李娟 國網山西省電力公司晉中供電公司

企業(yè)檔案管理工作，是企業(yè)內部管理中一項重要內容，管理類檔案管理工作涉及方方面面，涉及各管理部門、財務部門、人事部門等多個部門，涉及企業(yè)的年度總結、年度發(fā)展計劃、個人表彰、獲得榮譽、通報等多項工作，管理類檔案管理如果只依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理工作得不到重視，跟不上時代的發(fā)展，沒有完整的、現代化管理系統(tǒng)，就會阻礙企業(yè)管理類檔案管理工作的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理現狀與檔案管理創(chuàng)新改革的必要性

（一）改革創(chuàng)新檔案管理是提高檔案管理工作的基礎

企業(yè)管理類檔案是企業(yè)管理過程中的各類文件，按年度歸檔到企業(yè)管理類，為企業(yè)管理服務，使得發(fā)生過有價值的信息可以記錄保存下來。隨著互聯(lián)網的發(fā)展，在新時代的背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經無法滿足新時代人民與日增長的檔案利用需求，企業(yè)檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，信息時代的到來也為檔案工作提供了機遇，找到了現代化發(fā)展的新路徑[1]。

在信息時代，建設現代化、自動化的檔案管理是現在檔案管理工作的重要基礎，檔案整體系統(tǒng)的完善有利于提高檔案資源的開發(fā)利用率，檔案的價值體現在檔案信息資源的利用上，檔案的利用水平是評價檔案管理工作的重要標準。傳統(tǒng)的檔案模式已經不能滿足現代化企業(yè)的發(fā)展需求，利用率不高，電子檔案相關技術的發(fā)展，在檔案管理工作中具有不可忽視的管理優(yōu)勢，對于促進檔案資源的開發(fā)利用起到非常重要的作用。因此，改革創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式是非常有必要的。

我國企業(yè)檔案管理工作手段較為落后，管理模式也比較單一，尤其在紙質檔案管理中，掌握現代化實用技術，結合現代化實施設備、計算機與多媒體設備，運用科學的方法與技術，促進檔案管理工作的發(fā)展[2]。

（二）改革創(chuàng)新檔案管理，提高檔案管理水平

在信息技術飛速發(fā)展的時代背景下，信息管理企業(yè)檔案是現代企業(yè)檔案管理的必然發(fā)展趨勢，因此改革企業(yè)檔案管理模式、加強信息技術化檔案管理模式的創(chuàng)建是非常有必要的。我國企業(yè)管理類檔案管理模式面臨許多挑戰(zhàn)與問題，企業(yè)管理類檔案管理在企業(yè)整個生命周期，是企業(yè)賺取利潤，實現自身發(fā)展的保障，但在企業(yè)中，很多領導干部更加注重經濟建設，檔案管理并沒有得到重視，因此檔案管理工作常常因為缺少撥款，缺乏資金問題，導致企業(yè)檔案工作常常處于表里不一的尷尬地位。企業(yè)管理類檔案管理沒有被充分重視，導致資金投入較小，企業(yè)管理類檔案管理工作因設施設備老舊、檔案管理場地不完善、檔案管理工作用到的軟件實用性無法得到提高；檔案管理有部分工作會轉給其他部門負責，其他部門并不了解企業(yè)管理類檔案管理工作內容與注意事項，在企業(yè)中工作人員的調動也比較頻繁，造成檔案管理工作中有些環(huán)節(jié)的脫節(jié)；檔案管理部門得不到重視，部門內很少出現檔案管理專業(yè)的人才，沒有專業(yè)的技術人才，檔案管理相關法律法規(guī)了解不全面，檔案管理工作人員對專業(yè)知識匱乏，導致檔案管理水平無法有效提高[3]。

（三）改革創(chuàng)新企業(yè)管理類檔案管理，保障檔案管理合理化、規(guī)范化

在信息技術與網絡技術飛速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)無論從經營到管理都在發(fā)展巨大的變化，如果在企業(yè)管理類檔案管理中缺乏重視，沒有及時、完善更新企業(yè)管理類檔案管理模式，就會對企業(yè)管理類檔案管理工作的順利開展產生負面影響。企業(yè)管理類檔案管理的高效進行離不開完善的企業(yè)檔案管理制度，制度主要作用是規(guī)范和約束，完善的企業(yè)檔案管理制度能夠明確各個檔案管理人員的有所為有所不為，檔案管理人員能夠明確自身的職責，了解在企業(yè)檔案管理工作中所要遵循的規(guī)則，檔案管理工作者能最大限度發(fā)揮自身潛力[4]。

檔案管理制度的不足是檔案管理工作中工作人員容易出現懈怠的重要原因，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式中，檔案管理部門的工作主要是收集信息、做好分類、編目管理、保管檔案，企業(yè)以規(guī)范化檔案管理制度為出發(fā)點，建設部門管理到位、組織機構到位、責任到位，明確管理流程與工作要求，深度挖掘檔案資源的價值，在規(guī)范化發(fā)展檔案管理的基礎上，強化與企業(yè)其他部門之間的關系，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據，一旦出現檔案管理工作不規(guī)范行為，能很快在明確到個人，避免產生工作權利與責任的糾紛，企業(yè)可以有效避免管理類檔案管理工作人員出現松懈和怠慢狀態(tài)[5]。

推動企業(yè)管理類檔案管理制度規(guī)范化提高檔案管理水平的同時，也要結合企業(yè)經營發(fā)展的需要，設立智能化的企業(yè)管理類方案管理辦公流程，這對提升企業(yè)管理類檔案管理工作的質量和效率是很有必要的。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案資源有效性不高，使得企業(yè)檔案資源無法成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的依據。摒棄傳統(tǒng)的檔案管理制度，建設信息化、現代化、全面化管理類檔案管理，保證檔案管理制度科學，提高管理類檔案管理質量，是適應新時代企業(yè)發(fā)展對檔案管理的必然要求，也是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的必要條件。

二、傳統(tǒng)企業(yè)管理類檔案管理模式，存在以下問題

（一）管理人員對企業(yè)管理類檔案管理工作認識不夠

企業(yè)管理類檔案管理是企業(yè)的重要資產之一，檔案管理對公司的發(fā)展產生重要影響，做好檔案管理工作，才能關聯(lián)企業(yè)其他部分，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據。但是在傳統(tǒng)的企業(yè)管理類檔案管理模式下，企業(yè)并沒有將企業(yè)管理類檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展聯(lián)系到一起，檔案管理工作被認識是一件可有可無的事情，不愿意浪費人力物力，簡單地對檔案進行收集整體，并沒有投入大量的成本去保管，企業(yè)管理類檔案管理部門因為缺少資金投入，企業(yè)檔案管理中辦公場地、設施設備、相關計算機軟件的落后，從而導致企業(yè)檔案管理工作中經常會出現問題和漏洞，如檔案丟失、信息泄露、檔案破損，導致企業(yè)檔案管理的實用性不強，檔案管理的工作重要性得不到彰顯。

企業(yè)管理類檔案管理工作涉及很多部門，是涉及內容最廣泛、業(yè)務最復雜的一類檔案。企業(yè)管理類檔案管理工作得不到企業(yè)的重視，經費有限導致檔案管理工作缺少專業(yè)人才，檔案管理相關法律法規(guī)了解不到位，甚至根本不了解《檔案法》，對檔案管理技術知之甚少，這是企業(yè)檔案管理工作中的誤區(qū)[6]。

（二）檔案管理制度混亂

隨著互聯(lián)網飛速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展和管理也在進行改革創(chuàng)新，我國企業(yè)的發(fā)展模式和以前大不相同，可管理類檔案管理制度卻沒有進行相應的完善和更新，檔案管理制度不完善與檔案管理隊伍不完善，為企業(yè)檔案管理工作中增加更多工作量，做不到工作到位、責任到位，就會導致企業(yè)管理類檔案管理工作發(fā)生錯漏的概率增加，導致檔案重復整理或沒有規(guī)范整理。企業(yè)管理類檔案管理如果不完善管理制度，明確檔案管理工作人員的職責，就會嚴重影響企業(yè)管理類檔案管理工作的高效進行[7]。

企業(yè)管理制度本身就是一種規(guī)范和約束，企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)檔案管理員工在檔案管理工作中共同須遵守的，如果不遵守將面臨部門處罰的規(guī)定法則。在企業(yè)管理類檔案管理工作中明確管理制度，實現工作到個人，責任到個人，避免檔案整理不規(guī)范發(fā)生權責爭論，可以有效避免因檔案管理工作人員工作疏忽造成的企業(yè)管理類檔案管理工作發(fā)生信息錯漏，導致檔案資源真實性有效、利用率不高。

（三）檔案管理理念相對落后

信息化的飛速發(fā)展，也沒能改變大多數人們對管理類檔案管理的認知，仍有大多數人認為檔案管理是行政人員的工作內容，只是進行簡單的管理檔案錄入和整理，在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中，檔案管理工作普遍交給專業(yè)技能不突出且工作量較少的人來負責，企業(yè)管理類在整理檔案中手段比較傳統(tǒng)且單一，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息的收集、整理，在現代化辦公的今天，無法滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求，彰顯不出企業(yè)檔案管理的重要性[8]。

企業(yè)管理類檔案管理工作理念落后、傳統(tǒng)，就會導致企業(yè)管理類檔案管理工作人員認為企業(yè)管理類檔案管理只是簡單整理資料文件后保存起來，對企業(yè)發(fā)展經濟毫無幫助，不值得投入大量人力財力進行企業(yè)管理類檔案管理。企業(yè)或者管理人員對企業(yè)管理類檔案管理工作不夠重視，企業(yè)檔案管理資金保障不到位，成為企業(yè)管理類檔案管理順利發(fā)展的阻礙因素。

三、提升企業(yè)檔案綜合管理工作的措施

（一）管理意識進行創(chuàng)新改革，提升管理類檔案水平

企業(yè)管理類檔案管理不是靠個人就可以高效完成的，是在很多人的努力下共同完成，管理類檔案管理工作的改革創(chuàng)新這對企業(yè)管理類檔案管理部門領導提出更高的要求，對管理類檔案管理工作人員的專業(yè)素質也提出更高的要求，在進行企業(yè)管理類檔案管理工作中，需要相關工作人員熟悉我國《檔案法》，結合我國《檔案法》中的相關法律規(guī)定，全面保證我國企業(yè)管理類檔案管理工作高效開展，從而提升我國企業(yè)管理類檔案管理水平。但在實際管理中，企業(yè)與企業(yè)管理類檔案管理部門高層并沒有真正重視管理類檔案管理工作，沒有注重管理類檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進，導致企業(yè)管理類檔案管理工作水平不高；企業(yè)檔案管理工作中檔案資源利用不到位，和檔案管理工作者老齡化嚴重有很大關系，檔案管理工作人員缺乏工作主動性、積極性、創(chuàng)新性，是導致企業(yè)檔案管理工作出現問題的一個因素。

在企業(yè)管理類檔案管理的改革創(chuàng)新理念下，企業(yè)或者高層必須重視企業(yè)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，在管理意識創(chuàng)新改革中不僅可以讓企業(yè)更加重視企業(yè)檔案管理，還能強化企業(yè)檔案管理工作人員的管理意識，充分認識到企業(yè)檔案管理工作的重要性和不可替代性，明白這項工作的規(guī)范性。企業(yè)檔案管理的改革工作，需要注重人才的培養(yǎng)，全面優(yōu)化檔案管理工作人員的專業(yè)素質，通過教育、培訓、鼓勵學習、培養(yǎng)良好習慣，加強工作氛圍，通過各種培訓主題的展開，實現自身檔案管理水平的提高；營造爭優(yōu)的管理風格，開展創(chuàng)新改革企業(yè)管理類檔案活動中成果評選，進行集體或者先進個人等活動，激勵檔案管理工作人員的工作態(tài)度；教育的培訓可以設置得更加趣味化，企業(yè)大力加強檔案管理人才的培養(yǎng)，管理建設專業(yè)企業(yè)檔案管理隊伍，這批人才較大程度上決定了改革創(chuàng)新企業(yè)管理類檔案管理工作的整體水平的提高。改革創(chuàng)新企業(yè)管理類檔案管理就要重視專業(yè)管理人才的引進，人才招聘選擇中，復合型人才是不可多得的，企業(yè)要盡可能地把人留下來，組建一支檔案專業(yè)素質高、管理理念現代化、職業(yè)素養(yǎng)高的團隊，從而保障企業(yè)管理類檔案管理水平的提高[9]。

（二）完善企業(yè)檔案管理制度，加強建設檔案管理制度的規(guī)范性、全面性

企業(yè)管理類檔案管理和其他工作不同，管理類檔案管理工作涉及公司方方面面，在檔案的收集中，想要確保文件材料遞交過程中的信息完整性，就要加強檔案內部管理的規(guī)范化建設，工作安排到位，責任安排到位，實行考核制度，做到獎罰分明，從而提高企業(yè)管理類方案管理工作者的檔案管理水平。隨著檔案管理工作的不斷積累，檔案管理部門需要合理地保管檔案資源，以便全面提升企業(yè)檔案管理的工作效率。

（三）注重企業(yè)管理類檔案管理工作信息技術使用

在信息技術與網絡技術迅速發(fā)展的新時代，網絡技術與多媒體技術的科學運用，較大程度完善我國企業(yè)內部管理工作制度，隨著信息技術的日益成熟，企業(yè)檔案管理工作迎來一個巨大挑戰(zhàn)，同時也是企業(yè)管理類檔案管理的機遇，企業(yè)建設信息化企業(yè)管理類檔案管理，能夠保證檔案收集、整理、保存的高效完成。新時代人員與工作的增多導致企業(yè)管理類檔案管理工作更加的復雜、繁多，檔案管理變得更加煩瑣，檔案管理工作人員壓力提高，因此，企業(yè)檔案管理技術、設施設備、檔案管理運用軟件共同發(fā)展，確保運行中相關信息的可信度，做好檔案信息的收集和錄入，增強檔案資源的利用率，提高檔案實用性[10]。

四、結語

綜上所述，管理類檔案管理是推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據，檔案管理已經由傳統(tǒng)的紙質手工管理，發(fā)展成電子化信息管理。企業(yè)管理人員必須高度重視企業(yè)管理類檔案管理工作，改善檔案管理理念，改革創(chuàng)新提升管理類檔案管理水平，繼而提高企業(yè)檔案資源的有效性、利用率。