李連 九龍縣雅礱江礦業(yè)有限責任公司

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟體制日益完善，市場競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)想要占據(jù)更多的市場份額，就必須改變傳統(tǒng)的運營管理模式，需加強內(nèi)部控制工作，從多方面來把控企業(yè)的管理工作。其中，檔案管理工作是重要內(nèi)容，也是當前企業(yè)內(nèi)部控制中的要點，需予以高度重視。企業(yè)應當清楚認識實施檔案管理的必要性，從意識上改變過去的不重視想法，真正理解檔案管理的概念和內(nèi)涵，學習新的管理思維，在相關法律法規(guī)允許范圍內(nèi)展開高效的檔案管理活動，做好相關記錄，整理各類資料，需制定完善的企業(yè)檔案管理制度，建立健全的質(zhì)量管理體系，采取有效的檔案管理手段，使得該項工作質(zhì)量更上一層樓。

一、加強企業(yè)檔案管理工作的必要性

企業(yè)檔案管理工作的重要性不言而喻，對于企業(yè)的整體發(fā)展較為關鍵，應當采取有效措施來提升其工作效率。一方面，高效的檔案管理，能夠通過全面采集企業(yè)發(fā)展過程中的各項信息，為經(jīng)營決策、制定目標提供可靠依據(jù)；另一方面，有利于加強企業(yè)文化建設工作。企業(yè)檔案中除了一些數(shù)據(jù)信息之外，還涵蓋著在整個發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出的企業(yè)愿景、企業(yè)精神，也表明了企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。在進行檔案資料管理的同時，也能夠加深企業(yè)的文化思想[1]。

二、企業(yè)檔案管理工作要求

在企業(yè)檔案管理工作中，為了規(guī)范檔案資料，合理使用檔案資料，使之更具科學性，則必須充分發(fā)揮檔案管理的作用，以便于給企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務?；诖?，在實施企業(yè)檔案管理時，應當做到以下幾點：第一，要強化檔案管理質(zhì)量意識，工作人員從自身做起，予以榜樣作用，用正確的方式、有效的工具，來提高工作效率，貫徹落實檔案管理工作，基于現(xiàn)代科學技術探索檔案信息化管理；第二，要重視對檔案管理人員素質(zhì)的培育，使之具備良好的責任意識，主動服務于企業(yè)；第三，檔案管理人員需具備積極向上的學習精神，做到與時俱進，愿意投入自身業(yè)務能力提升中，強化自身管理能力；第四，要重視檔案管理工作的每一個流程，實施有效的預防管理措施，保障檔案管理工作的順利開展[2]。

三、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

一是部分企業(yè)領導并未關注到檔案管理工作，沒能把握住檔案管理的作用，認知程度有待加強，在概念理解上存在偏差，有一定的局限性，使檔案管理工作過于形式化，沒能真正發(fā)揮出檔案管理的作用。由于部分企業(yè)忽視了檔案管理環(huán)節(jié)，企業(yè)在檔案管理方面的人力、財力、物力等投入都比較少，沒能予以大力支持，這就影響了企業(yè)檔案管理工作效率，無法為企業(yè)的長遠發(fā)展提供可靠的保障。且企業(yè)中部分人員依舊堅持傳統(tǒng)的管理理念，不具備創(chuàng)新性，所采用的理念過于落后[3]。

二是企業(yè)的檔案管理工作缺乏制度保障，未深入研究檔案管理制度的每一個細節(jié)，而且也未和企業(yè)的實際情況相結合，以致所擬定的制度缺乏實用性，流于形式。一方面，并沒有采取有效措施來激勵員工，員工的工作態(tài)度較為懈怠，人員流動性比較大，檔案管理隊伍還需加強建設；另一方面，未制定適宜的考核制度，未能對檔案管理人員行為進行有效約束，企業(yè)資源利用率不高，所采用的管理模式過于陳舊，管理手段較為單一。

三是檔案管理人員的培訓力度不夠，專業(yè)知識水平有待于進一步提升。檔案管理員未得到專業(yè)的培訓，缺乏系統(tǒng)的學習和良好的檔案管理意識，未能全身心投入檔案管理工作中。由于檔案管理工作未能得到企業(yè)的高度重視，管理崗位工作的層次不高，招聘人員時不夠細心和專注，甚至部分檔案管理人員屬于兼任，工作態(tài)度較為被動，容易出現(xiàn)操作上的失誤。

四是忽視了計算機信息技術的作用，沒能將計算機信息技術有效融入于檔案管理工作中，信息系統(tǒng)建設方面還有所不足，以致檔案管理工作效率得不到提升。而且粗放型管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。

五是企業(yè)未對檔案資源進行二次開發(fā)，沒有設立科學的評價機制，以致無法全面反饋出企業(yè)的檔案資源管理實況，缺乏科學的評價指標。

六是部分企業(yè)當前所采用的檔案管理組織形式過于單一，沒能根據(jù)企業(yè)的實際情況來選擇適宜的管理模式。而且也忽視了網(wǎng)絡技術的應用，未在實施紙質(zhì)檔案管理的同時，有效應用電子檔案管理方式。

四、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的有效措施

（一）強化檔案管理意識，轉變管理理念

只有當企業(yè)真正認識到企業(yè)檔案管理的重要性，從意識上改變過去的錯誤思想，其才能在行動上重視檔案管理工作，所開展的管理工作必須圍繞企業(yè)進行，宗旨在于管理的檔案資料服務于企業(yè)，需要為企業(yè)提供真實、準確的信息數(shù)據(jù)，使得其在每一個經(jīng)營階段都能做出正確的決策，提高企業(yè)檔案資源利用率。企業(yè)檔案管理工作需要全員參與，每一個人員都應當具備良好的檔案意識，需將檔案文化融入于企業(yè)文化建設中，重視對檔案管理工作的宣傳和教育，無論是企業(yè)管理者，還是部門人員或檔案管理人員，都應當轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，從思想上認識到這項工作的必要性，并積極投入予以一定的支持[4]。

傳統(tǒng)的企業(yè)管理理念，已經(jīng)不再適應社會主義市場經(jīng)濟體制的要求，難以促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。基于此，企業(yè)應當轉變檔案管理理念，可借鑒國外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，創(chuàng)新檔案管理理念，可從以下方面著手：一是企業(yè)要走出去，前往同行業(yè)、或不同行業(yè)的企業(yè)中進行學習，交流檔案管理經(jīng)驗，吸取教訓，結合企業(yè)自身的實際情況調(diào)整和優(yōu)化。參與檔案管理培訓活動，深入認識檔案管理工作的重要意義；二是企業(yè)要引進來，可引入國外發(fā)達國家的檔案管理理念，并不斷地實踐、嘗試、優(yōu)化，以完善檔案管理體系，保障檔案管理工作的有效開展。與此同時，還要充分認識到檔案管理工作和企業(yè)文化建設之間的聯(lián)系，需采用現(xiàn)代化企業(yè)管理模式，成立專門的檔案管理部門，負責購買企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的硬件設施，并做好相關檔案記錄，推動企業(yè)高質(zhì)量服務。

（二）制定完善的企業(yè)檔案管理制度，加大投入力度

在企業(yè)檔案管理過程中，只有定出了標準、明確了規(guī)范才能使該項工作有據(jù)可循、有法可依，因此企業(yè)應當制定完善的檔案管理制度，設立科學的管理機制。企業(yè)應當做到因地制宜，具體問題具體分析，所實施的制度要符合自身實況，且具備一定的可操作性，并跟隨時代發(fā)展趨勢來進行相應的調(diào)整和優(yōu)化，使之更加規(guī)范，實施標準化檔案管理活動，達到預期目標。可修訂現(xiàn)有的檔案管理制度，明確企業(yè)檔案管理目標，規(guī)劃檔案管理范圍，根據(jù)管理內(nèi)容來采用相應的管理方法，從而保障檔案管理質(zhì)量，如XX公司立卷歸檔制度、XX公司檔案保管制度、XX公司檔案保密制度、XX公司檔案統(tǒng)計制度等。要注意的是，企業(yè)不可完全照搬其他企業(yè)的檔案管理制度，否則不僅無法實現(xiàn)有效的檔案管理，還會增加管理成本。為建立健全的檔案管理體系，需做到：首先，應當制定完善的檔案管理考核制度，充分發(fā)揮企業(yè)領導的引導作用，調(diào)動各部門的積極性，各部門要明確自身職責，并進行有效溝通與合作，通過科學的考核指標和評價機制，來貫徹落實檔案管理工作；其次，優(yōu)化企業(yè)資源配置，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷地創(chuàng)新檔案管理手段，為檔案管理人員提供更為便捷、高效的工作環(huán)境。需在企業(yè)日常經(jīng)營過程中充分發(fā)揮檔案管理的職能作用，保障其決策的正確性，真正落實檔案管理工作。

除此之外，要加大對企業(yè)檔案管理工作的投入，不僅要從人力、財力方面增加投入，還應當實時更新檔案資料內(nèi)容，把握檔案管理中的重點內(nèi)容，詳細而真實地記錄每一個資料內(nèi)容。需做好檔案資料整合工作，以便于企業(yè)中各個部門的查詢?？蔀闄n案管理部門添設新的設備，引入先進的檔案管理技術，提高檔案管理人員的工作效率，使他們從各個角度來把控檔案管理工作，保證檔案資料的真實性、完整性和準確性，為企業(yè)提供可靠的數(shù)據(jù)。

（三）提升人員素質(zhì)，加強人員培訓

檔案管理工作的開展，需要高素質(zhì)人員的支持，工作人員的管理是否規(guī)范將直接影響最終的管理效果。在這種情況下，企業(yè)應當合理安排檔案管理人員，劃分各崗位的管理指責，不斷地壯大檔案管理隊伍力量。通過多元化的培訓方式來提升管理人員能力，加強其專業(yè)知識，提升其職業(yè)道德素質(zhì)。一方面，需重視人才招聘工作，要做好審核工作，嚴格按照相關制度進行把控。所錄用的工作人員，既要有扎實的專業(yè)知識，又要有一定的工作經(jīng)驗，還應當具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，有著不錯的業(yè)務能力，尤其是計算機信息技術應用能力；另一方面，檔案管理人員需要有自覺學習意識，做到與時俱進，不斷地更新所學知識，加強彼此之間的經(jīng)驗交流，掌握先進的管理技術，使之工作效率得以提升，取得目標管理成效。企業(yè)可通過提升檔案管理人員的薪資待遇，來避免人員流動性過大，采取有效措施來激發(fā)檔案管理人員的工作興趣，給檔案管理人員一定的關懷和尊重，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，使之全身心投入企業(yè)檔案管理工作中。

除此之外，還應當加強對檔案管理人員的培訓。為保障企業(yè)檔案管理質(zhì)量，需轉變檔案管理人員的管理理念，需開展高效的培訓工作，強化各相關人員的專業(yè)知識能力，并提升人員的檔案意識，明確檔案管理工作的作用。在實際項目建設過程中，不僅要關注于項目實施的質(zhì)量和進度，還需要基于項目特點，利用各相關部門來開展培訓工作，使之全身心投入管理工作中，從而產(chǎn)生強烈的責任感，認真執(zhí)行檔案管理工作，強化檔案管理人員的業(yè)務能力。

（四）充分應用計算機信息技術，實施精細化管理

現(xiàn)在已經(jīng)是計算機時代，計算機的應用高效、安全、便捷，企業(yè)應當充分發(fā)揮計算機信息技術的作用，基于企業(yè)經(jīng)營特點和需求，設立科學的信息管理機制，強化信息化管理水平，可借鑒國外企業(yè)的優(yōu)秀檔案信息管理經(jīng)驗，不斷地摸索和實踐，滿足企業(yè)檔案管理需求。企業(yè)應當建立完善的信息化平臺，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理手段，將粗放型管理向精細化管理方向轉變。所建立的信息平臺應當具有一定的交互性、開放性，利用計算機信息技術來提升檔案管理水平，逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)，增加檔案管理信息量，提高管理效率，為企業(yè)帶來更為優(yōu)質(zhì)的服務。如企業(yè)常用的紫晶企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、XX州電子文檔管理系統(tǒng)等。基于信息化檔案管理，可將企業(yè)檔案管理工作進行分解，需重視對每一個流程的把控，可利用計算機信息技術來處理細節(jié)問題，從而規(guī)范企業(yè)檔案管理。

（五）開發(fā)企業(yè)檔案潛力，設立評價機制

企業(yè)檔案中含有大量有關于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)制定未來發(fā)展戰(zhàn)略目標的重要材料。從企業(yè)角度來說，企業(yè)檔案需要進行保密，保密的前提是這些資料信息要能夠有效服務于企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展奠定扎實基礎?；诖?，企業(yè)需深入挖掘檔案中的潛力，對檔案資源實施二次開發(fā)，以便于全面了解企業(yè)的實際運營情況。應當確定企業(yè)檔案管理的服務方向，把握服務重點，滿足經(jīng)濟建設需求。可在企業(yè)中建立電子檔案室，創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，做到實時監(jiān)測、實時更新，采取先進的檢索工具，以便快速查閱所需信息。

除此之外，為了提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，應當明確檔案管理目標，制定科學的評價機制。一方面，企業(yè)所制定的管理目標，不可脫離其發(fā)展的實際情況；另一方面，基于所制定的目標來設置適宜的評價指標，旨在促進檔案管理工作的標準化，改善當前檔案管理工作現(xiàn)狀。需遵循國家相關規(guī)章制度，基于企業(yè)的實況和需求來細化評價指標。如檔案庫房存放管理標準指標、建檔指標、檔案檢查指標、管理辦法評價指標等。

（六）管理組織形式多元化，結構網(wǎng)絡化

為適應全新的市場機制，企業(yè)檔案管理工作需優(yōu)化組織結構，采取全新的組織形式。不同的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中遇到的問題都有所不同，企業(yè)特質(zhì)的差異性，也會影響檔案管理工作的開展。基于此，企業(yè)應當遵循因地制宜的原則，根據(jù)自身的實際情況，來有計劃、有目的地選用適宜的檔案管理工作形式。比如說梯級檔案管理、網(wǎng)狀檔案管理等。前者指的是企業(yè)下屬公司有一定的檔案管理權限，總公司需每年對檔案資料進行定期檢查；后者指的是企業(yè)指定檔案管理部門及專職檔案管理員，各部門指定專（兼）職檔案管理人員，檔案管理部門帶領企業(yè)中的各個部門進行數(shù)據(jù)資料的收集，并進行匯總，然后再通過層級責任人檔案管理模式，來將檔案管理職責落實到個人。這種多元化的管理形式，有利于提高檔案管理水平，促進企業(yè)的科學發(fā)展，具有一定的創(chuàng)新性。

除此之外，還應當實現(xiàn)企業(yè)檔案管理結構的網(wǎng)絡化，指的是基于計算機信息技術，優(yōu)化企業(yè)檔案管理結構，增加檔案信息資源最大傳遞容量，加快傳輸速度。利用互聯(lián)網(wǎng)技術，來連接網(wǎng)絡，使企業(yè)突破時間、空間的限制，直接進入檔案管理系統(tǒng)中心，并獲取所需檔案信息內(nèi)容，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理有效結合。

五、結語

總的來說，要制定適宜的企業(yè)檔案管理目標和制度，根據(jù)企業(yè)的實際情況開展針對性的管理工作，制定完善的規(guī)章制度，從每一個環(huán)節(jié)把控檔案管理工作，從而保障檔案管理質(zhì)量和利用效果。