zhì)檔案存在不易存儲的缺陷性。電子檔案作為信息數(shù)據(jù)的載體容量更大，檔案的存儲也更加便捷。但是電子文件的穩(wěn)定性較差，容易受到硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的影響產(chǎn)生損壞，因此選擇電子文件的歸檔方式對于企業(yè)信息的存儲來說是至關(guān)重要的。在多數(shù)的電子文件歸檔工作實踐中證明，利用磁盤脫機(jī)采集數(shù)據(jù)這種轉(zhuǎn)移介質(zhì)的方式容易造成電子文件數(shù)據(jù)信息的丟失。尤其是遇到本身存在質(zhì)量問題的磁盤，還可能會影響到后續(xù)文件的可讀性，導(dǎo)致文件存在部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失的問題。除此之外，為了防止企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的丟失，采用磁盤脫機(jī)的檔案管理方式還需要制作多份備份存檔，這不僅增加了企業(yè)內(nèi)部磁盤文件的存儲量，同時還相應(yīng)地加大了檔案管理工作人員的工作時長。為了解決這一問題，一種更加簡潔而安全的電子文件歸檔方式出現(xiàn)，采用網(wǎng)絡(luò)移交作為電子文件的歸檔方式并利用光盤進(jìn)行備份和存儲，成了當(dāng)前企業(yè)電子文件歸檔過程中常見的方式。

1.借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)對電子文件進(jìn)行歸檔處理

隨著企業(yè)內(nèi)部計算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建立和普及，企業(yè)內(nèi)部在經(jīng)營管理過程中，越來越多的重要數(shù)據(jù)信息以文件的形式被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)平臺管理中心。這些電子文件均是經(jīng)過不同的職能管理部門經(jīng)過保存和記錄后，反映了不同職能管理部門在企業(yè)中的經(jīng)營管理活動。而這些文件在傳輸?shù)狡髽I(yè)內(nèi)部的信息管理網(wǎng)絡(luò)中心之前，需要信息管理部門按照統(tǒng)一的文件格式要求對原先的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，在保證數(shù)據(jù)信息的完整性以及通用性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對電子文件的歸檔。而對于那些并沒有傳輸?shù)狡髽I(yè)計算機(jī)信息管理中心且具備相應(yīng)保存價值的電子文件來說，則應(yīng)該交由不同的職能部門對電子文件進(jìn)行編目整理[1]。除此之外，也可以利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向檔案管理部門進(jìn)行傳輸，借助信息管理網(wǎng)絡(luò)中心在不同業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)以及檔案部門之間開通的電子文件歸檔傳遞網(wǎng)線，建立一個能夠依附在企業(yè)信息管理中心的專用電子文件歸檔子系統(tǒng)。這樣就可以將已經(jīng)存儲在信息管理中心和未存儲在信息管理中心且具有保存價值的電子文件通過聯(lián)動式的系統(tǒng)傳遞給檔案部門。而檔案部門在與辦公自動化以及信息管理部門進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)商后，要對需要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一格式要求。通常情況下，企業(yè)認(rèn)定的統(tǒng)一格式要求并不是唯一不變的，而是可以通過通用性軟件實現(xiàn)對格式的轉(zhuǎn)換。目前，企業(yè)認(rèn)定的電子文件統(tǒng)一格式主要包括dpf.Doc.Txt.EXE.的文件格式[2]。

2.選擇電子文件信息的匯總點，由計算機(jī)部門與信息管理部門統(tǒng)一進(jìn)行歸檔

目前，大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)開始應(yīng)用oa自動化辦公平臺，而人們在信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，也越來越重視信息工作的系統(tǒng)性以及數(shù)據(jù)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)性，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)以及應(yīng)用也從傳統(tǒng)的部門分散轉(zhuǎn)變?yōu)榱思薪y(tǒng)一化的管理，打破了不同職能部門電子文件立卷的壁壘和界限，更加趨向于電子文件立卷朝著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。而企業(yè)內(nèi)部的計算機(jī)部門以及信息管理部門主要負(fù)責(zé)規(guī)劃，并且設(shè)置本單位的信息管理工作，是單位內(nèi)部開發(fā)集約性信息管理系統(tǒng)的牽頭部門和骨干團(tuán)隊，同時也是個部門電子文件信息的匯集點[3]。有企業(yè)內(nèi)部的計算機(jī)部門以及信息管理部門將企業(yè)在經(jīng)營管理過程中形成的具有保存價值的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，無疑成了最佳有效的歸檔形式之一。

例如，清華大學(xué)內(nèi)部的計算機(jī)與信息管理中心就研究了利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校園行政信息管理系統(tǒng)，而在此信息管理系統(tǒng)中，又分為教研系統(tǒng)、科研系統(tǒng)以及人事管理這三個子系統(tǒng)，同時還籌建了教學(xué)的管理系統(tǒng)，與學(xué)生的注冊中心系統(tǒng)、教務(wù)處系統(tǒng)、財務(wù)結(jié)算中心等構(gòu)成了各類型數(shù)據(jù)的存儲平臺和共享平臺。其中，注冊中心的主要功能是關(guān)注學(xué)生的選課狀況以及成績數(shù)據(jù)的傳輸?shù)?。結(jié)算中心主要是對學(xué)生日常生活中的繳費(fèi)信息進(jìn)行存儲。教務(wù)處系統(tǒng)主要是負(fù)責(zé)教學(xué)計劃、教學(xué)課程、學(xué)位授予等數(shù)據(jù)信息的傳輸和查詢。計算機(jī)與信息中心在接收到這些數(shù)據(jù)內(nèi)容后，就會對這些子系統(tǒng)收集到的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總處理，并且將匯總后的信息數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的格式傳送到不同的業(yè)務(wù)管理部門，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一共享。而隨著每一階段數(shù)據(jù)的持續(xù)更新，已經(jīng)過期的數(shù)據(jù)內(nèi)容將會全部交由學(xué)校的檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸納，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞揭平唤o檔案管理部門進(jìn)行保存，也可以通過直接存入光盤的方式進(jìn)行定期歸檔[4]。

總而言之，無論利用哪一種歸檔方式，都必須將電子文件形成格式統(tǒng)一且邊牧整齊的形式，再傳輸給檔案管理部門。而不是由檔案管理部門自行從信息管理平臺中進(jìn)行搜集和下載。這樣的匯總管理方式能夠確保電子文件內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的真實性和有效性。與此同時，檔案管理部門在接收到電子文件后應(yīng)該存入光盤的硬件設(shè)備中，盡可能避免用移動磁盤進(jìn)行存儲[5]。

三、保障電子文件歸檔工作水平的有效策略

1.建立健全且完善的電子文件歸檔制度

大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部通過對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行多年的歸檔工作已經(jīng)積累了相應(yīng)的經(jīng)驗，并逐漸形成了歸檔工作的骨干團(tuán)隊，具有一定的工作基礎(chǔ)。而開展電子文件的歸檔工作首當(dāng)其沖的就是要建立起一支骨干的歸檔團(tuán)隊。但由于大多數(shù)采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，歸檔方法的管理人員對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息管理網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)知不足，使用的手法較為生疏，無法像立卷歸檔人員那樣，通過多年與檔案部門進(jìn)行歸檔合作已經(jīng)建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系。因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)對原本紙質(zhì)檔案管理骨干團(tuán)隊的培訓(xùn)力度，能夠建立起與計算機(jī)平臺和信息管理中心為使用主體的歸檔工作團(tuán)隊[6]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔工作，大多數(shù)采用的是人工操作的方法，相比于電子文件的歸檔處理方式來說效率較低。因此，需要對檔案管理人員進(jìn)行新知識和新技術(shù)的培訓(xùn)，通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及技能培訓(xùn)，確保骨干團(tuán)隊能夠盡快地掌握信息化以及自動化的管理知識和技能，肩負(fù)起電子文件歸檔工作這項重任。為了保障不同單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案立卷的牽頭人員能夠盡快地掌握計算機(jī)歸檔技術(shù)，某企業(yè)內(nèi)部將探索電子文件歸檔工作列為該年度企業(yè)檔案工作會議的重要議題之一[7]。在會上明確表明，分管檔案工作的職能部門管理人員以及檔案管理部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)該將電子文件的歸檔工作列入立卷的歸檔程序。除此之外，還應(yīng)該建立更加規(guī)范的電子文件歸檔流程，在對電子文件檔案來源進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上，能夠在工作中遵循職能因素原則，首先選擇電子文件信息綜合性較強(qiáng)的財務(wù)管理部門以及業(yè)務(wù)管理部門作為電子文件歸檔的重點試點區(qū)域，并且先后幾次與專門研究電子檔案歸檔工作的專業(yè)人員形成了歸檔工作小組，參照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔方法，制定出符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的電子文件檔案歸檔細(xì)目[8]。

2.通過兩套制的歸檔方式保障檔案存儲的安全性

在電子檔案歸檔過程中管理人員的簽章和名字簽署是文件生效的主要標(biāo)準(zhǔn)。雖然在現(xiàn)代技術(shù)水平條件下已經(jīng)具備了電子檔案形式，但是對于一些具備憑證作用或具備法律效力的文件，還是必須要紙質(zhì)作為數(shù)據(jù)信息的載體進(jìn)行保存。由于電子文件以及軟件系統(tǒng)作為載體，存在較強(qiáng)的不穩(wěn)定性，而電子文件在存儲過程中也容易被攻擊或修改，因此有必要將原始的電子文件進(jìn)行拷貝和存檔，以此來保證內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全性和有效性。目前，許多企業(yè)已經(jīng)開始采用電子文件，以及紙質(zhì)文件分別歸檔的雙軌制歸檔方法，歸檔的內(nèi)容也形成了紙質(zhì)介質(zhì)和光盤介質(zhì)這兩種形式，同樣的歸檔內(nèi)容可以具備兩種不同的檔案存儲模式。在電子文件和紙質(zhì)文件歸檔過程中，會采用不同的目錄編制方法以及存儲介質(zhì)，檔案管理部門需要在每一圈紙質(zhì)檔案的備考表格或目錄備注中注明，與之相對應(yīng)的電子文件編碼和存儲地址。與此同時，在電子文件歸檔過程中，也應(yīng)該在備注項目中填寫與之相對應(yīng)的紙質(zhì)文件檔案編碼以及存儲位置，方便在文件查詢或文件丟失等特殊情況下相互參照?？紤]到磁盤以及光盤作為介質(zhì)的電子文件在留存過程中存在耐久性以及安全性的問題，在這些問題沒有完全解決之前，以磁盤和光盤作為介質(zhì)的電子文件檔案將會與紙質(zhì)檔案共同并存。

在推動企業(yè)檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展的角度上來看，如果未來電子檔案存儲的介質(zhì)安全性能夠得到進(jìn)一步的提升，或電子檔案的存儲技術(shù)有所改善，就可以嘗試對企業(yè)內(nèi)部參考價值較高、數(shù)據(jù)信息利用價值較強(qiáng)的檔案采用以磁盤和光盤作為介質(zhì)的歸檔方式，而紙質(zhì)檔案的歸檔方法則可以作為輔助，以免在電子檔案歸檔出現(xiàn)問題時缺乏參照。而對于一些具有較高憑證價值的檔案來說，例如電子發(fā)票等檔案還應(yīng)該采用以紙質(zhì)介質(zhì)檔案為主的存儲方式，可以利用磁盤或光盤介質(zhì)歸檔的方法為輔。通過這種雙軌制的檔案管理模式，不僅能夠有效地提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的水平，同時也能夠在保障檔案信息內(nèi)容完整性和安全性的前提條件下盡可能地減少檔案占據(jù)的空間，緩解企業(yè)內(nèi)部檔案管理庫房庫空間緊張的現(xiàn)狀。但是紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)二者之間的相互結(jié)合，必須要經(jīng)過企業(yè)的審慎思考，需要在確保檔案信息萬無一失的條件下才能采用這種方式。如果需要將紙質(zhì)介質(zhì)的歸檔方式和電子介質(zhì)歸檔方式簡化合一，必須要考證信息內(nèi)容的完善性和存儲安全性，在保障存儲安全的前提條件下才能采用紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)簡化合一的歸檔方式。

結(jié)語

綜上所述，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的著眼點，使檔案管理工作的模式以及工作理念發(fā)生了翻天覆地的變化。因此，在新的工作理念下，檔案管理人員更應(yīng)該利用oa辦公平臺以及信息網(wǎng)絡(luò)管理中心，實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部電子文件的數(shù)字化歸檔，也可以通過建立雙軌制的檔案管理模式，在保障檔案數(shù)據(jù)信息完整性和安全性的前提條件下，有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。