崔靜 公主嶺市市場監(jiān)督管理局

檔案管理工作對于國家行政單位的建設發(fā)展有重要意義。當前市場監(jiān)督管理局檔案管理工作仍存在一定的問題，因此需要改進傳統(tǒng)的管理方式。在對目前檔案管理工作的現(xiàn)狀分析后發(fā)現(xiàn)檔案管理制度存在著弊端，如：管理制度傳統(tǒng)；管理人員水平不高；檢索方式落后等。如果檔案管理工作效率低下，那勢必會影響整體工作效率，直接影響基層市場監(jiān)督局發(fā)揮其社會職能?；鶎邮袌霰O(jiān)督管理局應該盡快完善整體管理制度，加大資金和技術的投入，緊跟社會發(fā)展腳步，及時調整自身，從而促進我國社會整體發(fā)展。文章以基層市場監(jiān)督管理局的檔案管理為研究對象，探究我國在檔案管理上的不足之處，并提出解決意見。

一、檔案管理中的問題

（一）管理方式單一

由于市場監(jiān)督管理局的基層人員對于檔案管理工作的不重視，普遍認為只需保證檔案不丟失，不外流，能夠查到并提供資料就可以了，這就導致檔案信息的收集、整理等工作要點進行不到位，無法準確的為檔案管理人員提供行動依據(jù)容易產生后續(xù)問題，影響檔案管理工作的整體效率和質量，影響了檔案的利用率。工作人員的傳統(tǒng)工作模式和管理制度已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在高速發(fā)展的信息化社會，想要提高工作效率必須改進檔案管理方式。

（二）管理意識不強

現(xiàn)階段，檔案管理人員儲備不足，在檔案管理工作中因沒有組織領導的扶持，需要一人擔任多個職位，這種情況下工作人員往往分身乏術，不僅工作效率和工作質量低下，而且多數(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)比較低?，F(xiàn)階段的知識儲備量已經(jīng)無法滿足當今檔案管理的需求，由于沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，部分檔案管理人員對于檔案資料的收集、整理等工作不熟練。在部分基層市場監(jiān)督管理局甚至沒有專人管理，常由執(zhí)法人員監(jiān)管。檔案管理人員沒有認識到檔案工作的重要性，整體管理意識不強，無法更好地開展后續(xù)建設。

（三）管理工作不細致

基層市場監(jiān)督管理局如果想要更好地開展后續(xù)工作就需要檔案管理人員細化其工作內容，細化檔案整理工作，將各項檔案按照類目分類整理。

（四）硬件設施問題

硬件設施是檔案管理工作的基礎保障，從當前實際情況來看，很多基層市場監(jiān)督管理局檔案管理部門硬件問題比較嚴重，不僅缺乏電子化設備，而且檔案存放空間不足，環(huán)境也比較差，一些單位甚至沒有獨立的檔案室[1]。對于硬件設施的不重視，是基層市場監(jiān)督管理局檔案管理的常見問題。

（五）檢索方式的落后

基層市場監(jiān)督管理局的檔案管理由于直接面向企業(yè)和個體營業(yè)者，每年都需要在檔案里面添加材料，導致基層市場監(jiān)督管理局的檔案資料往往多且繁雜。又因為每年都有大量的工商業(yè)戶成立和倒閉，材料流動性很大，檔案館管理的工作帶來了不小的難度。部分市場監(jiān)督管理局沒有安裝電子檔案管理系統(tǒng)，還沒有實現(xiàn)無紙化辦公，依舊在使用手工檢索。如果沒有專業(yè)的檔案管理文件，仍使用傳統(tǒng)方式保存的話，檔案信息就會很難與上級電子信息系統(tǒng)對接，降低辦事效率。檔案檢索方式主要取決于基層事業(yè)單位的檔案管理信息化建設水平的高低，倘若有先進完善的軟硬件設施作為有力依托，計算機檢索的效率相對較高，就可以快速找到需求檔案，有利于檔案地科學充分利用[2]。

（六）管理人員綜合素質問題

因為基層市場監(jiān)督管理局沒有充分觸達宣傳教育工作，檔案管理人員的觀念仍處于老舊的工作理念，工作模式固化，沒有緊隨時代發(fā)展變化，辦公態(tài)度得過且過，這種工作態(tài)度受周圍辦公環(huán)境影響的同時也影響周圍辦公環(huán)境，導致整體工作效率不高?；鶎邮袌霰O(jiān)管局應關注檔案管理人員的辦公能力，跟隨時代發(fā)展對員工進行定期培訓，如果還是故步自封，那么將會影響我國市場監(jiān)督管理局的現(xiàn)代化發(fā)展。

（七）服務管理人員的服務態(tài)度問題

對于在窗口咨詢業(yè)務的工商業(yè)戶和企業(yè)，部分管理人員的服務態(tài)度非常冷漠，說話死板，給咨詢者帶來了不好的服務體驗。服務人員作為服務業(yè)者，對顧客的態(tài)度好壞直接影響咨詢者對基層單位的看法。

二、加強檔案管理的措施

（一）建立高效的規(guī)章制度

市場監(jiān)督管理局是質監(jiān)、食藥監(jiān)、工商三個部門的合并。這三個部門在業(yè)務方面雖然有不同的側重點但也有交叉的業(yè)務。面對現(xiàn)在的基層市場監(jiān)督管理局的管理制度還有很多不足。從檔案管理方面來看，由于檔案資料覆蓋較廣，而且涉及的內容比較繁雜，因此更需要清晰的檔案管理制度，明確不同檔案的管理要求和管理方式。建立完整的檔案管理制度需要根據(jù)相關條規(guī)制定有據(jù)可依的制度，符合檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展理念，在制定時，必須要明確工作重點，細化工作內容，增加培訓機制和激勵機制的細則，這樣檔案管理人員才能對崗位和自身工作有清晰的認知，而科學的激勵機制則能夠增強檔案管理人員的工作熱情，使之投入更多精力去提升檔案管理水平。

（二）加強管理隊伍建設

加強管理隊伍建設的重點主要在于提高檔案管理人員的職業(yè)技能。人員儲備量少，就需要一個員工身兼多職，人員配置不合理直接導致檔案管理工作混亂。為了解決這個問題，基層市場監(jiān)管局需要加強檔案管理隊伍建設。在檔案管理方面安排專人負責，若職責不明確，則需要設立專門的崗位以及專業(yè)人員，完善硬件設施并配備計算機用來管理檔案和電子信息?；鶎邮袌霰O(jiān)督管理局還應該定期舉辦培訓交流活動，多吸取其他基層單位的創(chuàng)新經(jīng)驗，吸取優(yōu)秀的辦公經(jīng)驗，并對自己工作上的不足之處進行反思和歸納總結，并提出解決措施。不僅于此，基層市場監(jiān)督管理的基層管理人員還應該了解國家動態(tài)，并及時根據(jù)國家發(fā)展建設自身。

（三）加強對軟硬件設施的管理

加強對基層市場監(jiān)督管理局的硬件設施管理有利于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。對于當前硬件設施的管理主要體現(xiàn)在對檔案庫房的管理，對于基層市場監(jiān)督管理局的檔案管理來說，應該盡快實現(xiàn)無紙化辦公，采用電子信息系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)，提高檔案管理的效率，電子信息系統(tǒng)還可以與上級市場監(jiān)督管理局對接檔案數(shù)據(jù)，增加信息傳輸?shù)男省τ谌允褂眉堎|檔案的基層市場監(jiān)督管理局，則要安裝監(jiān)控對檔案庫房進行實時監(jiān)控，記錄人員出入，防止數(shù)據(jù)被盜竊，還需要根據(jù)檔案庫房所處位置及空間調節(jié)檔案庫房的溫度，及時防止因天氣潮濕導致的霉變，并嚴禁檔案管理人員進入檔案庫房時攜帶易燃易爆品，預防火災的發(fā)生。除此之外，檔案管理人員還應該定期檢查檔案的保存情況，嚴格管控檔案是否有破損、缺頁現(xiàn)象。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，需要及時向上級報告并盡快補全破損，以免影響后續(xù)工作的開展和進行。

（四）加快檔案管理的信息化建設

信息化已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的趨勢?；鶎邮袌霰O(jiān)督管理局的檔案管理方面應該加快信息化進程，應建立信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化檔案錄入、信息化檔案存儲管理，并且應該充分依托信息化技術減少人工操作，推動檔案管理工作的無紙化發(fā)展。應與上級檔案管理系統(tǒng)對接，做到信息互通，提升檔案管理的效率。檔案管理的信息化建設離不開相應的軟硬件，從硬件角度來看，較高配置的計算機、服務器、掃描儀、打復印一體機以及相應的攝錄設備應全面配齊。而從軟件系統(tǒng)上看，不同單位的檔案管理需求有一定差異，為了保障軟件系統(tǒng)與工作需求相匹配，應與軟件開發(fā)企業(yè)進行合作，結合需求設計軟件功能。軟件系統(tǒng)應具備較強的開放性特征，應能結合需求調整靈活進行系統(tǒng)升級，同時也應注意與上下級單位保持聯(lián)通，確保檔案系統(tǒng)可以進行信息互聯(lián)，此外還要重視檢索系統(tǒng)的開發(fā)，保障檢索的便捷性[3]。檢索設備的完善也提高了我國基層市場監(jiān)督管理局的信息化建設水平。

三、對檔案管理人員的要求

（一）提高管理人員的綜合素質

信息化時代應當自主更新檔案管理理念，要求檔案員不斷掌握大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化檔案管理理念，促進檔案員由傳統(tǒng)的紙制檔案管理思維向信息化檔案管理思維轉換，檔案管理人員應當有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，能夠與時俱進的學習新檔案法規(guī)，正確對待新環(huán)境中的檔案管理問題，做一個愛崗敬業(yè)的檔案員，按照法律要求認真開展檔案管理。在對檔案管理人員的選擇上，應選擇作風優(yōu)良，政治正確的共產黨員。在培養(yǎng)過程中應著重提升其責任意識和保密意識，促進工作人員在崗位上發(fā)揮自身特長，積極貢獻力量，在強化保密意識的基礎上，杜絕涉密信息外泄。應根據(jù)工作要求的變化提升個人工作能力，積極參與專業(yè)技能培訓，做到熟悉工作環(huán)節(jié)，關注工作重點，從而提升個人工作水平，提高檔案管理的工作質量。

（二）提高管理人員的職業(yè)技能

為了應對信息化、智能化的檔案管理信息，檔案管理人員應該熟悉工作流程，掌握專業(yè)知識，積極參與培訓活動，學習相關的專業(yè)技能，并根據(jù)具體情況跟進相應的工作流程，并懷有創(chuàng)新精神，跟隨時代發(fā)展更新檔案管理的方法。檔案管理人員還應該熟練運用計算機，充分進行檔案銜接，保障檔案信息可在內部系統(tǒng)中進行共享，進一步推動信息化檔案管理發(fā)展。

（三）建立定期考察制度

由于檔案管理工作比較煩瑣，檔案管理人員需要有充足的耐心，持之以恒的毅力，而且還需要具備多樣化檔案管理能力，提升自身工作效能。在完善的檔案制度之下，檔案管理工作的要求以及權責更明確，所有工作人員將對工作有更準確的認識，對專職人員的考核將會更加清晰，并根據(jù)工作職能進行考核。主要將對檔案管理人員的計算機使用能力，工作內容和工作要點等多方面進行考核，在充分的了解檔案管理人員的綜合能力后進行評估。使用激勵機制，對于通過各項評估的管理人員可以進行嘉獎，這種激勵機制可以有效地提高檔案管理人員的自信心和積極性，提高對于工作的熱情。對沒有通過考核的檔案管理人員，可以對其不足之處進行專項培訓，具體問題具體分析，保證所有檔案管理人員都可以掌握在檔案管理方面的專業(yè)技能，綜合提升檔案管理工作的效率與質量。

（四）加強檔案工作的基礎管理

對于基層市場監(jiān)督管理局檔案管理工作而言，其檔案管理工作以基礎管理為主。應注意加強檔案的立卷歸檔管理，保障按期進行檢查。在目錄編輯過程中結合檔案具體類型進行科學分類，對于一些應用頻率較高的檔案資料應重點編輯檔案首頁，以首頁信息綜合概括檔案內容。區(qū)分主要職能檔案、大事件檔案以及發(fā)展規(guī)劃檔案等不同檔案類別，做到科學分類、科學管理。檔案管理工作需要嚴格按照規(guī)定制度進行歸檔管理，使用情況需要說明，這樣可以增加檔案管理工作的效率，這也是基礎市場監(jiān)督管理局檔案管理人員必須要做到的工作職責。

（五）提升服務人員的服務態(tài)度

作為服務人員，保持良好的服務態(tài)度也是工作內容的一部分。服務人員應該樹立公仆意識，提高職業(yè)道德水平。面對工商業(yè)者、企業(yè)和個人，都應該以耐心，服務大眾的服務態(tài)度做基點，提高個人的服務質量。領導部門在面對服務人員的態(tài)度問題時，應該對態(tài)度差的服務人員予以警告處理，情節(jié)嚴重者可做開除處理。只有嚴格規(guī)范規(guī)章制度，才會有良好的服務風氣，只有樹立了良好的服務風氣，服務人員整體的服務質量才會提升。

四、人工智能在檔案管理的應用

近年來，人工智能運用于多領域，并提高了多個領域的工作效率。在檔案管理方面也可以使用人工智能用以提高工作效率。人工智能與檔案管理工作結合最為顯著的優(yōu)勢是提升管理效率。人工智能不僅具有更快的響應處理速度，而且可以長時間高負載工作，比較而言，傳統(tǒng)人工管理的短板比較明顯。此外，在檔案資源開發(fā)利用方面，人工智能技術也有著人力管理不可比擬的優(yōu)勢。在定向發(fā)掘檔案資料價值的過程中，傳統(tǒng)人工管理模式難以在海量的檔案資料中準確篩選所有有價值的信息，人工智能檔案管理模式能夠更好地挖掘檔案價值，提升檔案管理效能。而且人工智能技術具有很強的意識識別和學習功能，在其整合到檔案管理系統(tǒng)之中后，隨著應用實踐的不斷延長，其與相關單位檔案管理工作的契合度將不斷提升。為了防止人工智能出現(xiàn)泄露數(shù)據(jù)等風險問題，應對人工智能應用于基層市場基督管理局的檔案管理時可能會出現(xiàn)的錯誤失誤率進行評估，在發(fā)現(xiàn)問題后及時優(yōu)化程序設置，規(guī)避可能出現(xiàn)的風險問題，以便更好地使用人工智能來提高基層市場監(jiān)督管理局的檔案管理質量。

五、發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理

從檔案管理工作當前發(fā)展趨勢來看，未來檔案管理工作必然以智能化和無紙化為方向，綜合提升檔案管理效率并有效發(fā)掘檔案的潛在價值是未來檔案管理工作的重要目標。規(guī)避紙質辦公出現(xiàn)的問題，縮減基層市場監(jiān)督管理局的檔案管理因紙質辦公的支出成本，對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，讓檔案管理工作更加高效化、智能化，以更加豐富的形式存在于電子信息系統(tǒng)中。在檔案管理工作上可以設立權限，部分機密檔案的瀏覽權限只有權限比較高的管理人員才可以瀏覽，加大對機密檔案的保護，避免信息的流失。檔案管理人員應該加快檔案管理的現(xiàn)代化建設，使我國市場監(jiān)督管理局檔案管理的工作向現(xiàn)代化更進一步。

六、結語

基層市場監(jiān)督管理局的檔案管理工作非常重要，面對現(xiàn)階段的在檔案管理體系上的不足，需要健全管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質，完善硬件設施，使用計算機檢索來提高檔案管理工作的工作效率，從而加快我國在基層市場監(jiān)督管理局的現(xiàn)代化進程，促進我國社會整體進程的現(xiàn)代化。